Як організувати холдинговий документообіг

В наш час, коли процеси злиттів і поглинань особливо поширені і постійно утворюються нові холдинги, питання організації документообігу всередині холдингу турбує багатьох керівників. У цій статті ми висвітлимо питання постановки цілей і способів їх досягнення для вибору оптимальної системи документообігу, розглянемо переваги і недоліки варіантів інформаційних систем і різні способи реалізації процесів документообігу холдингових структур, щоб кожна компанія змогла визначити найбільш підходящий для неї варіант.

Для початку визначимося з термінами: що будемо розуміти під холдингом. Холдинг (від англ. holding «Володіння») - сукупність материнської компанії та контрольованих нею дочірніх компаній. У контексті нашої теми - організація холдингового документообігу - не так важливо, чи пов`язані всі підприємства холдингу в єдиний виробничий процес (інтегрований холдинг) або кожне підприємство веде власний незалежний бізнес (конгломератний холдинг). В першу чергу, нам важливо, що головна компанія холдингу контролює свої дочірні підприємства, а дочірні підприємства, в свою чергу, можуть взаємодіяти як з головною компанією, так і між собою.

Цілі оптимізації документообігу та способи їх досягнення

Отже, ми маємо групу компаній, пов`язаних фінансовими інтересами спільних власників. Давайте послідовно проаналізуємо мети цих компаній, способи їх досягнення, плюси і мінуси кожного способу і оптимально можливі результати.

Відео: Демонстрація «1C: Документообіг»

Читайте по темі в електронному журналі

  • Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
  • Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
  • Контроль виконання документів

На етапі постановки мети можуть бути задіяні такі суб`єкти:

  • керівництво холдингу / керуючої компанії холдингу (рада директорів);
  • керівництво дочірніх підприємств холдингу;
  • співробітники, відповідальні за діловодство на всіх підприємствах холдингу;
  • рядові співробітники-виконавці.

Для ради директорів на першому місці - забезпечення максимальної ефективності роботи всього холдингу в цілому, спрямованої на отримання прибутку.

Для голови ради директорів холдингу повинен працювати як злагоджений механізм в незалежності від складності його структури і географічного розташування підлеглих компаній. Діяльність підлеглих компаній повинна бути прозора і підконтрольна. Всі доручення повинні йти адресатам оперативно, а інформація про виконання всього ланцюжка доручень повинна бути доступна на вимогу, на її отримання мають йти секунди, а не години або дні. У свою чергу, прозорість процесу для всіх учасників повинна забезпечувати більшу швидкість і якість виконання доручень.

Для керівництва дочірніх компаній холдингу важливо вчасно дізнаватися коло завдань, що надходять від головної компанії. Як організувати холдинговий документообігМожливість відстежувати хід виконання процесів, в яких задіяно відразу кілька компаній холдингу, також необхідна. Завдяки цій можливості менеджмент дочірньої компанії краще розуміє своє коло завдань, а також може оперативно вирішувати перехресні питання з керівниками інших підприємств холдингу.

Крім забезпечення спільних процесів, для керівника важливо налагодити процеси у власній організації, вибудувати ланцюжок виконання для отримання швидкого і якісного результату.

Для співробітників, відповідальних за діловодство, важлива наявність інформаційної системи, що дозволяє з одного боку реалізувати в електронному вигляді норми діловодства, з іншого - надати інструменти для швидкого пошуку документів, зручної роботи з ними, а також ефективного контролю виконавської дисципліни.

Для діловодів, які працюють в одній з компаній холдингу, не настільки важливий єдиний холдинговий процес, для них важливо, щоб виконувалися встановлені на їхньому підприємстві норми. Вони завжди повинні мати під рукою шаблони документів, номенклатуру справ, звіти і т.д.

Що стосується рядових співробітників, їм важливо отримувати чітко сформульовані завдання, зі зрозумілими термінами виконання та переліком учасників. При роботі по межхолдінговим процесам співробітникам потрібно бачити кінцевих виконавців за всіма ланцюжках доручень, навіть в інших компаніях, щоб можна було швидко визначити відповідальну особу з кожного питання і звернутися до нього безпосередньо.

На замітку!

