Перспективи переходу до системи електронного документообігу кадрової документації

У цій статті ми продовжуємо розмову на тему автоматизації кадрового документообігу. Для визначення перспектив переходу до системи електронного документообігу кадрової документації попередньо коротко охарактеризуємо основні досягнення в цій галузі і проаналізуємо, як в даний час вирішуються питання автоматизації кадрового діловодства деякими провідними розробниками СЕД.

Так, компанія «Електронні Офісні Системи» (ЕОС), безперечно відноситься до провідним російським виробникам систем автоматизації діловодства та електронного документообігу, кадрового обліку, архівної справи та зберігання електронних документів, пропонує користувачам в якості одного зі своїх продуктів систему автоматизації кадрового діловодства «Кадри» . Згідно рекламному проспекту компанії, система «Кадри» - це автоматизоване рішення по роботі з кадровою інформацією, що забезпечує автоматизацію всіх основних функцій кадрового обліку (ведення штатного розкладу, особистих карток, відряджень, відпусток, табельного обліку, резерву та ін.). Як відзначають розробники, в системі реалізоване тверде розмежування прав доступу, гарантується конфіденційність персональних даних і вона придатна до використання в організаціях будь-якого масштабу, що, безумовно, є її гідністю.

Компанія «БОС. Кадрові системи », що входить до групи компаній АйТі, одного з лідерів в сфері інформаційних технологій, управлінського і ІТ-консалтингу в РФ, є спеціалізованим розробником програмного забезпечення в галузі управління персоналом. Ця компанія пропонує систему «Бос-кадровик» з такими функціональними можливостями, як облік кадрів (в тому числі ведення кадрового діловодства), розрахунок заробітної плати, управління кадровими процесами (включаючи аналіз цих процесів).

Компанія «ЛегПромСофт» розробила мережевий програмний комплекс «РАДІСТЬ КАДРОВИКА», призначений для управління кадрової діяльністю середніх і великих підприємств. Система надає працівникам відділу кадрів наступні можливості: ведення особової картки працівника, оперативний доступ до кадрової інформації, підготовка та видання наказів, зміна штатного розкладу, швидке отримання і видача стандартних довідок, підготовка аналітичних даних і ін.

Перелік аналогічних компаній, що працюють в різних регіонах країни з названої проблематики, можна було б ще довго продовжувати, але вже з наведених прикладів ясно, в якому напрямку ведуться розробки і що вони змінюють в традиційній (ручний) технології обробки кадрової документації.

Перспективи переходу до системи електронного документообігу кадрової документаціїПриродно, все програмні продукти покликані полегшити трудову діяльність працівників кадрових служб, прискорити і спростити процеси підготовки та пошуку документів, упорядкувати зберігання даних про працівників організації, скоротити трудомісткість на створення різнобічних аналітичних матеріалів про рух персоналу і його якісний та кількісний склад.

Проте слід зазначити, що сучасні розробки в області автоматизації кадрового діловодства полегшують саме праця працівників кадрових служб, усуваючи найбільш трудомісткі ручні операції (наприклад, реєстрацію кадрових документів в книгах, журналах або на картках), але не змінюють давно сформовані схеми роботи з кадровою документацією і далеко не завжди допомагають кадровикам вивільнити достатню кількість часу для роботи з людьми (а не з паперами, підготовленими за допомогою комп`ютера).

Відео: Навігатор документів

Принципові питання, які не будуть зачіпатися при автоматизації кадрового діловодства

При автоматизації кадрового діловодства, як правило, не будуть зачіпатися такі принципово важливі питання, як:

  • склад документів, необхідних для документування тих чи інших функцій кадрової служби;
  • вдосконалення змісту і форм створюваних документів;
  • скасування застарілих документів, вже не передбачених чинним законодавством, але все ще створюваних у багатьох організаціях «за традицією»;
  • можливість заміни деяких документів на паперовому носії електронними документами та ін.

Зауважимо, що за останнім з перелічених питань вже неодноразово видавалися відповідні постанови і розпорядження Уряду РФ. Правда, мова в них не йшла безпосередньо про кадрової документації, але за аналогією з названими Урядом РФ документами можна говорити про переведення в електронну форму і деяких кадрових документів, про що ще буде сказано нижче.

