Щаблі кар`єри секретаря

Відео: Кар`єра в бізнесі. Як я став менеджером по продажам (історія бізнес-тренера)

У житті сучасної людини робота відіграє все більшу роль. Прийшовши на нову роботу, багато хто з вас прагнуть не засиджуватися довго в одній посаді, постійно удосконалюються, щоб швидше просуватися вгору по службових сходах. Пропонуємо вашій увазі інтерв`ю з Оленою Вячеславівною Прилуцької, яка не так давно працювала секретарем-референтом, а зараз суміщає посади начальника адміністративного відділу та відділу кадрів.

- Розкажіть, як складалася ваша кар`єра? Що цікавого ви дізнавалися для себе на кожному новому місці роботи? Які навички набували?

Іноді стимулом для прийняття рішення про підвищення кваліфікації може служити негативна ситуація, наприклад, втрата постійного місця роботи.

До серпня 1998 року я працювала в успішно розвивається ЗАТ "Росінвестнефть". Коли в країні стався дефолт, багато фірм були змушені скоротити чисельність співробітників. Рішення про скорочення штату на 75% було прийнято і в моїй організації. Так я опинилася на біржі праці, де отримувала допомогу з безробіття. Незатребуваність, невпевненість в завтрашньому дні змусили мене терміново щось зробити. Я використала шансу, який надавався безробітним громадянам Комітетом праці та зайнятості при Уряді Москви для підвищення кваліфікації, і закінчила курси секретарів-референтів зі знанням англійської мови. Знайшовши упевненість в собі, приступила до пошуку нової роботи, використовуючи всі можливості, від розсилки резюме по Інтернету, до подачі оголошень в газету "З рук в руки". Стали надходити пропозиції від роботодавців, але не всі були для мене цікаві: десь не влаштовувала зарплата, десь розташування офісу або ж фірма не вселяла довіри ...

В результаті я вибрала ВАТ "Центральний Московський Депозитарій" (ЦМД). Це найбільша російська компанія, що працює на вітчизняному фондовому ринку з 1994 року і стійко лідирує з 1997 р в рейтингу реєстраторів, проведеному Професійною асоціацією реєстраторів, трансфер-агентів і депозитаріїв (ПАРТАД).

Як виявилося, я не помилилася. Мене зустрів великий, дружний колектив з усталеними традиціями, корпоративною культурою. Поруч були професіонали, за роботою яких було цікаво не тільки спостерігати, але у яких хотілося вчитися і переймати досвід.

До 2003 року я працювала в апараті віце-президента ЦМД секретарем-референтом.

- Що входило у ваші обов`язки. Які професійні якості найбільш значущі для секретаря?

Мої обов`язки полягали в наступному:

• організаційне обслуговування керівника, здійснення оперативного зв`язку (телефон, факс) з представниками сторонніх організацій і співробітниками структурних підрозділів;
• координування потоків вхідної та вихідної кореспонденції в департаменті віце-президента компанії, направлення документів співробітникам згідно з резолюцією;
• ведення діловодства та формування відпрацьованих документів відповідно до номенклатури справ;
• робота в корпоративній електронній архівній системі;
• організація переговорів, зустрічей, робочих нарад, підготовка необхідних документів керівнику при проведенні переговорів;
• планування та координування робочого дня керівника.

Я впевнена, що робота секретарів, секретарів-референтів, помічників керівників, - тих, кого прийнято відносити до розряду "обслуговуючого персоналу", має найважливіше значення для організації. Основне завдання секретаря полягає в наданні допомоги і полегшення діяльності керівника для звільнення частини його часу на рішення значущих завдань управління.

Секретарі також є тими працівниками, які сприяють найбільш швидкому проходженню інформації через різні структурні підрозділи компанії, що забезпечує нормальне, чітке функціонування організації в цілому. Секретар, налаштований на кар`єрне зростання, безумовно сам може визначити, що цікавлять його шляху розвитку в даній компанії. Природно, потрібно чітко уявляти собі, чого саме хочеш досягти і правильно оцінювати свої можливості.

