Важкі випадки оформлення документів

Оформлення окремих реквізитів документів

ГОСТ Р 6.30-2003 щодо даного реквізиту обмежується таким положенням:

«Заголовок до тексту включає в себе короткий зміст документа. Заголовок повинен бути узгоджений з назвою виду документа.

Тема може відповідати на питання: про що (про кого) ?, наприклад: Наказ про створення атестаційної комісії- чого (кого) ?, наприклад: Посадова інструкція провідного експерта.

До тексту документів, оформлених на бланках формату А5, заголовок допускається не вказувати ».

Дане положення потребує деяких коментарях:

1. Заголовок до тексту документа не може відповідати на питання "Про кого?", тільки "Про що?" або «Чого (кого)?».

Наприклад: наказ (про що?) про відрядження старшого аудитора Петрова П.Л., наказ (про що?) про переведення Сахарова К.Д., наказ (про що?) про додаткове фінансування робіт по реконструкції торгового комплексу № 2, лист (про що?) про надання консультативної допомоги, акт (Чого?) прийому-передачі справ, протокол (Чого?) засідання ради директорів, правила (Чого?) внутрішнього трудового розпорядку, посадова інструкція (Кого?) секретаря-референта та ін. Інакше кажучи, заголовок до тексту документа повинен відповідно до правил російської мови узгоджуватися в відмінку з найменуванням виду документа.

2. Бланки формату А5 для виготовлення документів вже не використовуються. В даний час все бланки документів, як і документи, для виготовлення яких бланки не застосовуються, виготовляються на папері формату А4.

Бланки на папері формату А5 застосовувалися для ведення переписки, але вони вийшли з ужитку ще в 80-і роки минулого століття, по-перше, тому що принтери, що застосовувалися в той час, друкували тільки на папері певного формату (А4 та А3), у друге, тому що листів з текстом в 4-5 рядків відносно небагато, в більшості своїй листи містять тексти б льшего обсягу.

У Правилах діловодства реквізит «заголовок до тексту» названий «найменування документа». Відносно цього реквізиту Методичними рекомендаціями встановлюється наступне: «Найменування документа - короткий зміст (заголовок до тексту) документа - складається до всіх документів, за винятком документів, що мають текст невеликого обсягу (до 4-5 рядків)» (Методичні рекомендації з розробки інструкцій по діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затв. наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76. Додаток 11).

На практиці досить часто виникає питання, де повинен розміщуватися цей реквізит. Питання виникає в зв`язку з тим, що в законодавчих, інших нормативно-правових актах заголовок до тексту розташовується над текстом сцентрованим способом, в розпорядчих документах, ділових листах і інших документах - під реквізитами бланка від кордону лівого поля. Методичними рекомендаціями у зв`язку з цим встановлено наступне: «Заголовок до тексту оформляється під реквізитами бланка. Заголовок до тексту може займати 4-5 рядків по 28-30 знаків у рядку. У проектах законодавчих, інших нормативно-правових актів заголовок до тексту оформляється по ширині сторінки над текстом сцентрованим способом ».

В останні роки в практиці ділового листування зустрічаються заголовки до тексту, оформлені таким чином:

Відносно договору купівлі-продажу

сирої нафти від 12.12.2010 № 176дк / 88-17

Пояснюється поява заголовків до тексту, оформлених таким чином, наступним: в практиці ведення переписки за кордоном використовується реквізит «Короткий зміст листа», по суті, аналогічний реквізиту «Заголовок до тексту документа». В юридичній практиці його прийнято оформляти наступним чином:

In re (Re - той самий вираз, але скорочена) - латинський вираз, що означає «у справі ...», «щодо справи, питання ...», «щодо справи (питання) ...». Коли намагаються буквально переносити правила ведення переписки, прийняті за кордоном, на наш грунт, тоді і з`являються такі заголовки, як наведений вище. При цьому потрібно враховувати, що саме слово «щодо» в сучасній російській мові сприймається як застаріле, а також те, що такий спосіб оформлення заголовка до тексту документа нашим стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 не передбачений.

Потрібно враховувати і те, що в зарубіжній комерційної листуванні англійською мовою більш сучасним способом оформлення даного реквізиту є підкреслення короткого змісту листа або виділення його прописними буквами:

При складанні заголовка до тексту документа потрібно також враховувати наступне: не рекомендується обмежувати заголовок тільки зазначенням об`єкта (підрозділу, особи та ін.), З приводу якого видається документ, без позначення характеру запропонованих дій, наприклад: «Про Петрові Н.К.», «Про відділ інформатизації» тощо

Якщо в тексті документа відображено кілька питань, заголовок повинен формулюватися узагальнено. При цьому небажано використовувати конструкції зі словом «питання», наприклад: «Питання ревізійної комісії». Заголовок повинен більш чітко визначати зміст документа, наприклад: «Про вибори ревізійної комісії та визначення порядку її роботи».

