Анкети, опитувальні листи і аналіз результатів опитування за допомогою google форм

Службі документаційного забезпечення управління - тієї, яка є стратегічно важливим підрозділом компанії, а не просто привласнює номери документів і відправляє пошту, - потрібен час від часу збирати інформацію від інших відділів. Мета досліджень більш ніж благородна: поліпшити якість взаємодії з іншими підрозділами, налагодити автоматизовані процеси і зробити їх більш зручними для колег і так далі. Цілі можуть бути і цілком приземленими, наприклад, дізнатися кількість справ, заведених за минулий період, чи зібрати звітні дані у відповідальних за діловодство про виконання документів працівниками ... Одним словом, будь-яке завдання, що передбачає письмові відповіді на питання респондентом, може бути легко вирішена за допомогою Google Форм.

На що здатні Google Форми?

• Google Форми (як, втім, і інші гугл-сервіси, розглянуті нами в попередніх статтях) дають можливість спільної роботи над опитувальних листом відразу декількох користувачів. Це має на увазі і спільне складання, коли кожен користувач пише питання в межах своєї компетенції, і узгодження з негайним редагуванням. Очевидно, що все це неабияк економить час на складання форми.
• Є функція так званих розгалужених опитувань. Це означає, що наступне питання респонденту може бути призначений в залежності від його відповіді на поточний.
• Створену форму можна не тільки відправити респонденту по електронній пошті, а й викласти в соціальні мережі, а також розмістити на сайті компанії.
• Обробляти результати опитування можна прямо в реальному часі, налаштувавши їх трансляцію в Google Таблиці.
• Кожна форма при необхідності забезпечується фотографіями, ілюстраціями, відео.
• Сервіс надає безмежні можливості для оформлення створених анкет. Можна витримати створену форму в корпоративних кольорах або вибрати одну з сотень готових ілюстрацій, тим і квітів.

Нагадаємо, що і автору, і тим, хто буде працювати над формою спільно з автором, для створення анкети знадобиться увійти в своїй гугл-акаунт.

Створення опитувального листа. питання

Робота починається зі сторінки сервісу Google Форми. Для цього потрібно набрати запит в пошуковій системі і перейти за відповідним посиланням з результатів пошуку. Відкриється презентаційна сторінка сервісу. Знаходимо в центрі екрана кнопку створити форму, натискаємо на неї і переходимо на сторінку створення нової форми (рис. 1).

Мал. 1. Вікно створення форми

Оскільки не можна використовувати абсолютно всі функції Google Форм в опитувальному аркуші, який ми наведемо далі як приклад, вивчимо цю сторінку в її «нульовому» форматі.

• На місці слів Нова форма автор анкети впише назва анкети.
• опис форми - поле для введення інформації про анкету. Тут можна залишити привітання для респондентів і при необхідності дати інструкції щодо заповнення форми.
• Потім слід блок складання питання анкети. Кнопки в правому верхньому куті блоку призначені для редагування збереженого питання, копіювання і видалення.
• зміст поля питання зрозуміло з назви.
• поле пояснення заповнюється, якщо респондентам потрібно дати інструкції з відповіді саме на це питання.
• Тип питання. Всі можливі типи питань з`являються при відкритті списку в (рис. 2):
• текст - коротка відповідь (одно-два слова або число);
• текст (абзац) - розгорнуту відповідь з декількох пропозицій;
• один зі списку - стандартний тест з можливістю вибору одного варіанта відповіді;
• кілька зі списку - стандартний тест з можливістю вибрати кілька варіантів відповіді;
• випадаючий список - вибір відповіді з випадаючого (прихованого раніше) списку;
• шкала - вибір відповіді за шкалою від 1 (0) до 10, наприклад, з метою оцінки чого-небудь;
• сітка - вибір відповіді з таблиці;
• дата - вибір респондентом дати з календаря, наприклад, щоб вказати день свого народження в анкеті;
• час - вибір респондентом часу, наприклад, зручного для особистого інтерв`ю з укладачами анкети.

Мал. 2. Типи питань

• чекбокс Перейти на сторінку відповіді доступний тільки для тих типів питання, які мають на увазі вибір респондентом варіантів відповіді, вже запропонованих автором опитувальника. Якщо поставити галочку в цей чекбокс, то можна побудувати «гілка» опитування.

Наприклад, якщо респондент відповість «Так» на питання «Регламентований у вашій організації процес зберігання документів», то в наступному кроці його попросять вибрати з усіх можливих ЛНА з архівної справи в компанії ті, які діють саме в його організації. Якщо ж відповідь буде «Ні», то опитування продовжиться далі.

Потім, в залежності від обраного автором типу питання, потрібно буде написати варіанти відповіді, налаштувати параметри шкали, календаря або часу. При бажанні можна додати спеціальне поле інше для відповіді у вільній формі.

