Автоматизація документообігу в організації: поширені міфи

Відео: Електронний документообіг: міфи і реальність

У цій статті ми розберемо найбільш часто зустрічаються помилки в області автоматизації документообігу, тобто створення і впровадження СЕД на підприємстві - адже реальне розуміння речей в цій досить специфічною діяльності дозволить підвищити якість проекту, задоволеність користувачів системи і керівництва організації в цілому.

Міф 1: «Ми купимо програму, і вона вирішить всі наші проблеми»

Розуміння того, що інформаційна система, що підтримує документообіг організації (СЕД), є інструментом вдосконалення, але не його синонімом, приходить в організацію не відразу. Основна помилка в цьому виразі полягає в формулюванні «купити програму». СЕД - система електронного документообігу, її не просто купують, а впроваджують. І ці впровадження пов`язані найчастіше з істотними змінами в процедурах документообігу. Вони при впровадженні піддаються так званому реінжинірингу - повної перебудови - таким чином, щоб інформаційна система в сукупності з цими змінами могла принести компанії, в якій проводиться впровадження, максимальну віддачу. Сам процес впровадження такої інформаційної системи, як СЕД, складається з декількох етапів, методологічно стандартизованих навіть для різних компаній. Ці етапи допомагають впровадити СЕД і для більшості випадків виглядають приблизно однаково.

Ось ці етапи (рис.):

1. обстеження системи документообігу;
2. розробка технічного завдання на автоматизацію документообігу;
3. адаптація СЕД під вимоги технічного завдання;
4. введення системи в дослідну експлуатацію і навчання користувачів;
5. приймальні випробування і введення СЕД в промислову експлуатацію.

Очевидно, що однією покупкою програми в цій ситуації не обійдешся.

Мал. Етапи впровадження СЕД в організації

Завданням першого етапу є обстеження і документування тієї системи документообігу (паперової), яка є організації.

Незважаючи на те що наявна система може не влаштовувати, вона містить безліч аспектів, які повинні бути обов`язково збережені при впровадженні автоматизованої системи (вимоги до форм документів, звітності, структурі проходження узгодження пр.).

Результатом робіт з обстеження є виділений документ - звіт про обстеження, який узгоджується на предмет точності відображення фактичної ситуації з документообігом і побажаннями замовника.

Саме на підставі цього документа аналітик згодом розробляє інший документ - технічне завдання на автоматизацію документообігу, куди зводить функціональні і нефункціональні вимоги до системи.

Затвердження цього документа замовником інформаційної системи є запорукою того, що, з одного боку, він отримає саме ту систему, яка йому потрібна, а з іншого - що в процесі впровадження вимоги не почнуть змінюватися.

Після затвердження технічного завдання розробники компанії, що здійснює впровадження, починають налаштовувати СЕД відповідно до вимог ТЗ. В кінцевому підсумку вже налаштована система проходить функціональне тестування і запускається в дослідну експлуатацію.

На цьому етапі також в компанії повинно проводитися масове навчання використанню нової системи, проте можливо і виявлення будь-яких відхилень у її роботі, які на цьому етапі зазвичай відразу ж коригуються розробниками.

Відео: Автоматизація діловодства в 1С Документообіг | Канцелярія документообіг

Нарешті, заключний етап - це здача системи в промислову експлуатацію і подальше її технічний супровід.

Як ми бачимо, однією покупкою системи (її ліцензуванням) справа не обійдеться. Крім того, що доведеться також ліцензувати технологію управління базами даних СЕД, які будуть зберігати документи і їх атрибути, необхідно буде витратити ще багато зусиль на те, щоб система була впроваджена максимально якісно.

Міф 2: «У нас є відмінний розробник, він для нас напише СЕД самостійно, і це буде найкраща система, максимально враховує всі наші запити і потреби»

На жаль, це не так. Для детального розгляду цієї помилки необхідно звернутися до історичної частини автоматизації документообігу.

В кінці 1990-х рр. XX ст. як раз подібний підхід був масовим: одинаки-розробники / групи розробників в рамках відділів автоматизації створювали системи електронного документообігу на замовлення як підприємств, так і державних структур. Однак уже через кілька років вималювалася чітка проблематика такого підходу: по-перше, з відходом фахівця-розробника з компанії проект фактично помирав, так як з часом, не розвиваючись, переставав відповідати вимогам мінливого бізнесу компанії. З іншого боку, коли через кілька років нарешті постало питання про впровадження професійної, а не самопісний системи, виникала проблема міграції даних: документи за кілька років роботи системи потрібно було перевантажити в нову СЕД, що представлялося можливим лише в 10-15% випадків .

Крім того, існує й інший аспект, безпосередньо пов`язаний з самостійною розробкою будь-якої корпоративної інформаційної системи (ІС), а не тільки з розробкою СЕД. Він стосується того, що проект розробки та впровадження ІС на підприємстві обгрунтовано вимагає наявності не тільки розробника, а й фахівця з постановки завдання - консультанта-аналітика. Цей фахівець повинен володіти знаннями в області технологічних платформ, засобів і систем розробки корпоративних інформаційних систем, так як саме він повинен поставити коректну завдання розробнику. Він же повинен характеризуватися високим рівнем знань в області автоматизації, в нашому випадку - в документаційне забезпечення управління (ДОУ).

Багато в чому саме від аналітика-консультанта залежить те, наскільки система буде функціональною, так як саме йому в рамках процесу створення СЕД належить в результаті спілкування з експертами в області документообігу встановити і задокументувати майбутні функції системи. І якщо в рамках одного підрозділу, наприклад, канцелярії, фахівці могли б подібну роботу виконати самостійно, то вони вже не зможуть допомогти в автоматизації технічного або технологічного, конфіденційного або будь-якого іншого типу документообігу, що не має безпосереднього відношення до їх виробничої діяльності.

