Сед на шляху до безпаперового документообігу та електронного уряду

Електронний уряд і - в ширшому сенсі - електронна держава можуть функціонувати тільки при наявності ефективних механізмів обміну юридично значимими електронними документами між усіма юридичними та фізичними особами - учасниками документообігу: державними організаціями, підприємствами, службовцями та громадянами. Сьогодні основним інструментом роботи з електронними документами є системи електронного документообігу. І саме вимоги обміну електронними документами визначають головні тенденції їх еволюції і розвитку.

Еволюція систем електронного документообігу

У 1990-х роках відбулася справжня офісна революція: персональні комп`ютери, об`єднані в мережі, стали основним технологічним інструментом офісної діяльності. Створення, обробка, доставка і зберігання документів в електронному вигляді забезпечують принципово більш високу ефективність документаційною діяльності. Тому одним з перших завдань, яке стали вирішувати за допомогою персональних комп`ютерів в офісі, стала автоматизація діловодної діяльності: створення документів, їх реєстрація, переміщення, контроль, зберігання і т.д.

Читайте по темі в електронному журналі

  • Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
  • Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
  • Контроль виконання документів

На початковому етапі системи автоматизації діловодства (за ними згодом закріпилася назва - системи електронного документообігу, СЕД) забезпечували тільки облік документів в централізованій діловодної службі організації (секретаріат, канцелярія, управління діловодства і т.д.) (див. Рис.1).

У цих системах зберігалася і оброблялася переважно реєстраційно-контрольна інформація про документи, їх русі і виконанні, таким чином, вони замінювали традиційні системи журнально / картотечного обліку. СЕД також дозволяли зберігати електронні версії самих документів, які використовувалися для інформаційно-довідкових цілей.

На наступному етапі розвитку робочі місця СЕД стали встановлюватися за межами централізованої діловодної служби - в підрозділах організації.

Це дозволяло оперативно доводити до підрозділів інформацію про спрямованих на їхню адресу документах, а у відповідь отримувати від підрозділів інформацію про стан роботи з документами.

У той же час СЕД стали виходити за рамки однієї окремо взятої організації, забезпечувати документаційного діяльність мережі взаємопов`язаних територіально розподілених організацій, забезпечуючи обмін документаційною інформацією і електронними версіями документів.

Подальший розвиток СЕД вже вийшло за традиційні рамки діловодної діяльності: до систем стали підключати робочі місця всіх посадових осіб організації, що беруть участь роботі з документами: як виконавців, так і керівників.

Для цих категорій користувачів важливою була не стільки робота з обліковою інформацією, скільки робота з самими документами. І це зумовило зростання частки електронного документообігу у внутрішньому документообіг організацій.

В даний час СЕД дозволяють відмовитися від роботи з папером всередині організації, але - до випуску офіційного документа. Робота з електронними версіями закінчується створенням паперового проекту офіційного документа, який потім підписує керівник. Саме паперові оригінали зберігаються і передаються в архіви, паперові оригінали або їх паперові копії відправляються в інші організації і громадянам. Тобто по суті сьогоднішні СЕД є лише засобом оптимізації роботи з паперовими оригіналами і обслуговування паперового документообігу. Причини цього: недостатність нормативної бази використання електронних документів, недостатній рівень інформатизації і просто інерція культурної традиції паперового діловодства.

Зрозуміло, що в умовах використання СЕД виключно для оптимізації внутрішньої роботи з документами, до цих систем не висувалося жодних зовнішніх вимог, оскільки СЕД безпосередньо не взаємодіяли один з одним: з їх допомогою не створювалися електронні оригінали, вони не обмінювалися один з одним електронними документами, не забезпечували міжвідомче і міжкорпоративна електронну взаємодію.

Новий етап розвитку СЕД - перехід до безпаперового документообігу

Реалії останніх років призвели перегляду уявлень про місце і роль інформаційних технологій в нашому суспільстві, активних дій зі створення електронного уряду, заснованого на безпаперових формах взаємодії. Цьому сприяв і величезний прогрес в масовому використанні інформаційних технологій, в т. Ч. З використанням інтернету і мобільних пристроїв, і високий рівень розвитку і повсюдне поширення СЕД, і поява нового покоління керівників, які звикли до активного використання інформаційних технологій у всіх сферах життя.СЕД на шляху до безпаперового документообігу та електронного уряду

Відео: СЕД / ECM-система на Microsoft SharePoint - Система електронного документообігу




Це виразилося в почався в 2010 році кардинального перегляду законодавства та інших нормативних актів з метою зняття всіх бар`єрів для повсюдного використання електронних документів, а також в прийнятті в 2010 році державної програми «Інформаційне суспільство (2011 - 2020 роки)». У числі ключових індикаторів цієї програми - показники електронного документообігу: частка електронного документообігу між органами державної влади в загальному обсязі документообігу, а також кількість федеральних державних послуг, які населення може отримати з використанням мережі інтернет. Розглянемо докладніше, яким чином рішення цих задач пов`язано з розвитком СЕД.

