Оформлення управлінського рішення

У будь-якій компанії можуть виникнути спірні моменти як в частині прийняття відповідальних рішень, так і в частині вирішення конфліктних ситуацій. В процесі господарсько-фінансової діяльності організацій постійно постають питання, пов`язані з необхідністю вибору одного з декількох можливих варіантів дій.

В результаті такого вибору з`являється певне рішення. Але таке рішення має затвердити або директор компанії, або відповідальний керівник. Однак від правильності оформлення управлінських рішень залежить і виконання даного рішення, і покладання відповідальності за нього. Саме особливостям оформлення управлінських рішень і буде присвячена наша стаття.

Поняття і види управлінських рішень

управлінське рішення - це одноразовий акт впливу суб`єкта управління на об`єкт, який встановлює програму робіт, спрямованих на визначення та реалізацію конкретної мети, яка витікає із загальних завдань, що стоять перед керованим об`єктом.

Разом з тим, всі управлінські рішення можна «помсти під одну гребінку»: все залежить від питання, сторони, що приймає рішення, масштабу проблеми. Спробуємо класифікувати управлінські рішення і привести приклади документів, якими вони оформляються.

(Див. Таблицю "Види управлінських рішень" у вкладених документах).

Разом з тим, необхідно відзначити, що дана градація є умовною і комерційні компанії самостійно вибирають, яким чином буде оформлятися управлінське рішення. Але для правильного оформлення управлінського рішення потрібно дотримати правила підготовки, погодження та затвердження.

Процес розробки та оформлення управлінського рішення

УОформлення управлінського рішенняправленческого рішення оформляються, як правило, розпорядчими документами. Нагадаємо, що Загальні вимоги до оформлення розпорядчих документів встановлено ГОСТ Р 6.30-2003 "Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів".

Але важливо не просто правильно оформити, наприклад, наказ, розпорядження або інший документ, а дотримати процедуру його розробки. Справа в тому, що якщо при підготовці управлінського рішення не досліджені всі дані, може бути прийнято неправильне рішення, а відповідальним може бути призначена особа, яка не має ніякого відношення до реалізованого проекту.

Наведемо елементарний приклад.

Компанія вирішила почати будівництво офісного будинку. Але в проекті управлінського рішення менеджер, друкуючи проект розпорядження, помилилася в вартісні характеристики проекту. Потім керівництво приймає рішення про будівництво нового офісу. Однак в результаті виявилося, що даний проект не вигідний компанії. Але подібної помилки можна було б уникнути, якби фахівець, відповідальний за оформлення документів, перевірила дані.

Звичайно, відповідальність за якість підготовки проектів розпорядчих документів несуть керівники підрозділів, які ці проекти розробляють, але відповідальність за неправильно прийняте управлінське рішення може бути розподілена солідарно між усіма співробітниками. Наприклад, співробітникам можуть бути не виплачені премії.

Алгоритм розробки управлінського рішення

Отже, пропонований алгоритм розробки управлінського рішення наступний.

  • Ініціювання управлінського рішення або обґрунтованість необхідності видання розпорядчого документа.
  • Збір і аналіз інформації з питання.
  • Підготовка проекту управлінського рішення.

(См.прімери проекту управлінського рішення у вкладених документах).

  • Узгодження проекту документа.
  • Доопрацювання проекту розпорядчого документа.
  • Ухвалення рішення та (або) затвердження розпорядчого документа.

Продовжимо раніше розглянутий приклад. На підставі прийнятого рішення генеральний директор видає відповідний наказ.

(Див. Приклад наказу у вкладених документах).

Окремі завдання можуть бути оформлені у вигляді додатків до наказу.

У цьому випадку прийнято робити відмітку про наявність додатка після такого наказу, як це робиться, наприклад, в листі. Відомості про доданих документах прийнято давати в тексті наказу. Додатки до наказу має бути підписана його упорядником.

Якщо в додатку до наказу дано документи іншої організації, то в правому верхньому куті цього додатка робиться запис:

Для проведення атестації працівників організації

НАКАЗУЮ

1. Затвердити графік проведення атестації (додається).

....




Якщо додатком до документа (наприклад, до наказу) є затверджується документ (положення, правила, інструкція, регламент і ін.), В його верхньому правому куті проставляється відмітка про додаток, нижче - гриф узгодження документа, наприклад ( "Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади "(затв. наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76):

Оформлення управлінського рішення

Стосовно до розглянутого прикладу в якості додатків можуть виступати, наприклад, проект договору, кошторис на виконання відповідних робіт.

  • Доведення розпорядчого документа до виконавців.

Однак будь-яка стадія прийняття управлінського рішення може просто не бути. Це можливо, наприклад, у разі коли керівник одноосібно приймає якесь рішення, а особа, відповідальна за діловодство, оформляє дане рішення. Це може бути наказ, розпорядження, меморандум, рішення або інше управлінське рішення.

