Як скласти інструкцію з діловодства?

Інструкція з діловодства як нормативний документ

ЕГСД встановила, що «інструкція з діловодства є нормативним документом, який регламентує організацію, правила, прийоми і процеси створення документів, порядок роботи з ними в конкретному закладі (групі установ) з урахуванням умов і специфіки його діяльності.

До інструкції з діловодства додаються форми і зразки застосовуваних в установі документів, обліково-реєстраційні форми (реєстраційні картки, номенклатури справ, опису і т. П.), Довідково-методичний матеріал (класифікатори документів-перелік документів, що не підлягають регістраціі- схеми документообігу і т.д.). З даного визначення необхідно усвідомити, що інструкція з діловодства:

•  це нормативний документ або локальний нормативний акт, обов`язковий для застосування всіма працівниками фірми;
•  встановлює правила документування (Склад документів і правила їх оформлення);
•  встановлює правила організації роботи з документами (Документообіг, реєстрацію, контроль за термінами виконання, складання і ведення номенклатури справ, організацію поточного зберігання документів, експертизу цінності документів та передачу документів до архіву організації);
•  повинна складатися з урахуванням специфіки діяльності конкретної фірми;
•  повинна містити додатки (Зразки бланків, організаційно-розпорядчих документів, реєстраційних форм, перелік нерегістріруемих документів, форми номенклатури справ, опису, акт про виділення справ до знищення і ін.).

Додатки потрібні, перш за все, для того, щоб працівники фірми могли самостійно готувати проекти документів, не відриваючи секретаря від роботи питаннями, на які є відповідь в інструкції з діловодства.

Зі сказаного можна дати сучасне визначення інструкції з діловодства.

Інструкція з діловодства (Документаційного забезпечення управління) - основний локальний нормативний акт, що регламентує документування і організацію роботи з документами в конкретній організації c урахуванням її специфіки. Вона встановлює правила, прийоми, процеси створення документів, порядок роботи з ними. Інструкція закріплює систему діловодства, встановлену в конкретній організації.

Мета інструкції - відобразити весь процес роботи з документами, всі технологічні операції в їх логічній послідовності.

Підставою для розробки інструкції з діловодства служить наказ керівника організації. наприклад:

У рамці заверстані!

Товариство з обмеженою відповідальністю «Лагуна»

(ВАТ «Лагуна)

НАКАЗ

14.01 2013 № 12

Москва

Про розробку інструкції з діловодства

У зв`язку з виробничою необхідністю

НАКАЗУЮ:       

1. Секретарю Ромашиної А.Л. розробити інструкцію з діловодства до 01.03.2013.
2. Контроль за виконанням наказу покласти на заст. генерального директора Мартинова Л.Р.

Генеральний директор                             Сухов                                               Т.К. Сухов

Зам. генерального директора

З наказом ознайомлені:

секретар                                                    Ромашина                             А.Л. Ромашина

                                                                       14.01.2013

У справу № 01-03

Є.І. ромів

8 (499) 354 33 52

Нормативна база

У роботі по складанню інструкції секретар повинен використовувати основні нормативно-методичні документи, що встановлюють правила і дають рекомендації з ведення діловодства в організаціях Російської Федерації, серед яких необхідно виділити наступні:

• Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення управління  (Схвалити. Колегією Головархіву СРСР від 27.04.1988, наказ Головархіву СРСР від 23.05.1988 № 33);
• Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (Затв. Наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76);
• Основні правила роботи архівів організацій (Схвалити. Рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002);
• ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів (Затв. Постановою Держстандарту РФ від 03.03.2003 № 65-ст);
• ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. терміни та визначення (Затв. Постановою Держстандарту Росії від 27.02.1998 № 28);
• ГОСТ 17914-72. «Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, розміри, технічні умови » (Введений в дію постановою Державного комітету стандартів Ради Міністрів СРСР від 17.07.1972 № 1411);
• Примірне положення про постійно діючу комісію установи, організації, підприємства (Затв. Наказом Росархіву від 19.01.1995 № 2);
• Типове положення про ведення діловодства за пропозиціями, заявами і скаргами громадян в державних органах, на підприємствах, в установах і організаціях (Затв. Постановою ДКНТ СРСР, Держстандарту і Головархіву СРСР від 30.10.1981 № 463/162/298).

