Місія персонального асистента: допомагати працювати і жити

Відео: Персональний асистент. Особистий помічник. Як грамотно побудувати кар`єру?

Якось на інтернет-форумі особистих асистентів автор цих рядків познайомилася відразу з трьома (!) Особистими помічниками, які працюють в одній компанії. Здавалося б, що в цьому дивного? Справа була в тому, що вони в буквальному сенсі слова служили одному керівнику. Причому, в різний час доби. Одна була на зв`язку днем, інша - вночі, третя працювала ввечері. Керівник метався по світу, давав суперечливі вказівки. А дівчата стояли на сторожі кожна в свій час, намагаючись догодити своєму начальнику. Компенсація, треба сказати, була дуже гідна - гідна такої екстремальної діяльності.

Дійсно, діяльність особистого асистента часто носить екстремальний характер.

Одним з основних відмінностей функціоналу особистого асистента від «звичайного» секретаря є багатофункціональність (поліфонічність) і адаптивність. Щоб бути хорошим особистим помічником, потрібно знати, що являє собою сучасний керівник - без цього розуміння важко адаптуватися під шалений робочий ритм і стати професіоналом.

Коли особистий асистент, він же персональний помічник, починає відчувати і розуміти свого керівника, знає про свого шефа буквально все: звички, настрій, особливості поведінки, жестикуляцію, режим дня, імена партнерів і родичів, види відпочинку і дозвілля, стиль одягу, бажані бренди , розпорядок дня домочадців, улюблені ресторани і кухню і багато іншого - то він (або частіше вона) стає справжньою «правою рукою». Утворюється майже непорушна осередок ділового співтовариства.

Є навіть така приказка - керівник швидше «розлучиться з дружиною, ніж відмовиться від хорошого персонального помічника». Зазвичай керівники, переміщаючись по кар`єрному шляху горизонтально або вертикально, «забирають» з собою і особистого помічника, з яким їх пов`язують особливі робочі відносини.

Сучасний керівник - хто він?

Кожен керівник володіє, безумовно, лідерськими якостями (без них він не став би керівником, лідером, власником бізнесу), кожен харизматичний, і кожен - яскрава індивідуальність зі своїм особливим внутрішнім світоустрій.

Які ще риси властиві керівнику ХХI століття?

Отже, сучасний керівник:

• динамічний, живе на великих швидкостях і оборотах. Дуже швидко реагує на події;
• небагатослівний: не має часу для пояснення, повторювати двічі не буде;
• при всій демократичності воліє спілкуватися з людьми свого кола;
• скоріше інтроверт (позначається великий потік інформації і подій, від яких може виникати бажання відпочити), але може бути, звичайно, природним екстравертом;
• дуже цінує свій час;
• дуже швидко мислить і генерує ідеї.

У світі бізнесу виживає той, хто може швидко думати і приймати точні рішення;

• прогресивний, цікавиться і активно користується сучасними нововведеннями (технічними та іншими);
• переміщається по всьому світу, космополітичний;
• має багато хобі і захоплень (колекціонування, престижні гри та ін.);
• займається спортом;
• любить хорошу кухню;
• добре одягнений.

Віддає перевагу одягу відомих брендів або індивідуальний пошив у кравця дуже високого рівня, що, власне, теж є свого роду брендом;

• нерідко знає іноземну мову, іноді навіть кілька;
• дуже освічений, часто має не одну вищу освіту (МВА і т.п.), іноді - науковий ступінь;
• людина творча - саме творча особистість створює свій бізнес;
• вміє керувати людьми;
• харизматичний;
• має насичене особисте життя (сім`я, хобі, творчість і т.п.).

Погодьтеся, що в команді з таким керівником працювати престижно і цікаво.

Щоб максимально відповідати такому високому рівню свого керівника, особисті асистенти також повинні володіти певними навичками, якостями і вміннями, певним характером, і, мабуть, найголовніше - особливим складом особистості.

На сторінках журналу ми не раз говорили про компетенції, необхідних для позиції особистого асистента. Відомий фільм «Диявол носить« Прада »ілюструє і демонструє ці компетенції в повній мірі.

