Доповідна або службова?

Якщо вами вже робилися спроби знайти в спеціальній літературі відповіді на ці питання, то ці відповіді, швидше за все, виглядають туманно і не конкретно. Це вина не авторів, а ситуація, яка склалася навколо цих видів документів. Відповідь на будь-яке питання, пов`язаний зі складанням, оформленням, обробкою документів, треба завжди шукати в нормативній базі.

   В даний час ми можемо звернутися до чотирьох нормативно-методичних документів:

1. Державну систему документаційного забезпечення управління Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (схвалена колегією Головархіву СРСР від 27.04.1988, Наказ Головархіву СРСР від 23.05.1988 № 33) (далі - ГСДОУ).
2. Правилами діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затв. Постановою Уряду Російської Федерації від 15.06.2009 р № 477) (далі - Правила).
3. Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затв. Наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76) (далі - Рекомендації).
4. ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(далі - ГОСТ Р 6.30-2003).

  У Правилах про записках нічого не сказано, в ГСДОУ та Рекомендаціях про них лише згадується *. У преамбулі ГОСТ Р 6.30-2003, що встановлює склад організаційно-розпорядчих документів (ОРД), вони потрапили в розряд «і ін.».

У ГСДОУ в п. 2.1.10. сказано, що доповідні записки підписуються як документи інформаційного характеру: «Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо вирішуються в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених його посадовою інструкцією ». У Рекомендаціях в п. 3.3.5.6. згадані різновиди записок: аналітична, доповідна, службова, пояснювальна. Керівництву федеральних органів виконавчої влади рекомендовано самим визначати види записок, створюваних в державному органі та «використовуваних для інформаційного обміну між структурними підрозділами, посадовими особами, працівниками».

   На питання, в чому полягає відмінність між службової та доповідною запискою і в яких випадках складається та чи інша записка, можна відповісти, відштовхуючись від визначень самих понять «доповідна записка» і «службова записка».

Відмінність доповідної записки від службової

   Автор статті знайшов три визначення, дані доповідній записці. Перше визначення наведене в Єдиній державній системі діловодства (ЕГСД), виданої в 1974 р .: Доповідна записка - документ, адресований керівнику даного чи вищого установи, що містить грунтовний виклад якого-небудь питання з висновками або пропозиціями укладача. У Короткому словнику видів і різновидів документів встановлено, що доповідна записка - повідомлення посадової особи, що пояснює будь-яку дію, факт, подія, що представляється вищій посадовій особі.

   У підручнику «Діловодство», допущеним Міністерством освіти РФ як підручник для студентів вищих навчальних закладів, що навчаються за спеціальністю 032001 «Документознавство та документаційне забезпечення управління», дано таке визначення: доповідна записка - документ, адресований керівнику даного чи вищого установи і містить грунтовний виклад якого-небудь питання з висновками і пропозиціями укладача. Вона складається з метою довести до відома керівництва грунтовний виклад якого-небудь питання з висновками та пропозиціями автора доповідної записки.

визначень службової записки не існує. Більш того, як вид документа у вітчизняному діловодстві вона вперше згадується в п. 3.3.5.6. Рекомендацій. Склалася дивовижна ситуація: офіційно вид документа не існує, а на практиці їм активно користуються. Причому в організації можуть складати лише доповідні або тільки службові записки - або і службові, і доповідні. У всіх випадках відмінностей між ними не бачать. А відмінність службової та доповідної записки полягає в наступному:

Доповідна записка - це письмове звернення підлеглого до вищій посадовій особі. Службова записка - це письмове повідомлення посадових осіб одного рівня.

 У першій половині 1980-х рр. при розробці другої редакції ЕГСД, названої Єдина державна система документаційного забезпечення управління (ЕГСДОУ), була зроблена спроба ввести службову записку в систему організаційно-розпорядчої документації. Вона виявилася безрезультатною. Розробникам ЕГСДОУ було велено в розділі «Документування управлінської діяльності» написати: листування між структурними підрозділами заборонена. Керівники структурних підрозділів повинні домовлятися між собою усно або по телефону. Таким чином, службова записка була введена до складу організаційно-розпорядчих документів, хоча на практиці вона використовувалася досить широко. В даний час керівництву федеральних органів виконавчої влади наказано здійснювати інформаційний обмін між структурними підрозділами. Тобто службовій записці повернутий статус офіційного документа.

