Посвідчення документів

Заміна підпису керівника на підпис іншої уповноваженої особи

      Документи часто підписуються не керівником організації або керівником структурного підрозділу, а особою яка його заміщає, якому делеговані відповідні повноваження.

       Передача повноважень за рішенням управлінських завдань, і в тому числі по виданню організаційно-розпорядчих документів, у багаторічній практиці оформлялася наказом керівника організації.

Відзначимо, що в 1979 р керівником Головного архівного управління при Раді Міністрів СРСР були затверджені уніфіковані форми організаційно-розпорядчої документації, розроблені ВНДІ документознавства та архівної справи, до складу яких увійшли уніфіковані форми наказів про розподіл обов`язків між керівництвом міністерства, промислового об`єднання, підприємства і наказів про внесення змін до розподілу обов`язків між керівництвом.

       В даний час делегування повноважень, найчастіше, оформляється довіреністю, яка видається від імені юридичної особи за підписом його керівника чи іншої особи, уповноваженої на це її установчими документами, з прикладенням печатки цієї організації (п. 5 ст. 185 ЦК України).

       У разі заміни підпису однієї посадової особи на підпис іншої особи необхідно враховувати наступні обставини:

• заміщення відсутнього керівника іншим працівником не пов`язано зі зміною посади цього працівника, т. к. при цьому не відбувається тимчасового переведення працівника на іншу роботу (посаду), а оформляється виконання обов`язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення від роботи, визначеної трудовим договором (п. 2 ст. 60 ТК РФ);
• згідно ГОСТ Р 6.30-2003 (п. 3.22.) до реквізиту «Підпис» входить найменування посади особи, яка підписала документ, а всі наявні в організації посади включаються до штатного розпису організації.

       У зв`язку з цим при заміні підпису керівника організації або керівника структурного підрозділу на підпис іншої уповноваженої особи в реквізиті «Підпис» слід вказувати посаду цієї особи, а не заміняти її широко поширеними в практиці, але абсолютно неправомірними записами «В.о. директора »,« В.о. начальника відділу »(в штатному розкладі організації такі посади відсутні).

Таким чином, ставити в реквізиті «Підпис» посаду відсутнього працівника з відміткою «В.о.» (виконуючий обов`язки) є помилкою, що закріпилася в практиці.

В даний час робиться спроба змінити ситуацію, що склалася, усунути неправильне оформлення реквізиту «Підпис» при заміні підпису керівника організації або керівника структурного підрозділу організації.

Належне оформлення даної ситуації передбачається в підготовлюваний в Комітеті з питань праці та соціальної політики Держдуми РФ проект нового федерального закону «Про документування відносин в сфері праці».

Порядок підписання багатосторінкових документів

       Досить часто у практиків виникає питання про порядок підписання багатосторінкових документів, зокрема про можливість їх посторінкового підписання. З реквізиту «Підпис» починається оформляє частину документа, тому підпис розташовується після тексту документа (або після відмітки про наявність додатка в супровідному листі), на останній сторінці.

       Однак в необхідних випадках, щоб уникнути підробок в документах (наприклад, в договорах, в наказах) потрібне підтвердження автентичності кожної сторінки документа. У зв`язку з цим представляється можливим підписання документа на кожній сторінці (посторінково), а не тільки після тексту. Такий порядок підписання багатосторінкових документів, а також види даних документів можна передбачити в інструкції з діловодства. При цьому повний склад елементів реквізиту «Підпис» обов`язково повинен бути вказаний на останній сторінці документа (т. Е. Після тексту), а на попередніх сторінках можна, наприклад, проставляти тільки особистий підпис керівника.   

факсимільний підпис

Відео діє до: 2014 Новини дня - Москва. Закрито підприємство з виробництва підроблених документів

Все більшого поширення в практиці починає набувати факсимільний підпис, що є аналогом власноручного підпису керівника, її механічним відтворенням за допомогою спеціального штампа, на якому відображена (вирізана) особистий підпис керівника. Слід підкреслити, що в ГОСТ Р 51141-98 визначення поняття «факсимільний підпис» відсутня. ГОСТ Р 6.30-2003 також не передбачає проставлення в документах факсимільного підпису посадової особи.

       Про використання факсимільного відтворення підпису за допомогою механічного або іншого копіювання йдеться лише в п. 2 ст. 160 ГК РФ. Однак в даній статті закону йдеться про використання факсиміле «при здійсненні операцій». При цьому аналог власноручного підпису допускається у випадках і в порядку, передбачених законом, іншими правовими актами або угодою сторін.

       Відповідно до п. 3.22. ГОСТ Р 6.30-2003 до складу реквізиту «Підпис» входить особиста (а не факсимільний) підпис посадової особи. У той же час в нормативних правових актах не міститься і прямої заборони на застосування аналога власноручного підпису.

Представляється можливим застосування факсимільного підпису в документах, які викликають певних юридичних наслідків, наприклад в листах, що запрошують на презентацію, в вітальних листах і т. П. У даному випадку використання факсиміле при оформленні документів має бути обумовлено в Інструкції з діловодства або закріплено в наказі керівника організації.     

