Методики pr-діяльності для секретарів: складання прес-релізів і пост-релізів для засобів масової інформації

Відео: Розсилка прес-релізів. Стань справжнім PR менеджером!

Будь-яке значуща подія в компанії пов`язане з підготовкою матеріалів для здійснення PR-діяльності. Фахівці з PR готують прес-кит, який являє собою пакет документів, що включає в себе прес-релізи, довідки, біографії керівників компанії, програму заходу, список запрошених гостей, інтерв`ю і т.д. Як тільки захід буде проведено, PR-технолог повинен буде підготувати пост-реліз.

Правила складання прес-релізу

До складу прес-кита входять не тільки незмінні документи - наприклад, історія розвитку компанії або біографія директора організації, - а й також прес-реліз, який може змінюватися в залежності від події. Прес-реліз є невеликою новина для ЗМІ, в якій наводяться відомості про плановане подію. За написання прес-релізу зазвичай відповідають журналісти, PR-технологи або референти, якщо керівник доручить їм це завдання.

У прес-релізі відображаються важливі для компанії події: наприклад, випуск нової серії продукції на ринок, відкриття нового офісу або іншого представництва компанії, проведення реорганізації, участь в різних виставках, укладання вигідних угод і т.д. Є деякі правила, яким повинен підкорятися прес-реліз. По-перше, в прес-релізі завжди повинна бути розкрита тільки одна певна тема. По-друге, прес-реліз повинен відрізнятися ретельно продуманим заголовком, який виконує кілька завдань. Заголовок повинен явно вказувати на тему прес-релізу, давати відповідь на поставлене запитання, а також включати в себе основну новина і деякий фактичний матеріал.

Рекомендації по складанню прес-релізу

Текст прес-релізу можна розбавити цитатами відомих особистостей, експертів, фахівців або керівників, які будь-яким чином залучені в даний захід. Цитата зазвичай знаходиться на самому початку прес-релізу і нерідко доповнює собою заголовок, конкретизуючи його.

Текстова частина прес-релізу зазвичай розбивається на кілька розділів: вступну частину, основну частину і довідкову інформацію. Зазвичай прес-реліз формується за принципом «перевернутої піраміди». Перший абзац, який йде в прес-релізі, зазвичай називається лідом. Він включає в себе інформаційний привід. У Ліді допускається повторення фраз з заголовка. Далі слід головна частина прес-релізу. У ній містяться різні уточнення, пояснення, описи, які йдуть у міру значущості - починаючи від найважливіших і закінчуючи другорядними. Довідка замикає собою прес-реліз.

Всі абзаци прес-релізу є два-три пропозиції, не більше. У тексті прес-релізу обов`язково відбивається дата заходу, його формат і тип, контактна інформація для зв`язку з організаторами, компанії, які спонсорують подія, а також очікувані гості. Ближче до кінця прес-релізу зазвичай є фрази про значимість заходу для будь-якої галузі, індустрії або в цілому для громадськості. Найчастіше прес-релізи укладаються в обсяг 1500-2800 знаків (це десь сторінка аркуша формату А4). Важливо прагнути до стислості і лаконічності викладення матеріалів.

У прес-релізах виключається будь-яка двозначність або неоднозначність. Зазвичай він будується з простих непоширених пропозицій, що мають прямий порядок слів. Винятком може бути лише заголовок або перший абзац. Приклад: «Реорганізація компаній сталася ...»

В процесі написання прес-релізу необхідно мінімізувати будь-які емоції. Фахівці радять прибирати з тексту слова, які мають яскраве емоційне забарвлення. До таких слів належать, наприклад, «унікальний», «неповторний» і т.д. Варто пам`ятати про те, що в прес-релізах все абсолютні кількісні показники потрібно приводити в рівнозначних одиницях виміру. Всі скорочення і абревіатури повинні бути загальновідомими.

У довідці міститься інформація про організацію, що є автором прес-релізу. Довідкова частина може включати в себе дані про компанію, відомості з її історії, досягнення, інформацію про партнерах і т.д. При оформленні прес-релізу використовують полуторний інтервал, всі цитати виділяють курсивним написанням, імена та прізвища - напівжирним, ключові слова в тексті підкреслюють. Відступ на початку абзацу повинен бути відсутнім. Прес-реліз публікується або в ЗМІ, або у внутрішніх корпоративних мережах компанії.

