Як забезпечити участь і успішний виступ керівника на конференції: важливі ноу-хау для секретаря і помічника

Підготовка керівника до заходу

Перший етап підготовчої роботи - ознайомлення керівника зі свіжими інформаційними матеріалами по відповідної професійної тематики.

Для того щоб керівник був в курсі професійних новин та нововведень, персонального асистенту / референту потрібно самому переглядати пресу та інші ЗМІ (дивитися спеціальні телепередачі, слухати радіо, читати ділові інтернет-ресурси, знати і досліджувати необхідні сайти).

Коли ви ставите своїм завданням постійний пошук інформації, при певному настрої часто «включається» інтуїція, виникає «тяжіння» потрібної інформації, яким би дивним не здалося це твердження. Люди, які часто працюють з текстами та інформацією, знають цей ефект. Головне - налаштуватися на безперервне отримання такої інформації.

Системну роботу з пошуку інформації, звичайно, також необхідно проводити регулярно, тобто відводити певний час кожен день на даний вид діяльності.

Для цього можна підписатися на потрібні джерела інформації і канали новин в Інтернеті - причому, тепер це можна зробити не тільки через електронну пошту, а й соціальні мережі.

Например, зараз в соціальній мережі «Facebook» можна досить швидко зібрати конференцію і запросити своїх передплатників на подію, сформувавши так зване «Захід». Подібні можливості є і у мережі «Вконтакте», і у Календаря Google.

А джерела найсвіжіших новин - це, як відомо, телебачення, радіо і хроніки новинних агентств, тому має сенс відвідувати їх сторінки в Інтернеті і соціальних мережах, а також оглядати і отслушівать ефіри «вживу» або на сайтах.

При цьому слід пам`ятати, що інтерес представляють не всі новини, а тільки професійні та галузеві і відповідною тематикою для керівника і компанії.

Вам в перспективі дуже важливо навчитися відстежувати не тільки новини, але і тенденції розвитку подій в даній професійному середовищі, а для цього необхідно перегортати друковані періодичні видання або, в крайньому випадку, спиратися на публікації в Інтернеті, в яких є посилання на паперовий джерело. Не завадить і зареєструватися на спеціалізованих галузевих інтернет-форумах, де збираються професіонали з потрібною вам сфери діяльності.

Саме такий моніторинг дасть можливість зорієнтуватися в тематичних трендах, які в сформульованому і структурованому вигляді можна і потрібно запропонувати керівнику в формі дайджесту разом з чашкою ранкової кави.

Зрозуміло, керівник і сам читає потрібні видання, але саме особистий асистент / референт допомагає йому вищезазначеним чином, розвантажуючи його для вирішення інших більш важливих питань в його багатофункціональної діяльності.

І ось, припустимо, керівник «дозрів» і повідомляє, що в наступному місяці хоче відвідати конференцію.

Про що повинен подбати особистий помічник як довірена особа керівника?

Зрозуміло, перше, що слід зробити - це переглянути і, якщо потрібно, змінити робочий графік керівника, погодивши з ним цю зміну.

Сорочку і краватку (якщо це чоловік) підбере чоловіка (хоча нерідко і формування іміджу входить у функціонал особистого асистента), а ось зібрати «в дорогу» певний набір необхідних речей - справа професійного помічника.

Якщо керівник йде на конференцію в якості слухача, то вам потрібно вручити йому блокнот, ручки, візитні картки (прийнято мати з собою не менше десяти, краще брати не менше двадцяти карток «про запас»). Якщо керівник передбачає не тільки познайомитися з потрібними людьми і можливими партнерами, а й неявно прорекламувати компанію, то слід покласти в візитницю ще більше візиток. Існує ще одне правило: краще мати при собі дві візитівки різного призначення, для своїх візиток і для «гостьових», щоб керівник не міг заплутатися і випадково запропонувати власну візитку її власнику замість своєї, що продемонструє не надто дбайливе ставлення до візаві, а значить, і до самого знайомству - а наслідки таких помилок часто можуть бути дуже неприємні для компанії. Якщо ступінь довіри керівника до вас як до особистого помічника висока, то ви можете порекомендувати йому перед заходом замовити візитку, оформлену за всіма правилами.

Так, автор часто бачить на конференціях «модні» візитні картки чорного кольору, які використовують особи, які претендують на креативність та оригінальність. Насправді такі картки не викликають довіри у співрозмовника і ускладнюють прочитання тексту.

Непогано було б зібрати деяку інформацію не тільки про спікерів, а, якщо є така можливість, ще й про колег і партнерів боса, які також збираються на конференцію. Для цього можна зв`язатися зі знайомими і дружніми особистими асистентами інших компаній. Заодно і їм стане в нагоді інформація про те, що ваш керівник збирається на захід (вірніше, може бути цікава їхня начальникам).