Наприклад, розпорядження Уряду РФ від 28.12.2011 № 2415-р наказує федеральним органам виконавчої влади:

  • до 01.03.2012 - завершити розміщення в федеральної державну інформаційну систему "Єдиний портал державних і муніципальних послуг (функцій)" форм заяв та інших документів, необхідних для отримання адміністративної послуги (функції), і забезпечення доступу до них для копіювання і заповнення в електронному вигляді ;
  • до 01.07.2012 - забезпечити можливість для заявників з метою отримання державних послуг (функцій) представляти документи в електронному вигляді з використанням федеральної державної інформаційної системи "Єдиний портал державних і муніципальних послуг (функцій)";
  • до 01.01.2013 - забезпечити можливість для заявників здійснювати в електронному вигляді моніторинг ходу надання адміністративної послуги або виконання державної функції;
  • до 01.01.2014 - забезпечити можливість отримання результатів надання державних послуг та виконання державних функцій в електронному вигляді щодо тих державних послуг (функцій), електронний вигляд представлення результатів яких не заборонений федеральними законами.

Таким чином, в перспективі хотілося б здійснення якогось своєрідного «прориву» в області автоматизації кадрового діловодства, відходу від зжили себе форм документування кадрових функцій і застарілих уявлень про носіях кадрової інформації.

Наша порада!

Звісно ж необхідним і актуальним по-новому осмислити і склад кадрової документації, і її електронний документообіг.

Здавалося б, а що ж тут можна переглянути і змінити, якщо все грунтується на нормах ТК РФ і підзаконних актів і якщо багато кадрових документи прямо називаються в цих нормах? Що ж, очевидно, назріває об`єктивна необхідність перегляду деяких правових норм, відмови від ряду звичних, але вже не актуальних уявлень про документування роботи з персоналом.

Здається, що ніякі найдосконаліші сучасні програмні продукти вже не здатні істотно змінити ситуацію із завантаженістю кадровика паперами через раніше сформованих, «узаконених» і обов`язкових до застосування форм роботи з документами.




Чого, наприклад, коштує така «автоматизація»: особисту картку працівника (форма № Т-2) заповнюють в комп`ютері і продовжують вести в електронному вигляді, але при цьому її паралельно роздруковують і одночасно ведуть від руки, тому що і кадровик, і працівник повинні в цій картці розписуватися, про що говорять відповідні нормативні правові акти.

Таким чином, на думку автора, розробці та впровадженню електронного документообігу в кадровому діловодстві має передувати ухвалення серйозних по юридичної значимості рішень в області трудового права та документознавства, що дозволить:

  • спростити кадрове діловодство за кількістю оформлюваних документів;
  • усунути наявні різночитання і помилки в документуванні багатьох ситуацій, що виникають в процесі роботи з кадрами;
  • ефективно застосовувати в кадрових службах сучасні інформаційні технології.

Найбільш актуальні пропозиції щодо спрощення кадрового діловодства

Для практичного втілення висловленої вище побажання сформулюємо далі деякі найбільш актуальні пропозиції щодо спрощення кадрового діловодства.

1. Оформлення прийому на роботу керівника організації.

Керівника недержавної організації (наприклад, акціонерного товариства, товариства з обмеженою відповідальністю), як правило, відповідно до статуту обирають (призначають) на посаду на загальних зборах акціонерів або учасників товариства на певний термін. Після закінчення терміну керівник організації рішенням загальних зборів акціонерів або учасників товариства повинен бути звільнений за п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ (закінчення строку трудового договору). Нерідко керівником організації протягом багатьох років є один і той же працівник, якого не звільняють після закінчення терміну трудового договору, як вимагає ТК РФ, а «переобирають» на посаду керівника або з яким подовжують (пролонгують) трудовий договір не дивлячись на те, що подібні дії не передбачені відповідними федеральними законами (про акціонерне товариство, про товариство з обмеженою відповідальністю).

