Номенклатура справ суспільства

Номенклатура справ застосовується і при побудові інформаційно-пошукової системи за документами підприємства, тому при реєстрації документів в реєстраційний індекс часто включають індекс справи за номенклатурою.

І, нарешті, номенклатура справ використовується замість опису як обліковий документ при здачі в архів справ з термінами зберігання до 10 років включно. Вона ж служить основою для складання описів на справи з термінами зберігання понад 10 років і постійного терміну зберігання.

 Таким чином, номенклатура справ є одним з основних інструментів організації діловодства на підприємстві. Але щоб їм дійсно стати, номенклатура повинна відповідати певним вимогам. Про порядок розробки та структурі номенклатури справ ви дізналися з № 1 журналу. Сьогодні ми познайомимо вас з вмістом цього документа.

Розробка змісту номенклатури справ проходить декількох етапів:

1. Визначення кола документів для включення до номенклатури.
2. Визначення системи індексації та встановлення індексів справ.
3. Складання заголовків (найменувань) справ.
4. Систематизація заголовків справ (визначення порядку розташування заголовків справ всередині розділу номенклатури).
5. Визначення термінів зберігання справ.

Визначення кола документів для включення до номенклатури

Складання номенклатури передує вивчення складу, змісту і кількості документів, що утворюються в процесі реалізації суспільством своїх завдань. Вивчаються статут і положення про органи управління, структурні підрозділи тощо, штатний розклад, класифікатори, довідкові картотеки, номенклатури справ за минулі роки, описи справ постійного і довготривалого зберігання, реєстраційно-облікові форми (журнали, картотеки) і т.д . Але головним джерелом є самі документи організації.

Основна вимога до номенклатури - охоплення всіх документів, що утворюються в процесі діяльності організації. При цьому повинна враховуватися документація як створювана в самій організації, так і одержувана від інших організацій і осіб, включаючи реєстраційні картки, журнали обліку, різні картотеки.

На замітку!

У номенклатуру повинні бути внесені і документи тимчасово діючих комісій, груп, створених для вирішення якої-небудь конкретного завдання, документи громадських організацій.

У номенклатуру справ включаються також документи, що не закінчені діловодством, які надійшли з інших організацій для продовження або закінчення рішення питання-справи з питань, що продовжується більше одного року (так звані перехідні справи). Вони вносяться в номенклатуру кожного року протягом всього терміну вирішення питання. Протягом року номенклатура може бути доповнена справами, які виникли після початку року в результаті появи в діяльності організації нових питань. Для таких справ в кінці кожного розділу номенклатури передбачають кілька резервних номерів.

Не включаються в номенклатуру друковані видання (збірники, довідники тощо).

Визначення системи індексації та встановлення індексів справ

Для практичного використання номенклатури справ велике значення мають умовні позначення, що привласнюються справах - індекси справ.

У зведеній номенклатурі в індекс кожної справи входить умовне позначення структурного підрозділу та порядковий номер справи в межах структурного підрозділу.

Наприклад, індекс справи 03-02 означає, що справа була сформована в структурному підрозділі, якому присвоєно індекс «03» і в номенклатурі справ цього підрозділу заголовок справи розташовується під номером «2» (02).

Індексація структурних підрозділів повинна бути постійною і повторюватися з року в рік. Перехідні справи вносяться в номенклатуру кожного разу під одним і тим же індексом.

Якщо організація невелика, не має структурних частин і її номенклатура будується за виробничою або функціональній схемі, індекс справи буде складатися з індексу напряму діяльності і його порядкового номера в даній групі справ, наприклад:

 04-02, де «04» - це позначення питання діяльності (наприклад, «Реклама»), «02» - порядковий номер справи в номенклатурі.

Індекс справи, включеного до номенклатури, проставляють в першій графі. В кінці кожного розділу номенклатури залишають резервні номери для закладу додаткових непередбачених заздалегідь справ у разі їх появи.