Якщо керівник приймає ліки, то не забудьте покласти його в дорожній набір для конференції. Словом, помічник і секретар повинен як завжди проявити майже материнську турботу про свого шефа.

Коли керівник перебуває на конференції, то особистий асистент повинен бути готовим / готовою до того, що шеф може зателефонувати (надіслати смс) в будь-який час дня і ночі для уточнення чогось - так що будьте пильні.

Якщо керівник виступає з доповіддю

Якщо ж керівник має намір сам виступити на форумі, то в завдання особистого помічника / референта можуть входити підготовка презентації та оформлення тез для доповіді і виступи боса. Тут є свої важливі нюанси.

Основне: тези доповіді - не те ж саме, що буде викладено в презентації. У презентації згадуються лише ключові поняття, які коментуватиме спікер. Серйозною помилкою і порушенням конференц-етикету вважається велика кількість тексту на одному слайді, та ще й надрукованого дрібним шрифтом. Не допускається також використовувати на чорному тлі білі літери: в очах у глядачів починає рябіти, сприйняття притупляється, сенс втрачається, всі присутні швидко втомлюються і втрачають інтерес до подій.

Не забудьте і про ілюстративному ряді в презентації: в тексті слід позначити, в якому місці знаходиться той чи інший малюнок.

В останньому слайді потрібно великим шрифтом дати контакти керівника та / або контакти його особистого помічника, про що керівник повинен сповістити слухачів. Але зазвичай друкуються наступні контакти: телефон, e-mail і сайт компанії, яку очолює керівник.

після конференції

Після закінчення конференції особистий асистент / референт може надати неоціненну професійну послугу своєму начальнику, не тільки розібравши візитки нових знайомих з конференції для картотеки і внісши їх контакти в базу даних, але також відправивши їм подячні листи.

У міжнародній протокольній практиці прийнято на відправляються після відбувся знайомства візитних картках в лівому нижньому кутку писати абревіатуру р.f.с. (В розшифровці - рour faire connaissance- буквальний переклад з французької означає «щоб зробити знайомство», перекладається традиційно «з приводу / з нагоди знайомства»). Таким чином виражається задоволення знайомством і бажання продовжити спілкування, налагодити ділові відносини з партнером.

Аналогом цього дипломатичного правила і правилом сучасного хорошого тону послужить лист, яке особистий асистент може сформулювати сам, наприклад: «Шановний / дорогий ...! Ми познайомилися 5 грудня 2012 року на конференції «Сучасні технології». Я дуже радий нашому знайомству і сподіваюся на подальшу співпрацю. Ваш ... », і розіслати співрозмовникам керівника по конференції. Тільки відправляти такі листи потрібно протягом тижня після заходу, «по гарячих слідах»: пізніше партнеру керівника при великому потоці інформації, можливо, доведеться довго згадувати, хто саме пише і що це за компанія.

Буває так, що керівник, роздаючи візитні картки, може дати їх особі, з яким згодом не захоче спілкуватися, наприклад, зараз багато так званих інфо-бізнесменів - людей, які продають вебінари (семінари по Інтернету в режимі онлайн) і які можуть буквально закидати пошту шефа своїми «інфо-продуктами». У цьому випадку допомога особистого асистента полягатиме в тому, що він / вона або буде працювати з поштою керівника (зрозуміло, за згодою), або, якщо керівник надав дані свого помічника, непотрібні повідомлення поміщати в рубрику «спам». Те ж саме відноситься і до небажаних телефонних дзвінків, які доведеться відсікати, посилаючись на відрядження та зайнятість керівника.

Правила поведінки на конференції

Правила негласного етикету на конференції такі: на конференції прийнято знайомитися, не чекаючи подання третьої особи, - це нормально. Після яскравого виступу іноді потрібно навіть поквапитися підійти до спікера для того, щоб встигнути отримати візитну картку і передати йому свою. Якщо є можливість і доповідач не втік відразу ж після виступу (так буває, коли персона затребувана і дуже зайнята), то можна спокійно підійти до нього і поговорити. Алгоритм знайомства приблизно однаковий: привітати, сказати комплімент ( «Ваш виступ було дуже яскравим і пізнавальним! Спасибі!», «У дебатах ви висловили думку, що мене дуже зацікавило!», «Багато хорошого чув про вашу компанію / про вашу діяльність!» і т.п.), потім висловити бажання продовжити знайомство.

Переважно, щоб при рукостисканні руку подавав та людина, до якого підійшли знайомитися, причому, сьогодні в правилах рукостискання немає особливої гендерної різниці, хоча при рівному статусі (який на конференціях вважається апріорі однаковим) першої руку може подати жінка незалежно від того, хто в кому зацікавлений.

Якщо персона дуже зацікавила в знайомстві, то можна позначити рукостискання, трохи піднявши руку. В цьому випадку потрібно уважно спостерігати за реакцією співрозмовника. Як правило, цей жест не залишається непоміченим, і співрозмовник пропонує у відповідь рукостискання.