Запевняємо справжність підпису: реквізит «Відбиток печатки»

До складу посвідчення документів відноситься і реквізит «Відбиток печатки». Реквізит засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, які фіксують факти, пов`язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи (ГОСТ Р 6.30-2003, п. 3.25).

       Чинне законодавство регулює питання застосування печаток тільки в частині їх наявності, форми і змісту інформації, внесеної до друку.

Наприклад, Федеральний закон від 26.12.1995 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства» (п. 7 ст. 2) і Федеральний закон від 08.02.1998 № 14-ФЗ «Про товариства з обмеженою відповідальністю» (п. 5 ст. 2 ) містять аналогічні норми про обов`язковість наявності в суспільстві круглої печатки з повним найменуванням товариства російською мовою і зазначенням місця його знаходження. Печатку товариства також може містити найменування товариства на мові народів Росії і (або) іноземною мовою.

       Відзначимо, що законодавством не обмежена кількість печаток, які можуть бути виготовлені в організації, не встановлено порядок їх застосування, не заборонено вносити у пресі додаткові написи на розсуд організації. У сформованій практиці нерідкі випадки використання організацією кількох печаток:

• печатки організації;
• друку структурного підрозділу організації з його найменуванням (наприклад, «Канцелярія», «Відділ кадрів» і ін.);
• друку для посвідчення документів різних видів (наприклад, «Для договорів»).  

       При наявності в організації декількох печаток доцільно закріпити правила їх застосування в інструкції з діловодства або встановити порядок їх використання в наказі, виданому керівником організації.    

Якими бувають друку?

1. Гербові печатки. Друку організацій можуть містити зображення Державного герба РФ, гербів суб`єктів РФ, гербів міст і районів РФ. Право на використання гербової печатки встановлено Федеральним конституційним законом «Про Державний герб Російської Федерації» від 25.12.2000 № 2-ФКЗ. Використання зображення герба при виготовленні печаток регламентується відповідними законами, державними стандартами, нормативними правовими актами суб`єктів РФ, нормативними правовими актами міст і районів РФ.

       Гербові печатки використовуються в документах центральних органів влади, федеральних органів виконавчої влади, органів представницької і виконавчої влади суб`єктів РФ, органів представницької і виконавчої влади міст і районів.

Важливо знати      

У недержавних організаціях не допускається використання гербових печаток. Замість герба в центрі друку в даному випадку може бути зображена емблема організації або вказано її скорочене найменування, передбачене Статутом.

2. Форма друку. Друку організацій мають круглу форму, про що прямо говориться в ряді законодавчих актів, наприклад в законах про акціонерні товариства та товариства з обмеженою відповідальністю.

       По колу друку розташовуються: повне найменування організації російською мовою (при необхідності - і на інших мовах) і вказівка на місце його знаходження.

       Друку структурних підрозділів і друку для окремих видів документів (прості друку) можуть бути різної форми: круглі, квадратні, прямокутні, трикутні, овальні.

3. Матеріал, з якого виготовлена друк. Друку розрізняються за матеріалом, з якого вони виготовлені. Каучукові (гумові) друку використовуються для проставляння їх відбитків на документах за допомогою штемпельної фарби. Металеві печатки застосовують для накладення в передбачених випадках сургучевих печаток (наприклад, при засвідченні книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них), а також для опечатування сейфів і дверей.

У яких документах проставляється відбиток печатки?

Необхідність додаткового посвідчення підписаного документа відбитком печатки, як правило, встановлюється відповідними нормативними правовими актами, що регламентують порядок оформлення конкретних видів документів, наприклад п. 5 ст. 185 ЦК України встановлює, що «довіреність від імені юридичної особи видається за підписом його керівника чи іншої особи, уповноваженої на це її установчими документами, з прикладенням печатки цієї організації». Відбиток печатки проставляється в особистих документах громадян (паспорт, диплом, трудова книжка та ін.), В бухгалтерських документах (платіжне доручення, прибутковий касовий ордер та ін.).

При наявності у документа, що вимагає проставляння відбитку печатки, встановленої форми, в документі позначається місце для печатки (літери «МП» чи напис «Місце печатки»).     

Оформлення реквізиту «Відбиток печатки»

Багато видів документів завіряються відбитком печатки традиційно (звичай ділового обороту), наприклад договори, акти, довідки, відгуки та ін. В даних документах відсутні відмітки, які вказують на місце проставлення відбитка печатки, тому слід звернути увагу на співвідношення відбитка печатки та реквізиту «Підпис» .

       Питання про такому співвідношенні не розглядається ні ГОСТ Р 6.30-2003, ні Правилами діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затв. Постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477), але знаходить відображення в деяких відомчих нормативних актах.

Наприклад, в п. 3.2.20 Інструкції з діловодства в апараті Судового департаменту при Верховному Суді РФ (затв. Наказом Судового департаменту при Верховному Суді РФ від 30.08.2001 № 125) вказується, що «при посвідченні документа печаткою відбиток печатки повинен захоплювати частину слів в найменуванні посади особи, яка підписала документ ». Нова редакція від 15.06.2007 Наказ №76.

