Діловодство

З цієї статті ви дізнаєтеся:

• які документи діловодства лежать в основі документообігу компанії
• як проводиться організація діловодства
• які етапи включає ведення діловодства
• які завдання вирішує автоматизація системи діловодства

Діяльність будь-якої компанії так чи інакше пов`язана зі створенням, обліком і зберіганням величезної кількості офіційних документів. Кожен підрозділ організації, від бухгалтерії до відділу кадрів, веде свою документацію. Щоб не потонути в потоці офіційних документів, будь-якої компанії необхідно приділяти увагу ефективності діловодства. Можна сміливо стверджувати, що продуктивність ділових процесів компанії багато в чому залежить від того, наскільки добре в ній налагоджена система діловодства.

Організація конфіденційного діловодства з нуля

Чинне законодавство характеризує діловодство як діяльність, що забезпечує документування, документообіг, оперативне зберігання і використання документів. (Національний стандарт Російської Федерації ГОСТ Р 7.0.8-2013 "СИБИД. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення")

організація діловодства компанії має величезне значення. Кожному без винятку співробітнику необхідні знання про те, як працювати з документами: складати, заповнювати і оформляти ділові папери. Крім того, компанія повинна стежити за їх рухом, обліком, виконанням і зберіганням. Діловодство в даний час являє собою окрему галузь науки про роботу з документацією. ведення діловодства забезпечує організацію документаційне фундаментом. Стійкість цього фундаменту безпосередньо впливає на ефективність організації в цілому. Правильно організований документообіг може сприяти безперебійній роботі компанії і, без сумніву, є ефективним інструментом на шляху до поставлених перед нею цілей.

документи діловодства

В даний час в будь-якій організації щодня складається і заповнюється величезна кількість офіційних документів. Усе документи діловодства підпорядковуються суворої класифікації, що допомагає впорядкувати їх за типами і видам. Залежно особливостей і призначення документа, він може належати до тієї чи іншої групи офіційної документації.

Порядок зберігання документів і передача в архів

Першою підставою класифікації офіційних документів організації вважається відображаються в них вид діяльності. Це можуть бути загальні і адміністративні питання, які управлінські процеси. Документи, що стосуються загального керівництва компанією і її виробничої діяльності можуть складатися співробітниками будь-яких підрозділів. Документи діловодства, що регулюють управлінські процеси, як правило, складаються співробітниками фінансових служб компанії, її функціональних підрозділів: працівниками бухгалтерії, відділів планування, постачання і збуту.

Іншою підставою для визначення класу документа діловодства є його найменування: наказ, службова або доповідна записка, акт, протокол, договір. Всі ці документи відрізняються за своїм змістом, незважаючи на те, що їх оформлення уніфіковано.

Таким чином, організація діловодства в компанії підпорядковується наступній багаторівневої класифікації документів:

• Організаційно-розпорядчі документи: протоколи, рішення, статути, накази, інструкції, положення
• Довідково-інформаційні документи: акти, довідки, телеграми, доповідні записки, листи
• Документи по особовому складу:  трудові книжки, заяви, договори, характеристики, накази та інше.

Крім наведених вище класифікацій існує велика кількість інших, що дозволяють точно ідентифікувати документ в системі діловодства. Підставами класифікації документів можуть вважатися:

• Місце складання

Внутрішні документи (складаються працівниками компанії)

Зовнішні документи (надходять з інших підприємств або від приватних осіб)

• зміст

Прості (які висвітлюють одне питання)

Складні (присвячені декільком пов`язаним темам)

• форма

Індивідуальні (зміст документа має певними особливостями)

Трафаретні (частина документа оформляється заздалегідь, а частина заповнюється при складанні)

Типові (створюються для групи однорідних підприємств)

• Терміни виконання

Термінові (вимагають виконання у встановлений термін)

Нетермінові (термін виконання не визначений)

• походження

Службові (стосуються інтересів компанії)

Особисті (іменні документи, що стосуються однієї особи)

• вид оформлення

оригінали

копії

виписки

дублікати

• засіб фіксації

письмові

графічні

Фотодокументи і т.д.

Наведені вище приклади класифікації документів діловодства лише частково відображають всю складність процесів документообігу. Діловодство недарма виділяють в окрему область діяльності компанії: робота з офіційними документами вимагає певних знань і навичок. Подання про класифікацію документів допоможе не заплутатися в їх різноманітті.

організація діловодства

Багато компаній, зіткнувшись з труднощами при роботі з офіційними документами, приймають рішення організувати систему діловодства для того, щоб полегшити завдання, пов`язані зі складанням, заповненням та оформленням ділових паперів. ефективне ведення діловодства в компанії має на увазі не просто складання і зберігання документів. Всі офіційні папери мають потребу в реєстрації, контролі виконання, визначення терміну зберігання, напрямку в архів організації та знищення після втрати їх цінності. Дотримання певних принципів допоможе знайти будь-який документ у будь-який час і використовувати його для прийняття управлінського рішення.

