Коли у секретаря кілька керівників: досвід взаємодії

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• яке місце займає секретар в ієрархії керівників і подчіненних-
• як навчитися керувати часом
• як розвинути внутрішню дисципліну
• як створити позитивний настрій
• які типи керівників існують

Практика прийому на роботу одного помічника відразу для декількох керівників широко поширилася останнім часом в великих компаніях. Як правило, один секретар веде справи цілої групи керівників суміжних галузей. У цій групі система підпорядкування має ієрархічну структуру в формі піраміди. Зазвичай топ-менеджер здійснює керівництво кількома проектами, кожен з яких в свою чергу ведеться конкретним менеджером. На нижчому рівні знаходяться підлеглі, які виконують окремі завдання по проекту. Загальна стратегія визначається топ-менеджером, він же і оцінює результати роботи менеджерів. Яка роль секретаря в цій складній системі взаємовідносин? Своїм досвідом поділився наш колега - секретар-референт.

Вас багато, а я - один: особистий досвід

У складній ієрархічній структурі підпорядкування секретарю відводиться одна з найбільш складних і важливих завдань: виконання доручень керівників різного рівня.

Секретар-референт всієї проектної групи повинен тримати під контролем загальний фронт робіт і доповідати про результати головному керівнику групи. У його завдання входить також надання допомоги фахівцям, навіть якщо їх безпосередній керівник і не дає таких вказівок. Розставити пріоритети і грамотно організувати свою роботу, щоб своєчасно і точно виконувати всі доручення - завдання величезної складності. Однак ця місія здійсненна.

Існує певна стратегія, суть якої - слідування ряду простих правил. Послідовне і бездоганне виконання цих правил дозволить ефективно виконувати численні доручення відразу декількох керівників.

Одне з цих правил - управління часом. Знання основних принципів тайм-менеджменту дозволить секретарю будувати ефективні взаємини з кількома керівниками і правильно планувати свій час.

Володар часу

Ми й не підозрюємо, якою кількістю часу ми маємо в своєму розпорядженні. Існує така японське прислів`я: "Швидко це повільно, але без перерви". Велика частина часу витрачатися даремно в той момент, коли ви закінчили одну справу і збираєтеся почати наступне. Ви тягнете, хапається за різні справи, створюючи для себе ілюзію зайнятості. Спробуйте протягом тижня записувати, скільки часу у вас займає кожну справу і скільки - перехід від однієї справи до іншого, і вам відразу стане зрозуміло, де взяти додаткові години для роботи. Порожні розмови, очікування когось, телевізор, соцмережі, смс - з крихітних миттєвостей витканий століття. Кожна даремно витрачена хвилина складається в годинник втраченого часу.

Набагато краще відвести додатковий час на обдумування і більш глибоке розуміння суті завдання, ніж на подальше виправлення помилок. Перед початком роботи чітко сформулюйте відповіді на питання: "Який характер цієї роботи?", "Яка її мета?", "Які кінцеві результати і як вони будуть застосовуватися?"

Наступний крок - визначаємо обсяг роботи, вибудовуємо послідовність виконання завдання. Завдання ділимо на підзадачі, збираємося з духом і робимо перший крок.

Намагайтеся робити не те що можна і хочеться, а те, що потрібно саме зараз. При цьому пам`ятайте, що крім поточних завдань, є глобальні проекти, роботі над кожним з них потрібно щодня присвячувати якийсь конкретний час. Краще навіть записати, скільки годин або хвилин ви присвячуєте окремому проекту кожен день. Тільки так ви зможете зробити роботу вчасно. План роботи повинен бути гнучким, тобто якщо ви відчуваєте перевантаження, потрібно зупинитися, зробити перерву, відволіктися і відновити сили.

Хороший секретар - дисциплінований секретар

Наступне правило ефективної роботи секретаря - дисципліна. Керівники - дуже зайняті люди. Єдина людина, якій вони можуть дати доручення і не контролювати його виконання - це особистий секретар. Він не може підвести. Будильник, органайзер, порадник і помічник - ось, хто такий секретар. Дисципліна - його найкраща т найцінніша риса.

