Документування втрати документів

Відео: Обережно Шахраї! Розлучення з документами, загублений паспорт

На 17-й конференції-виставці з електронного документообігу та автоматизації управління DOCFLOW 2011 року (яка проходила в травні 2011 р) в одному з виступів було відзначено, що, за експертною оцінкою IDC (International Data Corporation (IDC) - аналітична фірма, що спеціалізується на дослідженнях ринку інформаційних технологій.

Є підрозділом компанії International Data Group. Штаб-квартира - Фремінгем, Массачусетс. За власними даними, на IDC працюють понад тисячу аналітиків в п`ятдесяти країнах світу), з 2009 по 2020 рр. зростання інформації збільшиться в 44 рази, а це означає, що збільшиться кількість і обсяг документів, які забезпечують процес управління. А при збільшенні обсягу документів на перший план виходить проблема їх збереження. Адже нерідко трапляється так, що документи пропадають. І причини тому можуть бути різні: неуважність або недбалість співробітників, форс-мажорні обставини. Що ж робити в таких ситуаціях?

Як завжди, постараємося почати з самого початку, тобто подивимося, що ж собою являє документ.

Документ, документована інформація - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати (ГОСТ Р 51141-98. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення).

документована інформація - зафіксована на матеріальному носії шляхом документування інформація з реквізитами, що дозволяють визначити таку інформацію або в установлених законодавством України випадках її матеріальний носій (Федеральний закон від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Закон про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації »).

Як бачимо, документ - це інформація, яка фіксується, по-перше, для підтвердження якихось фактів, а по-друге, для збереження цієї самої інформації про ці факти, тому пропажа будь-яких документів завжди таїть в собі серйозні проблеми для будь-якої організації. Так як же правильно зберігати документи?

зберігання документів

Обов`язок зберігати документи визначається законодавством Російської Федерації, а перелік документів, що підлягають зберіганню в кожній організації, визначається на підставі:

• типових переліків.

В даний час при визначенні документів, що підлягають зберіганню, а також термінів їх зберігання використовують такі затверджені типові переліки:

• Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (Затв. Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558).

Перелік містить 1003 статті про зберігання документів, а з огляду на, що частина статей має узагальнена назва тих чи інших видів документів, то на практиці кількість видів документів, що підлягають зберіганню, значно більше.

• Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічної і виробничої діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання (Затв. Наказом Міністерства культури і масових комунікацій Російської Федерації від 31.07.2007 № 1182).

Даний перелік включає типові архівні документи про наукову, науково-технічної, виробничо-технічного, проектної та будівельної діяльності організацій.

• відомчих переліків.

Відомчі переліки розробляються конкретним відомством.

• Законів, що регулюють діяльність тієї чи іншої організаційно-правової форми юридичної особи, що в значній мірі накладає відбиток на зберігання певних видів документів в тій чи іншій організації. Наведемо деякі з законів:

1. Федеральний закон від 14.11.2002 № 161-ФЗ «Про державні та муніципальних унітарних підприємствах»(Схвалити. Радою Федерації 30.10.2002);
2. Федеральний закон від 08.02.1998 № 14-ФЗ (ред. Від 30.11.2011) «Про товариства з обмеженою відповідальністю» (схвалити. Радою Федерації 28.01.1998);
3. Федеральний закон від 26.12.1995 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства»(Далі - Закон« Про акціонерні товариства »).

• Спеціальних законів, регулюють ту чи іншу діяльність, наприклад, Федеральний закон від 21.11.1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік».

Згідно ст. 17 Федерального закону від 21.11.1996 № 129-ФЗ "Про бухгалтерський облік" організація зобов`язана зберігати первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерську звітність не менше п`яти років. Відповідальність за збереження зазначених документів несе керівник організації.

Слід враховувати, що даний закон втратить свою силу з 1 січня 2013 року, а замість нього вступить в силу Федеральний закон від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік», відповідно до якого дещо змінюються терміни зберігання бухгалтерських документів.

• Інших правових актів Російської Федерації.
• Статуту організації.
• внутрішніх документів юридичної особи, наприклад, документи кожної організації та терміни їх зберігання відображаються в номенклатурі справ, яка затверджується наказом організації.
• Рішень виконавчого органу юридичної особи (Органами управління організації).

пропажа документів

У діяльності організації важливий будь-який документ і, кажучи про зникнення документів, перш за все потрібно визначити алгоритм дій, які необхідно виконувати в таких ситуаціях. Але переходити до розгляду запропонованого алгоритму слід в тому випадку, якщо неможливо швидко відновити документ, наприклад, попросити контрагента підписати заново договір або первинні облікові документи.