Номенклатура справ організації: цілі, функції, порядок розробки

організація діловодства в компанії - важлива частина процесів управління і прийняття адміністративних рішень, що впливає на оперативність і якість управління. Можна виділити кілька основних завдань, що вирішуються за допомогою правильно організованих процесів документообігу в компанії:

• документування

Складання, оформлення, узгодження і виготовлення документів

• Організація роботи в процесі управління

Рух, контроль виконання, зберігання і використання документів

• Систематизація архіву офіційної документації

організацію діловодства слід почати з створення окремого підрозділу (відділу діловодства) або призначення працівника, в чиї обов`язки буде входити робота з документами. Це залежить від обсягу документації, з якої регулярно працює компанія. Створення підрозділу, відповідального за ведення діловодства можна уявити як послідовність певних етапів:

• Розробка та затвердження положення про відділ діловодства та посадових інструкцій співробітників відділу

Положення про діловодство - документ, який визначає правове становище даного підрозділу компанії. У ньому фіксують завдання, функції, права, відповідальність і характер взаємодій з іншими відділами. У посадових інструкціях прописується то, як розподіляється обсяг роботи між працівниками. При розподілі необхідно враховувати кваліфікацію співробітників, технології ведення діловодства і обсяг робіт.

• Призначення відповідальних за діловодство співробітників у всіх структурних підрозділах компанії

Необхідно визначити відповідального за діловодство співробітника в кожному підрозділі компанії і включити в його обов`язки роботу з документами діловодства: Таке призначення здійснюється наказом керівника підприємства.

• Розробка та затвердження інструкції з діловодства організації

Інструкція з діловодства організації (Інструкція по ДОУ) - це нормативний документ, який регламентує порядок і технологію роботи з документами, процеси і процедури обробки документів на всіх етапах їх життєвого циклу. Як будь-який нормативний документ компанії, інструкція ДОУ затверджується керівником компанії і є обов`язковою для всіх співробітників. При розробці інструкції можна користуватися Методичними рекомендаціями з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затверджені наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76). Інструкція з діловодства повинна містити наступні розділи:

• Правила документування управлінської діяльності компанії
• Правила організації документообігу
• Правила організації зберігання документів діловодства
• Розробка номенклатури справ для систематизації документів

Номенклатура справ являє собою перелік заголовків справ організації із зазначеним для них терміном зберігання. Наявність такого переліку допомагає сформувати в компанії документальний фонд. Номенклатура справ - базовий документ для якісного ведення діловодства. Вона служить основою систематизації документів компанії, організації їх зберігання до передачі в архів або знищення.

електронне діловодство

організація діловодства - це складне завдання, що вимагає систематизованого підходу. Найчастіше всі нормативні документи, що розробляються на етапах організації процесів діловодства, не задовольняють потреби компанії в повному обсязі. Інструкція по ДОУ і номенклатура справ можуть потребувати перегляду і доопрацювання деяких положень. Проте, ці нормативні документи повинні бути розроблені в будь-який системі діловодства.

ведення діловодства

Робота з документами діловодства в кожній компанії включає в себе кілька основних етапів:

• Одержування та первинне оброблення документів, їх попередньої розгляд

ефективне ведення діловодства починається з правильної обробки вхідної документації. Співробітник, який відповідає за потік вхідних документів, повинен отримати документацію, переконатися в повноті пакета документів і розподілити документи всередині організації. При розподілі необхідно врахувати, що керівництву компанії направляються тільки важливі документи, а всі другорядні повідомлення, що мають оперативне значення, розподіляються між керівниками підрозділів.

• Реєстрація вхідних документів

Всі документи, що вимагають виконання або використовуються в довідкових цілях, повинні бути зареєстровані під час вступу до компанії. ефективна організація діловодства має на увазі реєстрацію документів в день їх надходження. Вхідному документу присвоюється позначка з порядковим номером, датою і назвою організації-відправника. Потім для документа визначається унікальний номер, який реєструється в службі діловодства. система діловодства повинна дотримуватися принципу одноразової реєстрації, щоб правильно врахувати і розподіляти всі вхідні документи. Реєстрації підлягають всі документи незалежно від способу їх отримання.

• Розгляд вхідних документів керівником компанії і передача їх на виконання

Оперативний аналіз вихідної документації є завданням керівника компанії і її структурних підрозділів. Підсумком розгляду входять документів діловодства стає винесення резолюції, яка б пояснила, хто повинен стати виконавцем розпорядження керівництва, які доручення даються цього співробітника і який термін їх виконання. Документи з резолюцією керівника передаються на виконання в той же день під розпис в журналі реєстрації вхідних документів.