• зміст поля розширені налаштування теж залежить від обраного типу питання:
• в текстових це перевірка даних

наприклад, якщо відповіддю на питання є число, як в математичному прикладі, то тут же здійснюється перевірка правильності відповіді і респонденту можна навіть повідомити про помилку;

• в питаннях-тестах це можливість перемішати варіанти відповіді;
• в сітці (таблиці) можна перемішати рядки і встановити параметр «по одній відповіді на стовпець»;
• шкала, дата і час не мають розширених налаштувань.
• кнопка Готово збереже питання, а галочка в чекбоксі Зробити питання обов`язковим не дасть респонденту проігнорувати його.

При натисканні на кнопку нижче Додати елемент з`явиться точно такий же елемент вікна, в якому автор створить нове питання. Операцію можна повторювати стільки разів, скільки потрібно.

Якщо ж натиснути на стрілку поруч із кнопкою Додати елемент, то випаде список того, що конкретно можна додати в якості наступного елемента (рис. 3).

Мал. 3. Додавання елемента

 Основні і розширені елементи - це вже відомі нам типи питань-особливість вибору їх звідси полягає в тому, що елемент буде додано без полів питання, пояснення і Тип питання.

Набір елементів під заголовком макет розглянемо докладніше. Тут можна:

• об`єднати кілька питань в один розділ і озаглавити їх (Назва розділу).

Наприклад, в анкеті для бажаючих вступити на роботу: «Анкетні дані», «Відомості про освіту», «Досвід роботи», «Згода на обробку персональних даних»;

• створити «гілку» слідом за питанням (розрив сторінки);
• а також завантажити зображення або відео (зображення і Відео).

Автор може створити питання в довільному порядку, а потім вибудувати їх у потрібній послідовності або розділити по розділах. Кожен елемент вікна, що містить готовий питання, легко переміщується мишкою і переноситься туди, куди потрібно.

Загальні настройки опитувального листа

Загальні настройки анкети задаються з поля над нею (рис. 4). Тут ми бачимо три функції, включити які можна, поставивши потрібні галочки:

• Показувати хід виконання в нижній частині сторінки - якщо включити цю опцію, при роботі респондента над анкетою буде видно індикатор її заповнення;
• Тільки одна відповідь на людину - кожен респондент може відповісти на питання одного разу;
• перемішати питання - відображення питань в довільному порядку.

Відео: Як Просто Створити Google Форму? Створення Гугл Форми Без Проблем + Просунуті Фішки

Мал. 4. Налаштування форми

Під питаннями знаходиться останній блок налаштувань, який називається змінити підтвердження (Рис. 5). Цей блок дозволяє:

• в полі відповідь записаний ввести текст, який будуть бачити респонденти, які заповнили та відправили анкету.

Наприклад, «Спасибі за своєчасне надання інформації!»;

• направляти респондентам посилання для повторного заповнення анкети;
• створити посилання, власники якої зможуть переглядати результати опитування;
• дозволити респондентам повертатися до анкети і редагувати свої відповіді після відправки.

 Мал. 5. Блок налаштувань «Змінити підтвердження»

Спільний доступ до роботи над опитувальних листом

Функція хмарного сервісу Google, яку важко переоцінити, - можливість надати колегам доступ до свого документа (в нашому випадку анкеті) для спільного редагування. Якщо автору при роботі над опитувальних листом потрібна консультація колеги, то відкрити доступ до форми можна двома способами. Шлях до кожного з них лежить через вкладку верхнього меню файл (Рис. 6).

Мал. 6. Меню файл

Спосіб № 1. команда Запросити редакторів. При натисканні на це посилання відкриється вікно, в якому в полі Запросити користувачів потрібно буде ввести електронні гугл-адреси майбутніх редакторів, після чого натиснути на Готово.

Спосіб № 2. команда Надіслати співавторам. Тут точно так же вводяться адреси редакторів у відповідне поле, після чого додатково форму можна відправити їм по електронній пошті.

Зверніть увагу: якщо зазвичай Google надає три рівня доступу сторонніх користувачів до створюваного документу (редагування, коментування, читання), то форми можна тільки редагувати. Крім того, редактори матимуть доступ і до результатів опитування. Користувачі, зазначені в якості співавторів, отримають на e-mail запрошення до роботи над формою і прямо з листа зможуть перейти в неї по посиланню.

Оформлення опитувального листа

За оформлення готової форми відповідає кнопка змінити тему (Обведена в рамку на рис. 1).

За замовчуванням форма представлена на нейтральному біло-сірому фоні з буквами чорного кольору різного ступеня інтенсивності. Ці нейтральні настройки можна змінити, пофарбувавши форму в корпоративні кольори (спектр необмежений) і помістивши на неї логотип організації.