печатка є способом підтвердження справжності підпису посадової особи на документі. Один з найбільш актуальних питань, що виникають при підготовці документів, це питання про те, в яких випадках потрібно завіряти документ печаткою і якою печаткою. Питання про те, якою печаткою завіряти документ - не випадковий, оскільки в організаціях нерідко використовуються не тільки друку організацій, але і друку структурних підрозділів, а також особливі печатки для документів, пакетів та ін. ГОСТ Р 6.30-2003 містить таке положення про завірення документів печаткою (п. 3.25): «Відбиток печатки засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов`язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи. Документи завіряються печаткою організації ». Дане положення стандарту також потребує коментаря. Що значить «... а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи»? Очевидно, це слід розуміти так: «... а також на інших документах, засвідчення яких печаткою передбачається законодавчими або іншими нормативними правовими актами». Саме це положення міститься в Методичних рекомендаціях: «Печатка ставиться на документах у випадках, передбачених законодавчими або іншими нормативними правовими актами».

Важливо ще одне положення: документи завіряються печаткою організації. У яких же випадках може використовуватися друк структурного підрозділу?

Сфера застосування печаток структурних підрозділів в діловодстві вкрай обмежена. Можна сказати, що вони застосовуються тільки у внутрішній діяльності організації, наприклад для засвідчення копій документів (наказів, розпоряджень) при їх розсилці по структурним підрозділам і підвідомчим організаціям. Але при видачі копій документів за запитами громадян, в тому числі працівників організації, для подання до органів влади або організації копії документів завіряються печаткою організації, при цьому копія завіряється керівником організації або іншим уповноваженим ним посадовою особою (відповідно до наказу керівника або довіреністю). Саме тому печатка організації може стояти на документі (копії документа), підписаному не тільки керівником організації, а й іншою посадовою особою (головне, щоб дана посадова особа була уповноважена керівником).

У Методичних рекомендаціях є положення, що визначає, де повинна ставитися друк: «Печатка ставиться на вільному від тексту місці, не захоплюючи особистого підпису посадової особи. Друк може захоплювати частину найменування посади особи, яка підписала документ »(Методичні рекомендації з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затв. Наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76. Додаток 11).

Потрібно визнати, що в питанні використання печаток для завірення документів багато білих плям.

Наприклад, ніякими нормативними актами ніколи не встановлювалося, що гарантійні листи повинні завірятися печаткою, як і те, що на гарантійному листі повинно бути два підписи (керівника або особи, яка виконує його обов`язки, і головного бухгалтера). Ці положення склалися на практиці і фактично стали нормою. Але якщо гарантійний лист - це все-таки лист-бязательство, і друк на цьому листі виправдана саме цим, то засвідчення печаткою, наприклад, листи-запити або комерційної пропозиції - нічим не виправдане. Велика частина різновидів листів: листи-прохання, запити, супровідні листи, сповіщення та ін. - не вимагають завірення печаткою.

Слід мати на увазі також і те, що сфера застосування містичних печаток в діловодстві надалі скорочуватиметься, оскільки при електронному (безпаперовому) документообіг єдиним способом посвідчення документа (надання йому юридичної значимості) є електронний підпис.

Узгодження документів. Узгодження проекту документа - обов`язкова процедура підготовки будь-якого документа, що містить управлінське рішення. У практиці управлінської діяльності різниться зовнішнє узгодження - узгодження з організаціями, і внутрішнє узгодження - узгодження з керівниками та спеціалістами. ГОСТ Р 6.30-2003 передбачає два способи оформлення відмітки про погодження: гриф узгодження документа (при зовнішньому узгодженні) і віза узгодження документа (при внутрішньому узгодженні). Стандарт обмежується визначенням того, з яких елементів складаються гриф узгодження і віза. Разом з тим залишаються питання, на які немає однозначної відповіді, наприклад питання про те, де проставляти грифи узгодження та візи, а також що робити в разі, якщо проводиться електронне узгодження і позначки про узгодження включаються в картку документа.

Частково на питання про те, де проставляється відмітка про, відповідають Методичні рекомендації: «Гриф погодження оформляється під реквізитом« Підпис »ближче до нижнього поля документа.

Якщо зміст документа зачіпає інтереси кількох організацій, грифи узгодження можуть розташовуватися на окремому аркуші погодження. На основному документі в місці, передбаченому для розташування грифів узгодження, робиться відмітка "Аркуш погодження додається" ».

Таким чином, Методичні рекомендації визначають місце розташування грифа узгодження: на останньому аркуші документа, під підписом або на окремому аркуші погодження.

На замітку!

Потрібно мати на увазі, що лист погодження є невід`ємною частиною документа і після підписання або затвердження документа разом з ним поміщається в справу.