Найбільш значущими з професійних якостей секретарів, на мою думку, є:

• знання професійних особливостей даної професії;
• високий рівень виконавської дисципліни;
• вміння спілкуватися з людьми;
• дотримання етичних норм поведінки;
• доброзичливе ставлення до людей;
• адекватне сприйняття вимог з боку керівництва.

Відсутність перерахованих вище якостей дає підставу говорити про професійну непридатність до даної професії.

Шлях кар`єрного росту секретаря, на мій погляд, пов`язаний з отриманням обов`язкового вищої освіти (бажано в гуманітарній або економічній галузі), придбанням спеціальних знань, таких як: сучасні інформаційні технології, основи менеджменту, економіки і права, але найголовніше - з придбанням комплексного досвіду роботи. Нерідко просування секретаря по службі залежить від збігу обставин, коли в одну мить все навички виявляються затребуваними.

Одним із прикладів вдалого збігу обставин в моєму випадку я вважаю структурні зміни в дочірньої компанії ВАТ "ЦМД" - ЗАТ "Енергорегістратор". У зв`язку з прийняттям рішення про створення колегіального виконавчого органу - правління - в компанії постало питання про необхідність організації діловодства відповідно до положення про правління. Мені була запропонована посада відповідального секретаря правління. Тепер поряд зі звичними функціями секретаря-референта в мої обов`язки відповідно до посадової інструкції входило:

• документальне та інформаційне обслуговування, а також організаційно-технічне забезпечення діяльності правління;
• організація діловодства правління;
• підготовка порядку денного до засідань правління;
• ведення протоколів;
• контроль за виконанням рішень правління.

- На даний момент ви працюєте в ЗАТ "Облікова система", розкажіть трохи про свою діяльність нашим читачам.

Наступним прикладом вдалого збігу обставин було створення нової компанії, що входить до групи ВАТ "ЦМД", - ЗАТ "Облікова система".

Набутий досвід, величезне бажання підвищувати свій професійний рівень, прагнення до сприяння виробничих процесів в структурних підрозділах не залишилися непоміченими з боку керівництва нової організації. Мені була запропонована посада начальника адміністративного відділу компанії з наступними посадовими обов`язками:

• організація діловодства;
• організація архівного зберігання документів;
• виробничо-господарське, матеріально-технічне, соціально-побутове та медичне забезпечення працівників товариства;
• висновок (зміна, розірвання) договорів оренди та суборенди;
• організація безперебійного транспортного обслуговування керівництва і співробітників структурних підрозділів;
• організація доставки та відправки кореспонденції з кур`єром, забезпечення схоронності і конфіденційності вступників та вихідних документів.

- Які ще функції, крім ваших основних, ви виконуєте?

Відео: Кривава бійня: поглинаючи минуле (з російськими субтитрами)

На початку діяльності будь-якої компанії першорядним є підбір керівників структурних підрозділів та кваліфікованих фахівців відповідно до профілю організації. У зв`язку з цим на початковому етапі питання прийому секретаря-референта в ЗАТ "Облікова система" не розглядалося. Штатна одиниця секретаря-референта знаходиться в адміністративному відділі, природно, ці функції входили в мої обов`язки. Зі збільшенням обсягу поставлених завдань постало питання про необхідність підбору секретаря-референта.

При проведенні співбесід з кандидатами на цю посаду першорядним для мене був вибір співробітника, що відповідає вимогам, що пред`являються до даної професії, і володіє професійно важливими якостями, що стосується такого виду діяльності. Важливо, щоб у секретаря було бажання використовувати всі свої знання, набувати досвіду і прагнути підвищувати кваліфікацію.

Зараз в моєму безпосередньому підпорядкуванні знаходяться фахівець адміністративного відділу, секретар-референт, водій і кур`єр. Я прагну чітко організовувати, координувати і контролювати виконання їх функцій і обов`язків.

Для успішного функціонування, визначення основних завдань адміністративного відділу було розроблено і введено в дію положення про відділ, а для раціонального розподілу обов`язків між співробітниками, визначення вимог до них, наділення їх необхідними правами і підвищення ступеня відповідальності за доручену роботу - посадові інструкції.