     Крім нормативно-методичних документів, секретар повинен вивчити організаційні документи своєї організації: її статут, положення про структурні підрозділи, посадові інструкції працівників фірми, номенклатуру справ.

Однак слід зазначити: зазвичай, якщо секретарю доводиться розробляти інструкції з діловодства, крім статуту ніяких організаційних документів немає.    

структура інструкції 

Після ознайомлення з вищепереліченими документами секретар приступає до складання тексту інструкції з діловодства. Він повинен знати, що структура тексту інструкції не регламентована. Вона складається з розділів. За усталеною практикою текст інструкції включає загальні положення, тематичні розділи і додатки. 

     Розділ 1 «Загальні положення» встановлює:

• сферу поширення інструкції, наприклад:

«Інструкція поширюється на всі документи організації», «інструкція поширюється на організаційно-розпорядчі документи», «інструкція поширюється на всі документи, крім конфіденційних» та ін .;

• найменування структурного підрозділу або посада працівника, який відповідає за ведення діловодства в організації;
• правову базу:

тут перераховуються правові акти, нормативно-методичні, організаційні документи фірми, що послужили підставою для розробки інструкції.

     Далі треба помістити тематичні розділи, в яких прописуються правила ведення діловодства в конкретній організації. Тематичними вони названі умовно і починаються зазвичай з другого розділу.

  Розділ 2 «Документування діяльності організації» (або «Склад і правила складання та оформлення службових документів »). В цьому розділі прописують:

• види і різновиди документів, що використовуються для документування розпорядчої, організаційної, інформаційної діяльності;
• загальні правила підготовки та оформлення документів;
• правила підготовки окремих видів документів, включаючи порядок візування, узгодження, затвердження і підписання;
• порядок виготовлення і розмноження документів;
• правила оформлення і засвідчення копій і додатків;
• порядок використання і зберігання бланків, печаток, штампів;
• порядок роботи виконавців з документами.

 Зміст цього розділу може бути розширено за рахунок включення правил підготовки документів колегіального органу, а також документів заступників керівника.

Розділ 3 «Документообіг» включає в себе:

• порядок прийому, обробки, розподілу вхідних документів;
• правила їх транспортування і передачі з одного структурного
  підрозділу в інший;
• основні інстанції руху документів;
• порядок підготовки і відправки вихідних документів;
• порядок обліку обсягу документообігу.

В розділі 3 «Реєстрація документів» встановлюється:

• порядок реєстрації вхідних, вихідних і внутрішніх документів;
• форми та методи реєстрації;
• правила індексації документів.

Розділ 4 «Організація довідкової роботи» включає:

• принципи побудови інформаційно-довідкової роботи в організації;
• опис довідкових масивів (довідкових картотек, електронної бази даних і ін.);
• порядок систематизації та класифікації довідкової інформації;
• технологію інформаційно-пошукової роботи.

В розділі 5 «Контроль за виконанням документів» встановлюються:

• категорії документів, що підлягають обов`язковому контролю;
• порядок їх постановки на контроль;
• технології контролю (форми контрольних карток, застосування позначок на документах і ін.);
• обов`язки виконавців;
• типові терміни виконання;
• порядок узагальнення даних по контролю за виконанням документів;
• порядок інформування керівників про виконавської
  дисципліни.

Розділ 6 «Оперативне зберігання документів» встановлює відповідальність певних посадових осіб
за збереження документів, а також містить:

• правила зберігання документів в службі діловодства і в
  структурні підрозділи організації;
• правила формування в справи окремих категорій документів;
• порядок розробки і використання номенклатури справ;
• порядок систематизації та індексації справ.

В розділ 7 «Підготовка документів до здачі в архів»Включають:

• порядок проведення експертизи (відбору документів для зберігання або знищення);
• правила підготовки справ до зберігання;
• вимоги до опису та оформлення справ;
• порядок передачі справ до архіву.

