Внесення змін до розпорядчих документів організації

Внесенням змін до розпорядчого документа вважаються будь-які з наступних дій:

• заміна слів, цифр в заголовку, тексті документа або в додатках до нього;
• виключення слів, цифр, пропозицій з заголовка, тексту документа або додатків до нього;
• виключення або визнання такими, що втратили силу структурних одиниць документа (пунктів, абзаців і т.д.);
• додаток заголовка, структурних одиниць документа (пунктів, абзаців і т.д.) або додатків до нього у вигляді слів, цифр, пропозицій;
• доповнення документа структурними одиницями (пунктами, абзацами і т.д.);
• викладення в новій редакції заголовка документа, його структурних одиниць (пунктів, абзаців і т.д.) або додатків до нього і т.д.

Таким чином, внесенням змін до документа є не тільки заміна в ньому окремих слів, цифр або цілих пропозицій на інші, але і виключення з документа будь-яких елементів без заміни, а також додавання нових елементів.

Порядок внесення змін до розпорядчого документа

Порядок внесення змін до розпорядчих документів і правила їх оформлення повинні бути визначені нормативно-методичними документами організації, при розробці яких слід керуватися вимогами, встановленими федеральним законодавством і законодавством суб`єктів Російської Федерації до процедури внесення і оформлення змін нормативних правових актів. При розробці власних нормативно-методичних документів, організації можуть використовувати, наприклад:

• Регламент Уряду Москви (затв. Постановою Уряду Москви від 21.02.2006 р № 112-ПП);
• Методичні рекомендації по юридико-технічного оформлення законопроектів (спрямовані листом Апарату ГД ФС РФ від 18.11.2003 № вн2-18 / 490).

Основне правило, яке слід пам`ятати при виникненні потреби в зміні розпорядчого документа: внесення будь-яких, навіть самих незначних, виправлень безпосередньо в текст підписаного документа не допускається. Внесення змін до розпорядчих документів організації можливо тільки шляхом видання відповідних документів.

Як правило, зміни до розпорядчого документа вносяться документом такого ж виду, тобто до наказу зміни вносяться наказом, в розпорядження - розпорядженням і т.д.

Так само роблять і в тому випадку, коли зміни вносяться не в сам розпорядчий документ, а в що затверджується їм інструкцію, положення, перелік і т.п. Якщо який-небудь документ був затверджений наказом, то зміни до нього вносяться також наказом.

Зміни до розпорядчого документа можуть вноситися двома способами:

1. Для цих цілей може спеціально видаватися окремий документ.
2. У розпорядчий документ, що видається з якого-небудь питання, можуть включатися положення про внесення змін до раніше видані документи.

Перший спосіб, як правило, використовується, якщо в документ вносяться множинні зміни або змінити необхідно відразу кілька документів, які стосуються одного і того ж питання діяльності організації. наприклад:

У разі коли необхідність внесення змін в раніше виданий документ обумовлена виданням нового розпорядчого документа, положення про внесення змін можуть включатися безпосередньо в розроблюваний документ. наприклад:

Для нормативних правових актів законодавства встановлено порядок, відповідно до якого розробка проекту документа про внесення змін здійснюється безпосередньо органом (структурним підрозділом), які підготували підлягає зміні документ, або за погодженням з цим органом (структурним підрозділом). Такий стан, міститься, зокрема, в Регламенті Уряду Москви (п. 3.2.1):

"Підготовка проекту розпорядчого документа Мера Москви і Уряду Москви про внесення змін і доповнень до раніше прийнятий (виданий) розпорядчий документ або про його скасування (визнання таким, що втратив силу) здійснюється тим органом виконавчої влади міста Москви та структурним підрозділом Апарату Мера та Уряду Москви, які підготували (представили) розпорядчий документ, який підлягає зміні (доповнення) або скасування (визнання таким, що втратив силу), або при наявності їх узгодження. ".

Використання аналогічного підходу до підготовки проектів документів про внесення змін до розпорядчих документів організації, не дивлячись на відсутність подібних вимог у законодавстві, також представляється доцільним.

Складання заголовка до тексту документа про внесення змін

Відповідно до ГОСТ Р 51141-98 "Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення" (затв. Постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 № 28) заголовок офіційного документа - реквізит документа, коротко викладає його зміст. Виходячи з даного визначення, заголовок документа, присвяченого внесення змін до документів організації, повинен відображати даний факт. При формулюванні заголовка рекомендується керуватися тими ж правилами, які встановлені законодавством для нормативних правових актів:

• незалежно від конкретного змісту документа, тобто незалежно від того, якого роду зміни в раніше видані документи організації він вносить (замінює слова або цифри- виключає слова, цифри, пропозиції-викладає в новій редакції будь-які структурні одиниці документа і т.д.), починати заголовок слід словами "Про внесення змін до ..." (або "Про внесення зміни до ...", якщо зміна одне), після яких необхідно вказати вид документа, до якого вносяться зміни, його дату і реєстраційний номер, наприклад:

"Про внесення змін до наказу від 16 лютого 2011 року № 24";