Це призводить до необхідності розглянути питання про можливість укладення з керівником організації нового трудового договору після чергового обрання на посаду без оформлення його звільнення, що дозволить значно скоротити документообіг по процедурі обрання (призначення) на посаду керівника організації за рахунок припинення оформлення наступних документів:

  • документів, пов`язаних зі звільненням керівника організації (складання наказу про складання повноважень і записки-розрахунку при звільненні (форма № Т-61), «закриття» особової картки працівника і особової справи, заповнення трудової книжки і видача її працівникові);
  • документів про прийом керівника організації на роботу (заповнення нової особової картки працівника та оформлення нового особової справи, реєстрація трудової книжки в книзі обліку руху трудових книжок і вкладишів до них і внесення до неї запису про обрання (призначення) на посаду).

Слід зауважити, що в багатьох організаціях вже давно застосовується на практиці те, про що тут сказано (керівника організації не звільняють, а переобирають на новий термін). Вважаємо, що треба шукати вихід із ситуації, пов`язаної з масовим порушенням чинного законодавства.

2. Оформлення сумісника, коли його робота в даній організації стає основною роботою.




Одним зі спірних випадків документування є ситуація, коли працівник надходить на роботу на умовах сумісництва, а в подальшому, звільнившись з роботи, яка була для нього основною, хоче, щоб його робота за сумісництвом стала основним місцем роботи.

На практиці повсюдно застосовується трудомістка процедура звільнення сумісника за власним бажанням і прийом його на основне місце роботи (з відповідним оформленням всіх документів щодо звільнення і прийому на роботу). Разом з тим більш правильним і набагато менш трудомістким представляється внесення до трудового договору сумісника доповнення про визнання з такої-то дати роботи за сумісництвом основною роботою. Таким чином, трудові відносини з працівником триватимуть, зміниться лише одна з умов трудового договору, що призведе до значного зменшення кількості оформлюваних документів: замість документів про звільнення працівника і прийомі його на роботу потрібно буде лише оформити додаткову угоду до трудового договору і видати відповідний наказ , а також зареєструвати трудову книжку колишнього сумісника, внести в неї запис про визнання роботи за сумісництвом основною роботою і зробити необхідне виправлення в особовій картці працівника.

Підкреслимо, що цю точку зору поділяють і фахівці Федеральної служби з праці та зайнятості (листи Роструда від 22.10.2007 № 4299-6-1 і від 26.10.2007 № 4365-6-1).

Наведена схема оформлення факту визнання роботи за сумісництвом основною роботою повинна бути закріплена в нормах ТК РФ та Інструкції щодо заповнення трудових книжок (затв. Постановою Мінпраці РФ від 10.10.2003 № 69).

3. Документування деяких ситуацій, що найчастіше зустрічаються в практиці роботи організацій.

Тривалий час в нашій країні, до прийняття в 2001 р ТК РФ, діяв Кодекс законів про працю, згідно з яким документувалася робота з персоналом. При цьому трудовий договір не укладався в письмовій формі - підставою прийому на роботу і переведення на іншу роботу було заяву працівника, а при оформленні процедур, пов`язаних з рухом кадрів, з наданням відпусток, відрядженням працівників і ін., Складалося безліч доповідних записок і заяв, збиралися незліченні візи узгодження документів.

 З прийняттям ТК РФ змінилися багато правових норм, але майже не змінилися традиції документування. В результаті зараз нерідко можна побачити «паралельне» існування «старих» і «нових» систем документування тих чи інших ситуацій.

Наприклад, при тимчасовій відсутності працівника на роботі (відпустка, хвороба, відрядження тощо) виникає необхідність його заміни. Виконувалися працівником функції часто передаються іншому працівникові без звільнення його від роботи, обумовленої трудовим договором. При цьому в більшості організацій спочатку створюються такі документи, як доповідні записки з пропозицією кандидатури на заміну відсутнього працівника і заяви працівників про згоду замінити відсутнього, і тільки потім складаються додаткові угоди до трудового договору і накази про виконання обов`язків відсутнього працівника.

Згідно ТК РФ (ст. 602 і ст. 151) ніяких «попередніх» документів в даному випадку не потрібно, юридичне значення мають лише додаткову угоду до трудового договору і наказ. Однак зайві документи створюються в більшості організацій і переконати працівників кадрових служб в розумності відмови від них буває непросто. Більш того, у багатьох організаціях дана ситуація документується виключно «по-старому», тобто без складання додаткової угоди до трудового договору (тільки доповідна записка і наказ), і саме в такій формі входить в електронний документообіг кадрової служби, що призводить до грубого порушення норм ТК РФ.