Очевидно, що виконання запропонованого алгоритму досить трудомістким, тому він не завжди використовується в практичній діяльності організації. Хоча на практиці можуть виникнути ситуації, коли без дотримання такого алгоритму не обійтися. Алгоритм цей досить загальний, тому в залежності від виду документа і відповідних вимог, визначених законодавством при втраті відповідних документів, в наведену схему дій можуть вноситися зміни.

Крок перший. Пишемо доповідну записку

Що стосується пропажі документів співробітник, який знайшов пропажу, повинен направити доповідну записку керівнику організації. Доповідна записка повинна містити наступну основну інформацію:

• перелік документів, які пропали (якщо він встановлений), або просто найменування тих чи інших документів;
• обставини, при яких була виявлена пропажа документів.

Адже дуже часто трапляється так, що, наприклад, компетентні органи запитують при перевірці оригінали документів. Співробітник, який супроводжує роботу компетентних органів, забезпечує збір документів, запитуючи їх у відповідних структурних підрозділах, які здійснюють їх зберігання. І якщо на такий запит документи не будуть надані, то слід направити доповідну записку керівнику організації про зникнення документів. На підставі записки керівник дізнається про зникнення документів і вирішить, як діяти в тій чи іншій ситуації.

(Див. Приклад доповідної записки у вкладених документах).

Крок другий. створення комісії

Як правило, на підставі доповідної записки керівник організації приймає рішення про створення комісії для розслідування причин пропажі або загибелі документів, встановлення чіткого переліку тих документів, які пропали (загинули), визначення шляхів їх відновлення. При цьому слід зауважити, що іноді створення комісії може бути передбачено правовим актом Російської Федерації або внутрішніми локальними нормативними актами організації. Так, відповідно до п. 6.8 «Положення про документи і документообіг в бухгалтерському обліку»(Затв. Мінфіном СРСР 29.07.1983 за № 105),

«В разі пропажі або загибелі первинних документів керівник підприємства, установи призначає наказом комісію з розслідування причин пропажі, загибелі. У необхідних випадках для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.

Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається вищестоящої організації ».

Відео: Що робити якщо ви втратили всі документи

У кожному разі втрати або загибелі документів наказом організації створюється комісія для розслідування факту втрати або загибелі документів організації. В члени комісії включають: керівника відповідного структурного підрозділу, відповідального за зберігання зниклих документів, представника юридичної служби, представників інших структурних підрозділів, а також представника служби безпеки.

(Див. Приклад наказу про створення комісії у вкладених документах)

За результатами роботи комісії складається відповідний акт із зазначенням причини втрати або загибелі оригіналів документів організації та переліком таких документів. Форма акту законодавчо не затверджена, тому його можна скласти в довільній формі. Але при цьому акт повинен містити такі дані:

• склад комісії, якій було доручено провести розслідування причин загибелі документів;
• причини втрати документів;
• перелік документів, які втрачені;
• посилання на пояснювальні записки опитаних відповідальних співробітників (самі записки додаються до акта).

 Акт підписується головою і всіма членами комісії, затверджується керівником організації, після цього долучається до переданому на зберігання дублікату втраченого або втраченого документа організації, а в номенклатурі справ в розділі «Примітка» робиться відмітка про наявність не оригіналу, а дубліката документа.

(Див. Приклад акту у вкладених документах)

Крок третій. аналіз причин

Після того як комісією буде складено акт про причини втрати документів і визначено перелік цих документів, необхідно особливу увагу звернути на причини втрати:

наприклад, відповідно до п. 2 ст. 12 Закону від 21.11.1996 № 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік»В разі пожежі, стихійного лиха та в інших надзвичайних ситуаціях необхідно провести інвентаризацію.

Інвентаризація проводиться для оцінки вартості втраченого майна. Необхідність проведення інвентаризації визначають юристи та бухгалтерія. Для проведення інвентаризації наказом організації створюється робоча комісія. Для цього використовується уніфікована форма № інв-22 «Наказ (постанова, розпорядження) про проведення інвентаризації», (затв. Постановою Держкомстату Росії від 18.08.98 № 88).

Результати інвентаризації оформляються актами (форми даних актів затверджені постановами Держкомстату РФ від 18.08.1998 № 88 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку касових операцій, з обліку результатів інвентаризації» та від 27.03.2000 № 26 «Про затвердження уніфікованої форми первинної облікової документації № інв-26 "Відомість обліку результатів, виявлених інвентаризацією" »), які після проведеної інвентаризації є підставою для відображення збитків у бухгалтерському обліку.