Складання заголовків (найменувань) справ

Це найскладніша частина роботи при складанні номенклатури справ.

Заголовок справи повинен в узагальненій формі коротко, чітко і однозначно відображати основний зміст документів комплексу, так як саме за заголовком справи проводиться пошук документів. Він містить вказівку на рід заводяться справи (справа, документи, листування) або назва виду документа (накази, акти та ін.), А також уточнюючі дані про зміст документів, кореспондентам, датах і вказівку автентичності та копийности і т.д. У заголовках справ не вживаються формулювання типу «Різні матеріали», «Загальна листування» і т.п.

Ступінь деталізації найменувань справ повинна визначатися в кожному конкретному випадку, щоб забезпечувати найбільш сприятливі умови для роботи з документами в діловодстві та швидкого пошуку необхідної інформації.

Поняття «справу» вживається в заголовках особистих, арбітражних та інших справ, що містять різні за видами документи, пов`язані послідовністю діловодства по одному конкретному питанню. наприклад:

«Справа про організацію центрів дитячої творчості в Північно-Східному адміністративному окрузі».

Термін «документи» вживають в заголовках справ, що містять документи з одного й того самого питання, але не пов`язані послідовністю його рішення, або документи, що є додатком до будь-якого іншого документу. В цьому випадку в кінці заголовка в дужках перераховуються основні види документів. наприклад:

«Документи про будівництво адміністративного корпусу (затверджені кошториси витрат, плани робіт, фінансовий звіт, доповідні записки, акти прийому робіт)» - «Документи до протоколів засідань Правління за 2011 рік (проекти рішень, довідки, огляди, плани)».

Використання термінів «матеріали» та «документальні матеріали» неправомірно, так як вони не передбачені державним термінологічним стандартом (ГОСТ Р 51141-98. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення (затв. Постановою Держстандарту Росії від 27.02.1998 № 28).

У найменуваннях справ, що містять листування, уточнюють, з ким і з якого питання вона ведеться. Однак при вказівці кореспондента потрібно враховувати наступне:

• Якщо листування ведеться з одним кореспондентом, його вказують в заголовку справи, наприклад:

«Листування з компанією« МЕДІОН ».

• Якщо в справі згрупована листування з однорідними кореспондентами, їх назву в заголовку справи дається узагальнено, наприклад:

«Листування з молочними комбінатами про постачання і використання тари».

• Якщо однорідні кореспонденти знаходяться на одній певній території (край, область, район), доцільно вказувати її в заголовку, наприклад:

«Листування зі спортивними школами Південного і Східного адміністративних округів про допомогу в організації літнього відпочинку дітей в спортивних таборах».

• У разі листування з різнорідними кореспондентами в заголовок справи вони не виносяться, а вказується лише питання, по якому велося листування, наприклад:

«Листування про організацію міжнародної виставки« Спорт і відпочинок ».

Свої особливості мають заголовки справ, що містять розпорядчу, планову і звітну документацію.

При угрупованню в справі розпорядчих документів і також протоколів, в заголовку вказуються вид документа, автор і рік, наприклад:

«Накази генерального директора з адміністративно-господарських питань за 2011 г.», «Протоколи засідань ради директорів за 2011 г.».

Заголовки справ, що містять планові або звітні документи, повинні містити вказівку на вид і характер документів, їх періодичність, наприклад:

«Річний бухгалтерський звіт», «Місячні звіти про відвантаження товарів».

Це пов`язано з тим, що річні і квартальні (або місячні) звіти мають різні терміни зберігання.

У заголовку справи, що містить статистичні форми, вказуються назви форм, їх номер або умовне позначення (шифр):

«Річні звіти про вивезення та ввезення продукції виробничо-технічного призначення і по наданим послугам (форма 1-П)».

Потрібно мати на увазі, що при включенні в номенклатуру справ електронних документів в їх заголовку має бути присутнім вказівку «Електронні документи». наприклад:

«Листування з молочними комбінатами про постачання і використання тари. Електронні документи ».

