Реалізація проекту з оновлення системи електронного документообігу в ват «бінбанк»

Вибір системи електронного документообігу

Проблема вибору системи електронного документообігу для багатьох банків є актуальною. Щоб не переплачувати за зайвий функціонал або потім не нарікати на відсутність необхідної функції, в процесі вибору СЕД в конкретній організації враховують безліч важливих факторів - обсяг документообігу, продуктивність системи, її масштабованість, можливість кастомізації під потреби банку і т.д. Перед впровадженням СЕД необхідно прорахувати ризики, і в першу чергу, оптимізувати бізнес-процеси, підготувати відповідні регламенти та інструкції. Бажано всі ці дії здійснювати за участю компанії, яка буде займатися впровадженням системи.

Ринок постачальників систем електронного документообігу та рішення класу ЕСМ досить насичений і розвинений: на ньому працює близько 200 компаній, а 45 з них - ділять 80% ринку.

У підсумку була обрана система CompanyMedia ™ компанії «ІнтерТраст», яка і була розробником спочатку впроваджені у ВАТ «Бінбанку» системи електронного документообігу, а також відповідала всім перерахованим вище вимогам до СЕД плюс оперативна технічна підтримка.

На момент реновації компанія «ІнтерТраст» понад 18 років була присутня на ринку СЕД / ЄСМ, мала близько 3000 успішних проектів (gt; 500 робочих місць), реальний досвід впровадження в банківських організаціях, 8-10% - частку на російському ринку СЕД / ЄСМ.

Ключові вимоги до СЕД, які були пред`явлені Бінбанку до розробника:

• безпеку роботи з документами і їх надійне зберігання;
• оперативне відстеження документів, легке настроювання, ефективна система пошуку документів;
• гнучке налаштування системи відповідно до вимог документообігу банку;
• масштабованість;
• колективна робота з документами територіально розподілених структурних підрозділів;
• інтеграція в бізнес-процеси банку;
• можливість роботи через веб-клієнта, мобільність;
• можливість імпорту файлів-вкладень різних форматів;
• підтримка ЗКЗІ;
• вбудована система побудови звітів.

Розвиток системи електронного документообігу Бінбанку

За 8 років існування впроваджена електронна система документообігу Бінбанку пройшла кілька етапів розвитку.

1 етап: 2003 -2004 р.р. Впровадження версії 2.5 системи CompanyMedia.

Було запущено три основних модуля:   

2 етап: 2006-2007 р.р. Модернізація системи CompanyMedia. Перехід з версії 2.5. на 3.1. трьох основних модулів плюс додаткові модулі: ВНД, Договори, Засідання.

3 етап: 2008-2011 р.р. Створення додаткових модулів на основі типових шаблонів під завдання і бізнес-процеси Бінбанку

 Створено модуль для централізованого супроводу договорів всієї філіальної мережі. Узгодження, як тоді, так і зараз, проходить в два етапи: спочатку в філії, а після цього, при необхідності, процес узгодження проходить в ЦО. При цьому формується електронний архів (включаючи скан-образи) всіх укладених договорів Банку.

 Даний модуль був створений для супроводу засідань колегіальних органів Бінбанку взаємний стандартного модуля системи СМ «Засідання». При цьому рішенні був спрощений процес узгодження і постановки на контроль доручень, прийнятих на тому чи іншому засіданні і здійснення контролю доручень.

 Для вирішення поставлених перед службою діловодства бізнес завдань був створений модуль також на основі одного з типових шаблонів для узгодження і остаточного прийняття рішень щодо застосування тарифів і комісій за певними видами банківських операцій. В даному модулі застосовується внутрішня електронна підпис осіб, уповноважених на дані дії, і тільки з моменту електронного підписання документа і його реєстрації, документ вступає в силу. Рішення реалізовано і діє як для Центрального офісу, так і для філіальної мережі Бінбанку.

