Економічний ефект від впровадження систем автоматизації правової експертизи та пошуку експертів

Економічний ефект від впровадження технологій пошуку та аналізу неструктурованої інформації

Зазначу, що для деяких варіантів рішень для роботи з неструктурованою інформацією питання про їх економічної ефективності взагалі може бути некоректним або навіть виявитися за межею етичності.

Наприклад, навряд чи має сенс оцінювати економічний ефект від впровадження інформаційних систем, за допомогою яких у відповідних спецслужбах здійснюється виявлення терористичних загроз або боротьба з розповсюдженням наркотиків. Проте, для більшості організацій вибір способів практичного застосування технологій аналізу та пошуку неструктурованої інформації і питання їх економічної ефективності є ключовим.

Спробуємо оцінити економічний ефект від застосування двох програмних рішень з числа розглянутих вище.

Економічний ефект системи автоматизації правової експертизи

Почнемо з головного і розглянемо відразу дохідну частину бюджету проекту.

Припустимо, що в організації працює 2000 осіб, з них 10 - в юридичному відділі. За рік організація укладає більше 3000 договорів з замовниками, постачальниками, підрядниками. У компанії вже впроваджена СЕД і налаштовані процедури узгодження договорів. Очевидно, що перевірка проекту договору фахівцями юридичного відділу - важлива частина всього процесу узгодження договору.

На перевірку одного договору корпоративний юрист витрачає в середньому 60 хв робочого часу. Цей час необхідний на те, щоб уважно прочитати надійшов на погодження договір, відзначити знайдені помилки і написати відповідні коментарі в системі електронного документообігу. Зрозуміло, що над деякими договорами юристи працюють не одну годину, а може бути, навіть кілька днів. Крім того, узгодження договорів з першого разу - швидше виняток, ніж правило. Навіть ті договори, які готуються з корпоративних шаблонами, можуть відхилятися на першому колі узгодження і проходити цикл узгодження двічі і тричі. Ще складніше і трудомісткий може бути ситуація, коли договору є нестандартними для організації і в текст документа вносяться численні умови, обмеження, доповнення, які доводиться погоджувати по кілька разів.

Будемо вважати, що в середньому кожен договір проходить через юридичний відділ двічі. Це означає, що на перевірку проектів договорів організація витрачає:

3000 договорів на рік `2 перевірки на один договір` 60 хв на перевірку одного договору = 6000 людино-годин, або приблизно 37,5 людино-місяців, або трохи більше трьох людино-років.

Корпоративні юристи - досить дорогі співробітники, в 2013 році середня зарплата такого співробітника в нашій країні становила 50 тис. Руб. / Місяць. З урахуванням накладних витрат (приблизно рівних зарплати) можна вважати, що щорічні загальні витрати на узгодження договорів співробітниками юридичного відділу в даної компанії склали приблизно 3 млн 600 тис. Руб.

Система правової експертизи, яка використовує технології аналізу неструктурованої правової інформації, значно (в рази) скорочує час, яке юристи витрачають на перевірку договорів. Система автоматично формує перелік зауважень за типовими правилами, приймаючи на себе всю рутинну частину роботи. Людині залишається найбільш важлива, творча частина. Як показує практичний досвід застосування системи даного типу, економія робочого часу співробітників складає не менше 50%. Для подальшої оцінки дохідної частини бюджету приймемо, що організація отримує можливість скоротити витрати на 1 млн 800 тис. Руб. на рік. Зрозуміло, це не означає, що компанії потрібно буде обов`язково звільнити когось із співробітників юридичного відділу. Підвищення продуктивності праці на даній ділянці дає можливість перерозподілити ресурси для вирішення інших завдань, знімає можливі перешкоди для розвитку бізнесу.