       Вважаємо, що це правильне рішення поставленого вище питання, т. К. Відбиток печатки засвідчує саме повноваження посадової особи по виданню відповідного документа, а не «справжність» особистого підпису або «правильність» розшифровки особистого підпису. У зв`язку з цим представляється неприпустимим ставити відбиток печатки на особистий підпис керівника, закриваючи її печаткою, або на розшифровку особистого підпису. Відзначимо також, що в раніше видавалися редакціях державного стандарту з оформлення організаційно-розпорядчих документів вказувалося, що відбиток печатки повинен захоплювати частину слова, що позначає посаду особи, яка підписала документ, і може частково (спочатку) захоплювати його особистий підпис (не обов`язково).

       На замітку

Рекомендуємо закріпити в інструкції з діловодства порядок проставляння відбитку печатки в документах, а також включити в інструкцію перелік документів, на яких ставиться печатка, із зазначенням різновиду цієї печатки.     

затвердження документа

До складу посвідчення документів входить також реквізит «Гриф обмеження доступу до документа». Хотілося б звернути увагу на те, що при затвердженні документа посадовою особою однієї з складових частин цього грифа є дата затвердження документа.

У сформованій практиці, при використанні сучасних автоматизованих технологій підготовки документів дату затвердження документа часто заготовляють в друкованому вигляді, забуваючи про те, що даний елемент грифа затвердження вноситься від руки посадовою особою, яка стверджує документ.

Допускається частково заготовлювати дату при друкуванні документа, т. Е. Позначати рік або місяць і рік. В останньому випадку від руки проставляється тільки число і місяць або тільки число. Це правило також потрібно зафіксувати в інструкції з діловодства.

З використанням грифа затвердження пов`язана ще одна поширена помилка: для затвердження документа видається інший документ без всяких на те підстав або, навпаки, замість видання, наприклад, наказу про затвердження документа використовується спосіб особистого затвердження документа посадовою особою.

       З цією плутаниною повинні розібратися фахівці служби ДОУ при підготовці інструкції з діловодства. Розглянемо кілька прикладів. У деяких організаціях видають накази для затвердження посадових інструкцій, що є зайвим.

Звичайно, з одного боку, посадова інструкція - багатосторінковий документ, що складається з розділів, пунктів і підпунктів. Але з іншого боку, кожна посадова інструкція має обмежену сферу дії: поширюється тільки на тих працівників організації, які займають дану посаду.

       Після затвердження посадової інструкції керівником організації або уповноваженою ним посадовою особою документ вступає в силу без яких би то не було додаткових дій, вказівок або розпоряджень. Тому посадові інструкції не вимагають видання спеціального стверджує їх документа і затверджуються посадовою особою.

       У той же час для затвердження такого складного за складом інформації документа, як, наприклад, положення про атестацію працівників організації, далеко не завжди видається відповідний наказ керівника, що було б цілком виправдано, т. к. перехід організації до проведення атестації працівників процес непростий і багатоступінчастий:

• обгрунтування введення процедури атестації та зміна умов укладених з працівниками трудових договорів;
• створення атестаційної комісії та розробка графіка проведення атестації;
• розробка всіх необхідних для проведення атестації форм документів (звітні документи працівника і його безпосереднього керівника, протокол засідання атестаційної комісії, атестаційний лист і т. д.) та інші процедури.

       Іншим «класичним» прикладом документа, що вимагає затвердження допомогою видання наказу, є інструкція з діловодства, вимоги якої є обов`язковими для всіх працівників, пов`язаних зі створенням, обробкою і зберіганням документів організації.

Введення в дію даного документа вимагає: його тиражування та передачі ісполнітелям- роз`яснення працівникам організації закріплених в Інструкції положеній- методичного забезпечення процесу переходу на роботу за новою Інструкціі- при необхідності, проведення навчання працівників структурних підрозділів організації нових прийомів і процедур, пов`язаних з обробкою документів. Крім того, слід організувати контроль за термінами впровадження Інструкції і правильним її застосуванням.

       Таким чином, спосіб обмеження доступу до документа за допомогою видання іншого документа доцільно застосовувати при підготовці та впровадженні складних за змістом організаційних документів (локальних нормативних актів), які зачіпають інтереси багатьох працівників або встановлюють загальні правила і норми, що поширюються на діяльність організації в цілому.

       Традиційно в інструкцію з діловодства включається Перелік документів організації, які підлягають затвердженню. Як правило, документи в цьому Переліку для зручності сприйняття розташовують за алфавітом видів документів.

Відео: Всеросійський документ посвідчення особи

Можна додатково класифікувати документи Переліку за ознакою «спосіб утвердження» (приватне затвердження документів керівником організації, твердження за допомогою видання керівником організації відповідного наказу, твердження документа рішенням загальних зборів акціонерів або учасників товариства та ін.

      В.І. Андрєєва, канд. іст. наук, проф. каф. трудового права РАП