Впровадження сед в державних структурах: проблеми і перспективи

Питання про необхідність підвищення якості роботи державного апарату на всіх рівнях, ефективного контролю виконання рішень, що приймаються на вищому рівні, варто дуже давно. А до кінця ХХ століття, з поширенням комп`ютерних технологій, стало зрозуміло, що основний і найбільш дієвий інструмент підвищення ефективності роботи державних службовців та всього державного апарату в цілому - це його комп`ютеризація, впровадження сучасних інформаційно-телекомунікаційних технологій та систем.

Державний план по переходу на безпаперовий документообіг

Читайте по темі в електронному журналі

  • Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
  • Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
  • Контроль виконання документів

Для реалізації завдань комп`ютеризації держапарату ще в 2002 р з`явилася Федеральна цільова програма «Електронна Росія» (2002 - 2010 роки), її ідеї увійшли і до Концепції формування в Російській Федерації електронного уряду до 2010 року, Стратегію розвитку інформаційного суспільства в Російській Федерації до 2011 року і ін.

Але незважаючи на всі ці та інші Концепції, Стратегії, цільові програми, за минулі десять років проблема повністю так і не була вирішена.

Так, комп`ютери з`явилися на більшості робочих місць в міністерствах і відомствах, в ряді відомств навіть з`явилися системи автоматизації діловодства, але вони забезпечували автоматизацію тільки окремих внутрішньовідомчих операцій, найчастіше - централізовану реєстрацію і контроль виконання службою ДОУ і не привели до кардинального підвищення ефективності роботи.

Найчастіше впровадження систем електронного діловодства і документообігу означало лише додатковий обсяг роботи для службовців і необхідність виділення додаткових співробітників для введення даних в систему, її обслуговування і т.п.

Наступна спроба підвищення ефективності роботи управлінського апарату пов`язана зі створенням системи міжвідомчого електронного документообігу (МЕДО) і організацією системи міжвідомчого електронного взаємодії (СМЕВ). Однак спроба організації міжвідомчого обміну документами виявила ряд проблем:

  • наявність в міністерствах і відомствах самих різних, несумісних між собою систем СЕД;

У федеральних відомствах використовуються і великі системи світового рівня, такі як DOCUMENTUM корпорації EMC, Open Text, рішення на платформі IBM Lotus Notes - CompanyMedia, Бос-референт, рішення великих російських розробників - система ДЕЛО (Електронні офісні системи), Євфрат (Cognitive Technologies) , DocsVision, LanDocs (Ланит), так і безліч рішень дрібних компаній, а часто навіть індивідуально розроблені системи на замовлення міністерства (відомства).

  • відсутність систем СЕД в ряді відомств або наявність вкрай застарілих, які не підтримуються розробниками систем СЕД;
  • відсутність доступу до СЕД з робочих місць більшості співробітників;
  • часто СЕД використовувалася тільки в рамках служби ДОУ відомства.

Тому в лютому 2011 року і з`явився План по переходу федеральних органів виконавчої влади на безпаперовий документообіг при організації внутрішньої діяльності, затверджений розпорядженням Уряду Російської Федерації від 12.02.2011 № 176-р.

Реалізація Плану в федеральних органах

План передбачав внесення змін до Правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади від 15.06.2009 № 477 з урахуванням переходу до нових електронних технологій роботи з документами (нова редакція Правил була затверджена постановою Уряду РФ від 07.09.2011 № 751), визначення вимог до інформаційних систем електронного документообігу ( «Вимоги до інформаційних систем електронного документообігу федеральних органів виконавчої влади, що враховують в тому числі необхідність обробки за допомогою анних систем службової інформації обмеженого поширення », затв. наказом Міністерства зв`язку і масових комунікацій РФ від 02.09.2011 № 221, зареєстровані в Мін`юсті РФ 15.11.2011) і найголовніше - створення і модернізацію систем електронного документообігу та забезпечення їх відповідності сучасним вимогам.

Це найскладніша, але і найважливіше завдання, так як забезпечення міжвідомчої взаємодії, автоматизація обробки документів пред`являє високі вимоги до електронних документів.




Якщо століття тому механізація обробки пошти - впровадження конвертозаклеівающіх, конвертовскривающіх, фальцювальних машин - зажадало уніфікації форматів паперу, а прискорення обробки кореспонденції - уніфікації бланків, розташування реквізитів документів в певних місцях документа, то перехід до автоматизованих технологій вимагає набагато більшому ступені уніфікації та стандартизації документів.

Відповідно до Плану всі федеральні органи виконавчої влади, міністерства і відомства повинні були вчасно до 1 січня 2012 перейти на безпаперовий документообіг.