Види доповідних записок

За змістом доповідні записки поділяються на такі види:

• ініціативні (Складають з метою спонукати адресата прийняти певне рішення).
•  Інформаційні (Складають з метою інформувати керівництво про деталі, методах, результати виконання доручень).
•  звітні (Містять інформацію про виконану роботу).

   У Рекомендаціях виділено ще один вид записок - аналітичні. У даній статті вони не розглядаються.

В якості різновиду доповідної записки можна розглядати подання. Подання використовують при документуванні трудових відносин. Складає даний різновид доповідної записки керівник структурного підрозділу на адресу керівництва організації у випадках заохочення працівників, накладення стягнень, проведення атестації. Текст подання складається з двох частин. У першій дається характеристика працівника, із зазначенням фактів його біографії і загальної характеристики трудової діяльності. У другій викладається мотив створення документа і пропоновані рішення.

Службові записки можуть бути ініціативними і інформаційними.

Текст ініціативної записки складається завжди з двох частин: вступної і заключної.

Вступна частина містить виклад конкретних фактів, подій, причин (можливо, їх аналіз), що спонукали автора написати доповідну записку. У заключній - пропозиції, рекомендації, висновки, прохання автора доповідної записки за викладеними фактами.

Інформаційні та звітні записки можуть складатися тільки з вступної частини, хоча не виключається варіант, коли їх текст складається з двох частин.

теоретично, в залежності від адресата, доповідні записки ділять на внутрішні і зовнішні (службові записки по своїй суті можуть бути тільки внутрішніми).

  зовнішніми вважаються ті, які направляють у вищі організації.    внутрішні доповідні записки направляються керівництву організації.

   Ймовірно, в теорії документознавства та ДНЗ слід відмовитися від поділу доповідних записок на внутрішні і зовнішні. По-перше, тому, що при оформленні зовнішньої доповідної записки треба використовувати загальний бланк, вказавши на ньому довідкові дані організації-учасника записки, тобто змішавши вимоги до оформлення загального бланка та бланка листи. По-друге, тому, що на практиці зовнішні доповідні записки давно не становлять, оскільки до вищих інстанцій підлеглі організації надсилають листи лише в разі, якщо вони хочуть щось запропонувати або про щось попросити і т.д.  

оформлення записок

Записки як документи, що увійшли до складу уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), складаються і оформляються відповідно до вимог ГОСТ Р 6.30-2003. Це не листи, тому їх треба оформляти на загальному бланку організації.

   Доповідні і службові записки складаються на аркуші паперу від руки або друкуються. Записки можуть складатися як з особистої ініціативи посадової особи, співробітника організації, так і за вказівкою (письмовою або усною) керівника. 

При оформленні записок треба пам`ятати, що обов`язковими реквізитами для них є: найменування структурного підрозділу, де працює автор записки, найменування виду документа, дата складання, реєстраційний індекс,

заголовок, адресат, текст, підпис.

Цей перелік збігається з реквізитами «доповідної (аналітичної, службової, пояснювальній) записки», перерахованими в п. 3.3.3.6. Рекомендацій.

     Так як доповідні і службові записки є внутрішніми документами, на їх бланку не вказують найменування організації, так як воно входить до реквізиту «адресат», В реквізиті «адресат» вказується посада особи, якій адресується записка, його ініціали та прізвище. наприклад:

                                                                                Генеральному директору ВАТ «СТРІЛА»

Відео: Дисциплінарні стягнення

                                                                             А.Т. Зорину

                                                                              Начальнику загального відділу ТОВ «Марс»

                                                                            Г.І. Орлову 

При оформленні реквізиту «назва структурного підрозділу», якщо підлеглий звертається до вищестоящої посадової особи, вказують «доповідна записка», а якщо керівник структурного підрозділу пише іншому керівнику структурного підрозділу, то в бланку треба написати «службова записка».