Однак дисципліна - це не тільки старанність Щоб встигати виконувати всі доручення, нічого не забуваючи, секретар повинен володіти внутрішньою дисципліною і пунктуальністю. Тут йому на допомогу прийдуть органайзери, щоденники, календарі, прекрасні комп`ютерні програми типу MS Outlook і Lotus Notes, які при грамотній настройці можуть творити чудеса і зробити вас практичні чарівником і володарем часу. Полюбіть їх, і вони дадуть відповідь вам взаємністю. Записуйте все, що плануєте зробити в майбутній день. Навчіться розраховувати час, необхідний для виконання того чи іншого завдання. При цьому пам`ятайте, що якщо ви відведете на якесь завдання час, менше ніж воно займе насправді, весь графік піде коту під хвіст, бо справи накладуться один на одного. Тому краще трохи перестрахуватися і відвести на виконання завдання часу з невеликим запасом.

Тепер зробимо ретроспективний аналіз подій і знайдемо причини моєї помилки. Вони очевидні - поспіх. Як її можна було уникнути? Елементарно. Не потрібно було замовляти таксі відразу, потрібно було зробити замітку в записнику, тепер це можна зробити навіть з допомогу голосових команд: "Таксі. Ташкент. Аеропорт. Завтра. П`ять ранку", спокійно їхати роздруковувати документи і де-небудь, стоячи в пробці, спокійно і з задоволенням замовити таксі.

Відео: Разведопрос: Ігор Пихалов про загороджувальні загони

Хронометраж робочого дня

Перший час корисною практикою буде облік часу, який ви витрачаєте на виконання тієї чи іншої дії. Купуйте годинник з секундоміром і протягом дня записуйте, скільки хвилин йде на кожну задачу. Ваші суб`єктивні уявлення про час сильно не співпадуть з реальними даними. Деякі справи займають набагато менше часу, ніж здається, а деякі - більше. Вже через тиждень-другий необхідність в хронометражі відпаде, ви навчитеся автоматично визначати свої тимчасові витрати. І пам`ятайте головне - ваш робочий день починається не о 9:00 і закінчується о 18:00, справжній секретар доступний завжди. Якщо ви з цим не згодні, міняйте роботу.

Якщо розпорядок дня вашого керівника - ваша турбота, то і ваш власний розпорядок - це теж ваша турбота. Звикнете до цієї думки і навчитеся самостійно організовувати свою роботу. При влаштуванні на роботу вам розкажуть про ваші обов`язки - виконувати доручення керівників групи. Це дуже розпливчасте визначення. Наповнити його конкретним змістом і надати йому структуру - ваше завдання. Головне - морально налаштуйтеся на початку робочого дня, що ваше завдання - вирішувати чужі проблеми і вам це подобається, тому що ви знаєте, як це робити.

Звичайно, в моїй практиці часто виникали ситуації, коли я абсолютно не розумів сенс завдання, його призначення і вже тим більше - як його виконувати. Керівники - люди дуже зайняті і часто у них немає часу все докладно пояснити. Кожен раз отримуючи таке завдання, я відчував наближення невпевненості і паніки, і тут же говорив собі, що нездійсненних завдань не існує, просто потрібно сісти, подумати, розписати все по пунктах і зробити перший крок. Я розумний, я все можу, я люблю складні завдання і я впораюся з цим. Далі просто йшов і робив.

Складне будівля - це добре

Я не давав негативному настрою захопити мій мозок, я ігнорував сумніву, сміявся над невпевненістю і створював позитивний настрій. Якщо ви даєте собі установку, що ніколи не зробите це справа, ви дійсно ніколи його не зробите. Уявіть, що ви вже все зробили і тепер просто рухаєтеся до цього стану.

Звичайно, порожні афірмації "я все можу" і "я найрозумніший" будуть безглузді, якщо вам дійсно не зрозумілий сенс завдання. Якщо є сумніви, запишіть своє питання і потім обов`язково проясніть його. Не бійтеся здатися набридливим, це краще, ніж наробити купу фатальних помилок, а потім витрачати час на їх виправлення і ще виявитися винуватим, що не спитав відразу. Сто раз перепитаєте себе, все вам зрозуміло, чи є у вас все необхідне, створіть на робочому місці затишок і приступайте.

Не піддавайтеся стресу. Всі ми були в ситуації, коли хочеться все кинути, встати, грюкнути дверима, виїхати в аеропорт і на будь-якому літаку полетіти звідси далеко-далеко, де пальми, океан, теплий пісок, свіжий бриз, райські птахи і ніколи не відцвітає жасмин. Пройде день, другий і вас почнуть дратувати ці крики, ці запахи, ці медузи і ці смердючі черепахи. Тому що стрес залишився з вами, ви привезли його з собою.

