Технологія роботи з вхідними документами

Вхідні документи - це офіційні документи, що надходять в організацію або установу. Як вже говорилося в попередній публікації, напрямок руху документів, що надходять і технологія їх обробки залежать від того, хто є автором документа (вищестояще установа, підвідомча організація або організація, яка не перебуває в соподчиненной зв`язку з вашою організацією), від значимості і складності питань, що становлять його зміст, а також від структури організації і сформованої в ній системи діловодства.

Відео: Клієнт. вхідні документи

Етапи обробки вхідних документів

Маршрути руху документів, як і операції по їх обробці, визначаються і іншими факторами.

Наприклад, документи можуть бути відповідними (т. Е. Отриманими у відповідь на листи-запити вашої організації) або ініціативними. Має значення і те, чи вимагають вхідні документи відповіді або вони надіслані для відомості. Однак, незважаючи на зазначені особливості і специфіку ведення справ в конкретних організаціях, в основі роботи із вступниками документами лежать типові технології.

Обробка вхідних документів передбачає:

Відео: Модуль Діадок для 1С 8.3 (кероване додаток). Облік вхідних документів

  • їх отримання;
  • розподіл на документопотоки, які мають різну спрямованість і стадії розгляду;
  • реєстрацію;
  • розгляд керівниками різних рівнів і визначення виконавців;
  • передачу на виконання;
  • здійснення контролю за виконанням;
  • виконання і підшивку виконаного документа в відповідну справу.

Розглянемо деякі особливості дій з документами після їх отримання організацією.

Всі пропозиції, що надійшли в організацію документи, незалежно від способу їх доставки, можуть бути спрямовані керівнику (заступникам керівника), в структурні підрозділи або безпосередньо виконавцям. Це визначається службою ДОП або секретарями керівників. Можлива ситуація, коли надійшли документи проходять "двоступенева" розподіл на більш дрібні документопотоки: спочатку працівники служби ДОУ визначають документи, які повинні пройти розгляд керівником, і направляють їх у відповідний секретаріат. Керівник секретаріату або секретар - помічник керівника ще раз переглядає документи і виявляє ті з них, які можуть бути спрямовані заступникам керівника, який курирує певні питання діяльності організації, або керівникам структурних підрозділів.

Тут дуже важливий досвід працівників, які переглядають документи, їх знання напрямків діяльності організації, прав структурних підрозділів. Крім того, багато що визначається позицією керівника, яка дозволяє або не дозволяє його помічникам приймати подібні рішення. Ефективну допомогу можуть надати довідкові матеріали, наприклад переліки документів, що вимагають обов`язкового направлення керівникам, переліки нерегістріруемих документів. У будь-якому випадку при визначенні, кому направити надійшли документи, враховують статус учасника надійшов документа (організації або приватної особи), вид документа (наказ, лист), строки вирішення питання, зазначені в документі, і, звичайно ж, зміст.

Можна навести такий приклад: організація отримала лист, що стосується проведення виставки, адресований керівнику структурного підрозділу. Якщо це запрошення відвідати виставку, лист може бути направлено безпосередньо зазначеному адресату, минаючи керівника організації, особливо якщо діяльність відділу пов`язана з продукцією, представленою в експозиції. Керівник підрозділу в наслідок сам може вирішити питання відвідування виставки та всі супутні питання зі своїми керівниками. Однак якщо зміст листа стосується участі у виставці, воно повинно бути передано на розгляд керівнику, так як в даному випадку необхідно вирішення цілої низки суттєвих питань, включаючи фінансові. Лист може носити інформаційний характер і містити тільки повідомлення про проведення виставки. В даному випадку при визначенні адресата необхідно керуватися тим, наскільки важнада дана виставка, продукція іліу слуги, представлені на ній, для організації в цілому. Якщо це важливо, лист варто передати на розгляд керівнику організації, який і визначить підрозділ і працівників, яким слід ознайомитися з експозицією, визначити новизну представлених зразків, щоб згодом організація могла, наприклад, укласти вигідні контракти.

Такий перелік повинен бути затверджений керівником організації як окремий документ або бути додатком до затвердженої інструкції з діловодства. І в тому і в іншому випадку твердження робить перелік обов`язкових для виконання. Все не включені до переліку документи слід реєструвати, а значить, враховувати і контролювати хід роботи з ними.