 При такому розмежуванні стане легше шукати потрібну записку, бо в організації буде два справи: «Службові записки», що містить листування між керівниками структурних підрозділів, і «Доповідні записки», що містить письмові звернення працівників до вищих посадових осіб.

Відео: Оптимісти. 2 серія (2017) Драма, історія, пригоди @ Російські серіали

  Дата в записках, як і у всіх ОРД, оформляється арабськими цифрами в послідовності: день місяця, місяць, рік - чотирма арабськими цифрами.

Наприклад, дату 4 листопада 2011 р слід оформити наступним чином: 04.11.2011

На практиці не завжди вказують реквізит «найменування місця складання або видання документа» - і з цим можна погодитися, оскільки записки, як правило, є внутрішніми документами організації.

Записки можуть мати заголовок, який, як і в інших ОРД, відповідає на питання «Про що», пишеться з великої літери, а точка в його кінці не ставиться. наприклад:

Про ремонт підсобних приміщень

Щодо витрат на відрядження в 2011 році

Відео: Службові записки

Щодо звітів структурних підрозділів за 2011 рік

Текст доповідної записки може включати дві частини: вступну і заключну.

Вступна частина містить виклад конкретних фактів, подій, причин (можливо, їх аналіз), що спонукали автора написати записку, а заключна - пропозиції, рекомендації, висновки, прохання автора записки згідно з викладеними фактами.

Записки можуть мати додаток (додатки). У таких випадках потрібно оформити реквізит «додаток». наприклад:

Додаток: на 3 л. в 2-х прим. (Якщо додаток названо в тексті).

Додаток: проект положення про відділ маркетингу на 4 л. в 2-х прим. (Якщо додаток не названо в тексті).

Додаток: 1. Проект положення про захист персональних даних на 6 л. в 1 прим.

                       2. Проект штатного розкладу на 3 л. в 2-х прим. (Якщо додатків

                       кілька, їх нумерують).

При необхідності записки можуть візуватися. наприклад:

Голова Служби безпеки

Підписує записку її автор. Він пише найменування своєї посади, ставить особистий підпис, а потім дає її розшифровку. наприклад:

Голова відділу постачання                              Петров                            А.О. Петров

Керівник, якому адресована записка, проставляє на ній резолюцію, відповідно до якої будуть здійснені управлінські дії: підготовлені проекти документів, проведені заходи і т.д.

                                                                                                               підготувати наказ

Приклад оформлення доповідної записки:

Реєстрація записок  

Чи потрібно реєструвати службові та доповідні записки? Якщо документ не зареєстрований, не врахована, то завжди можна сказати, що його не було, тому всі різновиди записок обов`язково потрібно реєструвати.

 Приклад: начальник відділу повідомив генеральному директору в доповідній записці, що в відведеному йому службовому приміщенні руйнується стелю, тому потрібні кошти на ремонт. Генеральний не відреагував - стеля звалився і працівник став інвалідом. Хто повинен відповідати? Якщо доповідна записка була зареєстрована, то до відповіді залучать генерального директора, а якщо записку не зареєстрували і наявність її підтвердити нічим, то відповідати доведеться начальнику відділу, так як його звинуватять в тому, що він не повідомив керівництво про небезпеку.

  Якщо внутрішні документи у вашій організації реєструються в службі ДОП, вона може поставити реєстраційний порядковий номер у бланку записки.

Довга відсутність службових записок в складі організаційно-розпорядчих документів (ОРД) призвело до того, що документознавство не стосувалося питань їх статусу та оформлення. Правила та рекомендації існували тільки для доповідних записок.

Відео: "траса смерті". 7 серія

            Все викладене в даній статті з проблеми відмінності між службової і докладний записками засноване на напрацюваннях практиків в області документаційного забезпечення управління та на вимогах ГОСТ Р 6.30-2003 до оформлення ОРД. Це дозволило зробити висновок про те, що відмінність між цими двома типами записок складається в службовому положенні їх авторів, і оформлятися вони повинні як документи, що входять до складу ОРД. Реєструвати їх як внутрішні документи потрібно обов`язково, вибираючи один з двох способів, розглянутих в статті.