Регламентація робочого узгодження проектної документації

Як уже неодноразово говорилося в попередніх статтях, в ході реалізації проектів створюється досить багато проектної документації, як управлінської (створюваної з метою ефективного управління проектом) так і продуктової, (яка описує результати проекту - створений продукт). Але, крім того, що обсяг проектної документації не маленький, він ще і багатоверсійності.

 Перш за все, порядок узгодження документів рекомендується описувати в Статуті проекту, оскільки для всієї проектної команди Статут проекту - його «конституція». Ступінь деталізації такого опису залежить безпосередньо від побажань сторін проекту. Рекомендації по опису управління проектної документації будуть розглянуті в одній з найближчих статей. А зараз припустимо, що Статутом проекту закріплені такі поняття як робоче узгодження, офіційне погодження, перелік узгоджувальних осіб, їх послідовність і терміни узгодження. Розглянемо робоче узгодження на прикладі узгодження проектного документа функціональним замовником (ФЗ).

Під функціональним замовником мається на увазі група працівників, до сфери відповідальності яких входить узгодження проектних документів (відповідно до Статуту проекту).

Але крім функціонального замовника в проекті можуть бути виділені також такі ролі як куратор проекту (фінансове забезпечення проекту), керівник проекту від об`єкта впровадження (при впровадженні систем, наприклад, в холдингових структурах) і т.д. Вони також беруть участь в узгодженні проектних документів, тому порядок узгодження з ними також можна описати в наведеному нижче регламенті. Як вже було сказано раніше, процедуру узгодження проектних документів рекомендується описати в Статуті проекту. Однак в Статуті проекту вона буде описана укрупненими тезами, тому що в іншому випадку Статут проекту ризикує стати дуже об`ємним за кількістю аркушів. Якраз в регламенті можна описати процес узгодження проектних документів з необхідним ступенем деталізації.

Отже, робоче узгодження являє собою розсилку документа, що вимагає узгодження, всім учасникам офіційного узгодження цього документа, але, перш за, по електронній пошті. Які це дає переваги? По-перше, офіційна розсилка документа вимагає певного часу на його підготовку (роздрук, брошурування, підготовка супровідного листа, його узгодження і підписання і т.д.). По-друге, офіційне розгляд документа також може зайняти час через організаційні процедур.

Наприклад, лист з проханням розглянути проектну документацію адресовано генеральному директору компанії. Природно, цей лист спочатку буде розглянуто керівником компанії, потім воно може бути «розписано» заступнику директора і тільки він «розпише» лист безпосередньому виконавцю, яких може бути також кілька. Тільки цей процес може зайняти кілька днів! Потім в процесі розгляду документа Замовник проекту дає зауваження до документа. У зв`язку з цим документ повертається на доопрацювання виконуючої організації. Після відпрацювання зауважень, документ знову направляється на узгодження. В-общем, піде багато часу.

Опис цієї ситуації вийшло досить песимістичним. Однак в реальності з подібними ситуаціями доводиться стикатися постійно. Якраз попереднє робоче узгодження дуже допомагає в таких ситуаціях. В додатку наведено Регламент погодження проектних документів.

Наступний момент, який часто є приводом для розбіжностей - це оформлення документації. Такі речі як нумерація сторінок, нумерація таблиць, коректне оформлення змісту документа і т.д., можуть здатися дрібницями. Звичайно, в першу чергу, важлива предметна частина документа. Однак, як неприємно, коли на ці самі дрібниці звертає увагу Замовник, роблячи зауваження. Хто повинен відповідати за оформлення? Відразу спадає на думку відповідь: адміністратор проекту. Відповідь логічний, але не завжди вірний. По-перше, тому що, як уже було сказано раніше, документів може бути досить багато, і в цьому випадку перевірка буде займати дуже багато часу. А у адміністратора проекту досить завдань крім роботи з проектної документації. По-друге, для оформлення проектних документів можуть знадобитися знання предметної області (наприклад, правильне вказівку на таблиці, малюнки і т.д.). У адміністратора може елементарно не бути таких знань. Чудово, коли є спеціально навчена людина для таких завдань. А якщо немає? В цьому випадку допоможе інструкція з оформлення документації в форматі MS Word. Що рекомендується описати в інструкції? Нижче наведені приблизний перелік пунктів, які слід описати в інструкції.

1. Створення документів з використанням шаблонів.
2. Основні прийоми роботи з текстом.

1. Робота з недрукованих знаками.
2. Робота з полями для заповнення.
3. Форматування з використанням стилів.
4. Форматування за зразком.
5. Використання табуляції.

Сподіваємося, що дана стаття допоможе в організації та відстеження робочого узгодження проектних документів. Що стосується організації офіційного узгодження документів і моніторингу цього процесу, то ці питання вже були розглянуті в журналі раніше. Тому не будемо повторюватися в даній статті.

            Наступний матеріал буде присвячений питанням документування та моніторингу виникаючих проблем за проектом, проектних ризиків і змін в проекті.

Додаток 1

Регламент погодження проектних документів

Загальні відомості

Даний регламент призначений для організації погодження проектних документів, визначення термінів і відповідальних осіб, а також порядку взаємодії в рамках регламенту.