Для цього натискаємо на змінити тему. Справа з`являється стовпець з аналогічною назвою. Тут представлені теми за замовчуванням, і першою з них йде стандартна (рис. 7). Натискаємо на неї, потім - на інформацію, що з`явилася тут же кнопку Налаштування.

Мал. 7. Зміна теми

Тепер можна вибрати і завантажити логотип у поле зображення заголовка, а також відформатувати текст назви форми, її опису, питань і т.д. (Рис. 8). Результати тут же відображаються зліва.

Мал. 8. Налаштування форми

Щоб повернутися до списку тем, потрібно натиснути на Теми за замовчуванням. Тут ті автори, яких не влаштовує стандартне і корпоративне оформлення, можуть знайти безліч тем і відредагувати їх на свій смак.

Як приклад ми створили опитувальний лист для дослідження процесу зберігання документів у філіях організації (рис. 9).

Мал. 9. Готова форма

Відправка опитувального листа

Після того, як складені всі питання і відзначені всі потрібні налаштування, форму потрібно переглянути і розіслати респондентам.

Поглянути на опитувальний лист очима респондента просто: досить натиснути на кнопку відкрити форму (Підкреслена на рис. 1). Готова форма відкриється в новій вкладці браузера. При необхідності можна повернутися і відредагувати її.

Розсилка форми респондентам відбувається наступним чином. У блоці налаштувань змінити підтвердження (Див. Рис. 5) натискаємо на кнопку Відправити. Відкриється вікно, представлене на рис. 10.

Мал. 10. Розсилка форми

Довести опитувальний лист до респондентів можна декількома способами:

• відправити посилання на форму (видно в полі- посилання може бути довгою і короткою, остання більше підходить для соціальних мереж і мобільних пристроїв);
• викласти опитувальний лист на сайт організації, що дуже зручно для збору клієнтської зворотного зв`язку (натискаємо на кнопку вбудувати, копіюємо код і вставляємо його в потрібний розділ сайту);
• відправити анкету в соціальні мережі (Google+, Facebook, Twitter);
• розіслати по електронній пошті.

Відео: Створення Google форми в новій версії редактора [Тимур Бікташев]

Автору форми залишається тільки вибрати відповідний спосіб і виконати необхідні дії.

Посилання на форму, надіслані електронною поштою і в месенджерах відкриваються легко і на комп`ютері, і на мобільному пристрої.

Дуже важливе уточнення: респонденту необов`язково мати акаунт Google, щоб отримати доступ до анкети за посиланням, в соціальній мережі або на сайті. В ідеалі адреси електронної пошти респондентів все-таки повинні бути теж заведені на Google. Це гарантія того, що анкета буде доставлена їм в робочому стані. В іншому випадку є ризик, що форма буде відкрита некоректно.

В якості експерименту ми відправили наш опитувальний лист на адреси, заведені в Mail.ru і Outlook. З листа в Mail.ru анкета була заповнена та надана без проблем, а в Outlook прийшла у вигляді тексту без можливості вибрати результат. Оформлення не було збережено ні в одному з листів.

Відео: Створення анкет, опитувань з використанням google disk форм

представлення результатів

Зрозуміло, найголовніше в опитувальному аркуші - це відповіді наших респондентів. Кожен, хто хоч раз проводив навіть саме елементарне анкетування, знає, що найважче - не складе анкету, а обробити результати опитування. Google подбав і про це. У Формах є можливість налаштувати уявлення відповідей в Таблицях.

Щоб зробити це, потрібно натиснути на кнопку переглянути відповіді. Вона знаходиться між уже вивченими кнопками змінити тему і відкрити форму (Див. Рис. 1). У новій вкладці відкриється Google Таблиця, при цьому графи в ній будуть носити назви питань. У міру того, як респонденти будуть висилати автору заповнені опитувальні листи, в графи буде вносити інформація згідно з відповідями. Інформація оновлюється відразу ж, як закінчив роботу над опитувальником колега натискає кнопку Готово. Щоб переглянути результати, автору потрібно натиснути на ту ж саму кнопку переглянути відповіді.

Як виглядає заповнена таблиця з відповідями на опитувальний лист з нашого прикладу, можна подивитися на рис. 11.

Мал. 11. Подання результатів

Як бачимо, перед нами стандартна Google Таблиця. До неї можна налаштувати доступ інших користувачів, сформувати відповіді в діаграму, відформатувати уявлення, а в результаті - представити звіт про анкетуванні в бажаному вигляді. Найголовніше Google вже зробив: результати зведені в зручну таблицю.

Завершуючи цикл про можливості сервісів Google для канцелярії, закликаємо вас не боятися використовувати в щоденній роботі нові технології. Цікаві і, що важливо, безкоштовні онлайнові новинки з`являються регулярно, кілька разів на рік - за ними потрібно просто стежити.

Відео: Google диск: опитування, анкети, форми для збору даних