Що стосується мотивації, то для деяких груп співробітників важливо, щоб оцінка їх діяльності ґрунтувалася на даних статистики, за якою достовірно відслідковуються результати виконання.

Вибір інформаційної системи для організації холдингового документообігу

Як організувати холдинговий документообігУ досягненні поставлених цілей організації холдингового документообігу значну роль відіграє вибір інформаційної системи, найбільш підходящою для підприємства з урахуванням його особливостей. За даними порталу doc-online.ru, на сьогоднішній день на російському ринку представлено близько 70 систем електронного документообігу. Про спеціалізованому вирішенні для побудови холдингового документообігу в тій чи іншій мірі заявляють 10% виробників СЕД. Які ж можливі варіанти існують? Спробуємо спочатку розглянути всі доступні варіанти, а далі спробуємо визначити плюси і мінуси кожного.

Одним з найбільш поширених варіантів є застосування СЕД з повної або часткової репликацией даних. При виборі цього варіанту на кожному підприємстві холдингу розгортається свій сервер з системою документообігу. Сервери об`єднані через канали зв`язку, і при зміні даних на одному сервері інформація про зміни має на інші сервери. При використанні режиму повної реплікації дані на всіх серверах ідентичні.

Як організувати холдинговий документообігПри часткової реплікації можливі варіанти, коли між системами передаються тільки облікові картки документів (РКК), а найбільш ресурсномістка частина даних - файли - зберігаються на сервері-джерелі. У цьому випадку кожне регіональне представництво працює з файлами зі своєї мережі, що не перекачуючи великі обсяги даних з центрального сервера.

Як організувати холдинговий документообігТакож можливі варіанти, коли всі дані надходять з серверів дочірніх компаній на центральний сервер, а в дочірніх оновлюється тільки інформація, що стосується кожного з них. В результаті на центральному сервері доступна повна база даних по всіх компаніях, а на дочірніх серверах - тільки дані по їх організації. З точки зору технічної реалізації, реплікація може виконуватися засобами системи документообігу або засобами СУБД.

Як організувати холдинговий документообігДосить екзотичним є варіант пересилки документів в філії за допомогою електронної пошти. У цьому випадку документи, які необхідно довести до відома / виконання певних осіб у філії, пересилаються в вигляді спеціально сформованого поштового повідомлення, що містить сам документ і кнопки, необхідні для виконання дій по завданню.

Ще одним варіантом організації холдингового документообігу можна вважати варіант застосування єдиної системи для всіх підприємств.

Про наявність такого рішення, з деякими обмеженнями, можуть заявити всі виробники СЕД. В цьому випадку всі підприємства підключаються до єдиної системи і працюють в загальному інформаційному просторі.

Якщо все-таки потрібно варіант з розподіленими системами, то іншим поширеним рішенням буде механізм, при якому на кожному підприємстві розгортається своя СЕД від одного і того ж виробника. При виникненні ситуації, що вимагає передачі даних в СЕД іншого підприємства, між системами відбувається автоматизований обмін повідомленнями, що містять інформацію по документам і задачам у внутрішньому форматі СЕД. При такому варіанті зберігається унікальність процесів внутрішнього документообігу компанії, при цьому забезпечується наскрізне виконання процесів, що охоплюють відразу кілька підприємств.

Залежно від способу реалізації можлива автоматизована передача інформації між СЕД прямо або варіант, коли в передачі інформації бере участь оператор, який здійснює маршрутизацію повідомлень, що надходять з СЕД різних підприємств.

Як організувати холдинговий документообіг

Ще одним можливим варіантом можна назвати організацію холдингового електронного документообігу відповідно до вимог ГОСТ Р 53898-2010 «Системи електронного документообігу. Взаємодія систем управління документами. Вимоги до електронного повідомлення ». Даний стандарт описує вимоги до електронного повідомлення, яке буде передаватися між системами документообігу при виникненні міжустановних процесів.