4. Ведення особової картки працівника.

Цей традиційний, довгі роки застосовується в нашій країні документ, давно потребує вдосконалення як за складом інформації, так і за технологією роботи з ним.

З особової картки, наприклад, слід виключити не застосовуються в даний час відомості про безперервний стаж.

Ведення картки має здійснюватися в різних формах:

  • в невеликих організаціях картку можна традиційно заповнювати від руки;
  • в великих організаціях її доцільно вести в електронному вигляді протягом всього періоду трудової діяльності працівника.

Відео: Ефекти переходу на електронний документообіг всередині компанії

Підписи кадровика і працівника можуть бути внесені в картку після її роздруківки в день звільнення працівника.

5. Ведення трудової книжки працівника.

Для трудової книжки необхідно широко, з залученням як теоретиків трудового права, так і кадровиків-практиків, обговорювати і вирішувати такі питання:

  • поетапна відміна трудової книжки в доступному для огляду майбутньому;
  • припинення оформлення трудової книжки для вперше поступають на роботу (з урахуванням віку);
  • заміна відомостей про професійний стаж працівника, що містяться в трудовій книжці, відомостями з відповідних автоматизованих баз даних (з досвіду роботи багатьох зарубіжних країн), доступ до яких встановлюється в законодавчому порядку.

На замітку!

У базах даних міститься повна інформація про місця роботи громадянина, його досягнення, проступки і т.п. Ідентифікація громадянина в даному випадку відбувається, як правило, за номером його страхового свідоцтва.

6. Інші пропозиції:

  • визначити склад документів-підстав для звільнення працівника в разі, коли звільнення є дисциплінарним стягненням;
  • встановити порядок документування звільнення працівників, які тривалий час відсутні на роботі з нез`ясованих обставин (у разі утруднення з`ясування цих обставин), з метою виключення складання численних актів про відсутність працівника і листів на його адресу;
  • встановити порядок документування процедури заміни працівників, які не вийшли на роботу в свою зміну;
  • спростити роботу з наказами по особовому складу за рахунок збільшення кількості їх уніфікованих форм і ін.

Отже, ми перерахували деякі рішення і детально розглянули всі основні проблеми, що стосуються автоматизації кадрового документообігу.

На закінчення автору ще раз хотілося б підкреслити, що автоматизація роботи з кадровою документацією не повинна зводитися до застосування програмних і технічних засобів тільки для виключення рутинних, трудомістких операцій з практики роботи кадрових служб - адже розробка систем електронного документообігу для кадрового діловодства передбачає вирішення комплексу проблем по вдосконалення і правових норм, і форм документування практичних ситуацій, в іншому випадку доведеться автоматизувати застарілі або помилковим е технологічні процеси, що дискредитує саму ідею застосування сучасних інформаційних технологій в кадровій службі організацій.



ІНШЕ

Діловодство в 2017 році фото

Діловодство в 2017 році

Відео: Аудит підприємств і організацій, наказове діловодство, штрафи ПФРРобота будь-якої організації, так або інакше,…

Види документообігу фото

Види документообігу

Відео: Теорія документообігуІснуючі види документообігу в організації дозволяють не тільки забезпечити її внутрішню і…

Види електронних документів фото

Види електронних документів

Все частіше багатьом секретарям доводиться стикатися по роботі з електронними документами. Однак, на превеликий жаль,…

Види первинних документів фото

Види первинних документів

Діяльність будь-якого підприємства пов`язана з оформленням самих різних видів первинних документів, які…

Види первинної документації фото

Види первинної документації

Відео: Первинні документи: як обгрунтувати витрати і не втратити відрахування?Різні види первинної документації є…

Системи діловодства фото

Системи діловодства

Відео: Організація кадрового діловодстваРозробка і впровадження системи діловодства в 2016 році - нагальна потреба для…

Документування фото

Документування

Для успішного використання безперечних переваг СЕД потрібно спочатку якісно підготувати нормативну базу і своєчасно її…

» » Перспективи переходу до системи електронного документообігу кадрової документації