Оформлення управлінського рішення

При цьому слід зазначити, що в управлінських рішеннях неприпустимо перевищення повноважень керівником.

Наприклад, вказане вище управлінське рішення не може містити в якості заходів штрафні санкції, позбавлення заробітної плати або звільнення співробітника.

Рекомендації з оформлення управлінських рішень

Для того щоб правильно оформити управлінське рішення, слід визначити коло питань, що входять в дане рішення. Але треба врахувати, що якщо коло питань постійно змінюється або приймається безліч рішень по одному і тому ж питанню, які не виконуються, рішення не буде ефективним.

Відео: Управлінські рішення

Тому при оформленні рішення, при виробленні самого рішення і при контролі його виконання потрібно вести базу і відстежувати хід виконання рішення.

При складанні управлінського рішення необхідно:

  • пов`язувати містяться в ньому пропозиції з раніше виданими з даного питання документами, щоб уникнути повторень або протиріч;
  • викладати текст стисло, послідовно, чітко, не допускаючи можливості іншого тлумачення;
  • вказувати конкретних виконавців і реальні терміни виконання доручень;
  • забезпечувати юридично правильне написання згадуваних в ньому найменувань відомств, підприємств, організацій та установ;
  • вказувати структурні підрозділи та посадових осіб, на яких покладається контроль за виконанням управлінського рішення;
  • дотримуватися термінів підготовки управлінського рішення, встановлені керівництвом організації;
  • вказувати акти, що підлягають скасуванню або втратили силу.



Як рекомендованих реквізитів управлінського рішення можна назвати наступні:

Відео: розробка управлінських рішень

  • найменування організації;
  • назва структурного підрозділу;
  • дата документа;
  • реєстраційний номер документа;
  • місце складання або видання документа;
  • заголовок до тексту;
  • текст документа;
  • відмітка про контроль;
  • підпис;
  • гриф погодження документа;
  • візи узгодження документа;
  • відмітка про виконавця;
  • відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

У тексті можна вживати довільні скорочення і скорочення найменувань організацій, структурних підрозділів, посад. Неприпустимо застосування різних термінів для позначення одного і того ж поняття. Недоречно вживати в наказі всякого роду побажання.

Управлінське рішення має коротким і чітким. Разом з тим, в управлінському рішенні повинні бути відсутніми випадки перевищення повноважень.

Так, бухгалтерія не може дати вказівку юристам, а генеральний директор не може прийняти рішення про звільнення співробітника при найменшої помилки.

У той же час важливо довести управлінське рішення до виконавців. Адже якщо виконавці не знайомі з рішенням керівництва, то і приймати до відома вони нічого не будуть.

При цьому важливо не тільки прийняти управлінське рішення і ознайомити з ним виконавців. Деякі управлінські рішення можуть породити негативні наслідки.

Наприклад, компанія відкриває відокремлений структурний підрозділ і приймає відповідне управлінське рішення. Але це рішення стосується не тільки самої компанії, але і третіх осіб. До 02.09.2010 пунктом 1 ст. 116 НК РФ передбачалася відповідальність за порушення терміну подання заяви про взяття на облік в податковому органі, пунктом 2 ст. 116 НК РФ - відповідальність за те саме діяння при порушенні терміну більш ніж на 90 днів. З 02.09.2010 відповідальність за порушення терміну подання заяви про взяття на облік в податковому органі встановлена тільки пунктом 1 ст. 116 НК РФ. Порушення строків подання заяви тягне за собою стягнення штрафу в розмірі 10 тис. Рублів.

Тому деякі управлінські рішення призводять до негативних наслідків, якщо вони не доведені до третіх осіб. Важливо визначити коло третіх осіб і повідомити їм про управлінському рішенні.

Варто пам`ятати і про інші негативні наслідки, пов`язаних з неправильним оформленням управлінських рішень.

Ризики і негативні наслідки, пов`язані з некоректним оформленням управлінських рішень

Неправильно оформлені управлінські рішення можуть спричинити за собою такі негативні наслідки:

  • неясність завдання;
  • невиконання завдання;
  • відсутність виконавців;
  • подвійне трактування поставлених завдань.

Як було зазначено вище, також можливе залучення до адміністративної відповідальності.

Наприклад, при прийнятті управлінського рішення про створення відокремленого підрозділу та недоведення даної інформації до податкового органу на компанію можуть бути накладені штрафні санкції.

Випадки залучення до відповідальності можливі і тоді, коли податковий орган визнає, що юридична особа або індивідуальний підприємець не проявили належної обачності при виборі контрагента.