• в разі коли документ, що розробляється визнає таким, що втратив силу одну-дві структурні одиниці раніше виданого документа і ніяких інших змін не вносить, заголовок починається зі слів "Про визнання такими, що втратили силу ..." (або "Про визнання таким, що втратив силу ..."), Після яких вказуються ці структурні одиниці;
• з метою підвищення інформативності в заголовку документа про внесення змін може вказуватися також і заголовок змінюваного документа;
• якщо зміни вносяться в два документа, в заголовку вони перераховуються в хронологічному порядку, наприклад:

"Про внесення змін до наказів від 11 серпня 2010 року № 57 та від 18 березня 2011 № 32";

• якщо розробляється документ вносить зміни в три і більше документа, заголовок повинен формулюватися узагальнено, наприклад:

"Про внесення змін до окремих наказів у зв`язку з затвердженням Правил внутрішнього трудового розпорядку".

Перераховані рекомендації слід дотримуватися при складанні заголовків до тексту документів, що створюються виключно для внесення змін в раніше видані документи організації. У тому випадку, коли внесення змін не є основною метою видання розпорядчого документа і цього питання присвячені тільки деякі його положення, заголовок повинен виражати основний зміст створюваного документа. Включати в заголовок інформацію про те, що документ ще і вносить зміни в будь-які документи, немає необхідності.

Вимоги до структури та змісту документа про внесення змін

Текст розпорядчого документа про внесення змін, як і будь-якого іншого розпорядчого документа організації, складається з двох частин: констатуючій і розпорядчої.

В констатуючій частині необхідно привести обгрунтування внесення змін. Як обгрунтування може виступати:

• посилання на законодавчий акт, нормативно-правовий акт вищестоящої організації або виданий самою організацією документ, прийняттям якого викликано внесення змін;
• цілі, які переслідує внесення змін;
• факти або події, що спричинили внесення змін.

Наведемо деякі приклади таких обґрунтувань:

У зв`язку з прийняттям Федерального закону від 29 грудня 2010 року № 437-ФЗ "Про внесення змін до Федерального закону" Про некомерційні організації "і окремі законодавчі акти Російської Федерації" ...

На виконання постанови Уряду Москви від 14 квітня 2009 року № 289-ПП "Про впорядкування видачі документів органами виконавчої влади міста Москви та підвідомчими їм організаціям" ...

Відповідно до пункту 3 наказу від 12 вересня 2011 року № 63 "Про затвердження інструкції з діловодства" ...

З метою приведення наказів генерального директора у відповідність до чинного законодавства ...

З метою вдосконалення системи захисту персональних даних працівників ...

У зв`язку зі зміною структури та штатної чисельності Фінансового департаменту ...

розпорядчу частину документа, як правило, починають зі слів "Внести в (Вид, дата, реєстраційний номер і заголовок до тексту документа, до якого вносяться зміни) такі зміни: .... ". наприклад:

Внести в розпорядження фінансового директора від 20 листопада 2008 року № 86-фр "Про затвердження Положення про преміювання працівників Фінансового департаменту" такі зміни: ...

У тому випадку, коли зміни до розпорядчого документа вносяться не в перший раз, необхідно після його найменування в дужках уточнити редакцію документа, в яку вносяться зміни, перерахувавши в хронологічному порядку всі документи, які вносили зміни. наприклад:

Внести до наказу від 11 січня 2010 року № 1 "Про затвердження Правил внутрішнього розпорядку" (в редакції наказу від 12 лютого 2011 року № 12) такі зміни: ...

Якщо одним документом вносяться зміни в кілька документів організації, зміни в кожен з них оформляються окремим пунктом. Змінні документи при цьому згадуються в хронологічному порядку. наприклад:

1. Внести до наказу від 19 серпня 2009 р № 67 "Про затвердження Положення про Фінансовому департаменті" такі зміни:

...

2. Внести до наказу від 30 квітня 2010 року № 39 "Про затвердження Положення про Юридичний департамент" такі зміни:

...

3. Внести до наказу від 10 червня 2010 року № 47 "Про затвердження Положення про Департамент маркетингу" такі зміни:

...

Відео: Як врахувати держмито?

Основні вимоги до текстів розпорядчих документів про внесення змін такі:

• що вносяться до документів зміни повинні викладатися послідовно: спочатку по порядку перераховуються зміни, які вносяться безпосередньо в текст розпорядчого документа, і тільки потім - зміни, що вносяться у додатки до нього;
• кожна зміна оформляється окремим пунктом (підпунктом, абзацом);
• при внесенні змін необхідно спочатку вказати конкретну структурну одиницю документа, в яку вносяться зміни (пункт, частина, абзац, пропозицію і т.д.), починаючи з найменшої, після чого повідомити характер змін;
• при внесенні змін відповідний текст полягає в лапки.

Для того щоб зрозуміти які формулювання використовувати в текстах документів про внесення змін, варто всього лише ознайомитися з кількома нормативними правовими актами аналогічного характеру. Зустрічаються в них фрази цілком можна застосувати для розпорядчих документів, що видаються в будь-яких організаціях.