Крім того, План передбачав вироблення Рекомендацій щодо підготовки федеральними органами виконавчої влади переліків документів, створення, зберігання і використання яких повинно здійснюватися у формі електронних документів, і розробку всіма відомствами на їх основі своїх Переліків. Також передбачалося, що всі відомства вже до 1 липня 2011 р забезпечать своїх посадових осіб засобами електронного підпису для використання в системах електронного документообігу, а також підготують свої плани щодо поетапного переходу відомства на електронний (безпаперовий) документообіг.

Що ж реально було зроблено за минулий рік?

Безумовно, робота була пророблена велика. Відомства привели свої інструкції з діловодства у відповідність із зміненими Правилами діловодства в федеральних органах виконавчої влади, близько половини відомств склали плани щодо поетапного переходу на безпаперовий документообіг, майже дві третини відомств узгодили з Впровадження СЕД в державних структурах: проблеми і перспективиРосархивом і затвердили свої відомчі Переліки документів, створення, зберігання і використання яких здійснюється в формі електронних документів. Майже всі відомства забезпечили своїх посадових осіб засобами електронного підпису.

Відео: З чого почати впровадження СЕД або як не платити двічі?

При цьому слід зазначити, що при відсутності єдиного простору електронних підписів придбання цифрового підпису в чому стало формальністю - так, організація набуває апаратні ключі типу eToken, але навіть на рівні внутрішнього документообігу використання цифрових ключів в багатьох випадках не є необхідним, а при прийомі-передачі документів в електронній формі кожна конкретна система (МЕДО, СМЕВ, держзакупівлі, взаємозв`язок з казначейством, клієнт-банк і т.п.) вимагає окремих ключів, що генеруються в рамках даної системи.

Однак найголовніша робота - створення або модернізація відомчих СЕД в більшості відомств - за минулий рік так і не була завершена. Це було викликано цілим рядом причин.

Проблеми впровадження відомчих СЕД в міністерствах і відомствах

По-перше, вимоги до відомчих СЕД, підготовлені Мінкомзв`язку Росії, з`явилися тільки в самому кінці 2011 р

По-друге, міністерства і відомства зіткнулися з безліччю проблем як фінансового, нормативно-правового, так і технічного і кадрового характеру.

Так, не у всіх відомствах були комп`ютерні локальні мережі, які охоплюють всі робочі місця співробітників. А для повноцінного розгортання системи СЕД необхідна, як мінімум, відповідна апаратно-програмна основа, локальні мережі, клієнт-серверна архітектура.

У невеликих відомствах часто відсутня ІТ-персонал, здатний розгорнути і підтримувати систему СЕД, а персонал служби ДОУ, як правило, не в змозі чітко сформулювати вимоги до системи.

Вимоги, підготовлені Мінкомзв`язку, мають рамковий характер і не можуть бути основою технічного завдання на побудову або модернізацію відомчої СЕД.

Відео: Найкращі практики впровадження СЕД в органах державної влади України

Крім того, існуючі процедури закупівлі техніки, робіт і послуг державними органами, регламентовані законодавством і в першу чергу - на основі Закону від 21.07.2005 № 94-ФЗ «Про розміщення замовлень на поставки товарів, виконання робіт, надання послуг для державних і муніципальних потреб» , передбачають тривалий процес проведення конкурсів, який сам по собі займає близько двох місяців, а система фінансування вимагає, щоб всі державні контракти закривалися (виконувалися) до кінця року.

Іншими словами, якщо відомство у вересні оголошує конкурс, то державний контракт буде підписаний тільки в листопаді, і у виконавця залишається фактично менше місяця на виконання всіх робіт. А укласти восени контракт і оплатити його після виконання всіх робіт, наприклад, в лютому, відомство не може. Зрозуміло, що в цих умовах можна швидко поставити техніку, але неможливо реалізувати повноцінний проект по впровадженню або модернізації системи СЕД. Іноді, щоб прискорити виконання робіт, відомства йдуть на неофіційні попередні домовленості з потенційними виконавцями контракту, коли фактичне виконання робіт починається практично одночасно або навіть до оголошення конкурсу. Це дозволяє прискорити виконання робіт, але, з іншого боку, такі домовленості вимагають внесення в умови конкурсу деталей, які максимально ускладнюють доступ до конкурсу інших можливих виконавців, а така практика є порушенням антимонопольних вимог і є передумовою для корупції. З іншого боку, незважаючи на всі «хитрощі», може перемогти в конкурсі зовсім інша компанія, що робить проблематичною оплату вже виконаного обсягу робіт.

Таким чином, виконання всього комплексу робіт по впровадженню або модернізації СЕД (розробка технічного завдання, проведення торгів, висновок державного контракту, монтаж і налагодження обладнання, проведення дослідної експлуатації розробленої (модернізованої) СЕД, розгортання засвідчувального центру і його акредитація в Мінкомзв`язку, забезпечення посадових осіб засобами електронного підпису і т.д.) в такі стислі терміни з самого початку уявлялося проблематичним.