Наприклад, в постанові ФАС Східно-Сибірського округу від 10.05.2011 у справі № А19-14130 / 10 суд визнав, що індивідуальний підприємець не виявив належної обачності при виборі контрагента. Оцінивши в сукупності і взаємозв`язку представлені в матеріалах справи докази, суди дійшли обґрунтованого висновку про те, що ці докази не підтверджують реальність існування господарських операцій з контрагентами ТОВ "Сервіс +", ТОВ "Лілія" та ТОВ "Автоінвест". Тому для цілей прояви належної обачності необхідно провести перевірку контрагентів і відобразити цей факт в управлінському рішенні, залучивши до управлінського рішення копії документів.

Перевірка контрагента може складатися з таких основних етапів:

Необхідно запросити у контрагента копії установчих документів, засвідчені підписом і печаткою контрагента (статут, свідоцтво про державну реєстрацію, свідоцтво про постановку на податковий облік).

У разі якщо документи підписуються генеральним директором відповідно до статуту, доцільно запросити копію наказу про призначення на посаду, якщо за дорученням - то копію довіреності. При цьому необхідно перевірити повноваження особи, яка підписала.

Якщо виконання робіт (послуг) підпадає під ліцензійні види діяльності, то слід запросити копію ліцензії.

Перевірити ще раз дані про контрагента (ІПН, юридична адреса, найменування компанії) на сайті податкової служби (nalog.ru).

При здійсненні великих угод доцільно ознайомитися з балансом компанії.

Усередині компанії до негативних наслідків неправильно оформлених управлінських рішень можна віднести винесення дисциплінарного стягнення.

Наприклад, якщо повернутися до прикладу щодо помилки в сумі витрат по будівництву, допущеної менеджером, то на даного співробітника керівництво може накласти заходи дисциплінарного стягнення. Нагадаємо, що до таких заходів відносяться: зауваження, догана та звільнення.

Також до негативних наслідків неправильного оформлення управлінських рішень відносяться судові суперечки і визнання угод недійсними.

Як приклад можна привести визначення ВАС РФ від 22.03.2012 № ВАС-16819/11 у справі № А41-18912 / 09, в якому визнавалися недійсними рішення генерального директора по внесенню до статутного капіталу земельних ділянок. Суд визнав незначною дану угоду.

Отже, можна сказати, що в судовому порядку саме управлінське рішення було визнано нікчемним, тобто не відповідає правовим нормам.

Управлінське рішення може бути визнано неправомірним, якщо дане рішення прийнято неуповноваженими особами або з порушенням процедури прийняття рішення.

Так, у визначенні ВАС РФ від 24.05.2012 № ВАС-5793/12 у справі № А12-2922 / 2011 року суд визнав, що рішення про призначення генерального директора прийнято неправомочним радою директорів, обраним на загальних зборах акціонерів, проведеному з істотним порушенням ФЗ " про акціонерні товариства ". Подібний випадок не є поодиноким. Наприклад, у визначенні ВАС РФ від 20.04.2012 № ВАС-2013/12 у справі № А41-11344 / 11 в суді було з`ясовано, що повноваження членів ради директорів товариства в установленому законом порядку не були припинені, а рішення про призначення генеральним директором товариства прийнято неправомочним радою директорів.

Однак, якщо б це було з`ясовано особами, відповідальними за управлінські рішення, то судового спору можливо було б уникнути.

Таким чином, рішення, прийняте уповноваженими особами і з порушенням законодавства, визнається неправомірним.

До таких порушень відносяться:

  • прийняття рішення уповноваженими особами;
  • прийняття рішення на загальних зборах акціонерів без повідомлення всіх акціонерів;
  • прийняття рішення на загальних зборах акціонерів без кворуму;
  • заочне прийняття рішень.

На закінчення слід зазначити, що прийняття управлінських рішень дуже важливо для цілей бізнесу, оскільки без них неможливе ведення бізнесу в принципі. При цьому неправильно оформлені управлінські рішення, неознайомлення з ними зацікавлених осіб може спричинити вкрай негативні наслідки.

вкладені файли

Доступно тільки авторизованим користувачам
  • Таблиця. Види управлінських решеній.doc
  • Документ. приклад пріказа.doc
Доступно тільки передплатникам
  • Документ. Проект управлінського решенія.doc
  • Документ. приклад пріказа.doc


ІНШЕ

Наказ без помилок фото

Наказ без помилок

Шановні учасники спільноти PRO-Секретаріат! За вашими численними проханнями розміщуємо на сайті статтю В.Ф. Янковий…

Вхідна кореспонденція фото

Вхідна кореспонденція

Кожен секретар повинен вміти працювати не лише з внутрішньою документацією в організації, але і з вхідною…

Розпорядчі документи фото

Розпорядчі документи

Дізнайтеся, що представляють собою розпорядчі документи, які їх види може містити система розпорядчих документів…

Оформлення додатків фото

Оформлення додатків

Багато управлінські документи мають додатки. Додатком до документа може бути як самостійний, остаточно оформлений і…

» » Оформлення управлінського рішення