Участь служби доу в складанні технічного завдання на розробку сед

Навіщо потрібна система електронного документообігу?

СЕД впроваджується для забезпечення всіх функцій підтримки паперового документообігу, а також обліково-контрольних функцій до тих пір, поки частина життєвого циклу документа протікає в паперовій формі (наприклад, передачі на архівне зберігання). До основних функцій підтримки паперового документообігу відносяться: створення і використання шаблонів різних типів документів, організація захисту та розмежування доступу до електронних документів, процеси обговорення та узгодження документів, можливість контекстного пошуку, підтримка версійності деяких видів документів (положень, інструкцій та ін.), Інтеграція з системою електронної пошти, публікація документів, оповіщення про зміни в раніше виданих документах і т.д.

Вищевикладені можливості СЕД істотно підвищать ефективність управління документами організації, а отже покращать функціонування організації в цілому, не рахуючи оптимізації і прискорення процедури роботи з документацією.

Роль служби ДОУ на всіх етапах впровадження СЕД надзвичайно висока. Саме з технічного завдання починається процес вибору СЕД Однак, з самого початку необхідно розуміти, що це тільки початок проекту, і з закінченням цього етапу ступінь участі служби ДОУ не зменшується, а тільки починає рости. Це стартова точка, з якої повинен починатися складний комплексний проект.

Чому служба ДОУ повинна бути зацікавлена в написанні ТЗ на впровадження СЕД?

Перший виграш в роботі в СЕД: знижується трудомісткість пошуку необхідних документів з одночасним підвищенням якості збірки необхідних матеріалів.

Другий виграш: полегшується контроль виконавської дисципліни та підготовка різних заходів.

Третій виграш: знижується час підготовки, погодження та затвердження підсумкових документів, контролю виконання рішень.

Основні етапи створення ТЗ на розробку СЕД

Необхідно дуже кваліфіковано підходити до підбору фахівців, які братимуть участь в процесі написання ТЗ.

Наприклад, доручити тільки фахівцям ІТ відділу вибрати СЕД і написати ТЗ з вимогою до процесів, так як фахівці ІТ відділу краще розбираються в інформаційних технологіях, то в підсумку ймовірно виявити, що СЕД вибиралася суб`єктивно (за принципом максимальної зручності в розташуванні кнопок і полів на формі або пріоритеті платформи). Також фахівці ІТ відділу НЕ врахують інтересів інших учасників документообігу, що не проаналізують вимог системи в територіально-розподіленої середовищі в корпоративному режимі експлуатації.

Оптимальним рішенням буде створення робочої групи (відповідальні співробітники ключових структурних підрозділів організації) на чолі з бізнес-замовником (в даному випадку - керівником структурного або функціонального підрозділу), що складається з представників всіх залучених до процесу підрозділів організації (користувачів, які будуть працювати з сістемой- консультантів (хто є власником тієї чи іншої системи ЕГ), фахівців ІТ відділу, які будуть підтримувати систему-бізнес-аналітіков- внутрішніх контролерів- з еціалістов служби ДОУ, співробітників юридичної служби, фінансової служби, служби безпеки та ін.

Мета створення робочої групи - забезпечити користувачів, об`єднаних рішенням загальних завдань, інформацією, розподіленої по комп`ютерній мережі у вигляді загальних документів. А також для спільної підготовки різного роду шаблонів документів, колективної роботи з ними, створення різноманітних бібліотек електронних документів з розвиненими можливостями побудови папок - схем, категорій доступу до інформації, упорядкованого зберігання документів, контролю документів і ін.

Робочий колектив визначить:

• розподіл прав доступу до документів;
• можливості імпортування документів з різних електронних систем (наприклад, електронної пошти);
• необхідність і політику розмежування повноважень користувачів в системі-
• створення документів з використанням затверджених шаблонів;
• створення зауважень до документа без зміни його вмісту;
• централізовану навігацію по всьому сховищу документів;
• контроль версійності документів;
• спільну роботу над проектами документів;
• забезпечення спільного розгляду і узгодження документів;
• оперативну взаємодію співробітників всіх рівнів;
• необхідність територіально-розподіленої обробки документів;
• забезпечення і підтримку ефективного накопичення, управління і доступу до інформації та знань;
• зміна статусу документів в процесі роботи з ними;
• узгодження, ознайомлення, архівування документів та ін .;
• пошукові дані документів за типом, ключовим словом, реквізитами, заголовкам, авторам, дат створення.