Ще одним фактором, що впливає на дохідну частину бюджету інвестиційного проекту, є скорочення ризиків. Людині властиво помилятися, він втомлюється, його увага розсіюється. При великому завантаженні зростає ймовірність того, що в перевіряється договорі буде допущена помилка. У кращому випадку ця помилка не призведе до фатальних наслідків, але все одно зажадає додаткових трудовитрат на усунення наслідків, переробку документів, повторне погодження умов договору з контрагентом і т.п. У гіршому випадку справа може скінчитися судовим розглядом і завдати шкоди на мільйони рублів. Звичайно, для того щоб більш-менш точно оцінити економічний ефект, пов`язаний зі скороченням подібних ризиків, потрібно мати можливість проаналізувати реальну статистику конкретної організації за кілька років. Але навіть виходячи з простих оцінок загальної кількості справ, що розглядаються арбітражними судами (приблизно 1 млн справ на рік), оцінки загальної кількості реально функціонуючих юридичних осіб в країні (близько 300 тис ..), можна побачити, що в середньому на одну організацію доводиться близько трьох арбітражних розглядів щорічно. Зрозуміло, що це усереднений результат.

Для даної організації, в якій щорічно полягає 3000 договорів, можна розраховувати, що кількість судових процесів буде на порядок більше і складе кілька десятків на рік. Власне, саме цими питаннями, швидше за все, і будуть займатися решта працівників юридичного відділу. Витрати на участь у цих судових розглядах складають мільйони рублів на рік (включаючи витрати на фахівців, проведення експертиз, виплати по програним позовами і т.п.). Навіть якщо по мінімуму оцінити, що впровадження системи автоматизації правової експертизи на 10% скоротить подібні ризики, ефект складе не менше 0,5-1 млн руб. на рік.

Ще раз підкреслимо, що для більш точної оцінки потрібна реальна статистика організації за кілька років. Фактори, що представляють дохідну частину бюджету проекту, представлені в табл. 1.

Останній рядок табл. 2 показує витрати, понесені за всі попередні квартали, тобто витрати наростаючим підсумком. З таблиці видно, що основні витрати організація несе на етапі впровадження системи, а в подальшому, після запуску системи в експлуатацію, щоквартальне фінансування стає істотно менше. Чи окупляться ці витрати і коли це станеться? Для того щоб відповісти на це питання, можна порівняти дохідну і видаткову частини інвестиційного проекту (рис. 1).

Мал. 1. Оцінка повернення інвестицій в проект впровадження системи правової експертизи. Система окупається за шість місяців з моменту початку проекту, економічний ефект за три роки (з урахуванням дисконтування) складе більше 3,5 млн. Руб.

Як видно з рис. 1, система правової експертизи окупається протягом першого року експлуатації системи (перехід графіка через нуль). Облік ставки дисконтування в даному випадку слабо впливає на термін окупності.

Економічний ефект системи пошуку експертів

Другим програмним рішенням, для якого ми в даній статті постараємося проаналізувати і оцінити економічну ефективність, буде система пошуку експертів. Це приклад програми, користувачами якого в організації є всі співробітники, що мають комп`ютер або мобільний пристрій, підключений до корпоративної локальної мережі.

Розглянемо витратну частину бюджету проекту впровадження системи пошуку експертів.

Припустимо, в організації працює 1000 чоловік, які користуються електронною поштою на основі MS Exchange, а також застосовують СЕД для автоматизації документообігу. Система пошуку експертів буде індексувати повідомлення електронної пошти та документи в СЕД і автоматично будувати профіль компетенцій для кожного співробітника організації. Впровадження такої системи потребує інвестицій в ліцензійне ПЗ, яке встановлять 1000 Співробітників `600 руб. за одного співробітника = 600 тис. руб. у вигляді разового платежу і ще 120 тис. руб. щорічно за технічну підтримку. Для підтримки роботи системи будуть потрібні або два виділених сервера, або оренда аналогічних по продуктивності віртуальних обчислювальних потужностей в хмарі у зовнішнього провайдера. Один з серверів буде займатися індексуванням пошти і документів в СЕД, а другий - обробляти запити користувачів.

Припустимо, що в організації вирішили розмістити систему пошуку експертів на власних обчислювальних потужностях. Тоді одноразові витрати на обладнання складуть приблизно 200 тис. Руб. Для підключення до джерел інформації (електронна пошта і СЕД) і для інтеграції користувальницького інтерфейсу в корпоративний портал організації буде потрібно залучення фахівців підрядника. Дані роботи займуть приблизно 2-3 людино-місяці і обійдуться в 500 тис. Руб. Подальше адміністрування і технічний супровід системи пошуку експертів не буде занадто витратним - на це потрібно буде виділяти не більше 1-2 людино-днів на місяць. З урахуванням того, що в даній організації середня зарплата, наприклад, 30 тис. Руб., А накладні витрати разом з податками рівні 100%, робочий час системного адміністратора обходиться організації в 60 тис. Руб. за місяць (20 робочих днів) або 3 тис. руб. в день. Тому 2 людино-дня в місяць на адміністрування системи пошуку експертів будуть обходитися організації приблизно в 6 тис. Руб. в місяць або 72 тис. руб. на рік. Разом разові інвестиції складуть 1300 тис. Руб., А щорічна вартість володіння системою (табл. 3) буде становити не більше 192 тис. Руб.

