Впровадження електронного архіву з нуля

У нашому холдингу дві юридичні особи з однаковою номенклатурою справ. Для зручності назвемо їх фондообразователей 1 і фондообразователей 2. Обидва є дочірніми підприємствами. У нашому випадку під документальним фондом ми будемо розуміти всі документальні масиви, накопичені в результаті діяльності фондоутворювача 1 і фондообразователей 2, а архівними фондом - справи, оформлені згідно з правилами діловодства з урахуванням термінів їх зберігання.

Наша компанія - одна з провідних інвестиційно-девелоперських компаній Росії, активно працює в сегментах офісної, торговельної, розважальної, готельної та житлової нерухомості. Сьогодні наша компанія має в своєму розпорядженні такими успішними показниками, як широка географія поточних операцій, значний обсяг активів, що перебувають у володінні та управлінні, рівень диверсифікації і якість управління портфелем активів. Нами розвивається реалізація таких нестандартних і якісних продуктів, як багатофункціональні комплекси, які забезпечують унікальні можливості для інвестицій і дозволяють оптимально вирішувати широке коло завдань у сфері нерухомості. Високоякісні об`єкти вже прикрашають такі міста, як Калінінград, Ростов-на-Дону, Нижньовартовськ і Владивосток. На черзі - реалізація проектів в Казані і Нижньому Новгороді.

Рано чи пізно в кожній організації виникає проблема зберігання документації. На жаль, часто ми маємо справу не зі сформованими по всі правилам справами, прошитими, пронумерованими та зберігаються в хронологічній послідовності в спеціально відведених місцях. Найчастіше це просто сукупність робочих документів, які дублюють як один одного, так і оригінали документів, що зберігаються в організації. Звичайно, електронний архів - це вихід із ситуації, але не слід думати, що при цьому замість шафи з переповненими папками ми маємо коробку з дисками або кілька флеш-карт.

Важливо знати!

Електронний архів - це, перш за все, взаємопов`язаний комплекс програмних і технічних засобів, за допомогою якого документи зберігаються в електронному вигляді.

Зручність зберігання, пошуку потрібної інформації - ось основні завдання електронного архіву.

Безпосередньо для нас першочерговим завданням було усунути нестачу місця для зберігання справ з огляду на те, що архів як окрема структура не передбачений. До слова, це властиво багатьом сучасним компаніям. Крім того, керівництвом було висловлено побажання про поступовий перехід на електронний документообіг. Для кожного з підрозділів потреба в електронному архіві була своя: десь вона обумовлена необхідністю роботи з документами одночасно групами співробітників і збереженням оригіналів, десь, навпаки, відсутністю необхідності роботи з накопиченими масивами документів взагалі.

Організація роботи зі створення електронного архіву

Система електронного документообігу, за допомогою якої ведеться діловодство в компанії, - це «Дело», версія 8.9.0, система для зберігання справ - «Архівна справа», версія 3.0.3. Вибір даної системи був обумовлений тим, що вона вже використовувалася в головному офісі.

Поступовий перехід від паперового до електронного документообігу був однією з цілей, поставлених генеральним директором компанії. На жаль, обмежений бюджет не дозволяв і не дозволяє в повній мірі реалізувати перехід до електронного документообігу та архіву, тому що має на увазі купівлю дорогого програмного забезпечення і устаткування, установку СЕД на кожному робочому місці і передбачає наявність в штатному розкладі одиниці архівіста.

Наприклад, на поточний момент ми не можемо дозволити собі впровадити систему потокового сканування, яка дозволила б вирішити задачу в набагато коротші терміни. Потокове сканування призводить до купівлі дорожчого устаткування, тобто такого, яке працює з різними форматами, здійснює двостороннє сканування, саме розпізнає тип паперу і її формат і т.п. У нас же варто апарат більш низької цінової групи, з яким треба «працювати вручну».

Але проблема зберігання паперових масивів існує і так чи інакше повинна була бути вирішена. Тому адміністративної службою розроблено проміжне рішення: було вирішено перевести в електронний вигляд і після чого знищити тільки частина найменш використовуваних документів, але при цьому займають значне місце на стелажах. Крім того, був запланований переклад на електронний носій технічних паспортів всіх існуючих об`єктів нерухомості і подальше їх розміщення в загальному доступі в програмі 1С. Але і тут ми зіткнулися з низкою проблем:

• небажанням керівництва нести витрати на обладнання і оплату додаткових робіт з перекладу документів з паперового на електронний носій;
• нерозумінням з боку рядових співробітників важливості проведеної роботи;
• слід також відзначити обмеження ресурсу серверів, на яких зберігається вся інформація в електронному вигляді.