Опис ролей учасників процесу і їх функції

Повинні бути підготовлені докладні рольові інструкції для учасників бізнес-процесу відповідно до списку учасників даного технічного завдання та ін.

Одним з ключових структурних підрозділів в організації, від кого необхідно отримати ТЗ для впровадження СЕД, як згадано вище, є служба ДОУ. Кваліфіковані фахівці служби ДОУ забезпечують єдиний порядок організації та ведення діловодства (в основному ОРД) в організації.

Важливими питаннями, які повинна торкнутися служба ДОУ при написанні ТЗ, є:

• розробка шаблонів документів з урахуванням вимог щодо складу і розташуванню реквізитів документів (ОРД і ряду інших інформаційно-довідкових документів: службових записок, листів, положень, протоколів тощо.)
• участь в процесах маршрутизації і узгодження документів;
• правила складання, оформлення і зберігання документації.

Основні вимоги до системи, які слід прописати службі ДОП в ТЗ для впровадження СЕД

У ТЗ фахівці служби ДОУ визначають цілі автоматизації того чи іншого маршруту роботи, наприклад для:

• упорядкування роботи з розпорядчими документами та виключення їх втрат;
• скорочення термінів виконання робіт з підготовки, узгодження та підписання документів;
• підвищення виконавської дисципліни за рахунок впровадження ефективних інструментів контролю;
• зменшення кількості невідповідностей при виконанні робіт в ході узгодження розпорядчих документів;
• організації доступу до реєстрації актів всім зацікавленим особам;
• скорочення часу пошуку необхідної документації;
• скорочення витрат на збір даних по процесу узгодження розпорядчих документів;
• підвищення ефективності управління за рахунок скорочення часу проходження документів, автоматизації контролю виконавської дисципліни та підвищення прозорості діяльності організації (якщо необхідно).

Внесення пропозиції щодо визначення учасників бізнес-процесів і визначення їх функцій

Учасником бізнес-процесу можуть бути будь-які співробітники, ініціатори.

ініціатор - будь-який співробітник організації, що має можливість ініціювати узгодження розпорядчих документів. Ініціатор може:

• формувати текст розпорядчого документа;
• створювати реєстраційну картку розпорядчого документа (з чистого аркуша або на базі шаблону) в СЕД і її заповнення (поза автоматизованого процесу);
• визначати список співробітників, що беруть участь в узгодженні документів;
• коригувати текст розпорядчого документа відповідно до зауважень узгоджувальних осіб, зведеними системою в лист погодження;
• ініціювати повторне погодження;
• зняти документи з узгодження.

погоджує співробітником в даному процесі стає співробітник організації, який бере участь в узгодженні іншими співробітниками розпорядчих документів, які:

• розглядають розпорядчий документ;
• готують зауваження щодо проектів розпорядчих документів;
• виносять рішення щодо проектів розпорядчих документів (погоджено / не узгоджене).

який стверджує співробітник - Генеральний директор або інша особа, уповноважена на твердження розпорядчих документів. У його функції входить:

• розгляд розпорядчих документів;
• занесення зауважень щодо проектів розпорядчих документів;
• винесення рішення по проектам розпорядчих документів (затверджено / не затверджене).

реєстратор - співробітник ДОУ, відповідальний за реєстрацію та узгодження організаційно-розпорядчих документів, здійснює:

• перевірку коректності виділеного номера;
• роздрук, підпис і прикріплення відсканованої копії документа до картки;
• визначення списку розсилки розпорядчих документів (погоджуючи з ініціатором документа);
• ініціацію процесу розсилки.

Повідомляти співробітник - співробітник, який отримує узгоджений наказ або розпорядження.

Мал. 1. Загальна схема бізнес-процесу узгодження розпорядчих документів, що підлягає автоматизації

Опис графічних елементів, які використовуються в схемах бізнес-процесів

Для наочного пояснення роботи алгоритму бізнес-процесу необхідно використовувати умовні графічні елементи (розробляється спільно з робочою групою).

