Ведення порталу в частині проектної документації

Уявімо ситуацію, коли впровадження СЕД відбувається, наприклад, в холдингу з розгалуженою мережею підприємств, тобто об`єктів впровадження СЕД кілька. Відповідно, на кожному об`єкті створюється певний обсяг проектної документації, яка повинна корелюватися з документацією інших об`єктів впровадження. Не кажучи вже про те, що керівнику проекту та адміністратору проекту потрібно управляти потоками документації всіх об`єктів впровадження. В цьому випадку всім учасникам проекту необхідно єдиний інформаційний простір. Їм може бути файловий сервер або корпоративний портал, про який і піде мова в цій статті.

Отже, прийнято рішення розміщувати проектні документи на корпоративному порталі. Щоб розглядати портал як єдине сховище проектних документів, слід організувати певним чином структуру папок на порталі, визначитися з відповідальними за розміщення і актуалізацію проектних документів і продумати безпосередньо порядок актуалізації документів.

Після цього можна приступити до розробки внутрішнього документа, що регламентує ведення корпоративного інформаційного порталу в частині проектної документації. Це може бути як окремий внутрішній нормативний документ, так і розділ в загальному документі, який регламентує роботу з порталом в цілому. Ми розглянемо приклад саме окремого регламенту.

Читайте по темі в електронному журналі

  • Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
  • Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
  • Контроль виконання документів

структура регламенту

Що стосується структури цього документа, то, звичайно, він повинен містити такі загальні для всіх документів подібного типу розділи, як «Область застосування», «Терміни та визначення», «Учасники процесу». Крім того, в ньому рекомендується відобразити наступну інформацію:

  •  структуру проектних папок.

Вона може бути як уніфікованої для всіх типів проектів, так і унікальною для кожної програми проектів або для кожного типу проекту;

  •  розмежування прав доступу до проектних папок. Рекомендується розбити користувачів на категорії в залежності від функцій, які вони виконують в проекті.

Наприклад, розробникам можна дати права на створення і редагування проектних рішень, а до решти документів дати доступ тільки на перегляд і читання;

  •  відповідальних і терміни виконання / періодичність розміщення і актуалізації проектних документів.

Як відомо, завдання без призначення відповідальних і закріплення термінів виконання може так і залишитися невиконаною завданням. Тому необхідно обов`язково призначати конкретних відповідальних за розміщення і актуалізацію проектних документів і фіксувати терміни виконання цих операцій;

  •  вимоги до формату розміщуються документів.

Наприклад, всі проектні документи узгоджені і підписані, а їх скан-копії розміщені на порталі. Чи достатньо буде розміщення скан-копій? По-перше, зі скані не завжди зручно працювати, по-друге, скани неможливо буде використовувати в якості шаблонів для інших проектів, т. Е. Витягувати витяги з документів для будь-яких інших цілей - доведеться їх передруковувати. Тому рекомендується на порталі розміщувати документи в двох форматах: pdf і в форматі створення документа (MS Word, Excel, oject і т.д.);

СЛОВНИК

Microsoft oject (або MSP) - програма управління проектами, яка розроблена і продається корпорацією Microsoft, створена для того, щоб допомогти менеджеру проекту в розробці планів, розподілі ресурсів за завданнями, відстеження прогресу і аналізі обсягів робіт.

  •  можливі контрольні заходи, такі як аудит проектних документів.

Наприклад, вказати, що вибіркова перевірка проектних документів, розміщених на порталі, проводиться один раз на місяць.

Наведений далі приклад регламенту щодо ведення корпоративного інформаційного порталу розроблявся для компанії, в якій реалізуються проекти, що мають територіально-розподілену структуру об`єктів впровадження та об`єднані для зручності управління ними в кілька програм проектів. В даному випадку портал виступав не тільки Ведення порталу в частині проектної документаціїсховищем проектних документів, а й єдиним інформаційним простором для всіх об`єктів впровадження.

Даний регламент допоможе організувати спільну роботу з проектною документацією таким чином, щоб всі проектні документи були розміщені на порталі, тобто не губилися, завжди були актуальні і по завершенні проекту був сформований архів документації, який в подальшому поповнить базу знань проектної діяльності.

Отже, регламент допоможе вирішити наступні завдання:

  1. Організувати єдиний інформаційний простір (це особливо актуально для територіально розподілених проектів з декількома об`єктами впровадження).
  2. Створити сховище проектних документів по всім проектам (не тільки по проектам СЕД). Портал виконує роль бази знань проектного управління.
  3. Підвищити актуальність інформації про проектні документах, тобто уникнути плутанини в версійності документів, втрати документів-підвищити статус документа (в розробці, на узгодженні, на твердженні, затверджений).