Визначення порядку розташування заголовків справ всередині розділу номенклатури

Після складання заголовків справ проводиться їх систематизація, тобто визначається порядок розташування заголовків в номенклатурі справ. Він грунтується на обліку організаційно-структурної побудови апарату управління і виконуваних ним функцій.

У номенклатурі справ невеликої організації, яка не має структурного поділу, а також в номенклатурі справ структурного підрозділу крупного суспільства справи систематизують за ступенем їх важливості з урахуванням взаємозв`язку документів.

Спочатку розташовуються заголовки справ, що включають організаційну документацію, що стосується діяльності товариства в цілому (статут, положення) або структурного підрозділу (якщо складається номенклатура справ структурного підрозділу).

Далі у своєму розпорядженні заголовки справ з розпорядчої документацією вищестоящих органів управління, потім заголовки справ з розпорядчими документами самого суспільства (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ слідують справи з плановими і звітними документами (річними, квартальними, місячними), листуванням та іншими документами.

Усередині кожної з перерахованих груп справи розташовують за ступенем їх важливості, наприклад, спочатку річні плани, потім квартальні і після них - місячні. Аналогічно систематизують і справи зі звітними документами. Справи з листуванням розташовують в наступному порядку: спочатку листування з директивними і вищестоящими органами, потім з непідлеглими організаціями і в кінці з підвідомчими організаціями (якщо вони є), своїми філіями та представництвами.

При великій кількості однорідних кореспондентів справи можуть розміщуватися в алфавітному порядку найменувань кореспондентів або географічних назв, наприклад:

«Листування з компанією« Інком »,« Листування з компанією «КОСМОС», «Листування з компанією« Максігор »

або

«Листування з підприємствами Волгоградської області», «Листування з підприємствами Тульської області» і т.д.

Порядок розташування заголовків справ в номенклатурі організації повинен бути стабільним і однаковим для всіх структурних підрозділів, так як тільки в цьому випадку буде забезпечений швидкий пошук конкретної справи і необхідних документів.

У третю графу заносять кількість справ (томів конкретної справи). Як вже говорилося, товщина справи не повинна перевищувати 4 см, що приблизно становить 250 аркушів. Якщо кількість аркушів документів, включених до справи, перевищує цю межу, справа ділять на кілька частин - томів. Точна кількість частин може стати відомим лише після закінчення діловодного (тобто календарного) року, тому ця графа заповнюється в кінці поточного року.

Визначення термінів зберігання справ

Терміни зберігання справ встановлюють для забезпечення схоронності цінних документів. Терміни зберігання - важлива підстава для угруповання документів у справи, так як документи з постійним терміном зберігання, термінами зберігання до 10 років і понад 10 років не можуть поміщатися в одну справу.

Терміни зберігання встановлюються за переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання або експертним шляхом провідними фахівцями організації. Якщо номенклатура складається не вперше, то обов`язково використовуються номенклатури справ за попередні роки. При визначенні термінів зберігання документів можуть використовуватися:

• Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Наказом Міністерства культури РФ від 25.08.2010 № 558) (далі - Перелік типових управлінських документів);
• Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організації із зазначенням термінів зберігання (затв. Наказом Міністерства культури і масових комунікацій РФ від 31.07.2001 № 1182) та ін.

Перелік типових управлінських архівних документів, введений в дію в 2010 р, є основним нормативним документом для визначення термінів зберігання та відбору на зберігання і знищення документів, характерних для більшості організацій, включаючи недержавні. Нормативний характер цього документа означає, що термін зберігання відповідних переліку документів (справ) переноситься в номенклатуру справ без змін. Забороняється зменшувати нормативні терміни зберігання. Але в окремих випадках строки зберігання можуть бути збільшені самою організацією, якщо це викликано специфікою її діяльності.