Для визнання з метою оподаткування прибутку як позареалізаційних витрат, що зменшують отримані доходи, матеріальні втрати від пожежі, стихійного лиха та інших надзвичайних обставин необхідно документально підтвердити:

• довідкою, виданої відповідним органом про те, що сталося надзвичайне обставині, наприклад, пожежа може бути підтверджений довідкою Управління Державної протипожежної служби, протоколом огляду місця події та актом про пожежу, якими затверджується причина загоряння;
• актом інвентаризації, в якому потрібно зафіксувати вартість втраченого майна.

СЛОВНИК

Витрати організації позареалізаційні (Стосовно положень про оподаткування податком на прибуток організацій) - до складу позареалізаційних витрат, не пов`язаних з виробництвом і реалізацією, включаються обгрунтовані витрати на здійснення діяльності, безпосередньо не пов`язаної з виробництвом і (або) реалізацією.

Якщо документи були вкрадені, то необхідно звернутися до відділення внутрішніх справ за місцем знаходження вашої організації для проведення відповідного розслідування.

Якщо були втрачені первинні облікові документи, необхідно повідомити про це ИФНС.

Заходи по відновленню цих документів 2 ур.

Після того як комісія визначила, які документи були втрачені і причини їх втрати, повинні бути вжиті заходи по відновленню цих документів. У разі втрати оригіналу документа відповідний структурний підрозділ або члени комісії ініціюють і здійснюють всі необхідні дії з метою отримання належним чином оформленого дубліката втраченого документа.

Тут теж можливо кілька варіантів дій в залежності від видів втрачених документів. Перерахуємо деякі:

можна направити лист контрагенту з проханням відновити втрачені документи.

(Див. Приклад листа контрагенту з проханням виготовити дублікати втраченого документа у вкладених документах)

Якщо загублені документи в акціонерних товариствах, зберігання яких передбачено Законом «Про акціонерні товариства»(Ст. 89), а також Положенням про порядок і строки зберігання документів (Затв. Постановою ФКЦБ Росії) від 16.07.2003 № 03-33 / пс (п. 2.1), вашої організації необхідно звернутися у Федеральну службу з фінансових ринків (ФСФР) за отриманням копій цих документів. Але відразу попередимо, ФСФР може оштрафувати вашу організацію.

Відповідно до ч. 1. ст. 13.25 КоАП РФ невиконання акціонерним товариством обов`язки по зберіганню документів, які передбачені законодавством про акціонерні товариства, про ринок цінних паперів та прийнятими відповідно до них іншими нормативно-правовими актами, а також порушення порядку та строків зберігання таких документів тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб в розмірі від 2 500 до 5 000 руб-на юридичних осіб - від 200 000 до 300 000 руб.

Якщо загублений будь-якої організаційно-розпорядчий документ, а керівник організації відмовляється підписати відновлений документ без проведення розслідування, то тоді необхідно буде провести розслідування причин втрати за всіма правилами, для чого створюється комісія і виявляються причини втрати, і потім направити службову записку керівнику з проханням підписати дублікат організаційно-розпорядчого документа.

СЛОВНИК

дублікат - повторний екземпляр оригіналу документа, який має юридичну силу, який видається тільки на підставі письмової заяви юридичної або фізичної особи і в правому верхньому куті документа спеціально виготовленим штампом або рукою робиться напис «Дублікат».

Як правило, при втраті документів виготовляють дублікати, видача окремих видів яких передбачена нормативно-правовими актами. Але в деяких випадках можливе виготовлення завіреної копії втраченого документа, наприклад, така можливість передбачена п. 3.4 Положення про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств (Затв. Постановою ФКЦБ РФ від 16.07.2003 № 03-33 / пс).

Якщо загублений бухгалтерський документ, то можна звернутися в ИФНС з проханням про видачу копії, або в банк, який має оригінал втраченого документа (при втраті фінансових документів).

Слід зауважити, що після відновлення втрачених документів зберігання підлягає дублікат або завірена в установленому порядку копія документа, про що робиться відповідна відмітка в номенклатурі справ організації.

(Див. Фрагмент номенклатури справ у вкладених документах)

Як бачимо, документування зниклих документів - процес непростий, але в деяких ситуаціях просто необхідний і часто певний вимогами законодавства Російської Федерації. Тому можна рекомендувати з метою мінімізації можливих втрат документів та забезпечення їх збереження організувати зберігання документів на підприємстві належно архівної справи.

• Документ. Приклад доповідній запіскі.doc
• Документ. Приклад акту .doc
• Документ. Фрагмент номенклатури дел.doc