 Також були створені модулі «Індивідуальний-VIP» і «Узгодження-спілкування», які застосовувалися і застосовуються до цих пір, для узгодження зарплатних проектів юридичних осіб, прийому платежів від юридичних осіб, видачі грошових коштів, зовнішніх переказів, еквайрингових послуг, дострокових розірвань, видач кредитів, змін тарифів, змін послуг, прийнять заставного майна, змін умов кредитування, пролонгації вкладів та інше. Дане рішення більшою мірою необхідний для регіональних точок продажів.

Відео: E-DOC сервіс електронного документообігу (демонстрація)

 Даний модуль застосовується в кадровій службі банку. Співробітники на місцях мають можливість погоджувати в електронному вигляді такі види документів, як обгрунтування укладення трудового договору, укладання додаткових угод, обгрунтування введення штатної одиниці, організаційно-штатних змін і інші кадрові документи.

Найбільш затребуваними в Бінбанку виявилися модулі і сервіси, що автоматизують основні документаційні процеси, такі, як видача доручень, контроль виконання доручень керівника, узгодження, затвердження, реєстрація та ознайомлення.

Була реалізована дуже важлива функція - створення і використання шаблонів документів, яка дозволяє не тільки економити час, але уникати помилок. Час на узгодження документів зменшилася мінімум в 3 рази.

Таким чином, менеджери вищої та середньої рівня отримали інструмент управління співробітниками, що фіксує важливі завдання і рішення засобами контролю виконавчої дисципліни, менеджери і фахівці отримали джерело необхідної інформації для взаємодії з потрібними співробітниками і людьми, а предметні фахівці - необхідний інструмент для своєї основної діяльності - роботи з документами.

4 етап: 2011-2012 р.р. Модернізація системи документообігу Company Media 3.1 до версії 3.6

До моменту початку проекту була напрацьована певна практика роботи з документами в системі електронного документообігу. Оброблялися досить великі масиви документів. Система виправдала себе легкістю масштабування.

Даний проект модернізації системи був покликаний оптимізувати вартість супроводу використовуваного системного ПО, забезпечити актуальні можливості роботи співробітників банку в оновленій сучасної версії використовуваної системи документообігу, а також надати доступ до баз Lotus Notes з використанням Internet Explorer.

Скільки часу займає впровадження системи електронного документообігу?

Це залежить від системи прийняття і контролю рішень в організації, готовності ІТ-інфратруктури, розміру конкретного підприємства і складності його філіальної структури. Пормімо цього, існує пряма залежність від типу впроваджуваного рішення: коробочки, тобто готове, або адаптоване, замовлене, доопрацьоване. Але можна сказати, що в середньому весь цикл впровадження займає не менше 1 року.

У разі модернізації системи електронного документообігу в Бінбанку, що також можна вважати впровадженням або ревнедреніем, процес зайняв 6 місяців (включаючи аналіз, бюджетування, закупівлю необхідного додаткового обладнання, ліцензування, впровадження).

Проект включав в себе следующіевіди робіт: встановлення та налаштування IBM Lotus Domino utility server, встановлення та налаштування нової версії CompanyMedia, перенесення існуючих баз і раніше зроблених доробок на новий сервер. Рішення про необхідність тіражіванія по філіях було вже прийнято за результатами дослідно-промислової експлуатації.

Етапи проекту:

Всі користувачі за винятком співробітників Центру документообігу були переведені на роботу в системі електронного документообігу через веб-браузер. Саме впровадження було здійснено одномоментно для всього банку, спочатку в досвідченої, а потім і в промисловій експлуатації.

До початку дослідної експлуатації були проведені всі роботи по установці, налаштування обладнання, робочих місць, ліцензуванню та ін. Також була проведена інвентаризація існуючих інформаційних ресурсів Бінбанку:

класифіковані бази даних системи Lotus Notes за трьома видами: для переміщення в архів, для перенесення в нові системи і підлягають унічтоженію- складені шаблони діючих баз системи-визначені персональні ліцензійні настройки корстувачів затверджені профілі ліцензування доробок і адаптації Lotus-додатків для роботи через веб клієнт проведена ревізія прав доступів до системи CompanyMedia за профілями ліцензування співробітників Банку.