СЕД і електронний документообіг між органами влади

У 2009 році почалася реалізація проекту міжвідомчого електронного документообігу органів влади Російської Федерації (МЕДО).

Цей проект передбачає поетапний перехід від паперового взаємодії органів влади до електронної взаємодії СЕД органів влади. Для вирішення такого завдання була створена захищена транспортна (поштова) система, що забезпечує інформаційний обмін між органами влади. СЕД органів влади підключаються до цієї поштової системі і - за допомогою спеціальних програм-перетворювачів (адаптерів) - можуть приймати або відправляти документаційного інформацію в СЕД інших відомств в єдиному форматі (див. Рис 2).

На першому етапі проекту - в 2009-2010 рр. відпрацьовувалася технології прийому-відправки електронних документів.

Відео: "Діадок" - система електронного документообігу

Замість обміну паперовими копіями документів відомства стали переходити до обміну електронними сканами паперових оригіналів. До червня 2011 року вже 35 органів влади здійснюють обмін електронними документами з Апаратом Уряду і Адміністрацією Президента РФ. Це дозволяє не тільки скоротити терміни доставки документів, але значно заощадити людські і матеріальні ресурси на відправку-приймання паперових документів.




На наступному етапі, який почався в 2010 р, вирішувалося завдання забезпечення прозорості роботи з документами в органах влади. СЕД, підключені до транспортної системи МЕДО, стали обмінюватися не тільки документами, але інформацією про стан роботи з ними.

Наприклад, система відомства, який отримав документ, скажімо, з СЕД Апарату Уряду РФ, у міру виконання цього документа відправляє в СЕД Апарату Уряду повідомлення про реєстрацію документа, про передачу його виконавцю, про підготовку проекту доповіді - відповіді на надійшов документ і т.д. (Див. Рис.3.)

У 2011-2012 рр. передбачається завершити підключення до системи МЕДО всіх федеральних органів виконавчої влади, вищих органів влади суб`єктів федерації, а також ряду інших органів влади. Частка безпаперового документообігу в загальному обсязі документообігу в 2013 році повинна бути доведена до 35%. Проекти міжвідомчого електронного документообігу, аналогічні федеральному, ведуться в багатьох суб`єктах федерації.

Перехід до роботи з електронними оригіналами документів

Сама по собі організація міжвідомчого електронного документообігу не вирішує проблему випуску електронних оригіналів (оригіналів) документів. Шляхи вирішення цієї проблеми сформульовані в «Плані заходів щодо переходу федеральних органів виконавчої влади на безпаперовий документообіг при організації внутрішньої діяльності», затв. розпорядженням Уряду від 12.02.2011 № 176-р. У цьому документі, зокрема, передбачається затвердження переліків документів, створення, зберігання і використання яких в органі влади має здійснюватися в формі електронних документів. Передбачається, що вже з 2012 року робота з документами з цих переліків буде здійснюватися в безпаперовій формі. Які ж проблеми знадобитися вирішити для цього?

Традиційний паперовий документообіг побудований на звичній самодостатності паперового документа для будь-якого учасника документообігу. Ми бачимо бланк установи, текст документа, ким і коли він підписаний, власноручний підпис, місця, де проставляються інші підписи, реєстраційні номери, дати і т.п. Щоб відтворити подібну метафору в електронний документообіг, потрібно відпрацювати цілий ряд рішень. Зокрема, створити технологію, яка відповідно до прийнятого порядку дозволить кільком особам послідовно підписувати документ електронним підписом, вносячи в нього при цьому додаткові дані (наприклад, номери і дати). Забезпечити можливість перегляду створеного електронного документа і перевірки електронного підпису - поза і незалежно від тієї СЕД, в якій вони були створені. Прийняти нормативні документи, що визначають порядок створення і запевнення паперових копій електронного оригіналу документа.

Іншою важливою умовою переходу до роботи з електронними оригіналами є обов`язкова робота керівників, в тому числі - особисто перших осіб, в СЕД. Якщо керівники не працюватимуть в системі електронного документообігу, підписуючи електронні документи, то електронний документ просто не буде випущений. Зараз активно ведуться дослідження з вироблення оптимальних сценаріїв роботи керівників в СЕД. З одного боку, поява зручних мобільних пристроїв типу планшетів, спрощує завдання, з іншого боку, навіть найвища ергономічність рішень навряд чи дозволить багатьом керівникам впоратися з власною підписанням тієї величезної кількості документів, з якими їм зараз доводиться мати справу. Ймовірно, знадобитися перерозподіл повноважень і перегляд регламентів випуску документів.