Порядок реєстрації документів залежить від організації діловодства в цілому, тобто від того, яка система діловодства склалася в організації: централізована, децентралізована або змішана. При централізованій системі всі документи приймаються і реєструються в одному пункті, наприклад в службі ДОП організації, і потім передаються до відповідних структурних підрозділів.

При формуванні децентралізованої системи структурних підрозділів ведуть своє окреме діловодство.

Така система характерна для великих установ зі складною внутрішньою організацією, великим числом підрозділів, кожне з яких має власної компетенції, значним обсягом документообігу. Окреме діловодство ведуть і територіально роз`єднані підрозділи, до числа яких можна віднести і філії (представництва) організацій. При децентралізованому діловодстві в підрозділах документи проходять повний цикл обробки, починаючи сих отримання або складання.

Змішана система передбачає, що частина діловодних операцій проводиться централізовано (наприклад, прийом документів в організацію), а інші операції можуть бути проведені в структурних підрозділах.




Документи при змішаній системі реєструються в основному централізовано. Разом з тим в організації може бути встановлений порядок, при якому частина документів, адресованих підрозділам (керівникам підрозділів), передається в них без доповіді керівнику організації і без реєстрації в службі ДОП. Однак документи при цьому можуть бути досить важливими, необхідними для вирішення серйозних питань, якими займається даний підрозділ. Крім того, отримані документи можуть бути пов`язані з іншими документами з даного питання діяльності. Все це вимагає врахування документів, контролю за їх виконанням, можливості звернення до даної інформації після закінчення роботи з документами. В такому випадку реєстрація документів здійснюється в структурних підрозділах, однак повинна бути обов`язково налагоджений зв`язок служби ДОУ з працівниками, відповідальними за діловодство в підрозділах.

Змішана система реєстрації може виявитися найбільш зручною, проте обов`язково має бути враховано наступне:

  • реєстрація повинна бути одноразовою, тобто документ повинен бути зареєстрований в організації тільки один раз;
  • повинна існувати можливість наведення довідок про документ незалежно від того, де він був зареєстрований;
  • повинен бути встановлений єдиний порядок індексації документів в межах організації, що означає, що реєстраційні індекси формуються однаково і в службі ДОП організації, і в структурному підрозділі.

Порядок реєстрації, який враховує ці умови, обов`язково закріплюється в інструкції з діловодства або іншому локальному акті, який регламентує організацію діловодства в даній організації.

Відео: Вхідні документи. Робота з файлами. Процеси. (День 1 - четвертий потік)

Документи, зареєстровані службою ДОУ, передаються керівникові організації. Після визначення виконавців резолюція керівника вноситься в реєстраційну форму, самі документи передаються виконавцю. При розгляді даної процедури потрібно звернути увагу на наступне.

По-перше, в невеликих організаціях (компаніях) без внутрішнього структурного поділу керівник відразу визначає безпосереднього виконавця і вносить його прізвище в резолюцію. В організаціях зі стійкою структурою в резолюції керівника буде, швидше за все, зазначений керівник структурного підрозділу, який займається цим питанням. Безпосереднього виконавця і характер конкретних дій в цьому випадку визначає керівник підрозділу. Це означає, що на документі з`являється друга резолюція, яка також повинна бути перенесена в реєстраційну форму, по якій в підрозділі буде контролюватися виконання документа.

Наприклад, резолюція керівника організації, адресована керівнику підрозділу, може бути наступною:

Ігнатьєву П.Р.

Відео: WEB-доступ. вхідні документи




Прошу провести необхідну роботу і про результати доповісти до 18.04.2010

02.04.2010 /

Резолюція керівника структурного підрозділу повинна бути конкретнішою, наприклад:

Кондратьєву А.В. Прошуподготовітьуказанниедокументиіпровестіпереговорисзаказчіком до 10.04.2010 (03.04.2010).

Таким чином, встановлюється відповідальність за виконання документа і керівника структурного підрозділу, і безпосереднього виконавця.

По-друге, в резолюції можуть бути вказані декілька виконавців. Працівник, прізвище якого зазначена першою, вважається відповідальним виконавцем. Саме він повинен організувати роботу по виконанню документа всіма співробітниками, зазначеними в резолюції. У цьому випадку документ може бути переданий відповідальному виконавцю, який, в свою чергу, направляє його іншим виконавцям в певному порядку.