Наведемо деякі найбільш типові формулювання з нормативних правових актів, які використовуються при внесенні різного роду змін:

• при заміні слів, цифр:

в пункті 3 слова "Після закінчення" замінити словами "Протягом двох місяців після закінчення";

в абзаці другому пункту 4 слова "в одному екземплярі" замінити словами "в двох примірниках";

у третьому реченні пункту 5 слова "до 30 вересня" замінити словами "до 31 жовтня";

в пункті 6 слова "служба документаційного забезпечення управління" замінити словами "Управління справами" у відповідних відмінках;

в пункті 3 додатка до наказу цифри "3-5" замінити цифрами "2-10";

в пункті 5.3 додатку до наказу слова "понад 250 листів" замінити словами "понад 200 листів";

• при доповненні словами, цифрами, пропозиціями:

пункт 3 після слова "передається" доповнити словами "для знищення";

перше речення абзацу другого пункту 7.3 після слів "внутрішнього опису" доповнити словами "за спеціальною формою";

пункт 8.12 доповнити новим реченням такого змісту:

"Лист-засвідчувач і внутрішній опис не нумеруються";

• при доповненні структурними одиницями:

пункт 3.11 доповнити новим абзацом такого змісту:

Відео: Внесення змін до документів. Змінюємо контрагента в документі

"При частковому оформленні справи внутрішній опис документів справи може не складатися";

підпункт "а" пункту 7 доповнити новим шостим абзацом такого змісту:

"Інші заяви (в хронологічному порядку) ;";

• при виключенні слів, цифр, пропозицій:

в пункті 2 слово "підсумкова" виключити;

в абзаці третьому пункту 3 слова "службової записки або" виключити;

з першого речення пункту 4 слова "відділ кадрів" виключити;

• при виключенні або визнання такими, що втратили силу структурних одиниць:

в пункті 2 абзаци п`ятий і шостий виключити;

пункт 4 визнати таким, що втратив силу.

Слід звернути увагу на те, що, відповідно до існуючої практики, при скасуванні, визнання таким, що втратив чинність, пункту документа нумерація наступних за ним пунктів не змінюється.

Якщо структурну одиницю документа потрібно істотно змінити або зміни в неї вже неодноразово вносилися, внесення змін доцільно оформити шляхом викладення такої одиниці в новій редакції. наприклад:

пункт 5.7 викласти в такій редакції:

5.7. Після закінчення року номенклатура справ закривається підсумковим записом про кількість і категорії справ ";

абзац перший пункту 5.10 викласти в такій редакції:

"5.10. При закладі справа поміщається в обкладинку, проводиться нумерація аркушів.".

Свої особливості має внесення змін до тексту документа, оформленого у вигляді таблиці. Наведемо деякі формулювання, які можна використовувати в такому випадку:

в таблиці в додатку № 2 назва графи 4 викласти в такій редакції:

"Номер томи (частини томи)";

в таблиці в додатку № 3:

графу 1 вважати графою 2;

доповнити новою графою 1 "№ з / п";

доповнити розділ другий таблиці в додатку № 5 пунктом 2.8 такого змісту: ...

У разі внесення в таблицю істотних змін, а також при ускладненнях з викладенням істоти необхідних змін, рекомендується оформити їх шляхом приведення в створюваному документі нової редакції таблиці.

Облік змін, внесених до розпорядчих документів організації

Крім порядку внесення змін до розпорядчих документів та правил їх оформлення в організації також необхідно визначити, яким чином надалі буде проводитися облік цих змін. Очевидно, що при роботі з розпорядчими документами необхідно мати однозначну і несуперечливу інформацію про те, коли і які зміни в них були внесені.

При використанні в організації системи електронного документообігу (СЕД) дана проблема вирішується досить легко - внесенням в електронні реєстраційні картки змінених розпорядчих документів відповідних відміток, а також проставлянням посилань на документи, якими в них були внесені зміни.

Якщо в організації використовується журнальна форма реєстрації документів, то в журналі (паперовому або електронному) слід передбачити додаткову графу, в якій у міру внесення змін до розпорядчих документів організації буде вказуватися необхідна інформація.

Від того, наскільки чітко і детально буде описана процедура внесення змін до розпорядчих документів організації, залежить не тільки кількість часу, що витрачається на підготовку документів, що вносять зміни в раніше видані, але і кількість помилок, що допускаються працівниками організації в зв`язку з використанням в своїй діяльності неактуальних версій документів.

Головне, про що важливо пам`ятати!

• Внесення будь-яких, навіть самих незначних, виправлень безпосередньо в текст підписаного документа не допускається.
• Внесення змін до розпорядчих документів організації можливо тільки шляхом видання відповідних документів.
• Як правило, зміни до розпорядчого документа вносяться документом такого ж виду, тобто до наказу зміни вносяться наказом, в розпорядження - розпорядженням і т.д.
• Зміни до розпорядчого документа можуть вноситися двома способами:

- Для цих цілей може спеціально видаватися окремий документ.

       - У розпорядчий документ, що видається з якого-небудь питання, можуть включатися положення про внесення змін до раніше видані документи.

• Крім порядку внесення змін до розпорядчих документів та правил їх оформлення в організації також необхідно визначити, яким чином надалі буде проводитися облік цих змін.