Тимчасова реалізація аналога електронного документообігу до моменту впровадження сед в організаціях

Однак до моменту вибору і повномасштабного впровадження інформаційної системи може пройти кілька місяців (іноді - більше року), а вже в поточний момент необхідно вирішити питання з реєстрацією документів, організувати узгодження проектів документів, налагодити контроль виконання доручень і так далі.

Безумовно, перелік функцій, що підлягають автоматизації, повинен бути врахований в функціональних вимогах, які готуються проектною групою і на підставі яких проводиться вибір, налаштування та впровадження СЕД.

Разом з тим, є технології, що дозволяють на короткий період організувати документообіг із застосуванням стандартних офісних програм, таких як MS Word, Excel, Outlook та ін., Силами співробітників.

Організація реєстрації документів з використанням офісного програмного забезпечення та загального мережевого ресурсу підрозділу ДОУ

Якщо будь-яка інформаційна система, яка автоматизує роботу з документами, в організації відсутній, фахівці підрозділу ДОУ можуть організувати реєстрацію документів в електронному вигляді, наприклад, зробити реєстраційний журнал в MS Excel.

Форма реєстраційного журналу вхідної кореспонденції

Для організації зберігання і пошуку документів, що проходять узгодження в організації, слід вирішити питання зі створенням спільного мережевого файлового ресурсу, на якому будуть зберігатися файли з документами.

На практиці вдалим прикладом виявилося створення спільного мережевого файлового ресурсу для організації процесу узгодження на платформі MS SharePoint, що дозволило не тільки вирішити питання з розподілом прав учасників процесу, а й максимально використовувати можливості офісних програм.

Щоб учасники процесу розуміли послідовність дій при узгодженні документів, знали, хто, що і в який момент повинен виконувати, знадобиться визначити основні етапи процесу та послідовність виконання операцій. Запропонуємо приблизну схему процесу узгодження документів в організації (рис. 1).

Мал. 1. Орієнтовна схема процесу узгодження проектів документів в організації

Розробка внутрішнього нормативного документа

Для того щоб процес «заробив», необхідно не тільки виявити його основних учасників, розподілити зони відповідальності, а й розробити і впровадити нормативний документ, в якому буде описана організація процесу узгодження проектів документів (тобто розробити локальний нормативний акт по організації процесу узгодження документів з використанням доступних засобів автоматизації).

У своїй статті я не буду детально описувати даний локальний нормативний акт, перерахую тільки ті моменти, на які слід звернути особливу увагу.

Перш за все, в документі повинні бути чітко визначені функціональні обов`язки учасників процесу, а при розробці нормативного акта треба пам`ятати, що не можна допускати перетину зон відповідальності учасників процесу-в іншому випадку можна отримати конфлікти і проблеми в управлінні процесом.

Оскільки процес буде виконуватися не в автоматизованому режимі, з метою його спрощення рекомендується узгодження всіх проектів документів виконувати паралельно (тобто проект документа повинен розсилатися на узгодження всім учасникам процесу) і від одного підрозділу в Лист узгодження включати не більше одного узгоджувального. Такий підхід не тільки дозволить зменшити термін узгодження документів, а й значною мірою скоротить число його учасників.

Крім того, бажано встановити обмеження по термінах і терміновості узгодження проектів документів.

Наприклад, для термінових проектів (повинна бути відповідна відмітка Виконавця в супровідному листі до проекту документа) термін узгодження - 1 робочий день, для документів зі звичайною терміновістю (які не мають позначку Виконавця про терміновість) термін узгодження - 3 - 5 робочих днів.

У разі отримання зауважень від згоди осіб, Виконавець зобов`язаний протягом 1 - 3 днів (в залежності від терміновості проекту документа) внести відповідні коригування, після чого проект документа повинен бути повторно направлений для узгодження, при цьому бажано отримати від Виконавця коментарі про внесені зміни, що дозволить согласующим особам швидше розглядати документи, за якими на першому етапі були висловлені зауваження.