Далі йде документ з додатками. Зверстаний у вигляді документа!

РЕГЛАМЕНТ
розміщення і актуалізації проектних документів на корпоративному інформаційному порталі ТОВ «Пересвет»

ЗМІСТ

1. Область застосування.

2. Учасники процесів.

3. Терміни та визначення.

4. Вимоги до розмежування доступу до проектних документів, розміщених на корпоративному інформаційному порталі.

5. Порядок розміщення проектних документів.

6. Порядок актуалізації проектних документів.

Додаток № 1. Структура електронного проектного сховища.

Додаток № 2. Правила кодифікації проектних документів.

Відео: Лекція 5: Розробка проектних документів

Додаток № 3. Шаблон реєстру проектних документів.

Додаток № 4. Перелік пунктів з приймання архіву проектних документів.

Галузь застосування

  1. Цей Регламент встановлює єдиний порядок розміщення та актуалізації проектних документів на корпоративному інформаційному порталі ТОВ «Пересвет».
  2. Положення цього Регламенту підлягають дотриманню в Компанії і її віддалених структурних підрозділах з моменту введення Регламенту в дію.

Учасники процесів

В рамках виконання цього Регламенту визначено такий список учасників процесів:

  1. керівники проектів;
  2. координатори програми проектів;
  3. адміністратори проектів;
  4. технічний письменник;
  5. адміністратори КВП.

терміни та визначення

Адміністратор проекту - працівник, відповідальний за адміністрування діяльності за проектом в рамках своєї функціональної відповідальності.

Адміністратор КВП - працівник, відповідальний за технічну підтримку функціонування порталу.

КВП - корпоративний інформаційний портал.

Компанія - ТОВ «Пересвет».

Координатор проектів - працівник, відповідальний за координування робіт по проекту в рамках своєї функціональної відповідальності.

Проектний комітет - колегіальний орган, який здійснює оперативне управління проектами.

Керівник проектів - працівник, відповідальний за виконання проекту.

Технічний редактор - працівник, який здійснює коректуру проектних документів, який розробляє шаблони проектних документів і приклади їх заповнення.

Керівний комітет - колегіальний орган, що здійснює стратегічне управління проектом.

Вимоги до розмежування доступу до проектних документів, розміщених на корпоративному інформаційному порталі

Доступ розмежований в розрізі наступних категорій:

  • Користувачі - все працівники, які мають доступ на перегляд і читання всіх документів і доступ на створення і зміна «своїх» документів.
  • Керівник проекту - працівник, який має повний доступ до документів проекту, яким він безпосередньо управляет- має доступ на перегляд і читання всіх документів інших проектів.
  • Адміністратор проекту - працівник, який має повний доступ до документів проекту, за адміністрування діяльності якого він несе відповідальність- має доступ на перегляд і читання всіх документів інших проектів.
  • Координатори програми проектів - працівники, які мають повний доступ до документів програми проектів.
  • Технічний редактор - працівник, який має повний доступ до документів усіх проектів.
  • Адміністратори КВП - працівники відділу ІТ-підтримки, які здійснюють підтримку і супровід Стосів- мають повний доступ до всіх документів.

Відео: Узгодження проектної документації та введення в експлуатацію. Часто зустрічаються помилки

Порядок розміщення проектних документів

  1. Адміністратори проектів несуть відповідальність за розміщення проектних документів на КВП. Структура електронного сховища проекту наведена в додатку № 1.
  2. З метою спрощення ідентифікації та класифікації Статутами проектів закріплені правила кодифікації документів. Правила кодифікації наведені в додатку № 2.
  3. У папці «Управління проектами» (1) (1 - номер папки в структурі електронного сховища, наведеною у додатку № 1 в цій папці консолідується саме управлінська документація проекту: накази, протоколи, запити на зміни і т.д.) необхідно розміщувати фінальні версії документів в двох форматах: форматі PDF і в форматі розробки документа (Word, Excel, Power Point і т.д.). Періодичність розміщення - щотижня (до 12.00 п`ятниці).
  4. У папці «Результати проекту» (2) необхідно розміщувати фінальні версії документів (2 - номер папки в структурі електронного сховища, наведеного в додатку № 1 в цій папці розміщуються фінальні версії проектних документів, тобто узгоджені і підписані. Структура цієї папки аналогічна структурі папки «Робочі матеріали») - результатів фази проекту. Документи необхідно розміщувати в двох форматах: форматі PDF і в форматі розробки документа (Word, Excel, Power Point і т.д.). Періодичність розміщення залежить від термінів закінчення фази проекту.
  5. У папці «Робочі матеріали» (3) (3 - номер папки в структурі електронного сховища, наведеного в додатку № 1. Структура цієї папки аналогічна структурі папки «Результати проекту» - в цій папці розміщуються проміжні версії документів, що фіксують проходження етапів узгодження. Однозначно сказати, що ці проміжні версії ніколи не знадобляться, можна, тому рекомендується їх також зберігати на порталі, але це не є жорсткою вимогою. Якщо в компанії буде прийнято рішення зберігати тільки фінальні версії, то необхід имость в цій папці відпадає) слід розміщувати версії документів, що фіксують проходження кожного етапу узгодження. Документи необхідно розміщувати в двох форматах: форматі PDF і в форматі розробки документа (Word, Excel, Power Point і т.д.). Періодичність розміщення - щотижня (до 12.00 п`ятниці).
  6. У папці «Шаблони і приклади» (4) необхідно розміщувати шаблони і приклади заповнення документів в форматі розробки документа (Word, Excel, Power Point і т.д.). Періодичність розміщення - в міру розробки шаблонів і прикладів. За розміщення документів в папці «Шаблони і приклади» несе відповідальність Технічний письменник.



