Організація діловодства

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• які нормативні документи лежать в основі організації діловодства
• які етапи можна виділити в організації діловодства на підприємстві
• які правила організації діловодства допоможуть структурувати документообіг
• як вибрати відповідну форму організації діловодства

Організація діловодства на підприємстві

Якщо розглядати діловодство як діяльність, що забезпечує документування, документообіг, оперативне зберігання і використання документів. (Національний стандарт Російської Федерації ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення"), стане очевидно, що для організації діловодства на підприємстві потрібно провести повний аналіз потоків документів, з якими працює організація, і розробити внутрішні регламенти та інструкції, що виконують роль нормативних документів з діловодства.

Технологія роботи з документами. документообіг

Організація діловодства на підприємстві, як правило, починається зі створення відділу або призначення співробітника, який буде відповідати за документообіг компанії. Якщо обсяг формальної документації такий, що одну людину для ведення діловодства буде недостатньо, необхідно створити повноцінну службу діловодства.

При складанні нормативних документів в області діловодства важливим є аналіз фактичної ситуації в компанії. Необхідно визначити види документних потоків, їх напрямки та обсяг, розібратися в структурі і режимі потоків. Розуміння цих критеріїв забезпечить системний підхід до організації діловодства на підприємстві і допоможе структурувати потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів компанії.

Характеристики документопотока є ключовою інформацією для організації діловодства:

• напрямок потоку визначається пунктами відправлення та призначення документа
• обсяг потоку характеризується кількістю документів, які проходять через його перетин в одиницю часу
• структура потоку залежить від різновиду документів, їх авторства та інших ознак класифікаційного поділу
• режим потоку визначається періодичністю руху документів через пункти обробки

Маючи в своєму розпорядженні інформацією про характеристики документопотоков можна приступати безпосередньо до організації діловодства на підприємстві. Як правило, в ній можна виділити наступні етапи:

• Розробка та затвердження положення про відділ діловодства та посадових інструкцій співробітників відділу
• Призначення відповідальних за діловодство співробітників у всіх структурних підрозділах компанії
• Розробка та затвердження інструкції з діловодства організації
• Розробка номенклатури справ для систематизації документів

Організовуючи діловодство, необхідно використовувати існуючі державні нормативні документи: класифікатори, ГОСТи, правила і методичні рекомендації. До основних документів, які лежать в основі організації діловодства на підприємстві можна віднести:

• Класифікація управлінської документації ОК 001-93
• ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів"
• ДСТУ ISO 15489-1-2007 "Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги"
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення"
• Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затверджені наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76)
• Основні правила роботи архівів організацій (затверджені Рішенням колегії Росархіву від 06 лютого 2002р.)
• Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений наказом Мінкультури РФ від 25 серпня 2010р. № 558

Основи організації діловодства

В основі організації діловодства на підприємстві лежать локальні нормативні документи компанії. Саме вони регламентують порядок діловодства в організації: його структуру і склад інформації.

Відео: Діловодство для організація

Статут організації

Цей правовий акт впливає на конкретні завдання діловодства, які визначають напрямок і специфіку діяльності компанії, порядок затвердження її структури, штат керівництва і створюють організаційну основу документообігу.

Професійний стандарт для служб ДОУ і секретаріату. Відповідаємо новим вимогам!

Адміністративна структура підприємства, закладена в статуті, дає можливість визначити комплекси документів, що використовуються в управлінській діяльності. Статут дає уявлення про розпорядчої документації, яку видають керівництвом, впливає на систематизацію процесів документообразования, визначає параметри інформаційних потоків і документообігу.

Положення про структурні підрозділи

Розмежування функцій структурних підрозділів сприяє виявленню основних видів документальних зв`язків: всі основні типи документів, що створюються в структурних підрозділах, їх зміст (питання), терміни підготовки.

Положення про службу діловодства

Документ визначає правове становище даного підрозділу компанії і є основою організації діловодства. У ньому фіксують завдання, функції, права, відповідальність і характер взаємодій служби діловодства з іншими відділами.

Відео: Основні помилки в організації кадрового діловодства, які виявляються в ході перевірок

Посадові інструкції

Документ є правовим актом, що видається з метою регламентації організаційно-правового становища співробітників, їх обов`язків, прав, відповідальності і забезпечує умови для ефективної роботи.

Інструкція з діловодства

Нормативний акт, який регламентує технологію роботи з документами, правила, прийоми, процеси створення документів, порядок роботи з ними.

Табель форм документів за типовими управлінських ситуацій

Даний перелік містить всі необхідні і достатні документи для реалізації управлінської діяльності компанії. Табель є способом нормативного закріплення складу застосовуються в апараті документів і процедури їх підготовки. У нього включаються тільки документи, створення яких необхідно і періодично повторюється.

Нормативні акти, що регламентують основи організації діловодства на підприємстві самі по собі є частиною документопотока компанії. Вони повинні бути складені таким чином, щоб спростити управління цим потоком і сприяти створенню ефективної системи діловодства.

Форми організації діловодства

Організація діловодства на підприємстві може проводитися з урахуванням існуючих і перевірених на практиці форм роботи з документами. Форми організації діловодства розрізняються, в першу чергу, за критерієм ступеня їх централізації.