Склад тематичних розділів може змінюватися і доповнюватися
в залежності від умов роботи і прийнятої технології. В інструкції можуть бути розділи, присвячені роботі зі зверненнями громадян та документами з обмеженою сферою поширення, технічного забезпечення підготовки документів (друкування, звукозапис, стенографія, факсимільний зв`язок і т.д.).

    До інструкції обов`язково складають додатки, які повинні містити максимум довідково-ілюстративного матеріалу, систематизованого в порядку розташування розділів. У додатку поміщають зразки бланків, зразки заповнення форм документів, приклади оформлення окремих видів документів, відбитки печаток і штампів, схеми документопотоков, реєстраційні форми, форми номенклатури справ та ін.

      Інструкція затверджується керівником організації і вводиться в дію його наказом. наприклад:

У рамці заверстані!

Товариство з обмеженою відповідальністю «Лагуна»

(ВАТ «Лагуна)

НАКАЗ

02.03 2013 № 37

Москва

Про затвердження інструкції

з діловодства

У зв`язку з наказом генерального директора від 14.01.2013 № 12 «Про розробку інструкції з діловодства

НАКАЗУЮ:       

1. Затвердити і ввести в дію інструкцію з діловодства з 06.03.2013.
2. Секретарю Ромашиної А.Л. ознайомити з інструкцією з діловодства всіх працівників ВАТ «Лагуна» під розпис до 04.03.2013.
3. Контроль за виконанням наказу покласти на заст. генерального директора Мартинова Л.Р.

Додаток: інструкція з діловодства на 75 л. в 1 прим.

Генеральний директор                                Сухов                                                 Т.К. Сухов

Зам. генерального директора                     Мартинов                                  Л. Р. Мартинов

14.01.2013

З наказом ознайомлені:

секретар                                                     Ромашина                                      А.Л. Ромашина

                                                                       14.01.2013

У справу № 01-03

Є.І. ромів

8 (499) 354 33 52

У федеральних органах виконавчої влади інструкція з діловодства складається на підставі Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади. Секретарі недержавних організацій (акціонерних товариств, товариств з обмеженою відповідальністю та ін.) Можуть використовувати цей документ в якості методичного посібника.

     В інструкцію можна вносити зміни і доповнення. В цьому випадку видається наказ «Про внесення змін до інструкції з діловодства». наприклад:

У рамці заверстані!

Товариство з обмеженою відповідальністю «Лагуна»

(ВАТ «Лагуна)

НАКАЗ

25.05 2013 № 37

Москва

Про внесення змін до інструкції

з діловодства

У зв`язку з наказом генерального директора від 20.05.2013 № 35 «Про уточнення термінів зберігання документів з особового складу»        

НАКАЗУЮ:       

1. Секретарю Ромашиної А.Л. внести зміни до інструкції з діловодства в розділ 7 «Підготовка документів до здачі в архів».

2. Контроль за виконанням наказу покласти на заст. генерального директора Мартинова Л.Р.

Додаток: зміни до інструкції з діловодства на 2 л. в 1 прим.

Генеральний директор                             Сухов                                                 Т.К. Сухов

Зам. генерального директора                     Мартинов                            Л. Р. Мартинов

                                   14.01.2013

З наказом ознайомлені:

секретар                                                   Ромашина                             А.Л. Ромашина

                                                                       14.01.2013

У справу № 01-03

Є.І. ромів

8 (499) 354 33 52

Інструкція є обов`язковим документом для всіх працівників фірми. Наявність інструкції відіграє значну роль при всіляких перевірках: аудиторських, прокурорських, податкових органів та ін. Якщо перевіряє інстанція робить зауваження з ведення діловодства та фіксує їх в акті, наприклад, зауваження, пов`язані з оформленням документів, то треба звернутися до інструкції. Так як це локальний нормативний акт організації, він буде тим критерієм, відповідно до якого ухвалять рішення про зауваження в акті перевірки.