Особистий помічник називається «особистим» і «персональним» не випадково: в його функціонал входить вирішення не тільки робочих завдань, а й приватних доручень керівника. Персональний асистент в буквальному сенсі допомагає керівнику працювати і жити. І, відповідно, стрімко зростає разом з ним.

Якими ж якостями повинен володіти сьогодні особистий помічник?

Ось перерахування навичок, якостей і умінь сучасного успішного (від слова успіх і встигати) ПА, який:

перебуває «в повній бойовій готовності» буквально 24 години на добу. Деякі керівники працюють і вночі і цілком можуть зателефонувати в будь-який час доби своєму особистому асистенту;

• вміє діяти рішуче і приймати на себе відповідальність;
• володіє високим рівнем творчого мислення;
• вміє вирішити будь-яке питання за мінімально короткий час - і завжди з позитивним результатом!
• володіє і відмінно управляє інформацією;
• володіє хорошими комунікативними навичками, ввічливий, вміє вести переговори, коректний торг;
• знаходиться в курсі всіх подій в компанії;
• мобільний, оперативно діє, адаптивен;

ПА не тільки вміє зберігати комерційні і корпоративні таємниці, але і здатний «тримати язик за зубами», знаючи багато про приватне життя керівника;

• має високий рівень емпатії, «почуттям шефа».
• знає діловодство, добре володіє російською мовою, одним або декількома іноземними (часто двома-трьома), грамотний, освічений;
• контролює як виконання завдань керівника, так і дії партнерів (навіть за кордоном);
• здатний бути гранично уважним, розуміти з півслова, в буквальному сенсі «вміти читати думки» шефа. І в цілому - вміти слухати і чути;
• орієнтується в різних сферах обслуговування: від ресторанів до подарунків;
• вміє підготувати захід, подія, подорож;
• скрупульозний і організований;
• вміє економити кошти, час, сили;
• постійно стоїть на сторожі інтересів керівника;
• володіє своєю харизмою;
• енергійний і переконливий;
• ефективно розпоряджається своїм часом, оптимально організовує робочий день керівника.

До числа компетенцій ПА відноситься також проактивний позиція і вміння «тримати руку на пульсі часу» - наприклад, підтримати розмову про поточну політичну та економічну ситуацію в країні і світі, здатність розібратися, як працює та чи інша технічна новинка. Більш того, помічник повинен (повинна) при нагоді вміти дуже делікатно, тонко і ненав`язливо пояснити керівникові, як користуватися черговим гаджетом або новим айфоном.

Корисно знати!

Бути проактивним людиною означає, що людина усвідомила свої глибинні цінності і цілі і діє відповідно до своїх життєвими принципами, незалежно від умов і обставин. Проактивний життєва позиція - чітке усвідомлення своєї особистої місії і цілей для її реалізації.

Праця особистого асистента - це та невидима частина айсберга, яка перебуває під водою.

Відео: The Fire | ВОГОНЬ | Боллівуд Фільми | індійські фільми | Санджай Датт повнометражних фільмів

На шляху ПА виникають свої труднощі. Найскладніша задача - зрозуміти своє реальне місце в життєдіяльності компанії в цілому, вміти вписатися в колектив, а не обмежуватися взаємодією з керівником, дотримуючись субординації. Інший раз деякі особисті асистенти віддаляються від колективу, вважаючи себе занадто важливою персоною, що, звичайно, дійсно так, проте, це може дуже ускладнювати інформаційний обмін в компанії, що, в свою чергу, не йде на користь її діяльності. Крім того, може виникнути нездоровий психологічний клімат, коли співробітники будуть боятися заходити в приймальню, де сидить гордий і непривітний особистий асистент. Дуже важливий навик - вміти знаходити спільну мову з людьми різного соціального статусу і рівня.

Особистий асистент повинен бути готовий прийняти і те, що його багатоденна праця може виявитися незатребуваним. Це вимагає великої міри лояльності та толерантності.

Відео: Катерина Кравц: "Особистий асистент. переосмислення"

Таким чином, можна сказати, що особистий асистент має власний професійний кодекс, подібно кодексу бусідо у японських самураїв.

На замітку!