Однак стрес не виникає сам по собі, у нього є причини, і їх потрібно знайти і ліквідувати.

У стані стреси ми не можемо довго займатися однією справою, ми дратуємося через дрібниці, ми погано міркуємо і неефективно працюємо. Організм говорить вам - мені потрібен відпочинок. Пам`ятайте, що секретар і особистий помічник не може бути джерелом негативу. Ваш настрій ніхто не поліпшить, навпаки, ваші керівники, повертаючись в офіс, чекають позитивних емоцій від вас, чекають, що саме ви піднімете настрій і скажете, що робити і як бути.

Позитивний настрій: 4 простих правила

1. Думайте про хороше.

Зупиніться на секунду і послухайте свої думки. Звучить трохи дивно, але ми дійсно можемо навчиться контролювати свої думки. Думка матеріальна і найменше роздратування в голові втілюється в проблему в житті. Як тільки відчуєте, що починаєте дратуватися, клацніть пальцями і згадайте момент з свого життя, коли ви були абсолютно щасливі. Наприклад, коли ви закінчили школу і вирвалися на свободу.

2. Женіть геть тривогу.

Поставте на комп`ютері заставку з видом вашого міста з великої висоти. Або всій Землі з космосу. Головне - змініть масштаб сприйняття. Як тільки в голову залітає невпевненість, тривога, почуття сорому за минуле або занепокоєння за майбутнє, подивіться на заставку, подивіться на все з висоти, подивіться, який дурницями виглядають всі ваші переживання зверху.

3. Перерви необхідні.

Кілька перерв протягом дня - заведіть собі таке правило. Під час перерви потрібно повністю відволіктися від роботи - вийти на вулицю, подихати, попити кави, поговорити з першим зустрічним. Головне - не думати про роботу. Це зніме напругу, освіжить думки і перезавантажить мозок.

4. Пам`ятайте про дихання.

Бувають такі моменти, коли ви відчуваєте, що зараз вибухне і скажете, все що думаєте. У цей момент потрібно зробити глибокий вдих - пауза - глибокий видих - пауза. Повторіть раз вісім. За цей час ви зрозумієте, що все, що ви хотіли сказати, нічого не змінить, а тільки погіршить, що всі проблеми - у вас всередині, а світ прекрасний і т.д.

гнучкість спілкування

Ще одна корисна якість, яке потрібно в собі культивувати, - гнучкість в спілкуванні. У вас кілька керівників, з кожним треба говорити на його мові, в його темпі і ритмі. Думка у вас має бути своє, але подати його можна по-різному. Пам`ятайте, що для вас головне - не виразити себе, а домогтися, щоб вас зрозуміли.

Бувають пунктуальні і дисципліновані керівники, вони ретельно пояснюють завдання і вимагають точності в його виконанні. Бувають такі, які, навпаки, вічно все забувають і їм потрібно про все нагадувати. Бувають активні, а бувають повільні. Запальні і спокійні. Американський психолог Вільям Марстон виявив чотири типи особистості, дана типологія ідеально підходить для класифікації типів керівників.

Вам варто лише поспостерігати за своїм начальником, і ви легко визначите, до якому типу він відноситься. Це значно оптимізує ваше спілкування, допоможе уникнути непорозумінь і зробить вашу спільну роботу ефективною.

домінантні люди націлені на постановку і рішення проблем. Вони легко і з задоволенням приймають рішення, люблять діяти швидко і рішуче. Вони часто критично оцінюють існуючий стан справ, багато працюють і люблять незалежність.

ініціативні люди - оптимісти. Вони люблять багато говорити, переконувати і міркувати. Такі люди нічого не записують, постійно все забувають і втрачають. Справи роблять в останній момент.

постійні люди неквапливі і передбачувані. Вони терплячі, добре слухають, записують і уважні до деталей. Вони люблять стабільність. Якщо на них тиснути і квапити, вони впадають в стан стресу.

відповідальні люди в усьому прагнуть досягти досконалості. Це перфекціоністи. Вони акуратні і точні. Всі планують, люблять передбачуваність і акуратність. Для них важливий принцип: "або добре, або ніяк".

Визначивши тип свого керівника, ви зможете будувати з ним спілкування по простим і надійним правилам. Це зроблять ваші відносини продуктивними і гармонійними.