У деяких випадках, якщо в проект документа вносилися незначні правки (наприклад, були виправлені орфографічні помилки, технічні помилки), можна рекомендувати продовження узгодження проекту документа тими погоджують особами, які ще його не встигли розглянути (без повторного повного узгодження всіма учасниками процесу). При внесенні правок, що впливають на істотні умови документа (зміна термінів, суми, умов виконання робіт, площі приміщення і ін.), Рекомендується проводити повторне погодження проекту документа.

Локальний нормативний акт повинен містити не тільки опис процесу, а й форми документів, які будуть оформлятися в рамках процесу. Оскільки передбачається, що процес узгодження буде автоматизовано частково, то до нормативного документу може додаватися форма Ліста узгодження, Таблиці зауважень і т.д.

 Формат документа, що направляється на узгодження

Для скорочення часу на роботу з проектами документів пропонується формувати їх у вигляді єдиного файлу, який крім тексту документа буде містити Лист узгодження, а також Таблицю зауважень. У файлі рекомендується розміщувати спочатку Лист погодження, потім - Таблицю зауважень, далі - текст документа.

 Форма Ліста узгодження

 ЛИСТ УЗГОДЖЕННЯ

до № _____ від «__» ______ 20__р.

заголовок документа

виконавець:

Викли узгодження:

Форма Таблиці зауважень

ТАБЛИЦЯ ЗАУВАЖЕНЬ

Застосування стандартної функції MS Word (якщо документ підготовлений в цьому форматі) дозволяє розділити сторінку на дві частини і здійснювати одночасну роботу як з Лістом узгодження / Таблицею зауважень, так і безпосередньо з текстом согласуемое проекту документа.

Для того щоб контролювати хід процесу узгодження всіх проектів документів організації, рекомендується вести відповідний реєстр, форма якого також може бути додатком до локального нормативного акту.

Порядок обліку проектів документів, що проходять узгодження

З метою організації інформаційно-довідкової роботи по проектам документів, які проходять або проходили процедуру узгодження в організації, рекомендується ввести окремі реєстри на кожен вид документів.

Орієнтовна форма реєстру обліку проектів документів

Дана форма не є кінцевою: кожна організація може варіювати перелік даних, які є важливими при організації процесу узгодження.

Формат номера проекту, а також кількість знаків у ньому визначаються виходячи з потреб організації (видів і кількості документів, які будуть проходити узгодження).

Приклад формату номера проекту документа (наказу):

00005-Пр13, де:

00005 - порядковий номер проекту;

Пр - умовне позначення, яке вказує, що на узгодження був направлений наказ;

13 - рік, в якому проходило узгодження проекту документа.

У разі формування єдиного реєстру для всіх розпорядчих та нормативних документів організації (накази, розпорядження, стандарти, методики, положення і т.д.) рекомендується ввести умовне позначення кожного виду документа.

Наприклад, накази - Ін- розпорядження - Расп- положення - П і т.д.

Для зручності роботи і швидкого ведення пошуку необхідних документів на загальному мережевому файловому ресурсі бажано в назвах папок застосовувати той же ідентифікаційний індекс, що і у документів, які в них розміщені (наприклад, назва папки = ідентифікаційний індекс документа).

Важливо! Дана форма розроблена з метою зберігання загальної інформації по організації процесу узгодження і повинна заповнюватися співробітниками підрозділу ДНЗ, які безпосередньо займаються перевіркою і напрямком на доопрацювання або на узгодження проектів документів.

Також дана форма дозволяє отримувати інформацію про терміни узгодження документів, аналізувати причини збоїв в процесі.

Для того щоб учасники процесу узгодження могли отримувати документи для проставлення віз і внесення зауважень, могли бачити документи, які пройшли процедуру узгодження і знаходяться на підписі, необхідно на загальному мережевому файловому ресурсі створити систему папок і правильно налаштувати доступ користувачів до них.

Наведемо приблизну структуру папок, які потрібно сформувати на загальному мережевому файловому ресурсі (рис. 2.):

Мал. 2. Приклад організації структури папок на загальному мережевому файловому ресурсі

У міру того як документи будуть проходити узгодження, підписання, передаватися на виконання, папки з відповідними файлами повинні переміщатися з папки верхнього рівня «На погодженні» в папку верхнього рівня «Архів». Відповідна позначка про стан документа може робитися співробітником підрозділу ДОУ в реєстрі.