Перед тим як підійти до спікера, ще під час виступу бажано позначити для себе важливі питання, щоб при спілкуванні з зацікавила вас людиною чітко і в коректній формі їх задати. Слід пам`ятати про те, що спікер втомився і з ним, можливо, хочуть познайомитися і інші люди.

Під час кава-паузи, ланчу непогано б нагадати керівнику і пам`ятати самому, що за столом «діють» все ті ж правила застільного етикету, про які так багато було розказано на сторінках нашого журналу. На жаль, автор все ще спостерігає у багатьох відвідувачів конференцій «пост-радянську» звичку класти собі на тарілку дуже багато, поспішати «до роздачі» і т.п.

Ще один прикрий момент: на конференціях, як не дивно, автор спостерігала, як по телефону під час чужих виступів говорить навіть член президії, а не тільки слухачі. Цілком очевидно, що участь / присутність на форумі - це пріоритет, і особа, яка направляється на цей захід, мало попередити всіх про це. Важливіше конференції в цей день нічого немає: ні дзвінка старого друга, ні контакту потенційного «великого» клієнта.

Таке нехтування до правил хорошого тону може свідчити лише про неповагу до аудиторії і слухачам, що не кращим чином впливає на репутацію персони.

Дивно, але дуже багато «забувають» вимкнути мобільний або хоча б поставити його на беззвучний режим. І в тому, і в іншому випадку можна побачити пропущені дзвінки і спокійно передзвонити в перерві, пояснивши причину зайнятості своєму телефонному співрозмовнику.

Тому давайте все-таки поважати один одного і не забувати про елементарні правила поведінки на спільних заходах такого рівня.

Дрес-код

Дрес-код для спікерів: діловий костюм (костюм краще і «статусніше», як для чоловіків, так і для жінок, ніж просто піджак та брюки / спідниця / джинси), сорочка, для дам - блузка світлого тону (це створює відчуття чистоти помислів і намірів) - взуття - закриті черевики або туфлі (для чоловіків незмінно темние- навіть якщо костюм літній, світлий (що цілком допускається), то черевики / туфлі все одно повинні бути на тон темніше).

Згадаймо, що білу взуття надягають нареченої, курортники в Ріо-де-Жанейро, хірурги, небіжчики і сільські жителі під важку темний одяг. Крім того, біла взуття має властивість швидко розношуватися і покриватися неустраняемого тріщинами.

Слухачі можуть дозволити собі стиль casual, тобто повсякденний одяг. І все ж можна порекомендувати піджак, блузку і інші елементи ділового дрес-коду, якщо має сенс підтримувати образ ділової людини, навіть якщо присутній сидить в залі для глядачів.

На жаль, багато молодих жінок іноді приходять в милих літніх сукнях з відкритими руками, в результаті, коли настає момент познайомитися з потенційним партнером, вони ризикують моментально заслужити репутацію просто «хорошої дівчини», а не ділової персони і серйозної людини. Те ж саме відноситься до пишної зачіски або дзвінким прикрасам. Це працює проти ділового іміджу, тому на конференціях від легковажної одягу і аксесуарів слід утримуватися, щоб не підвести свого керівника і не зіпсувати власне реноме.

Але, звичайно, час не стоїть на місці, і дрес-код також залежить від формату заходу і безпосередньо від позиціонування персони.

Якщо це відомий спортивний продюсер, то він може виступати в хорошому темному піджаку, білій сорочці, джинсах і дорогих черевиках - наявністю джинсів в своєму ансамблі він висловлює «спортивну складову» в іміджі. А якщо це популярний івент-експерт, то він може прийти на форум (як творча людина) в стильному джинсовому піджаку (а не куртці!) І в строкатій сорочці. Тут мова йде вже про імідж персони, яка вважається брендом.

Загальна тенденція сьогодні допускає послаблення в дрес-коді (але не в манері викладати свої думки!), Особливо влітку. І частіше прийнято проводити по розуму, а не зустрічати по одягу, тобто про людину судять по його практичним проектам: хорошого доповіді, презентації, витонченості викладу. Проте, дотримання правил етикету дає в підсумку максимально респектабельний і надійний імідж - але ж цього ми і добиваємося, відправляючи керівника на конференцію або збираючись туди разом з ним, чи не так? Автор сподівається, що дотримуючись рекомендацій, представлених в статті, вам, як особистому помічникові, вдасться як повноцінно підготувати керівника до конференції, надавши йому всю необхідну інформацію і зібравши його в дорогу, так і вдало оформити всі необхідні матеріали і тези для доповіді і презентації. Ну а поради з етикету і стилю допоможуть позиціонувати вам компанію в особі її керівника з найкращого для неї сторони! Удачі вам і вдалого виступу вашому керівнику!