Роботою на етапі створення СЕД обов`язки аналітика не обмежуються. Після того, як розробник реалізував функціонал, закладений в систему технічного завдання, саме аналітик зазвичай реалізує або курирує функціональне тестування вийшла інформаційної системи. Таким чином, функціональність системи буде перевірена на відповідність вимогам замовників до того, як вона буде здана ним в експлуатацію.

Однак і на цьому робота аналітика не закінчується. Система електронного документообігу, будучи інструментом підтримки системи управління організацією, може і повинна розвиватися разом з самою організацією.

Важливо знати!

Коли якісь функції системи стають неактуальними, на зміну їм повинні прийти нові вимоги до СЕД, які потім будуть втілені розробником. Аналітик в процесі експлуатації забезпечує розвиток системи, консультуючи користувачів по реалізації її функцій, документуючи вимоги з розвитку СЕД і т.д.

Безумовно, такий складний і тривалий у часі проект не може обійтися без належного керівництва - йому потрібен кваліфікований менеджер, фахівець з технічної архітектурі бізнес-додатків (архітектор інформаційних систем).

Як наслідок, для створення і підтримки інформаційної документоорієнтованих системи на підприємстві потрібен не один розробник, а 5-10 чоловік, які, не займаючись експлуатацією, будуть тільки створювати нові модулі.

У разі втрати будь-якого з цих фахівців ризики вкладення в створення самопісний СЕД стають настільки великі, що проект може виявитися нежиттєздатною ще на етапі його планування.

Відмінним рішенням в цій ситуації якраз і є виділення всього процесу розробки і вдосконалення на аутсорсинг, тобто передача завдань зі створення, впровадження, тестування, розвитку інформаційної системи сторонньої спеціалізованої організації, для якої ця діяльність є профільною. Крім усього іншого, єдині стандартизовані рішення будуть обходитися організації помітно дешевше власних розробок, а їх якість внаслідок конкуренції на ринку буде значно вище.

Міф 3: «У виконавців немає часу для того, щоб вводити дані в СЕД»

Цей міфічний аргумент найчастіше озвучується керівником підрозділу, відповідального за документообіг. Він заснований, перш за все, на необхідності масового освоєння працівниками підрозділу нового інструменту - СЕД. Найчастіше комп`ютер в підрозділах, відповідальних за діловодство, використовується як друкарська машинка з пам`яттю, основний програмний інструмент - офісний пакет - освоюється працівниками самостійно, долаючи величезні внутрішні труднощі. Природно, що при такому історичному базисі в автоматизації документоорієнтованих діяльності введення в експлуатацію нового інструменту може бути утруднений внаслідок наступних чинників:

• явного і / або прихованого протидії працівників відповідального підрозділу;
• побоювань працівників в тому, що працювати з новою системою буде важко.

Розвінчання цього міфу безпосередньо пов`язано з методологією самого впровадження СЕД на підприємстві. Ще на етапі настановних нарад при спілкуванні з керівництвом підрозділу, відповідального за організацію документообігу на підприємстві (управління справами, секретаріат і т.д.), необхідно розповісти про функціональність системи. На етапі дослідної експлуатації слід провести навчання працівників компанії-замовника взаємодії з СЕД. Залежно від глибини проникнення системи електронного документообігу в структуру організації, кількості працівників, які цю інформаційну систему експлуатуватимуть надалі, процедури навчання можуть будуватися за різними моделями.

При автоматизації тільки процедур загального діловодства (обробки вхідної кореспонденції та звернень громадян, підготовки вихідної кореспонденції та нормативно-розпорядчої документації, а також контролю виконання доручень керівництва) зазвичай зайнято не більше 10-15 працівників. Для цієї порівняно невеликої групи навчання проводиться або прямо на робочих місцях профільними фахівцями компанії, що здійснює впровадження, або проходить невеликими групами в навчальному центрі самої компанії, що здійснює впровадження.

При автоматизації більшої кількості документоорієнтованих процесів організації, наприклад, за допомогою системи автоматизації потоків робіт (WorkFlow), загальна глибина проникнення інформаційної системи в організацію значно вище, а кількість тих, хто навчається співробітників може перевищувати 50-100, в окремих випадках - 500 осіб і навіть більше. У цьому випадку систему навчання в організації слід вибудовувати окремо, роблячи її дворівневою.

На першому рівні компанія, що здійснює впровадження, проводить навчання на своїй дослідно-навчальній базі двох груп фахівців: адміністраторів і інструкторів СЕД. При поверненні в «рідну» компанію саме інструктори проводять навчання працівників спочатку, а в подальшому здійснюють консультаційну підтримку працівників, не допускаючи у них скільки-небудь тривалих ускладнень при роботі з інформаційною системою.

При належному рівні підготовки працівників апарату організації, а також всіх працівників, які взаємодіють з системою ЕДО в рамках виконання своїх посадових обов`язків, процес взаємодії з інформаційною системою стає високоефективним. «Відстаючі» працівники самостійно прагнуть до підвищення рівня грамотності при роботі з СЕД. Як наслідок, міф про недостатність ресурсів для роботи з системою автоматизації виявляється розвінчаним.

Безумовно, кількість міфів про автоматизацію документообігу зокрема і документоорієнтованих діяльності в цілому не обмежується декількома розглянутими в цій статті прикладами. Запорукою ж того, що інформаційна система на підприємстві буде впроваджено максимально якісно і ефективно, є професіоналізм команди, що займається безпосередньо впровадженням, і готовність замовника до змін інформаційної системи. При дотриманні цих двох умов, що зустрічається дуже часто, впровадження проходить успішно, і документообіг в компанії оптимізується на наступні 7 -10 років.