За внутрішнім сумісництвом я є також начальником відділу кадрів. У моїх посадових обов`язків входить:

• оформлення прийому, переведення і звільнення працівників ВАТ у відповідності до трудового законодавства і наказами генерального директора;
• забезпечення підготовки та оформлення трудових договорів;
• ведення особових справ працівників компанії;
• заповнення, облік і зберігання трудових книжок;
• облік надання відпусток працівникам, здійснення контролю за складанням і дотриманням графіка чергових відпусток;
• розробка і внесення змін до штатного розпису і структуру компанії;
• консультування співробітників з питань трудових відносин та законодавства про працю;
• підготовка та облік наказів, розпоряджень генерального директора;
• ознайомлення співробітників компанії з організаційно-розпорядчими документами;
• участь в підтримці нормального морально-психологічного клімату в компанії, вжиття заходів щодо попередження конфліктних ситуацій;
• видача довідок про трудову діяльність співробітників.

У своїй діяльності я керуюся Трудовим кодексом РФ, Статутом підприємства, кваліфікаційними довідниками, методичними вказівками і рекомендаціями по роботі з кадрами, наказами та розпорядженнями генерального директора компанії, правилами внутрішнього трудового розпорядку, положенням про відділ кадрів, посадовою інструкцією.

Робота по підбору персоналу і кадрового діловодства дуже цікава і відповідальна. Необхідно суворо дотримуватися трудового законодавства для забезпечення як з боку організації, так і з боку співробітника дотримання всіх прав, виконання обов`язків і встановлення відповідальності в період дії трудового договору.

Для підвищення кваліфікації в області кадрової роботи я користуюся спеціальною літературою, електронними правовими системами, відвідую тематичні семінари з практики застосування трудового законодавства.

Процес підбору співробітника, що відповідає всім вимогам керівництва, не завжди проходить в короткі терміни. Перший час в ЗАТ "Облікова система" не було юриста. Але питання правового забезпечення діяльності компанії безумовно були актуальні.

Природно, підготовка довіреностей, матеріалів для загальних зборів акціонерів, засідань ради директорів і протоколів не входила в мою компетенцію, але для підтримки нормального функціонування діяльності компанії я намагалася сприяти керівництву при підготовці всіх необхідних документів. І тут важливу роль зіграло те, що при роботі в попередніх організаціях в якості секретаря і відповідального секретаря правління мені доводилося стикатися з документами, які розроблялися в правовому управлінні.

Зараз в компанії функціонують всі структурні підрозділи відповідно до затвердженого штатного розпису.-Ваші поради і побажання нашим читачам

Пам`ятайте, що посада секретаря - це завжди чудовий стартовий майданчик для кар`єрного зростання, і ваша професійна доля знаходиться у ваших руках. Тому, хто має намір успішно просуватися по службовій драбині, потрібно активніше проявляти особисту ініціативу, бути готовим надати підтримку і працювати з повною віддачею.

Важливою умовою для успішної кар`єри є здатність працювати в колективі, постійно вдосконалюватися в своїй діяльності, підвищувати свій загальноосвітній і професійний рівень, відвідувати курси підвищення кваліфікації. Секретар повинен розуміти, що він є не приватною особою, а представником конкретної фірми, чиї інтереси повинен підтримувати і відстоювати.

Одним з важливих аспектів у діяльності секретаря є уміння взаємодіяти з керівником. Стиль роботи, спектр обов`язків, рівень відповідальності секретаря в значній мірі залежать від того, як працює сам керівник. Адже початківці секретарі дуже швидко переймають манеру поведінки і стиль роботи свого безпосереднього начальника. А для правильного виконання завдань співробітнику важливо отримувати конкретні, чіткі вказівки.

Будь-яка фірма тільки виграє від того, що підбір кандидатів на секретарські посади буде здійснюватися з урахуванням тих професійних і особистісних характеристик, які дійсно важливі для представників даної сфери діяльності.

Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера" - провідний щомісячний журнал по підвищенню кваліфікації для секретарів, помічників керівників, референтів, діловодів і офіс-менеджерів.