Порядок актуалізації проектних документів

  1. Для здійснення контролю за повнотою та версійна розміщених проектних документів Адміністратор проекту щотижня актуалізує і розміщує в кореневій папці проекту (1-й рівень структури) реєстр проектних документів. Шаблон реєстру наведено в додатку № 3.
  2. Координатор проекту щотижня (до 16.00 по п`ятницях) проводить моніторинг розміщених проектних документів (на підставі реєстру проектних документів), а також перевіряє дотримання правил розміщення проектних документів.
  3. По завершенні проекту Координатор програми, в яку включений проект, формує архів проектних документів, відзначаючи їх наявність на порталі в контрольному листі приймання архіву (додаток № 4). Після перевірки документів Координатор програми переносить проектну папку в розділ «Архів».

Додаток № 1. Структура електронного проектного сховища

Ведення порталу в частині проектної документації

Ведення порталу в частині проектної документації

Ведення порталу в частині проектної документації

Ведення порталу в частині проектної документації

Додаток № 2. Правила кодифікації проектних документів

З метою спрощення ідентифікації та класифікації шифри проектної документації присвоюються за таким правилом:

Приблизний шифр проекту: P_F_TTT_ NNN Назва документа _YYYY-MM-DD,

де:

P - код проекту;

F - код фази проекту;

TTT - тип документа;

NNN - порядковий номер документа;

YYYY-MM-DD - дата створення документа в форматі РРРР-ММ-ДД.

Наприклад, АСДОУ.1.ТЗ.001.2012.11.01,

         АСДОУ.1.ПРТ.030.2012.12.11

коди документів

розділ коду

код

документ

PP




АСДО

Автоматизована система документаційного забезпечення управління проектами

F

1

Фаза 1. Підготовка проекту

2

Фаза 2. Розгортання СЕД

3

Фаза 3. Навчання користувачів

4

Фаза 4. Дослідна експлуатація

5

Фаза 5. Передача СЕД в промислову експлуатацію

TTT

АКТ

акт

ИЗМ

Запит на зміну обсягу проекту

ОІ

операційні інструкції

ПМИ

Програма і методика випробувань СЕД

ПІДЛОГА

положення

ПР

проектні рішення

ПРГ

програма

ПРЗ

презентації

ПРТ

протокол

ПСМ

лист

РЕГ

регламент

РСЗxxx

Відео: NormaCS. Система стандартизації ЕСКД. Частина 5. ГОСТ 2.103-2013. ЕСКД. стадії розробки

Реєстр зауважень до документа, де xxx - код документа

РСП

Відео: Нарада з проектної документації

Реєстр проблем

РСР

Реєстр ризиків

РСТ

Реєстр

СПР

Специфікації на розробки

ОТП

Звіт про статус проекту

ТЗ

Технічне завдання

ТИ

технологічна інструкція

УСТ

Статут проекту

ЧТЗ

Приватне технічне завдання

NNN

з 001 по 999

Порядковий номер документа всередині функціональної області

 Додаток № 3. Шаблон реєстру проектних документів

Ведення порталу в частині проектної документації

Ведення порталу в частині проектної документації

Ведення порталу в частині проектної документації

Ведення порталу в частині проектної документації



ІНШЕ

Інструкція з діловодства фото

Інструкція з діловодства

Локальні нормативні акти становлять правову основу діяльності конкретної організації, так як містять норми, обов`язкові…

Види проектної документації фото

Види проектної документації

Дізнайтеся, які існують види проектної документації, навіщо потрібно розбиратися в видах проектної документації…

Регламент документообігу фото

Регламент документообігу

Документообіг існує в будь-якій компанії, але далеко не всі приділяють увагу його регламентації, хоча з розвитком…

» » Ведення порталу в частині проектної документації