централізована форма

Даний вид організації діловодства виникає, коли всі технологічні операції по роботі з документів зосереджені в одному спеціалізованому структурному підрозділі (канцелярії, служби діловодства) або перебувають у віданні відповідального співробітника, як правило, секретаря організації. Дана форма організації діловодства дозволяє виконати весь цикл операцій з обробки документів всередині одного відділу і є одним з найбільш раціональних підходів, тому що знижує витрати і покращує організацію праці за рахунок спеціалізації і взаємозамінності фахівців служби діловодства.

Реєстрація документів

Крім того, при централізованій формі організації діловодства досягається єдність організаційного та методичного керівництва документаційне забезпечення. Проте, організувати такий підхід до роботи з документами можна лише в невеликих компаніях з порівняно малим об`ємом документообігу.

децентралізована форма

Цей вид організації документаційного обслуговування має на увазі створення служби для роботи з документами всередині кожного відділу компанії. Цикл операцій з документами виконується автономно для кожного структурного підрозділу. децентралізована форма організації діловодства, як правило, використовується в тих організаціях, структура яких територіально роз`єднана. Крім того, такий підхід до діловодства може бути обумовлений специфічними особливостями документування діяльності, наприклад, необхідністю захисту інформації або порівняльної автономністю підрозділів компанії.

змішана форма

змішана форма організації діловодства - це найпоширеніший підхід до обробки документів. Частина операцій виконується централізовано службою діловодства, а операції по створенню, систематизації та зберігання документів делегуються структурним підрозділам компанії. Можлива ситуація, коли одна і та ж технологічна операція проводиться централізовано для одних масивів документів і децентралізовано - для інших. Подібне розділення масивів базується на адресуванні документів. Наприклад, внутрішні документи підрозділи реєструються за місцем їх створення.

Інструкція з діловодства. Терміни, визначення та скорочення

вибір форми організації діловодства, мабуть, є однією з найскладніших завдань при створенні в компанії відповідної служби. Як правило, рішення таких питань при організації діловодства на підприємстві знаходиться у веденні керівництва установи. Ступінь централізації з часом може змінюватися, і ці зміни залежать від перетворень самої компанії. Документом, який регламентує обрану форму організації діловодства, є інструкція з діловодства.

Відео: Основні помилки в організації кадрового діловодства, які виявляються в ході перевірок

Правила організації діловодства

Організація діловодства на підприємстві підпорядковується ряду правил, які потрібно дотримуватися для створення ефективної системи документообігу. Головним правилом є оперативне проходження документа по найкоротшому і максимально прямим маршрутом з найменшими тимчасовими витратами. Існують і інші правила організації діловодства, забезпечують систематизацію документообігу в компанії:

• Будь-який документ повинен проходити мінімальну кількість інстанцій. Цього можна досягти за допомогою виключення надлишкових технологічних операцій з обробки документів. Крім того можна опустити проходження документом управлінських ланок, не обумовлених ділової необхідністю.
• В основі організації діловодства, яке здатне прискорити ділові процеси організації, лежить виключення або максимально можливе обмеження зворотних рухів документів. Прикладом може служити реєстрація та доставка документів при їх обробці, візування і узгодження - при підготовці. Саме на цих етапах документообігу найчастіше зустрічаються надлишкові поворотні рухи.
• Правила організації діловодства на підприємстві вимагають максимального однаковості в порядку проходження і процесах обробки основних категорій документів. Кожне переміщення документа має бути виправдане реальною необхідністю.

наведені правил організації діловодства сприяє реалізації основного організаційного принципу служби діловодства: служба повинна бути спеціалізована, мати можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій і ефективно використовувати технічні і кадрові ресурси компанії.

Документообіг організації та облік його обсягу

Дотримання цих простих вказівок при організації діловодства на підприємстві дозволить компанії поліпшити документаційне забезпечення управлінського апарату за рахунок вирішення наступних завдань:

• досягнення прямоточности напрямки документопотоков
• виключення операцій, які дублюють один одного, і повторних операцій з підготовки та обробки документів
• забезпечення ритмічності руху документів і, як наслідок, їх рівномірного надходження. Ритмічність документопотоков допомагає досягти пропорційної завантаження фахівців адміністративного апарату і співробітників служби діловодства.

Організація діловодства на підприємстві вимагає системного підходу і ретельного аналізу документообігу компанії. В основі організації діловодства лежить дотримання вимог нормативних документів, що регламентують документообіг компанії, і проходження перевіреним правилам і рекомендаціям. Більш докладно про те, як вибрати відповідну форму організації діловодства, які етапи можна виділити в організації діловодства на підприємстві, які правила організації діловодства допоможуть структурувати документообіг і які нормативні документи лежать в основі організації діловодства, читайте в інших матеріалах "Довідника секретаря та офіс-менеджера":

• Перші етапи діловодства в організації
• Інструкція з діловодства. нюанси оформлення

• Обхідний лист працівника, який звільняється співробітника (бланк) .doc
• Посадова інструкція інспектора (старшого) секретного відділу (частини, бюро, групи) (бланк) .doc
• Інструкція по кадровому діловодству (бланк) .doc