Бусідо - неписаний кодекс поведінки самурая в суспільстві, що представляє собою звід правил і норми «істинного», «ідеального» воїна.

І неможливо не процитувати слова американського поета і письменника минулого століття Дугласа Меллока, які як не можна краще відображають сутність ідеального персонального асистента:

І зроби дорогу щасливішим.

Чи це не чудове покликання - робити дорогу керівника щасливою, комфортною і йти разом з ним рука об руку в повсякденній діяльності компанії? Є люди, які вважають саме так. І далі ми представляємо вам інтерв`ю з двома дівчатами, які діляться з нами своїм досвідом роботи на посаді персонального асистента.

коментар експерта

Інга Гладова, студентка РДГУ, ФІПП, «Соціокультурний сервіс і туризм»

З діяльністю особистого асистента я познайомилася, коли відвідувала компанію, в якій моя тітка була директором. Коли я прийшла до неї в офіс в перший раз, то побачила, що на місці секретаря сидить дівчина, яка «солідно» виглядає, одягнена в хороший костюм. Вона знає три мови і все її поважають - це було видно по тому, як до неї зверталися інші співробітники. Вона в курсі всіх справ і завжди в центрі подій компанії. Виявилося, що ця дівчина - особистий асистент моєї тітки.

Мені дуже сподобалася ця робота, ця діяльність. У мене є досвід роботи в якості особистого асистента керівника одного з туристичних агентств (. У цій роботі цінується не стільки старанність, скільки ініціативність, вміння вирішувати деякі питання (природно, не принципового характеру) замість керівника. Треба вміти передбачати його рішення, його емоції, треба «крутитися» 24 години на добу, розвантажуючи свого боса від вирішення дрібних питань. Асистент не має права вимикати стільниковий телефон навіть вночі.

Від асистента потрібно бути універсалом, він повинен орієнтуватися в багатьох сферах, як виробничих, так і побутових. Асистент також займається тайм-менеджментом свого керівника.

Для успішної роботи необхідна повна психологічна сумісність з керівником.

Робота асистента, крім професійних навичок, вимагає доброго здоров`я, витривалості і стійкості до стресу, великої відповідальності, але вона і оплачується відповідно. І ще дає неоціненний досвід на майбутнє.

Відмінності професії особистого асистента від інших видів діяльності, на мій погляд, полягають в наступному:

1. Головна відмінність: ПА - «права рука» керівника компанії (організації), знаходиться в курсі справ компанії, бачить ситуацію в цілому, завжди в курсі подій, які відбуваються у внутрішній і зовнішній середовищі організації.
2. ПА служить сполучною ланкою між керівником і співробітниками організації, а також є і зв`язком із зовнішнім світом для забезпечення ефективної роботи керівника (в результаті діяльності професійного ПА підвищується результативність роботи керівника).
3. Можливість «вершения доль» - від ПА часто залежить, чи буде розглянуто вашу пропозицію керівником або проігноровано ім.
4. ПА повинен володіти високим культурним рівнем.
5. Компетентность- структурность- порядок-чіткість.

коментар експерта

Анастасія Маслова, особистий помічник генерального директора холдингу ТОВ «ТЕТ Строй»

Виявилося так, що ця професія сама мене вибрала. Спочатку я хотіла займатися зовнішньою економікою в рамках комерційної компанії. Через півроку я плавно перейшла в помічники до директора департаменту. Треба сказати, що робота з цифрами і комп`ютером мене дуже стомлювала. Куди більше захоплювали адміністративно-організаційні завдання - я вирішувала їх легко і швидко.

Через якийсь час я доросла (в рамках іншої компанії) до особистого помічника генерального директора.

Ця позиція дуже багатогранна і вимагає сильної віддачі, тому що по суті ти на роботі 24 години на добу, але зате, з іншого боку, не прив`язаний до офісу і суворим розпорядком дня.

Власники компаній зазвичай мають дуже багато потреб, ідей, це, ймовірно, тому, що їх мозок працює дуже швидко і мислять вони глобально. Тому я задіяна не лише в діяльності компанії - я надаю допомогу у вирішенні завдань особистого характеру. Мені дуже подобається моя професія своєю динамічністю, організаційними моментами. І, на мій погляд, я самий обізнаний співробітник в компанії!

