Істотні помилки в документах

Підписання документа невстановленою особою

Найпоширенішою помилкою є підписання документа невстановленою особою. Зазвичай співробітники служб діловодства не перевіряють, хто конкретно підписав документи. Так робити не можна. Необхідно до документа, наприклад договором, акцепту оферти, акту, докласти наказ, який підтверджує повноваження підписанта, або довіреність. Інакше може виникнути судовий спір, який закінчиться не на користь вашої компанії. Так, акт звірки, підписаний невстановленою особою, яка не є належним документом, що свідчить про визнання контрагентом боргу.

Таку ж точку зору висловив ФАС Північно-Західного округу (постанова від 25.03.2014 № Ф07-1502 / 2013 по справі № А56-44437 / 2012). Він зазначив, що податковий орган у аналогічній ситуації правомірно включив до доходів організації прострочену кредиторську заборгованість. Справа в тому, що трирічний термін позовної давності минув, а акт звірки, підписаний з боку контрагента невстановленою особою, що не свідчить про переривання строку позовної давності. При прийнятті такого рішення суд врахував дані почеркознавчої експертизи і те, що організація-контрагент не знаходиться за юридичною адресою.

Перевіряйте повноваження осіб, які підписують документи. На особливу увагу заслуговують ситуації, коли замість керівника документ підписує будь-яка особа. (В такому випадку ставлять косу риску, що сигналізує про те, що документ підписаний не тією особою, яка зазначена за умовами підписання!)

відсутність документів

Втрата, втрата або просто не оформлення документів також є грубими помилками. Не можна підтвердити борг перед компанією, прийняття управлінського рішення, оформлення значного правочину або покупку нерухомості без документів.

Суди також вважають, що без документів неможливо підтвердити борги.

Так, наприклад, в постанові Тринадцятого арбітражного апеляційного суду від 02.03.2015 № 13АП-1404/2015 з справі № А56-50663 / 2014 суд порахував неможливим визнати борги без документів. Суд вказав, що за змістом п. 8 ст. 3 і п. 1 ст. 9 Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік» акт звірки розрахунків без первинних документів, на підставі яких він складений, не є безперечним доказом, який підтверджує розмір заборгованості однієї сторони перед іншою. Без документального підтвердження заборгованості ТОВ «Супервейв Груп» перед позивачем у вказаній сумі суд першої інстанції не мав правових підстав для задоволення вимог позивача та стягнення 74 801 руб. 48 коп.

Таким чином, потрібно проводити звірку наявності документів, зареєстрованих в журналах вхідних і вихідних документів, документів до договорів, управлінських рішень. Це дозволить уникнути судових суперечок і випадків, коли через відсутність документів компанія зазнає збитків.

Неправильне найменування документа

Документ повинен мати своє найменування, яке дозволяє його ідентифікувати, знайти серед інших документів, дати йому правову оцінку. Якщо компанія довільно назвала документ, наприклад, замість подорожнього листа довідкою або актом, така помилка не є критичною, оскільки суть документа залишилася. Однак подібна помилка може призвести до судових спорів.

Як приклад можна назвати постанову ФАС Далекосхідного округу від 11.07.2013 № Ф03-2842 / 2013 по справі № А51-22128 / 2012. Суд підтримав компанію, вказавши, що законодавство не встановлює перелік документів, що підлягають оформленню при здійсненні платником податку тих чи інших видаткових операцій. Також суд підкреслив, що законодавство не пред`являє будь-яких спеціальних вимог до оформлення (заповнення) документів, в тому числі до їх найменуванню.

Проте, компанії все одно довелося доводити свою правоту в суді і зіткнутися з негативними наслідками претензій податкового органу. Все це говорить про необхідність правильного оформлення найменування документа.

Невірне значення економічного суб`єкта

Назву організації повинно бути вказано максимально повним чином. Крім того, воно повинно відповідати установчим документам. Важливо перевірити не тільки власні реквізити, а й правильність реквізитів в документах від контрагентів. Адже помилки в документах контрагентів свідчать про те, що компанія не виявила належної обачності.

Приклад: постанова Президії ВАС РФ від 20.10.2011 № 10095/11 у справі № А82-4392 / 2010-27. Суд встановив, що по відношенню до контрагентів ТОВ «Регул» і ЗАТ «Грата» компанія не виявила належної обачності. Дані контрагенти не зареєстровані в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб. ІПН платників податків не відповідають Порядку та умов присвоєння, застосування, а також зміни ідентифікаційного номера платника податків при постановці на облік, зняття з обліку юридичних та фізичних осіб (затв. Наказом МНС Росії від 03.03.2004 № БГ-3-09 / 178). Структура ІПН для організації являє собою десятизначний цифровий код. Десятий знак ІПН є контрольним числом, його розрахунок відбувається за певним алгоритмом. У ІПН 7708264512 і 6306345138 контрольні числа невірні. Отже, дані ІПН складені без застосування спеціального алгоритму і будь-якої організації не присвоювалися.