Проведено внутрішнє навчання, написані для користувача керівництва і регламенти. Під час дослідної експлуатації системи співробітниками Центру документообігу фіксувалися і оброблялися помилки, збиралися побажання користувачів, була створена гаряча лінії по експлуатації модернізованої системи. До початку промислової експлуатації були усунені всі помилки і враховані зауваження.

Один з найважливіших моментів, властивих даному проекту - простота установки і супроводу. Товсті клієнти складніше і в установці, і в супроводі, і в підтримці при якихось позаштатних ситуаціях. У той же час повна функціональність браузер-клієнта вимагає поєднання суперечливих речей.

Звичайно, зробити інтерфейс універсальним і відповідним всім категоріям користувачів, практично неможливо, так як різні категорії користувачів оцінює систему за різними показниками. Нова система виявилася досить дружня до користувача, довго навчати співробітників не було потрібно.

Функціональні можливості системи

Оновлена система надає централізований уніфікований доступ до змісту документів з різних прикладних підсистем CompanyMedia. Виступає для кожного співробітника в якості персонального органайзера документів, автоматично групуючи надійшли і спрямовані документи за спеціальними черг.

Основне вікно системи розділене по вертикалі на дві основні області (див. Рис. 1). Область, яка знаходиться зліва, називається Навігатор. Навігатор має ключові значення для роботи з оперативною інформацією.

Область, яка розташована праворуч, називається Областю відображення папок і документів. Основне завдання Області відображення - відображати списки документів в папках і списки знайдених документів в результаті пошуку.

Мал. 1. Основне вікно системи.

Основне призначення Навігатора - надати доступ до наступних джерел оперативної інформації:

• документами, що надійшли для роботи:

в них входять документи, що надійшли на спільну підготовку, узгодження, ознайомлення, підписання, виконання, підписки та інші інформаційні повідомлення;

• документам, які були спрямовані іншим співробітникам:

 в них входять документи, спрямовані на спільну підготовку, на узгодження, на ознайомлення, на підпис, на виконання;

• доручень і контрольним завданням, які отримані або видані:

 є можливість переглядати доручення, відсортовані за номером, або згруповані по автору, по виконавцю, за терміном виконання;

• вибірках документів, з якими співробітник недавно працює, або працює постійно.

Черги документів, що надійшли, які відображаються у вікні Навігатора містять не самі документи, а повідомлення з вироблених дій над документами (реєстрація, видача доручення, напрямок не підпис і т.д.). Надійшли повідомлення мають статуси:

• «Новое поступление» - статус щойно створеного повідомлення, яке ще не було відкрито одержувачем.
• «Направлено в пошту» - статус повідомлення, обробленого системою і за яким було створено поштове повідомлення з посиланням на документ.
• «Переглянуто» - статус встановлюється після відкриття одержувачем документа. У всіх випадках відкриття, крім відкриття з черги, статус отримує це значення для документів тих баз даних системи, де існує функція протоколювання відкриття документів.
• «Опрацьовано» - статус встановлюється при виконанні одержувачем очікуваних дій з документом, наприклад, візування документа, ознайомлення з документом.
• «Виконано» - статус встановлюється при виконанні одержувачем завдань, поставлених перед ним.

Можливість роботи з усіма видами документів в єдину систему - принципова відмінність від попередньої версії.

Нова версія системи дозволяє здійснювати централізований контекстний і реквізитний пошук документів за різними прикладних підсистем CompanyMedia. У ній існує можливість роботи з документами через два рівноцінних за своїми функціональними можливостями інтерфейсу, через веб-інтерфейс, з використанням MS Internet Explorer і через базовий інтерфейс клієнта IBM Lotus Notes (див. Рис. 2).