• Контроль виконання та довідкова робота

Контрольна діяльність включає перевірку виконання документів по суті поставлених запитань і контроль за термінами виконання. В обов`язки служби діловодства входить нагадування виконавцям про терміни виконання, аналіз результатів виконання та інформування керівництва про результати. Передача інформації керівнику здійснюється у формі довідки або доповідної записки.

• створення документів

ведення діловодства неможливо без створення нового потоку офіційних документів компанії. З завдання службі діловодства входить розробка зразків бланків і їх твердження, визначення порядку підготовки та оформлення документів, надання методичної допомоги та навчання співробітників правильному оформленню документів.

• Реєстрація та відправка вихідних документів

Вихідні документи діловодства реєструються відразу після їх підписання. Таку документацію можна розділити на окремі масиви: вихідні ділові листи, накази по основній діяльності та особовому складу, розпорядження, доповідні і службові записки, договори, акти і т.д. Кожному документу присвоюється унікальний реєстраційний номер

• Формування документів у справи за затвердженою номенклатурою

Після завершення роботи з документом він поміщається у відповідний справу за номенклатурою. Заголовок справи відображає документовану діяльність і визначає терміни зберігання на підставі нормативних документів. Пакет документів повинен включати: вхідний документ додаток до нього, документ, що підтверджує виконання, додатки та інші документи з даного питання.

• Зберігання та знищення документів діловодства

ефективна організація діловодства вимагає постійного контролю термінів зберігання документації. Документи, які не перебувають на оперативному зберіганні, повинні своєчасно передаватися по описам в архів компанії. Після закінчення терміну зберігання і втрати значення документи необхідно знищити з складанням відповідного акту.

системи діловодства

ефективне ведення діловодства вимагає постійного вдосконалення системи документообігу. Багато компаній не просто організують таку систему з урахуванням своїх потреб, а й автоматизують її, використовуючи доступні сучасні технології.

Правила реєстрації документів

Якщо перед компанією стоїть мета автоматизації системи діловодства, їй необхідно вирішити такі завдання:

• створити механізм документаційного забезпечення компанії, який полегшує підготовку і обробку документної інформації
• вибрати вірну стратегію автоматизації, включаючи найбільш відповідають цілям організації програмні продукти

Основними компонентами автоматизованої системи діловодства є такі функціональні елементи:

• засоби і правила створення документів
• ведення електронного архіву
• підтримка документообігу на баз програмно-технічних платформ компанії

організація діловодства повинна бути проведена так, щоб всі компоненти управління спиралися на систему ведення діловодства і ефективно використовували інформацію.

Автоматизація роботи з документами вимагає від компанії використання наступних технологічних інструментів:

• систем управління базами даних
• систем пошуку документів
• систем аналізу текстів
• систем сканування і розпізнавання документів
• середовища клієнт-сервер
• локальних і глобальних мереж

Крім того автоматизована система діловодства повинна забезпечувати електронний інформаційний обмін між співробітниками і підрозділами компанії і функціональну зв`язок автоматизації прикладних процедур з автоматизацією діловодних.

Автоматизація діловодства дозволяє контролювати документообіг максимально оперативно і об`єктивно. система реєстрації документів діловодства дозволяє відстежувати стадії обробки документа, його виконавців і всі проміжні резолюції, що значно прискорює інформаційно-довідкову роботу. Зберігання документів в електронній формі забезпечує збереження оригіналів офіційних документів, полегшує проміжний контроль руху документів, допомагає структурувати і забезпечити безперебійність діловодних процесів.

Документальний і архівний фонди організації

Важливість налагодженої та ефективної організації діловодства  складно переоцінити. Обсяг документації в повсякденній роботі навіть невеликої компанії такий, що без системи діловодства часто складно навести порядок в офіційних документах. Ефективний документообіг дає керівництву об`єктивну і повну картину що відбуваються в організації процесів. Структурні підрозділи отримують можливість діяти більш злагоджено, що підвищує продуктивність праці. Потреби компанії в додаткових внутрішніх інвестиціях знижуються, що призводить до збільшення прибутку. Таким чином, ведення діловодства  в організації, безсумнівно можна вважати одним з найважливіших процесів.

Більш докладно про те, які документи діловодства лежать в основі документообігу компанії, як проводиться організація діловодства, які етапи включає ведення діловодства, які завдання вирішує автоматизація системи діловодства, читайте в інших матеріалах "Довідника секретаря та офіс-менеджера":

• Перші етапи діловодства в організації
• Технологія роботи з документами. документообіг
• Інструкція з діловодства. нюанси оформлення

• Інструкція по кадровому діловодству (бланк) .doc
• Положення про архів (бланк) .doc
• Посадова інструкція діловода (бланк) .doc