Ось чому завжди має сенс перевіряти найменування контрагента.

Відео: Виправлення помилок в отриманих документах

Відсутність чіткого роз`яснення факту господарської операції

Багато фахівців, оформляючи документи, не замислюються про економічному сенсі господарської операції. В результаті вміст документа виходить досить поверховим. Подібні документи викликають численні суперечки, оскільки не зрозуміло, що саме малося на увазі в документі.

Конституційний Суд Російської Федерації в постанові від 24.02.2004 № 3-П встановив, що судовий контроль також не покликаний перевіряти економічну доцільність рішень, що приймаються суб`єктами підприємницької діяльності. Останні мають самостійністю і широкої дискреції в сфері бізнесу. Крім того, чинне законодавство не містить вимог щодо необхідності детального вказівки в актах приймання наданих послуг обсягу трудовитрат працівників виконавця по виконанню договірних зобов`язань (постанова ФАС Західно-Сибірського округу від 12.05.2014 у справі № А81-2271 / 2013).

Проте, щоб уникнути судових суперечок краще максимально детально розробити зміст документа. Якщо зміст можна встановити з іншого документа, наприклад, локального акту, колективного договору, господарського договору, то потрібно зробити посилання на даний документ.

Складання і передача документів по електронній пошті

Інтернет і електронна пошта щільно увійшли в наше життя. Багато компаній надсилають документи по електронній пошті. Секретар їх реєструє і передає електронні документи нарівні з документами на паперових носіях, які прийшли поштою, керівництву компанії. Однак це неправильно. Суди відмовляють компаніям, які пред`являють документи, які були передані по e-mail.

Як приклад наведемо постанову Дев`ятого арбітражного апеляційного суду від 25.09.2014 № 09АП-38731/2014 ЦК у справі № А40-49556 / 13. Суд вказав, що доводи компанії про те, що передача документів по електронній пошті вважається звичайною практикою, не засновані на доказах. Відповідно, ці доводи є необгрунтованими. Первинний обліковий документ складається на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом.

Уникайте передачі і складання важливих документів по електронній пошті, тому що такі документи фактично не мають юридичної сили. Якщо контрагент надіслав документ по e-mail, попросіть його продублювати документ поштою.

Відсутність дати на документі

Відсутність дати на документі робить неможливим зареєструвати документ і зрозуміти, коли він був складений. Чи дійсно факти господарської діяльності мали місце? Крім того, можуть виникнути суперечки щодо дійсності самого документа.

У постанові ФАС Східно-Сибірського округу від 21.07.2014 у справі № А78-7040 / 2013 суд не прийняв документи. Наприклад, щодо контрагента по транспортних операцій платником податків представлені:

• договір, в якому зазначено, що контрагент зобов`язується надати послуги з перевезення обладнання власним транспортом;
• акт про надання послуг автотранспорту;
• товарно-транспортні накладні;
• дорожні листи вантажного автомобіля;
• Рахунок-фактура.

Представлені первинні облікові документи складені з порушенням встановлених для їх оформлення вимог: в них не вказані номери, дати.

Перевіряйте в документах наявність дати в якості обов`язкового реквізиту!

Відсутність термінів в документі

У ряді документів обов`язковою вимогою є вказівка конкретної дати.

Наприклад, керівник видає наказ. У наказі він вказує, що співробітники повинні виконати певні дії до конкретної дати. Відсутність дати буде помилкою. Інший приклад: контрагент повинен побудувати новий офіс для вашої компанії до кінця року. Відсутність конкретної дати може викликати прострочення виконання робіт, спричинити невиконання зобов`язань або визнання договору неукладеним.

Як приклад можна назвати рішення ФАС Поволзької округу від 15.02.2010 у справі № А06-7620 / 2008. Суд розглянув ситуацію, коли сторонами було укладено договір підряду № 2 без дати його здійснення. За цим договором позивач зобов`язався виконати роботи на замовлення відповідача. Вирішуючи спір, арбітражний суд встановив, що договір підряду не має узгоджених термінів початку і закінчення робіт. У зв`язку з цим суд визнав договір неукладеним.

Аналогічний спір був розглянутий в постанові ФАС Поволзької округу від 01.03.2010 у справі № А12-16704 / 2009. Суд вказав, що в силу п. 1 ст. 708 ГК РФ в договорі підряду вказуються початковий і кінцевий терміни виконання роботи. З договорів від 20.05.2009 № 1р / 09, № 2р / 09, № 3р / 09, № 4 р / 09 випливає, що початок терміну робіт поставлено в залежність від надходження грошових коштів за договорами на розрахунковий рахунок підрядника і здійснення останнім певних дій. Крім того, термін закінчення робіт сторонами не погоджено. При таких обставинах арбітражний суд правомірно визнав підписані сторонами договори неукладеними.