Вид особистої поштової скриньки з подвійними посиланнями в поштових повідомленнях-повідомленнях (рис. 2).

Електронний підпис (рис. 3а і 3б) документів.

Мал. 3а. Інтерфейс клієнта IBM Lotus Notes

Мал. 3б. Веб-інтерфейс, з використанням MS Internet Explorer

Картка вихідного документа (рис. 4а та 4б)

Мал. 4а. Інтерфейс клієнта IBM Lotus Notes

Мал. 4б. Веб-інтерфейс, з використанням MS Internet Explorer

Картка Наказу / Розпорядження / Протоколу (рис. 5а і 5б)

Мал. 5а. Інтерфейс клієнта IBM Lotus Notes

Мал. 5б. Веб-інтерфейс, з використанням MS Internet Explorer

Операції з документами

Працюючи через систему, користувач може централізовано здійснювати операції з документами, які можуть перебувати в різних підсистемах CompanyMedia:

• створювати проекти документів, в тому числі по шаблонах;
• структурувати проекти документів і робочих матеріалів по довільній ієрархії папок;
• здійснювати спільну підготовку проектів документів з використанням функції блокування на час редагування документа;
• погоджувати проекти документів зі збереженням електронних віз учасників;
• здійснювати зберігання версій і історії модифікацій документа;
• підписувати документи у керівників;
• направляти документи на реєстрацію діловода;
• отримувати надходять документи за списком розсилки, по перенаправлення, по посадовий і персональної підписці;
• брати участь в процесі ознайомлення з документами;
• видавати доручення, пов`язані і не пов`язані з документами;
• здійснювати контроль ходу виконання документів і отримувати повідомлення про відповідні і минулих терміни виконання;
• отримувати завдання для виконання і вносити звіти про виконання;
• здійснювати пошук документів за реквізитами та змістом, у тому числі за змістом приєднаних файлів, серед всіх документів системи;
• направляти документи в справу.

Сьогодні СЕД крім автоматизації діловодства (як це було раніше) вирішує більш широкий клас задач. 

Відео: Система електронного документообігу Доксвіжн

Вона забезпечує комплексну автоматизацію всього спектра бізнес-процесів, пов`язаних з управлінням інформацією банку. А це і взаємодія працівників один з одним, і їх робота з клієнтами і партнерами, і такий приватний вид робочого процесу, як підготовка до засідань / нарад, обробка заявок / звернень громадян, які направляються в органи державної влади та ін.

Орієнтованість системи електронного документообігу на надання користувачам потрібної інформації в потрібний час і в існуючому контексті, можливість взаємодії з потрібними людьми за допомогою обміну інформацією - головна мета нової версії системи CompanyMedia, впровадженої в Бінбанку.

Отже, аналізуючи досвід, отриманий в ході ведення проекту з оновлення системи електронного документообігу в ВАТ «Бінбанку», можна зробити наступний висновок: впровадження СЕД - процес складний, оскільки може супроводжуватися труднощами як організаційного, так і технічного характеру. Однак при правильному плануванні і поетапної роботі можна досягти хороших результатів.

У Бінбанку, звичайно ж, вдосконалення СЕД буде продовжено. Найближчим часом планується розглянути питання про перехід на нову, найсучаснішу версію системи електронного документообігу - CompanyMedia 4.0. Нас зацікавили запропоновані в ній інноваційні можливості - персоналізація інтерфейсу і контенту, використання методики адаптивного кейс-менеджменту, використання соціальних інструментів для горизонтального взаємодії при вирішенні ділових завдань і т.п.

Сподіваємося, що нові можливості системи електронного документообігу CompanyMedia 4.0. дозволять Бінбанку додатково вирішувати широкий клас задач, в умовах економічної нестабільності вивести на вищий рівень якість і ефективність прийнятих рішень.

Покладаючись на вже набутий досвід модернізації системи, сподіваємося, що і наступний перехід складеться вдало.