Визначення видів документів, які включаються в ТЗ

Наприклад, для документації ОРД: накази, розпорядження, положення, посадові інструкціі- для довідково-інформаційної документації: службові листи, внутрішні службові записки та ін.

Внесення пропозицій по пошукових запитах, в тому числі визначення параметрів для пошукових запитів для різних видів карток:

• реєстраційний номер документа;
• номер проекту документа;
• вид документа (наказ, розпорядження)
• дата створення;
• стан документа;
• дата підписання документа;
• хто підписав (затвердив) документ;
• тема документа (про що?);
• автор;
• узгоджувальний співробітник.

Також на даному етапі обговорюється можливість пошуку як за окремим параметру, так і по їх сукупності і по контексту для строкових параметрів. Запропонувати варіанти слів для пошуку.

Визначення обов`язків співробітників служби ДОУ в рамках бізнес-процесу узгодження ОРД:

• визначення маршруту узгодження;
• контроль термінів узгодження, автоматична розсилка повідомлень про їх перевищенні;
• облік циклів узгодження;
• автоматична зміна стану картки в залежності від поточних етапів бізнес-процесу;
• розсилка повідомлень при завершенні процесу узгодження;
• виділення / звільнення реєстраційного номера розпорядчого документа;
• перенесення проекту розпорядчого документа в реєстр проектів документів;
• перенос узгодженого документа до загального реєстру (архів) документів.

уявлення

Визначення необхідних полів, що містять інформацію:

• повний номер документа;
• дату створення, для проекту (дату реєстрації для актуального документа);
• тема документа (Про що?);
• автор (виконавець / ініціатор);
• початок здійснення дії (дата підписання), може бути обумовлена в наказі;
• закінчення дії (властивість);
• стан (актуальний / действует- скасований (уточнення), змінений (уточнення).

Визначення правил реєстрації документів

Служба ДОУ описує метод присвоєння нумерації документів (включаючи нумерацію проектів документів), тобто яким чином буде відбуватися реєстрація.

Наприклад, реєстрація відбувається один раз, номер не може змінюватися або переходити до іншого документу, нумерація валова, починаючи з № 1, в межах календарного року.

Для прикладу, пропонуємо описати процес розробки наказу або розпорядження

Наказ і розпорядження реалізуються в СЕД на базі стандартної картки внутрішнього документа, c вкладеними файлами наказу або розпорядження і їх додатками в будь-якому форматі.

Відповідно до настройками довідника типів картки видів «Наказ», «Розпорядження» повинні мати такі вкладки: «Основна», «Документи і посилання», «Властивості», «Категорії» і «Завдання».

Для видів «Наказ» і «Розпорядження» в довіднику типів повинні бути налаштовані додаткові властивості, необхідні для реалізації бізнес-процесу і формування звітів.

У таблиці наведено список полів і додаткових властивостей картки. Додаткові властивості картки розташовуються у вигляді полів на вкладці «Властивості» картки документа. Склад і значення додаткових властивостей можуть змінюватися по ходу БП в залежності від поточного етапу роботи з документом.

Таблиця 1

Склад полів і властивостей реєстраційних карток «наказ» і «розпорядження»

Вид закладки «Властивості» реєстраційних карток документів.

Таблиця 2

Список станів согласуемое документа протягом бізнес-процесу

Отримання завдання на підпис проекту наказу або розпорядження

Служба ДОУ може запропонувати формулювання завдання, яке надсилається стверджують співробітники після етапу паралельного узгодження.

Тема завдання має вигляд:

На підпис: Проект документа: lt; Наказ №01-01 / 01 від 15.02.2010gt;

Зміст завдання має вигляд:

Вам спрямований на підпис проект документа lt; Наказ №01-01 / 01 `Про роботу у вихідний день` від 15.02.2010gt;

Документ погоджений, файл документа, його картка і коротка форма листа узгодження прикріплені до картки завдання на закладці «Файли і посилання»

Необхідно вибрати один з варіантів завершення зі списку у верхній області картки завдання і натисніть кнопку "Завершити".

«Підписати», якщо документ підготовлений правильно

«Надіслати на доопрацювання», якщо потрібні корективи, при цьому необхідно внести зауваження в поле «Зміст» на закладці «Звіт»

«Відхилити», якщо подальша робота над проектом документа недоцільна.