Стаття 190 ЦК РФ говорить: встановлений законом, іншими правовими актами, угодою чи призначений судом строк визначається календарною датою або закінченням періоду часу, який обчислюється роками, місяцями, тижнями, днями або годинами. Термін може визначатися також вказівкою на подію, яка повинна неминуче настати.

Умова договору підряду ( «роботи повинні бути виконані протягом періоду часу з моменту перерахування авансу») без визначення точної дати вчинення цього діяння не може бути визнано вказівкою на подію, яка неминуче має настати. Тому в договорі підряду сторонами не узгоджені початковий і кінцевий терміни виконання робіт (Інформаційний лист Президії ВАС РФ від 25.02.2014 № 165 (Огляд судової практики у спорах, пов`язаних з визнанням договорів неукладеними)).

Подібні суперечки показують, що потрібно перевіряти не тільки саму дату на документі, а й вказівка конкретних термінів.

Невідповідність документів вимогам ГОСТ

Документи повинні відповідати ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(далі - ГОСТ Р 6.30-2003). Однак судова практика в питанні відповідності документів вимогам ГОСТ не однозначна.

У постанові Двадцять першого арбітражного апеляційного суду від 29.06.2015 № 21АП-1041/2015 з справі № А83-2832 / 2014 суд вказав на суттєві помилки і порушення у вигляді невідповідності вимогам ГОСТ. Долучені документи в ксерокопіях не завірені і не відповідають п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 і позбавлені доказового значення. При засвідченні відповідності копії документа оригіналу нижче реквізиту «Підпис» проставляють заверительную напис: «Правильно». Також проставляють посаду особи, що завірила копію- особисту подпісь- розшифрування підпису (ініціали, прізвище) - дату засвідчення.

Але є і протилежна думка суддів - постанова Дев`ятнадцятого арбітражного апеляційного суду від 12.02.2015 у справі № А36-4080 / 2014. Посилання заявника на невідповідність наявних засвідчувальних записів на копіях документів вимогам ГОСТ Р 6.30-2003 не можуть бути визнані обгрунтованими. Причина - названий стандарт містить вимоги рекомендаційного характеру.

Проте, щоб уникнути ризиків необхідно перевіряти відповідність реквізитів і самих документів вимогам ГОСТ.

Невідповідність документа ОКУД

«ОК 011-93. Класифікація управлінської документації »(затв. Постановою Держстандарту Росії від 30.12.1993 № 299) (далі - ОК 011-93) (Наказами Росстандарта від 05.08.2015 № 1071-ст, № 1072-ст з 1 вересня 2015 року (з правом дострокового застосування в правовідносинах, встановлених вказівками Банку Росії для 84/2015) введено в дію Зміни 83/2015, 84/2015 до даного документу відповідно.)

• призначений для вирішення наступних завдань:
• реєстрації форм документів;
• упорядкування інформаційних потоків в народному господарстві;
• скорочення кількості застосовуваних форм;
• вилучення з обігу неуніфікованих форм документів;
• забезпечення обліку і систематизації уніфікованих форм документів на основі їх реєстрації;
• контролю за складом форм документів і виключення дублювання інформації, яка застосовується в сфері управління;
• раціональної організації контролю за застосуванням уніфікованих форм документів.

Якщо компанія видала документи, які не відповідають уніфікованим формам (про заробіток працівника, про роботу з готівковими коштами), то вони можуть бути визнані судом недійсними.

В апеляційному визначенні Челябінського обласного суду від 16.09.2013 по справі № 11-10010 / 2013 суд не прийняв довідку, надану в суд. Причина - довідка не відповідає вимогам ОКУД. Згідно ОК 011-93 довідка є уніфікованою формою документації. Відповідно, така довідка повинна відповідати вимогам, що пред`являються до уніфікованих форм документів. Як встановлено судом, представлена позивачем до органу пенсійного забезпечення довідка не має реквізитів: дати видачі, реєстраційного номера. Також вона підписана уповноваженими особами. Висновок: дана довідка не могла бути покладена в основу для призначення або перерахунку сум пенсії.

Однак існує і протилежна практика, в якій класифікатор ОКУД визнається рекомендаційним документом. Дивимося апеляційне визначення Омського обласного суду від 21.03.2012 по справі № 33-1710 / 2012. Суд вказав, що скарги про невідповідність наданого звіту формам ОКУД ОК 011-93 не можуть бути прийняті до уваги судовою колегією. Справа в тому, що норми ОКУД не регламентують питання розкриття інформації керуючої організацією.

Роботодавець, видаючи працівникові документи, завжди повинен перевіряти їх на відповідність вимогам законодавства.

В якості висновку відзначимо, що судова практика формує дещо інший погляд на будь-яку ситуацію. На документ потрібно дивитися не тільки з точки зору оформлення шрифту, вимог до полів або змістом і коректури. Документ слід оформляти так, щоб максимально знизити ризики компанії.

Відео: Суд через букви і зниклий відпустку - до чого призводять помилки в документах

Шестакова Є.В., канд. юрид. наук, генеральний директор ТОВ «Актуальний менеджмент»