Отже, перші якості, які необхідні, - це мобільність, оперативність, адаптивність.

Особистий помічник генерального директора компанії повинен підходити своєму начальству не просто за вмінням виконувати завдання, а навіть, я б сказала, по духу. Я повинна відчувати шефа! Я той єдиний чоловік, з яким він спілкується в офісі (за винятком ради директорів). Шеф взагалі не любить спілкуватися зі сторонніми людьми. Всі вказівки, накази та розпорядження проходять через мене - від шефа потрібно тільки лише слово (зазвичай генеральні НЕ багатослівні), і з цього слова потрібно скласти нове розпорядження, оформлене належним чином і доведене до всього холдингу. В мої обов`язки входить також контроль за впровадженням нововведень.

Складність полягає в тому, що у тебе є тільки одна спроба почути і зрозуміти завдання і мінімум часу його зробити. Шеф якщо і може іноді щось пояснити, то повторювати двічі не буде (тому завжди треба записувати абсолютно все, що він говорить, бути без щоденної газети в кабінет до шефа - вважай, провалив завдання). Пам`ять не може бути феноменальною, на жаль.

Мій керівник повинен бути в курсі новинок всіляких гаджетів або ж якихось особливо цікавих речей. Якщо щось з`явилося в світі нове і цікаве, то це відразу повинно з`явитися і у нього. Коли чергова така технічна новинка спочатку виявляється у мене, то треба швидко розібратися, як вона працює - на випадок, якщо будуть питання.

Спорт дуже важливий для шефа: якщо це гірськолижний спорт, то черевики роблять на замовлення в Австріі- якщо це гольф, то купуються все найостанніші аксесуари (бінокль Leica, фірмові ключки і т.п.). Мені потрібно також знати, де в Європі відкрили нове гольф-поле, де проходять гонки на спорткарах «Феррарі» і «Порше» і т.п.

Подорожі: все робиться мною - від придбання квитків до замовлення романтичної вечері і підбору подарунка. Кожна поїздка супроводжується програмою, де потрібно прописати все - від номера рейсу до часу вечері в ресторані. Пишу все докладно і завжди контролюю роботу людей навіть в інших країнах!

Мені доводиться проводити серйозний моніторинг в пошуку адекватної ціни на бажаний автомобіль. Наприклад, орендувати «Порше Панамера» в Італії на день коштує близько 2000 євро, але такий же автомобіль можна взяти за такі ж гроші в Німеччині на тиждень. Тому я споряджаю водія в Німеччину: він бере там машину і доставляє її до шефа в Італію. В Італії шеф залишає машину, а водій приїжджає і відганяє її назад. В результаті виходить істотна економія.

Коли я бронюю номери в готелях, то пам`ятаю про те, що готелі пропонують знижки, якщо з ними дуже добре поспілкуватися. Так, ввічливими листами я змогла домогтися знижки в розмірі 25% в готелі на Мальдівах, що є максимально можливою знижкою.

На жаль, в Європі та інших країнах, крім Росії, ресторани і кафе не працюють 24 години на добу, крім того, навіть в найпрестижніших закладах вас не завжди нагодують смачно.

Я проводжу моніторинг (тут всі засоби хороші: друзі, Інтернет і т.п.) і замовляю для шефа обіди, вечері, організую ланчі. Є і такий момент: коли твоє начальство їде у відпустку, персональний помічник все одно не може «розслабитися» - шефу може не сподобатися вілла, яку ви разом вибирали. Доводиться знову включатися в роботу

Мені здається, можна навіть і не говорити про нагадування про дні народження його друзів, про записи до перукаря, лікарям тощо

Відео: Помічник керівника. Серія 1 ч. 1

Зараз наш холдинг компаній веде успішну зовнішньоекономічну діяльність, а наш головний бухгалтер погано говорить по-англійськи. Тому я тепер веду і цю ділянку діяльності компанії - і досить успішно.

Як ви бачите, дуже багато обов`язків лежить на мені, але від цього я не відчуваю ніякої ваги! Мені подобається моя робота і я із задоволенням її виконую - завжди цікаво вирішувати нові завдання, поставлені шефом!