У Методичних рекомендаціях також є чіткі вказівку щодо розташування віз на проектах документах. Зокрема:

• на проектах законодавчих актів візи проставляються на лицьовому боці проекту документа;
• на проектах актів Президента РФ, актів Уряду РФ візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша першого примірника проекту документа;
• на документах, оригінали яких поміщаються в справи, візи проставляються на зворотному боці останнього аркуша документа (накази, розпорядження та ін.);
• в службових листах візи проставляються на копії документа, що поміщається в справу федерального органу виконавчої влади, або на зворотному боці останнього аркуша оригіналу, якщо лист пересилається адресатові по факсимільному зв`язку без досилання оригіналу поштою;
• на внутрішніх інформаційно-довідкових документах (доповідних, службових, аналітичних записках, довідках та ін.) візи проставляються на лицьовому боці останнього аркуша документа за підписом, ближче до нижнього поля.

Крім того, в Методичних рекомендаціях є вказівка про те, що допускається полистного візування документа і його додатків.

Корисно знати!

Як правило, полистного візування документів застосовується при підготовці договорів.

У нормативних документах відсутні положення про те, як потрібно поступати, якщо проводиться електронне узгодження документів, але при цьому сам документ виготовляється на папері. З огляду на, що позначки про узгодження - це частина документа, при проведенні електронного узгодження, тобто узгодження в системі електронного документообігу, за умови виготовлення та зберігання документа на паперовому носії, необхідно роздруковувати лист погодження документа і зберігати його разом з оригіналом документа на папері.

Текст. Найбільша кількість питань, що виникають при оформленні документів, - це питання, пов`язані зі складанням тексту документа. Тексти документів та правила підготовки текстів - це найменш регламентований розділ документування, якщо, звичайно, ми не маємо справи з уніфікованими формами документів. Незважаючи на те, що окремі види і різновиди документів мають досить стабільну структуру тексту і вироблені практикою прийоми складання тексту, практично неможливо передбачити всі ситуації, які можуть виникнути при підготовці документів. Звичайно, потрібно враховувати і те, що зміни управлінського середовища неминуче призводять до змін в практиці документування.

Розглянемо це на прикладі. В системі розпорядчих документів є такі документи, як наказ і розпорядження. Зазвичай в наказах використовується слово «наказую» (воно відокремлює яка констатує частина (преамбулу) від розпорядчої частини наказу). У тексті розпорядження, як правило, немає слова, що розділяє текст на частини, після констатуючій частині ставиться двокрапка, і далі по пунктах викладаються доручення. Ще відносно недавно в розпорядженнях використовувалися слова «пропоную» або «зобов`язую», але з плином часу вони перестали вживатися при підготовці розпоряджень.

Наведений приклад показує, що, незважаючи на відсутність спеціального дієслова, що розділяє яка констатує ірозпорядчу частині розпорядження, текст не втратив директивного тону, необхідного розпорядчого документа. Директивний, точніше, констатірующе-розпорядчий тон тексту документа надають дієслова в невизначеній формі, що використовуються в пунктах розпорядження ( «виплатити», «покласти»), завдяки чому документ вирішує поставлене комунікативне завдання і виконує функцію розпорядчого документа.

виготовлення документів

ГОСТ Р 6.30-2003 не містить правил виготовлення документів, можливо, саме з цієї причини питання виготовлення документів залишаються як і раніше актуальними. У зв`язку з тим, що в даний час немає нормативних документів, які б встановлювали правила виготовлення документів (гарнітури і розміри шрифтів, інтервали між рядками, використання курсиву і напівжирного шрифту, написання слів прописними буквами і ін.), Кожна організація повинна визначити ці правила самостійно і закріпити їх у інструкції з діловодства або в окремому нормативному документі.

На замітку!

Дотримання усіма працівниками організації єдиного стилю виготовлення документів - один з елементів загальної культури роботи з документами.

При встановленні правил виготовлення документів потрібно враховувати вимоги ергономіки, відповідно до яких шрифтом найбільш оптимальним для зорового сприйняття є Times New Roman № 14, а оптимальним міжрядковим інтервалом - інтервал 1,5.

До найбільш використовуваним при виготовленні документів гарнітурами шрифту відносяться гарнітури: Times New Roman, Arial, Verdana. При цьому небажано при виготовленні одного документа використовувати різні гарнітури та розміри шрифту.

Загальні правила виготовлення документів, якими можна користуватися при розробці інструкції з діловодства, викладені в роботі: Організаційно-розпорядча документація. Вимоги до оформлення документів: Метод. Рекомендації по впровадженню ГОСТ Р 6.30-2003 / Росархів- ВНІІДАД- Упоряд .: М.Л. Гавлін, А.С. Красавін, Л.В. Кузнецов и др Общ. ред. М.В. Ларін, А.Н. Сокова. - М., 2003.

• Форма. Приклад оформлення распоряженія.doc