Доводилося щодня вести переговори - з керівниками підрозділів, від яких було потрібно прийняти рішення і виділити бюджет, з співробітниками, від яких потрібна участь у спільній експертизі цінностей документів і визначення порядку та формату їх зберігання, з фахівцями IT-відділу, від яких потрібно було надати достатню місце на дисковому просторі, що також тягло матеріальні витрати. Однак, незважаючи на небажання нести додаткові витрати і трудовитрати, ніхто не заперечував очевидність назрілої проблеми. Тому в результаті цієї полеміки робота все ж почалася. До неї був також залучений співробітник, який не числився в адміністративно-господарському управлінні, але має профільну, а саме - історико-архівна освіту.

Створення електронного архіву в фінансовому управлінні

На наступному етапі було виявлено відділ, найбільш гостро потребував вільних просторах - фінансове управління. Спільно зі співробітниками даного відділу і адміністративної службою були проведені наступні заходи:

• Експертиза цінності документів, що зберігаються у відділі.

Вони умовно можуть бути поділені на три групи. Копії заявок на платіж, часткові копії договорів оренди і справи, сформовані з тих чи інших документів, що мають відношення до роботи управління по кожній юридичній особі, розташовані в хронологічному порядку.

• Виявлення пріоритетних документів, визначених до зберігання.
• Знищення робочих документів, які втратили актуальність.
• Визначення порядку зберігання масивів документів в базі.

Інший вид документів, визначених до переведення в електронний вигляд, - це технічні паспорти об`єктів нерухомості, що зберігаються у відділі капітального будівництва. Попередня підготовка складалася з відбору діючих паспортів і знищення недійсних примірників і численних копій. Дані роботи проводилися тим же співробітником, виділеним для роботи з архівом, за участю колег з відділу капітального будівництва.

Відео: Які критерії успішності впровадження системи електронного архіву?

Проведення зазначених робіт у фінансовому управлінні було обумовлено гострою потребою в стелажах, а також тим, що справи, визначені до перекладу на електронний носій, найменше потребували попередньої обробки і перевірки правильності їх зберігання.

У випадку ж з технічними паспортами першочерговим завданням було обмежити вільний доступ співробітників до оригіналів зазначених документів. Тому сприяло декілька факторів, а саме: відсутність контролю за поверненням паспортів, їх збереження на увазі старості багатьох екземплярів і, нарешті, необхідність одночасного доступу декількох співробітників до одного документу.

Параметри електронного архіву

Потім був проведений наступний етап формування електронного архіву, - власне, переклад документів з паперового на електронний носій.

В електронному вигляді були сформовані дві бази. Одна знаходиться безпосередньо в програмі «Архівна справа»: сюди увійшли документи фінансового управління, які розподілені по структурно-номінальній ознаці, згідно з документами фондообразователей 1 і фондообразователей 2.

Вони представляли собою виписки з особових рахунків і заявки на платежі з 2003 по 2010 рр. Відповідно і виписки, і заявки після сканування були перетворені в окремі багатосторінкові PDF-файли, які були згруповані в порядку зростання сум згідно з випискою на кожну дату. Перед скануванням всі документи були перевірені на відповідність і наявність. Після перекладу на електронний носій дані документи були знищені з оформленням відповідного акта.

Відео: Оцифровка документів і електронний архів на базі СЕД LanDocs

Друга база була розміщена в програмі 1С: Підприємство, версія 8.0. Тут розташовуються технічні паспорти об`єктів нерухомості, документація відділу капітального будівництва.

Оскільки кожен об`єкт нерухомості врахований в програмі, залишилося тільки додати найменування нового виду документації. До особливо зручним нововведенням варто віднести кнопки «Відправити по електронній пошті» і «Друк». Зручність даних нововведень практично відразу було відзначено співробітниками всіх суміжних підрозділів.

Окремо варто відзначити, що при перекладі цих документів на електронний носій була проведена їх інвентаризація, що дозволило отримати дані про наявність паспортів, терміни їх дії. Подібна інформація, як і наявність електронної версії, дозволить в подальшому заощадити як матеріальні, так і трудові витрати на роботу з технічними паспортами.

Зручність і переваги другої бази полягають в тому, що з нею можуть працювати всі без винятку працівники компанії, тоді як для першої бази потрібно мати доступ до програми «Архівна справа». Але з урахуванням того, що дані документи фінансового управління не використовувалися в поточній роботі, необхідність в постійному доступі немає.

На жаль, програми 1С і Справа не інтегруються між собою. Тому при пошуку потрібних матеріалів співробітникам доводиться з`ясовувати, в якій програмі вони зберігаються і при відсутності доступу до такої йде додатковий час на його забезпечення.