Приклад готового прес-релізу

Перший форум-виставка «Північне сяйво» 2-10 липня 2016 року, виставковий комплекс «Сатурн», павільйон 10. У липні 2016 року у виставковому комплексі «Сатурн» (павільйон 10) вперше відкриється виставка «Північне сяйво».

Організаторами даного заходу є підприємство міста Москви «Центр якісних інновацій та сучасного розвитку», Центр впровадження біометричних чіпів населенню, а також Агентство при Президентові Російської Федерації «Духовний розвиток молоді».

Захід проводиться під наглядом Московського університету шляхів і повідомлень. Актуальним завданням, що стоїть перед усіма жителями Росії, є розвиток експортних відносин і зв`язків з різними державами Азії.

Ефективний метод вирішення даної проблеми - використання протокольних служб, які дозволяють дотримати всі ділові етичні та морально-правові норми. Співпраця між іноземними агентами зміцнює ділової фон в Російській Федерації та допомагає розширити горизонти взаємодії.

Головна мета форуму «Північне сяйво» - обговорення ділових і етично-правових форм власності і моральних аспектів впровадження глобалізації в усі сфери діяльності росіян.

На форумі будуть присутні фахівці з різних університетів і міністерств РФ, регіональні представники адміністрацій, консули, посли і т.д. Проведення форуму «Північне сяйво» буде освітлено журналістами місцевого видання «Час». Під виставку відведено окремий сайт, запущений в мережі інтернет.

На форумі буде відкрито виставку продукції і послуг, які потрібні для бездоганної роботи протокольних відомств, організації світського прийому численних осіб, гостей і відвідувачів заходу.

Учасники виставки зможуть запропонувати свою продукцію широкому колу гостей, зав`язати ділові відносини, ознайомитись з особливостями проведення ділових зустрічей в сфері протокольної етики і формальних норм.

Перший день форуму «Північне сяйво» буде відкритий урочистою частиною, під час якої відбудеться виступ прес-аташе Міністерства щодо встановлення міжнародних відносин РФ. Також в перший день будуть вручені медалі і премії форуму за заслуги в сфері глобального визнання РФ на світовій арені під головуванням куратора міжнародних справ В.А. Семенова.

На форумі будуть порушені такі аспекти, як створення сучасних робочих місць на високотехнологічних виробництвах, впровадження інформаційних систем для оптимізації бізнес-процесів, прискорення прийняття всіх ноу-хау в сфері IT і т.д.

Ділова програма форуму насичена різними семінарами, виступами та майстер-класами, які присвячені наступним питанням:

• високі технології - особливості впровадження;
• безпеку інформаційних систем підприємства;
• розширення і глобалізація в XXI столітті;
• ефективну співпрацю і побудова кар`єри;
• бізнес-ідеї та їх втілення на практиці.

Організатори форуму впевнені в тому, що захід займе важливе місце в списку ділових подій, націлених на прискорення прийняття сучасних IT-технологій.

Аліна Краснова, БЦ «Исток», Тел: +79209119292 sovremen-it.ru

Правила складання пост-релізу

Пост-реліз багато в чому нагадує прес-реліз, проте складається він уже після того, як захід був проведений. Найчастіше пост-реліз націлений на журналістів, працівників ЗМІ та аудиторію компанії, яка не потрапила на захід. За своїм наповненням пост-реліз є статтею або фотозвітом, що включає в себе коментарі.

Відео: Exposing the Secrets of the CIA: Agents, Experiments, Service, Missions, Operations, Weapons, Army

Багато хто вважає, що пост-реліз має не таку високу важливість, як прес-реліз. На практиці пост-реліз несе в собі дуже важливі функції, оскільки він дозволяє сформувати і підкреслити бездоганну репутацію компанії. Грамотне складання пост-релізу вимагає відповідального, скрупульозного підходу. Найважливіша риса пост-релізу - інформативність.

У тексті пост-релізу обов`язково повинна фігурувати дата минулого заходу, список важливих персон, які відвідали його, їх посади, а також підсумки події. У деяких випадках описується формат заходу і антураж. Пост-реліз може включати в себе фотографії, які повинні бути хорошої якості.