Для того щоб різні учасники процесу могли виконувати покладені на них функції, потрібно правильно розподілити права доступу до створених на мережевому ресурсі папок.

Схему надання доступу учасникам процесу узгодження можна побудувати наступним чином:

Папка верхнього рівня «На погодженні»:

· Співробітники підрозділу ДНЗ - доступ на створення, редагування, переміщення документів і папок;

· Інші користувачі - доступ на читання і редагування файлів в папках.

Папка верхнього рівня «На підпис»:

· Співробітники підрозділу ДНЗ - доступ на створення, редагування, переміщення документів і папок;

· Інші користувачі - доступ на читання.

Папка верхнього рівня «Архів»:

· Співробітники підрозділу ДНЗ - доступ на переміщення документів і папок.

Можлива організація більш детального доступу, наприклад, на рівні папок, в яких розміщені файли проектів документів, однак при «ручному управлінні» доступом така деталізація зажадає значних витрат часу.

Але не можна забувати, що навіть самий оптимальний процес не почне коректно виконуватися, якщо своєчасно і повномасштабно не провести навчання учасників цього процесу.

Навчання учасників процесу узгодження

Незважаючи на те що пропонована технологія є тимчасовою, все ж рекомендується провести навчання учасників процесу узгодження (Виконавців, що погоджують осіб, співробітників підрозділу ДОУ), що дозволить зняти багато питань по організації процесу, а можливо, і виявити слабкі місця в самій процедурі.

Також можна розробити робочу інструкцію або пам`ятку, в якій можна перелічити основні положення, процедури і функції учасників процесу.

Організація узгодження проекту документа

Для організації процесу узгодження співробітникам підрозділу ДОУ необхідно формувати поштове повідомлення учасникам процесу, в якому повинно бути вказано, який документ і в які терміни потрібно розглянути, і в яке також буде вкладена гіперпосилання на файл проекту документа, розміщений на загальному мережевому файловому ресурсі.

Крім гіперпосилання на файл согласуемое проекту документа, до листа можуть додаватися супровідні матеріали.

Наприклад, до договору можуть бути включені матеріали з підсумками проведення тендеру чи конкурсу.

Щоб робота з проектом документа здійснювалася оперативно і коректно, співробітникам підрозділу ДОУ рекомендується захищати файл проекту паролем через стандартну функцію MS Word «Обмежити форматування і редагування» (рис. 3), що дозволить учасникам процесу працювати з документом в режимі редагування, а також бачити, хто і коли вносив зміни в согласуемое проект і що це за зміни (рис. 4).

Мал. 3. Застосування функції «Обмежити форматування і редагування» при роботі з файлом проекту документа

 Мал. 4. Внесення правок до проекту документа, захищений паролем

Коректне управління доступом папок, розташованих на загальному мережевому ресурсі, дозволить учасникам процесу при отриманні відповідного поштового повідомлення про необхідність розгляду проекту документа відкрити за гіперпосиланням файл согласуемое документа, проставити в Листі узгодження файлу візу або написати коментарі до документу в Таблиці зауважень.

Чому дана технологія пропонується в якості тимчасової?

Незважаючи на те що дана технологія дозволить працювати з проектами документів в електронному вигляді, зберігати всю інформацію про історію узгодження, вона, тим не менш, може застосовуватися тільки протягом незначного часового періоду (особливо якщо в організації проходить узгодження велику кількість проектів документів) з огляду на її складності і трудомісткості.

У чому полягає трудомісткість? Перш за все, в тому, що на співробітників підрозділу ДОУ покладається функціонал, який зазвичай автоматизується СЕД:

· Формування маршруту узгодження;

· Формування листа-повідомлення про необхідність розгляду проекту документа;

· Проставлення в листі і контроль в ручному режимі термінів узгодження;

· Напрямок нагадувань согласующим особам;

· Ведення реєстру документів, які проходять процедуру узгодження в організації;

· Формування за запитом керівників організації звітів про порушення процедури узгодження документів.

Разом з тим, наведені проміжні рішення цілком дозволяють оптимізувати процеси узгодження, обліку, реєстрації документів і підготувати організацію до впровадження повноцінного електронного документообігу.