Безперечною перевагою цього способу є його універсальність і, в загальному випадку, незалежність від виробника. У теорії, якщо в організаціях холдингу встановлені СЕД від різних виробників, що підтримують обмін з цього ГОСТу, можна організувати наскрізні процеси між цими підприємствами. На практиці на сьогоднішній день жодна з компаній-виробників СЕД не декларує готових рішень, які відповідають цій стандарту, навіть серед тих виробників, хто брав активну участь у розробці стандарту. І навіть якщо такий варіант буде реалізований, підсумковий обмін вимагатиме участі спеціалізованих операторів для обробки повідомлень, що надходять від інших СЕД, так як формат, описаний в Гості, універсальний і не враховує особливості роботи з документами і завданнями в конкретної СЕД.

Переваги і недоліки варіантів інформаційних систем

Тепер розглянемо переваги і недоліки кожного з варіантів для того, щоб визначитися, який з них підходить для того чи іншого випадку.

способи реалізації

переваги

недоліки

Повна / часткова реплікація даних

  • При повній реплікації виникає абсолютна ідентичність баз, що забезпечує швидке отримання необхідної інформації з внутрішньої мережі
  • Повна підконтрольність систем дочірніх компаній головний системі
  • Можливі конфлікти при збереженні даних, редагованих в різних СЕД
  • Обмеження в реалізації унікальних процесів документообігу кожної компанії окремо
  • Дорогий спосіб організації (при реалізації засобами СЕД і повної реплікації - високі вимоги до всіх серверів, при реалізації засобами СУБД - набагато вище ліцензійні відрахування)
  • Складно адмініструється варіант, вимагає технічних фахівців дуже високої кваліфікації

Пересилання документів за допомогою електронної пошти

Дуже простий варіант як в реалізації, так і у використанні

Дуже обмежені можливості роботи. Компанія-адресат не отримує ніяких переваг роботи з СЕД

Єдина система документообігу

  • Єдина база документів і процесів
  • Зручність адміністрування центрального сервера
  • Необхідність розгортання тільки одного примірника СЕД (один сервер, одна СУБД, одна ОС і т.д.)
  • Складність збереження індивідуальності процесів
  • Велике навантаження на єдину систему
  • Падіння швидкості роботи з філій при поганих каналах зв`язку
  • Складність адміністрування філіальної складової (заклад користувачів, шаблонів, настройка прав і т.д.)

Обмін даними про документах і завданнях у внутрішньому форматі

  • Можливість збереження унікальних процесів в кожній з організацій холдингу
  • Можливість розподіленого адміністрування (кожна організація адмініструє свою систему)
  • Забезпечення міжустановних процесів з повною інтеграцією
  • Розподілена навантаження між серверами компаній
  • Відсутність повної єдиної бази даних
  • Необхідність розгортання системи у всіх організаціях (закупівля обладнання і серверного ПЗ)

Обмін даними про документах і завданнях по ГОСТ Р 53898-2010

Універсальність стандарту, можливість роботи з різними СЕД

  • Відсутність готового рішення на ринку
  • Чи не повністю автоматична інтеграція, вимагає наявність оператора

Об`єднання цілей учасників процесу документообігу та можливих варіантів їх реалізації

А тепер спробуємо накласти цілі учасників процесу організації холдингового документообігу на можливі варіанти реалізації і подивимося, які цілі досягаються при тому чи іншому рішенні.

Цілі зацікавлених осіб

реплікація даних

Пересилання документів по e-mail

Єдина СЕД

Обмін даними у внутрішньому форматі

Обмін даними по ГОСТ

Рада директорів




наскрізні процеси

+

;

+

+

Відео: 1С Документообіг 2.0 - короткий огляд

;

Прозорість і підконтрольність

+

;

+

+/;

;

Швидкість поширення доручень

+

+

+

+

+/;

Оперативне отримання інформації про стан процесів

+

;

+




+/;

;

Керівництво дочірніх підприємств холдингу

Оперативне отримання інформації від СД

+

+

+

+

+

Відстеження наскрізних процесів

+/;

;

+

+/;

;

Забезпечення внутрішніх процесів документообігу

+/;

;

+/;

+

+

Співробітники, відповідальні за діловодство

Наявність інструментів роботи з електронними документами

+

;

+

+

+

Наявність механізмів контролю виконавської дисципліни, в тому числі за дорученнями, виданими в інші організації

+/;

;

+

+/;

;

Робота в відповідно до норм своєї організації

+/;

;

;

+

+

рядові співробітники

Чітко сформульовані завдання з визначеними термінами та виконавцями

+

+/;

+

+

+/;

Можливість відстеження всіх ланцюжків виконання

+/;

;

+

+/;

;

Об`єктивна оцінка діяльності

+

;

+

+

+/;

Розглянувши переваги і недоліки кожного із способів організації холдингового документообігу, а також проаналізувавши досягнення поставлених цілей в будь-якому вигляді, можна зробити висновки, для яких організацій підходить той чи інший варіант.