Список документів акціонерних товариств із зазначенням термінів їх зберігання містить також Положення про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств (затв. постановою Федеральної комісії з ринку цінних паперів від 16.07.2003 № 03-33 / пс) (Далі - Положення). У список включені документи, які або відповідають Федеральному закону від 26.12.1995 № 208-ФЗ «Про акціонерні товариства», Або утворюються в діяльності підприємств і організацій тільки даної організаційно-правової форми: проспекти емісії цінних паперів, протоколи загальних зборів акціонерів, бюлетені для голосування на загальних зборах акціонерів і т.п.

Наприклад, Положенням був вперше встановлений термін зберігання списку акціонерів, що мають право на участь у загальних зборах, як окремого виду документа, а не як додаток до протоколу зборів. Потрібно відзначити, що в Перелік типових управлінських архівних документів 2010 року (На відміну від попереднього переліку) включені багато видів документів акціонерних товариств з термінами зберігання, встановленими Положенням про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств.

Що стосується тимчасових термінів, то акціонерним товариствам надано право їх змінювати, але тільки в бік збільшення. Такі зміни обов`язково повинні бути зафіксовані або в статуті, або в інших внутрішніх документах товариства. Термін тимчасового зберігання документів може бути також збільшений в разі проведення перевірок, виникнення розбіжностей, слідчих і судових справ, якщо документи мають до цього відношення. У цих випадках вони зберігаються до ухвалення остаточного рішення, якщо рішення приймається після закінчення встановленого терміну зберігання.

Терміни зберігання документів (справ), які не ввійшли до переліків, встановлюються експертним шляхом провідними фахівцями організації. У графі «Термін зберігання» можуть бути проставлені і такі позначки, як «ДЗН» (До заміни новими), «ДМН» (До відпадання потреби), «ЕК» (Експертна комісія), «ЕПК» (Експертно-перевірочна комісія). Відмітки «ДЗН» і «ДМН» використовуються для визначення тривалості зберігання справ, що містять копії документів або інструктивні, нормативні документи, розроблені органами влади і управління та зберігаються в справах організації тимчасово - до заміни їх новими. Відмітки «ЕК» і «ЕПК» означають, що частина документів справи може мати наукове або історичне значення. Після закінчення терміну зберігання таких справ вони обов`язково проходять експертизу.

Нормативно встановлено, що електронні документи після їх виконання підлягають зберіганню протягом строків, передбачених для аналогічних документів на паперовому носії. (Пункт 48 Правил діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затв. Постановою Уряду РФ 15.06.2009 р № 477).

Терміни зберігання документів - постійні або тимчасові (один рік, три роки, п`ять років, десять років, п`ятнадцять років і т.д.) - встановлюються в залежності від значимості документів. Якщо в справі містяться документи тимчасового зберігання різної цінності і, отже, з різними термінами зберігання, термін зберігання всього справи встановлюється для найбільш цінної документації, тобто більший.

Наприклад, якщо в справі знаходяться документи з термінами зберігання один рік, три роки і п`ять років, то вся справа зберігається п`ять років.

Термін зберігання обчислюється з 1 січня того року, який слідує за роком закінчення справи.

Наприклад, термін зберігання справи, закінченого діловодством у 2010 році, обчислюється з 1 січня 2011 року.

У графі «Примітка» протягом всього терміну дії номенклатури справ своєчасно проставляються відмітки про заклад нових справ, про передачу справ в архів, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про ведення справи в електронному вигляді і т.п. У цій же графі вказується назва переліків документів, використаних при визначенні строків зберігання справ.

Розроблена і оформлена відповідно до встановлених правил номенклатура справ акціонерного товариства дозволяє не тільки грамотно сформувати справи, а й значною мірою визначає порядок їх оперативного зберігання і використання в діловодстві, а також підготовки справ до передачі в архів суспільства для подальшого - вже архівного - зберігання. Акціонерним товариствам методичну допомогу в складанні номенклатур справ можуть надати на договірних засадах архівні установи.

Про порядок організації роботи з документами на наступних етапах буде розказано в наступній публікації.

• Форма. Фрагмент заповненої номенклатури дел.doc