Ще однією важливою умовою переходу до роботи з електронними оригіналами є створення (в рамках СЕД або незалежно від них) спеціальних сховищ електронних оригіналів, що забезпечують надійне зберігання цих документів з урахуванням вимог архівної справи. У той же час Росархивом розпочато роботу зі створення в нашій країні федерального державного архіву електронних документів, який повинен буде забезпечити централізоване зберігання найбільш цінних електронних документів держави.

СЕД і надання послуг в електронній формі

Що таке процес надання електронної послуги? Це відправка громадянином або підприємством електронних документів - заявки та доданих до неї документів, на адресу органу влади. Ця заявка, в свою чергу, ініціює процес електронного документообігу по реалізації послуги в одному або декількох відомствах і, можливо, на підприємствах. Інформація про хід та результат цього документообігу, а також необхідні документи надсилаються заявнику. Таким чином, власне діяльність по реалізації електронної послуги повинна здійснюватися в СЕД відомств і підприємств, включених до регламенту виконання послуги.

Рішення задач по наданню послуг в електронній формі здійснюється в рамках проекту створення системи міжвідомчого електронного взаємодії (СМЕВ). Цей проект передбачає створення федерального і регіональних порталів державних послуг з особистими кабінетами для фізичних і юридичних осіб. Власник кабінету може безпосередньо на порталі оформити заявку на послугу. Далі СМЕВ пересилає цю заявку в відомства, які беруть участь у наданні послуги, а також забезпечує управління ходом реалізації цієї заявки, інформуючи про це заявника. У відомстві ж заявка потрапляє в систему електронного документообігу, яка власне забезпечує процес розгляду цієї заявки (див. Рис.4). Таким чином, ефективна реалізація електронних послуг можлива лише при ефективній організації внутрішньовідомчого та міжвідомчого електронного документообігу.

Вимоги до сучасної СЕД

Як випливає з огляду тенденцій, СЕД вже сьогодні повинні зазнати суттєвих змін, забезпечивши вирішення цілого ряду нових завдань:

  • робота керівників, в т.ч. з використанням мобільних планшетних пристроїв
  • випуск, обробка та зберігання електронних оригіналів документів
  • різні види міжвідомчої взаємодії, сформульовані в проектах МЕДО, СМЕВ і недавно прийнятому Гості Р 53898-2010 «Системи електронного документообігу. Взаємодія систем управління документами ».

Виходячи з цього, в «Плані заходів щодо переходу федеральних органів виконавчої влади на безпаперовий документообіг при організації внутрішньої діяльності» передбачені наступні заходи:

Відео: СЕД «Еврідок»

  • визначення вимог до інформаційних систем електронного документообігу
  • створення (модернізація) інформаційних систем електронного документообігу з метою забезпечення відповідності цих систем пред`являються до них вимогам
  • моніторинг переходу федеральних органів виконавчої влади на безпаперовий документообіг і представлення доповіді про виявлені складнощі і перспективи здійснення даного процесу.

Звичайно, зазначені заходи належать до органів державної влади. Однак держава, будучи головним регулятором документаційних процесів, відповідає за створення єдиного документаційного простору в суспільстві. Тому всі суб`єкти електронного документообігу нашої країни повинні будуть будувати свої СЕД з урахуванням цих вимог.

Рис.1. еволюція СЕД

Мал. 2. Архітектура системи МЕДО

Рис.3. Схема документообігу в системі МЕДО

Рис.4. Взаємодія СЕД і СМЕВ при наданні електронних державних послуг



ІНШЕ

Гости фото

Гости

Відео: ГОСТ або ТУ. Без обмануГОСТиnew ГОСТ Р 53898-2013 Системи електронного документообігу. Взаємодія систем…

Розпорядження уряду рф фото

Розпорядження уряду рф

Відео: Уряд РФ підготувало проект розвитку малого і середнього бізнесу до 2030 рокуРозпорядженняnew Розпорядження Уряду…

Постанови фото

Постанови

Відео: Оскарження постанови ДАІ від А до ЯпостановиПостанова Уряду РФ від 22.09.2009 N 754 (ред. Від 06.04.2013) "Про…

Накази, укази фото

Накази, укази

Відео: Прикольні накази, накази і укази на весілляНакази, указиНаказ ФНС РФ від 17.12.2008 № ММ-3-6 / 665 "Про…

Впровадження документообігу фото

Впровадження документообігу

У кожній організації процес її діяльності відбивається в різних документах. І дуже важливо, щоб ці документи належним…

Види документообігу фото

Види документообігу

Відео: Теорія документообігуІснуючі види документообігу в організації дозволяють не тільки забезпечити її внутрішню і…

Види електронних документів фото

Види електронних документів

Все частіше багатьом секретарям доводиться стикатися по роботі з електронними документами. Однак, на превеликий жаль,…

Документообіг фото

Документообіг

Діловодство і документообіг складова частина всіх організаційних бізнес-процесів в будь-якої компанії. Її документообіг…

» » Сед на шляху до безпаперового документообігу та електронного уряду