Окреме питання - атестація СЕД на відповідність вимогам безпеки інформації. Ця вкрай дорога процедура, на порядок здорожує експлуатацію системи, на думку автора, є надмірною, так як СЕД призначені для роботи з документами, що не мають грифа обмеження доступу. Організовувати роботу в державному масштабі з документами обмеженого доступу в електронній формі - це окреме завдання, і необхідність її реалізації під великим питанням.

Існуюча система МЕДО, організована ФСТ і використовує закриті виділені канали зв`язку, дозволяє оперативно передавати копії документів, в т.ч. обмеженого доступу, між федеральними органами виконавчої влади, органами виконавчої влади суб`єктів РФ, і вже одне це дозволяє реалізувати оперативну роботу з такими документами. А забезпечувати захист всієї системи відомчих СЕД з десятками тисяч користувачів, на думку автора, абсолютно недоцільно і вкрай дорого. Можливо, в разі істотного спрощення і зниження рівня вимог, в перспективі буде можливо організувати роботу з документами рівня «для службового користування», але документи, що містять державну таємницю, ще довго залишаться «паперовими».

Підбиваючи підсумки

Перехід до електронного документообігу вимагає підготовки цілого пакету нормативно-правових актів і методичних документів, що визначають детальний порядок роботи з електронними документами, проведення їх експертизи цінності, забезпечення збереження і захисту від несанкціонованого доступу, взаємодії відомчих СЕД з системами МЕДО, СМЕВ, з СЕД комерційних і інших недержавних організацій, приватними особами, забезпечення довготривалого зберігання і в перспективі - передачу на державне зберігання документів з посто янним терміном зберігання, а можливо, і з особового складу. Чи не визначені і формати зберігання документів, так що відкритих питань залишається ще багато. На момент написання статті в країні був відсутній державний орган, який забезпечував би єдину державну політику в області діловодства, хоча необхідність покладання цих функцій на Федеральне архівне агентство загальновизнана і обговорюється вже давно.

Незважаючи на все перераховане вище, можна очікувати, що протягом 2012 р практично всі федеральні органи виконавчої влади (ФОІВ) завершать роботи з модернізації та створенню своїх СЕД. При цьому середня вартість робіт в одному ФОІВ може коливатися від 5 до 30 і більше млн руб., А загальні плановані витрати на створення, розвиток і експлуатацію СЕД складають на 2012 р посилання - 1 326 928,5 тис. Руб. Як уже писалося в першому номері журналу за цей рік, в даний час опрацьовується питання створення єдиної державної СЕД (ЕСЕД) з використанням хмарних технологій на принципах програмного забезпечення як послуги (Software as a Service), коли функції СЕД для багатьох відомств будуть реалізовуватися одним центром через мережу Інтернет. І в цьому випадку ставиться під сумнів сама доцільність вкладення значних інвестицій в існуючі СЕД федеральних органів виконавчої влади. Але оскільки створення ЕСЕД - це завдання тривала, а підвищувати ефективність роботи держапарату треба вже сьогодні, то швидше за все в найближчі роки ми будемо мати паралельно створювану державну СЕД, з якої будуть взаємодіяти продовжують функціонувати і, може бути, навіть розвиватися відомчі СЕД ФОІВ і СЕД суб`єктів Російської Федерації.


Внимание, только СЕГОДНЯ!

ІНШЕ

Постанови фото

Постанови

постановиПостанова Уряду РФ від 28.07.2005 № 452 "Про типовому регламенті внутрішньої організації федеральних органів…

Гости фото

Гости

Відео: ГОСТ або ТУ. Без обмануГОСТиnew ГОСТ Р 53898-2013 Системи електронного документообігу. Взаємодія систем…

Розпорядження уряду рф фото

Розпорядження уряду рф

Відео: Уряд РФ підготувало проект розвитку малого і середнього бізнесу до 2030 рокуРозпорядженняnew Розпорядження Уряду…

Постанови фото

Постанови

Відео: Оскарження постанови ДАІ від А до ЯпостановиПостанова Уряду РФ від 22.09.2009 N 754 (ред. Від 06.04.2013) "Про…

Накази, укази фото

Накази, укази

Відео: Прикольні накази, накази і укази на весілляНакази, указиНаказ ФНС РФ від 17.12.2008 № ММ-3-6 / 665 "Про…

Види документообігу фото

Види документообігу

Відео: Теорія документообігуІснуючі види документообігу в організації дозволяють не тільки забезпечити її внутрішню і…

Документаційне забезпечення фото

Документаційне забезпечення

Документаційне забезпечення організації є одним з найважливіших етапів роботи з інформацією в будь-якій компанії. Про…

» » Впровадження сед в державних структурах: проблеми і перспективи