Для великих холдингів з розвиненою територіально-розподіленою мережею підпорядкованих організацій більше підійде варіант з реплікацією даних або обмін даними у внутрішньому форматі СЕД. Вибір між цими двома технологіями залежить від переслідуваної мети - посилення централізації всередині холдингу або збереження незалежності управління на рівні дочірніх компаній.

Для невеликих холдингових компаній, що не мають віддалених філій з поганими каналами зв`язку, підійде варіант єдиної системи. Якщо в таких невеликих холдингах перед керуючою компанією стоїть тільки одне завдання - довести рішення до підлеглих компаній, то можна зупинитися і на варіанті з пересилкою по електронній пошті.

Для холдингів, на підприємствах яких вже використовуються СЕД різних виробників, підійшов би варіант обміну даними відповідно до ГОСТ Р 53898-2010 за умови, що виробники СЕД забезпечать підтримку обміну повідомленнями відповідно до вимог цього стандарту.

Якщо розглядати досвід нашої компанії, то в рамках різних проектів впровадження нашої системи документообігу Naumen DMS були приклади реалізації як розподіленої схеми (через реплікацію або обмін повідомленнями), так і централізованої єдиної СЕД. В якості основного варіанту для великих холдингів ми пропонуємо рішення, побудоване на обміні повідомленнями в нашому внутрішньому форматі. Для реалізації цієї можливості у нас розроблений спеціалізований web-сервіс, що дозволяє об`єднати всі підприємства холдингу в єдиний наскрізний процес. У цьому варіанті в повній мірі реалізуються всі цілі різних груп учасників холдингового документообігу. За підсумками реалізації проекту кожне підприємство холдингу отримує незалежну повнофункціональну систему, для співробітників підприємства процеси реалізовані таким чином, що їм не важливо, з ким вони взаємодіють - зі співробітником свого або іншого підприємства. У свою чергу, керівництво холдингу отримує повну картину по виконанню запущених ними процесів.

На закінчення хочеться порекомендувати фахівцям, зайнятим зараз підбором СЕД для організації холдингового документообігу, вибирати рішення строго під свої завдання. У ряді випадків краще віддати перевагу більш простому варіанту, але якщо досягнення кінцевої мети вимагає повної прозорості процесів документообігу в холдингу і високого ступеня залученості співробітників різних підприємств, тоді варто орієнтуватися на більш дороге, повнофункціональним рішенням, що дозволяє зберегти вкладені кошти при зміні масштабу і складності завдань .



ІНШЕ

Гости фото

Гости

Відео: ГОСТ або ТУ. Без обмануГОСТиnew ГОСТ Р 53898-2013 Системи електронного документообігу. Взаємодія систем…

Документообіг в 2017 році фото

Документообіг в 2017 році

Організація документообігу всередині компанії грає одну з найважливіших ролей і допомагає значно підвищити швидкість…

Впровадження документообігу фото

Впровадження документообігу

У кожній організації процес її діяльності відбивається в різних документах. І дуже важливо, щоб ці документи належним…

Види документообігу фото

Види документообігу

Відео: Теорія документообігуІснуючі види документообігу в організації дозволяють не тільки забезпечити її внутрішню і…

Регламент документообігу фото

Регламент документообігу

Документообіг існує в будь-якій компанії, але далеко не всі приділяють увагу його регламентації, хоча з розвитком…

Документообіг фото

Документообіг

Діловодство і документообіг складова частина всіх організаційних бізнес-процесів в будь-якої компанії. Її документообіг…

Система документообігу фото

Система документообігу

Систему документообігу підприємства можна порівняти з системою кровопостачання людського тіла, що забезпечує доступ…

» » Як організувати холдинговий документообіг