Ще одне правило, якого слід дотримуватися при написанні пост-релізу - максимальна адаптація контенту під аудиторію ЗМІ. Текст не повинен включати в себе тільки голі факти і цифри. Потрібно постаратися зробити його цікавим і чіпляють, а для цього можна використовувати цитати гостей, доповідачів, організаторів і т.д.

Наприклад, під час форуму «Північне сяйво», який проходив в липні 2010, Огюст Антонов зазначив: «Бізнес потрібно берегти як натільний хрестик!» Чому б не винести таку яскраву репліку в цитати? Вона може піти навіть в заголовок для залучення уваги до пост-релізу.

Важливий фактор: швидкість публікації пост-релізу. Писати матеріал потрібно відразу ж після закінчення заходу. В такому випадку контент буде актуальним. Затягувати з передачею пост-релізу в ЗМІ не варто, адже в іншому випадку публікація може взагалі не відбутися. У наш інформаційний вік новини застарівають блискавично, а тому важливо завжди тримати руку на пульсі подій.

Пост-реліз можна опублікувати і в мережі. Дуже часто такі статті потрапляють в соціальні мережі і блоги (Livejournal, Facebook, VK, Linkedin і т.д.).

Приклад пост-релізу

Підсумки форуму «Північне сяйво» (2-10 липня 2016 р Москва). 2-10 липня 2016 року за підтримки Міністерства юстиції і Міністерства фінансів РФ пройшов перший форум «Північне сяйво». Партнером заходу стала газета «Бізнесмен», журнал «Сучасна Росія», а також видання «Культурний фронт».

У роботі виставки взяли участь понад 100 представників владних структур міста Москви. Крім цього, на виставці також були відзначені багато відомих бізнесмени, діячі культури і мистецтва, фахівці з впровадження IT-систем і т.д.

Протягом 8 днів учасники та гості форуму знайомилися з сучасними технологіями і успішними методами їх впровадження на практиці. Деталі бізнес-середовищ різних країн були розглянуті спікерами дуже докладно, що дозволило на практиці ознайомитися з ефективними виробництвами.

Семінари та конференції викликали високий інтерес з боку гостей. У майстер-класах взяли участь понад 40 фахівців з різних країн світу. Бізнес-гуру поділилися власним досвідом і знаннями, розповіли про те, як вони самі ведуть бізнес в різних державах, з якими перешкодами стикаються, як уряд допомагає їм вирішувати виниклі складнощі і т.д. Порушувалися питання підбору персоналу, рішення мотиваційних проблем і т.д.

Окремо хочеться торкнутися виступу Джона Ротшильда «Економний бізнес - сучасні тенденції», Лена Оула «Як керівник персоналом і день за днем нарощувати мотивацію» і Марії Іванової «Практика стартапів: від ідеї до стабільності».

Круглі столи, які проводилися на форумі, були присвячені таким темам, як «Ведення бізнесу в умовах високої конкуренції», «Інформаційний бізнес», «Відхід від шаблонів у впровадженні корпоративних цінностей», «Мозковий штурм як пошук ідей для бізнесу» і т. д. Багатьом гостям сподобалися майстер-класи, присвячені корпоративним цінностям і настановам на досягнення високих результатів.

В рамках заходу відбулося нагородження провідних фахівців в сфері тімбілдінга.

Також на форумі була відкрита продаж товарів, призначених для спрощення ведення бізнесу. Як показала виставка-форум, сучасні ідеї та концепції допомагають помітно спростити відкриття своєї справи, що легко вписується в контекст сучасних комунікацій.

Підводячи підсумки, можна сказати, що виставка прекрасно вписалася в існуючі реалії і дозволила на практиці познайомитися з численними можливостями по веденню своєї справи.

З огляду на масштаби заходу, а також високий інтерес до нього з боку учасників, можна з упевненістю сказати, що бізнес-середовище завжди буде сприяти пошуку нових ідей і форм.

Ми вивчили на практиці особливості складання прес-та пост-релізів, які дуже важливі для будь-якої компанії. Підготовка матеріалів для ЗМІ, здійснення функцій прес-секретаря і PR-менеджера - далеко не найпростіші завдання для особистого помічника або секретаря-референта, проте при скрупульозному і відповідальний підхід можна досягти чудових результатів.

Так, ця сфера не найпростіша, але зате вона приховує в собі багато всього цікавого. Удачі вам!