Якщо необхідно термінове вирішення питання, документ розмножується в потрібній кількості примірників і одночасно надсилається всім соисполнителям. В організаціях з автоматизованою реєстрацією документів і автоматизованим документообігом документи можуть направлятися виконавцям як в електронній формі, так і на паперовій основі.

Порядок направлення документів виконавцям після їх реєстрації повинен бути єдиним і визначатися відповідним внутрішнім організаційним документом (інструкцією, положенням, правилами).

Потрібно мати на увазі, що за своєчасне і якісне виконання документа відповідальні за це все виконавці. Однак саме відповідальний виконавець повинен вирішувати всі виникаючі проблеми, доповідати про них керівнику організації, при необхідності скликати нараду з зацікавленими особами і т. П. При такому порядку ведення справ керівник організації не витрачає час на деталі, може осмислити проблему в цілому і таким чином звільняється від виконання невластивих йому функцій.

Щоб не допустити втрати документів, їх слід передавати під розпис. У багатьох організаціях із значним обсягом документообігу службі ДОП доводиться щодня передавати в підрозділи кілька документів. У цьому випадку доцільно складати реєстр документів за встановленою в організації формі. Відповідальний за діловодство в структурному підрозділі працівник при отриманні документів розписується в реєстрі. Не слід забувати і про те, що всі переміщення документа з організації повинні відображатися в реєстраційній формі. Так, обов`язково зазначається факт передачі документів з підрозділу в підрозділ, від одного виконавця іншому.

Таким чином, технологія обробки службою ДОУ надходять в організацію документів практично завершується передачею їх конкретним виконавцям. Проставлення відмітки про виконання документа і подальше приміщення його в справу - це завдання самого виконавця або відповідального за діловодство працівника відповідного структурного підрозділу. Виняток становлять невеликі організації, де все діловодних операції здійснюються секретарем, яким виконавець може передати виконаний документ для його приміщення в справу.

Характер виконання може бути різним у залежності від змісту і призначення документа. Ряд документів не вимагає письмової відповіді. Вони містять вказівки, інструкції, прохання щодо виконання будь-яких дій. Їх виконанням буде конкретна діяльність фахівця (проведення переговорів, консультації з питань, визначених надійшли документом, організація будь-яких заходів).

У цьому випадку на виконаному вхідному документі ставиться відмітка про вироблених діях, наприклад «Проведені переговори. 15.10.2009 »або« Проведені консультації з компанією "КРОНА" ».

Інформація інших документів потрібно для ознайомлення співробітників з реальним станом справ, наприклад з результатами вирішення будь-яких питань.

Служба документаційного забезпечення управління проводить ознайомлення з документом необхідного кола співробітників і на що надійшов документі проставляє відмітку "Прийнято до відома", "Прийнято до керівництва і т. П.

Зведення, звіти, заявки, інформаційні листи та ін. Документи, також не потребують письмової відповіді, передаються фахівцям, які використовують їх в оперативній роботі.

Наприклад, дані, содержащіесявпоступівшемдокументе, сотруднікможет включити в свій звіт або план і на вхідному документі проставити позначку "Включено до плану", "Включено до звіту".

Технологія роботи з вхідними документами

Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера" - провідний щомісячний журнал по підвищенню кваліфікації для секретарів, помічників керівників, референтів, діловодів і офіс-менеджерів.



ІНШЕ

Діловодство в 2017 році фото

Діловодство в 2017 році

Відео: Аудит підприємств і організацій, наказове діловодство, штрафи ПФРРобота будь-якої організації, так або інакше,…

Інструкція з діловодства фото

Інструкція з діловодства

Локальні нормативні акти становлять правову основу діяльності конкретної організації, так як містять норми, обов`язкові…

Документообіг в 2017 році фото

Документообіг в 2017 році

Організація документообігу всередині компанії грає одну з найважливіших ролей і допомагає значно підвищити швидкість…

Види документів фото

Види документів

Відео: ЮД # 3 Види документівУ посадові обов`язки кожного секретаря входить робота з великим об`ємом різних документів.…

Вхідна кореспонденція фото

Вхідна кореспонденція

Кожен секретар повинен вміти працювати не лише з внутрішньою документацією в організації, але і з вхідною…

Вхідні документи фото

Вхідні документи

Дізнайтеся, як відбувається обробка вхідних документів в 2016 році, які існують види вхідних документів, чому…

» » Технологія роботи з вхідними документами