Вимоги до підготовки документів

Співробітник, який є відповідальним за підготовку проектного документа (далі - автор документа), розробляє документ з урахуванням таких вимог до підготовки документів:

1. Документ повинен бути підготовлений в затвердженому шаблоні. Всі шаблони викладені в мережевій теці - _______ (Вказати посилання на мережевий ресурс).
2. Листи узгодження до документа повинні відповідати типовим. Типові листи узгодження викладені на мережевому диску - _______________ (Вказати посилання на мережевий ресурс).
3. Всі виправлення в документі повинні бути прийняті.
4. Найменування файлу і шифр проектного документа повинні відповідати назві і шифру документа, наведеними в реєстрі проектної документації, розміщеному -_______________ (Вказати посилання на мережевий ресурс).
5. Список термінів і скорочень повинен відповідати затвердженим переліком.
6. У документі повинна бути проставлена коректна нумерація сторінок.
7. Об`єкти в документ необхідно вставляти у вигляді картинок, для зменшення розміру файлу.
8. У разі, якщо розмір файлу документа перевищує 5МБ, заздалегідь інформувати про це адміністратора проекту.

Відправлення документа технічного письменникові

Версію документа автор документа направляє на перевірку технічного письменникові по електронній пошті. Копія цього листа також направляється адміністратору проекту (схема 1).

Відео: Проектна документація перепланування 87 ПП

Схема 1. Перевірка документа технічним письменником

Термін розгляду документа технічним письменником 2 робочих дня.

Відправлення документа на внутрішній контроль якості (ВКК)

Документ, перевірений технічним письменником, автор документа направляє адміністратору проекту для відправки на ВКК (схема № 2).

Схема 2. Внутрішній контроль якості документа

ВКК здійснюють такі співробітники:

• Іванов Іван Іванович ххххх@ххххх.ru;
• Петров Петро Петрович ххххх@ххххх.ru.

Всі отримані зауваження до документа розміщуються адміністратором проекту в ____________ (Вказати посилання на мережевий ресурс). Зауваження розміщуються у вигляді копій листів, отриманих по електронній пошті, документів, змінених в режимі редагування і т.п.

Документ, спрямований на ВКК, повинен бути розглянутий протягом 3 робочих днів.

Автор документа протягом 3 робочих днів з дати закінчення терміну перевірки повинен обробити всі отримані зауваження і підготувати доопрацьовану версію документа.

 Відправка на узгодження функціональному замовнику (ФЗ)

Автор документа направляє адміністратору проекту (з копією керівнику проекту) по електронній пошті доопрацьовану за результатами ВКК версію проектного документа для організації погодження ФЗ (схема №3).

Схема 3. Узгодження проектних документів функціональним замовником

Автор документа в електронному листі зазначає осіб, відповідальних за узгодження даного документа з боку ФЗ і пояснення за призначенням проектного документа (мета документа, призначення).

До електронного листа повинна бути прикріплена версія проектного документа, який необхідно відправити або посилання на мережеву папку, де документ розміщений із зазначенням повного імені файлу проектного документа. Документ не повинен містити неприйнятих виправлень, приміток створених для інших співробітників (крім заздалегідь обумовлених приміток для ФЗ).

Адміністратор проекту здійснює перевірку документа в частині правильності оформлення титульного аркуша документа, правильності вказівки шифру документа і назви, а також правильність і повноту листів узгодження.

Адміністратор проекту, після перевірки документа і отримання від керівника проекту підтвердження необхідно повернути документа - направляє документ ФЗ, зазначеним в електронних листі, а також копію листа направляє наступним відповідальним особам:

• Іванов Іван Іванович ххх@ххх.ru;
• Петров Петро Петрович ххх@ххх.ru;
• Автор документа.

Документ, відправлений на узгодження ФЗ, повинен бути розглянутий протягом 5 робочих днів.

Автор документа протягом 3 робочих днів від дати закінчення терміну перевірки документа співробітниками ФЗ, повинен обробити всі отримані зауваження і підготувати доопрацьовану версію проектного документа і реєстр зауважень.

Контроль узгодження документа ФЗ

Автор проекту та адміністратор проекту здійснюють контроль узгодження проектних документів співробітниками ФЗ. З цією метою адміністратор проекту виробляє дзвінки осіб, що погоджують проектний документ з такою періодичністю:

Відео: Склад проектної документації (№ B-169-1P)

1. Через 1 робочий день після відправки на узгодження. Мета обдзвону: упевнитися, чи отримано документ, і домовитися про терміни узгодження.
2. За 1 робочий день до завершення терміну узгодження. Мета обдзвону: отримання зауважень, підтверджень про відсутність зауважень і нагадування про терміни узгодження.

Всі зауваження, отримані від узгоджувальних осіб ФЗ, розміщуються адміністратором проекту в _______ (Вказати посилання на мережевий ресурс) і направляються автору документа. Там же розміщуються всі спрямовані на робоче узгодження версії документів.

Результати обдзвону фіксуються в файлі, шаблон якого наведено нижче. У тому випадку, якщо узгоджувальних осіб багато, кілька ітерацій узгодження документа, то в цих випадках необхідно вести окремий файл для кожного документа.

Автор документа контактує з особами, відповідальними за узгодження проектного документа від ФЗ з усіх питань щодо змісту документа і висловленим зауваженням, і також оновлює файл, що фіксує результати обдзвону і узгодження.

Поділ відповідальності між Адміністратором проекту і Відповідальним за документ в частині контролю узгодження

     Надія Артонкіна, координатор програми проектів ІТ-компанії