Проблеми, з якими довелося зіткнутися в ході впровадження електронного архіву

Проведення роботи по формуванню електронного архіву ускладнював ряд проблем:

• постійні скарги співробітників підрозділів на брак часу, що не дозволяє в повній мірі провести експертизу цінності зберігаються документів;
• загальноприйняті хибні уявлення, що дана робота не актуальна і не впливає на робочі процеси в цілому;
• утруднений доступ до справ, папки-швидкозшивачі лежать безсистемно;
• побоювання з серії «А раптом знадобиться?», хоча мова йде про справи, які не відкривались з моменту їх формування.

Але головною проблемою залишається недостатнє розуміння керівництвом реальних обсягів робіт і бажання заощадити, що призводить до обмежень проведення робіт як в цілому по систематизації документального фонду, так і зокрема з перекладу документів на електронний носій.

Тут не можна не згадати про мінуси паперового діловодства, характерних як для нашої компанії, так і для всього сучасного діловодства.

Прагнення працівників зберігати в копіях будь-які матеріали, що мають відношення до вирішення тієї чи іншої виробничої завдання, хоча при цьому ніяких зведених реєстрів про їхню наявність, як правило, не ведеться, все робиться «по пам`яті». Тобто співробітнику іншого підрозділу неможливо знайти шукане. У чому тоді сенс зберігання? Вихід може бути знайдений у вигляді реєстрів документів в загальному доступі у кожного співробітника компанії.

Передача оригіналів документів до структурних підрозділів «під розпис» - в одних випадках це ведення відповідного журналу, в інших - копіювання документів і відмітка службової особи на копії. Відповідно, це зайві трудові та матеріальні витрати. В ідеалі вести такі дані в СЕД, але це вимагає її установки на кожному робочому місці.

Практично не проводиться робота з відбору та знищення утерявших актуальність документів. В результаті за роки накопичуються буквально стелажі з непотрібними документами, розбір яких тягне за собою ще більші трудовитрати, ніж якби ця робота проводилася регулярно. Представляється розумним хоча б раз на півроку проводити інвентаризацію документів. Це має бути затверджене регламентом або положенням про документообіг компанії або здійснюватися на підставі наказу керівництва.

підсумки роботи

 «Архівна справа»

Робота велася більше року. За цей час вдалося звільнити кілька шаф, розібрати інші справи по їх структурному ознакою. Багато документів знищувалися без попереднього сканування, тому що представляли собою добірку копій з оригіналів, що зберігаються в компанії, і не містили будь-якої особливо цінною і систематизованої інформації. Тут варто ще раз наголосити на необхідності проводити роботу по знищенню непотрібних документів регулярно, тому що це дозволить оптимізувати робочий процес і увага приділятиметься дійсно важливим завданням. На жаль, найчастіше в основі небажання займатися роботою по розбору і систематизації документів лежить елементарна лінь і помилкове уявлення про те, що «може бути, коли-небудь ці документи знадобляться». Як вони можуть знадобитися, якщо в переважній більшості випадків співробітники навіть не пам`ятають або не знають про їх існування? Чи не це показник того, що вони не потрібні і давно вже не актуальні?

Більш наочно результати роботи по фінансовому управлінню представлені в наступній таблиці.

Загальний вигляд електронного архіву представлений на малюнку.

Загальний вигляд електронного архіву.

1с Підприємство

Переведено в електронний вигляд близько 970 технічних паспортів по об`єктах нерухомості, розташованим в 62 суб`єктах Російської Федерації.

Частково вирішена «проблема архівної полки», звільнилася частина займаних шаф (хоча кілька стелажів тут же були зайняті знову). Але реорганізація і часткова утилізація справ дозволила розібрати їх по фондообразователей і в хронологічному порядку.

Проведена робота значно прискорила пошук необхідних документів як в електронній, так і в паперових версіях, що, звичайно ж, економить час. Наявність електронної версії документа дозволяє працювати з нею декільком співробітникам одночасно. Полегшено надання електронної версії зовнішнім контрагентам і службам. Наявність електронної версії документа забезпечує більшу безпеку паперової версії.

Розпочата робота не пройшла непоміченою керівниками інших підрозділів. Були відзначені зручності нової системи зберігання і пошуку документів і розпочато подібні інвентаризації в інших відділах.

Робота в даний час ведеться, тому складно сказати, що нам зробити не вдалося. Точно можна сказати одне - нам не вдалося добитися введення до штатного розпису ставки архівіста і придбати дорогий багатофункціональний сканер.

Поки що ми плануємо закінчити роботу з документами фінансового управління, а потім будемо проводити полістний розбір документів відділу капітального будівництва. Має бути довга і трудомістка робота.

Правильна постановка процесу діловодства, заснована на зниженні «бюрократизму», спадщини радянської епохи, зручна організація і зберігання накопиченого документального і архівного фонду - це одна з основ успішної роботи і розвитку організації.

Відео: Ноу-хау: бюджетне впровадження електронного архіву у вашій організації

Рульова Е.Е., головний спеціаліст відділу експлуатації ТОВ "РГСН"