Розглянемо тепер, які вигоди отримає організація, яка впровадила в промислову експлуатацію систему пошуку експертів. Для початку будемо враховувати тільки один фактор - економію робочого часу при пошуку колег, що володіють потрібними компетенціями.

Кожна людина, будь-коли влаштовували на роботу в нову організацію, пам`ятає, що в початковий період роботи виникає маса найрізноманітніших питань. Для швидшої адаптації нових співробітників фахівцями HR-служби готуються спеціальні «курси молодого бійця», проводяться адаптаційні заходи, виділяються наставники з числа більш досвідчених співробітників організації. Проте, у новачка все одно залишається потреба задавати питання і знаходити на них відповіді. Співробітник задає питання безпосереднього керівника, своїм колегам, які працюють поруч з ним. Іноді він отримує вичерпні відповіді на питання, а іноді отримує рада запитати у кого-то другого. Звернення до цього «іншого» також може привести або до отримання відповіді, або до переадресації питання на нового ймовірного експерта і продовження ланцюжка питань. В результаті, для того щоб отримати відповідь на його запитання, співробітнику доводиться зробити кілька телефонних дзвінків, написати пару листів по електронній пошті, особисто поспілкуватися з колегами, провести чимало часу, намагаючись знайти відповідь на корпоративному порталі. Через деякий час співробітник входить в курс справи і кількість поставлених їм питань зменшується (але, зрозуміло, не падає до нуля, оскільки в організації в цілому і в діяльності кожного окремого співробітника постійно відбуваються нехай і невеликі, але зміни). Тому має сенс розглядати дві категорії працівників: що знаходяться в початковому періоді своєї роботи ( «новачки») і ті, хто вже освоївся в новому оточенні ( «старички»).

Спробуємо оцінити час (своє і своїх колег), яке витрачає співробітник в пошуку відповідей на постійно виникаючі питання.

Перед підготовкою цієї статті я розробив спеціальну анкету, яку на моє прохання заповнили близько 30 осіб, які працюють в різних організаціях. Текст анкети наведено в додатку до статті. Як показав проведене опитування, в середньому стаж роботи співробітника в одній організації становить 3 роки і 4 місяці. Середній час, необхідне для того, щоб увійти в курс справи, становить приблизно 4 місяці. Це означає, що в будь-який момент часу в компанії 10% співробітників - новачки, які пропрацювали менше чотирьох місяців. Разом для розглянутої нами модельної організації, в якій працює 1000 чоловік, маємо 100 осіб новачків на 900 більше досвідчених співробітників. Кількість питань, які задають новачки, становить приблизно 20 на місяць (або одне питання в день), у досвідчених співробітників цей показник приблизно в 10 разів менше (два питання в місяць). До того як співробітник знайде відповідь на своє питання, він звернеться за допомогою до двох-трьох інших. Інакше кажучи, середня довжина ланцюжка складає 2,5 людини. Середній час, який витрачається кожним з двох співробітників (запитувачам і таким, що відповідає), становить приблизно 7 хвилин.

Це означає, що при даних значеннях показників сумарний час, який в організації витрачається на відповіді новачкам, становить 100`20 раз на місяць `2,5 чол. в ланцюжку `2 чол. в парі `7 хв = 70 000 хв, або приблизно 146 людино-днів, або приблизно 7 людино-місяців. Для досвідчених співробітників цей час становитиме 900`2`2,5`2`7 = 63000 хв, або приблизно 131 людино-день, або приблизно 6,5 людино-місяців. Підсумовуючи отримані цифри, ми бачимо, що в компанії з 1000 чоловік щомісяця 13,5 людино-місяців (7 + 6,5) витрачаються на питання, які співробітники ставлять один одному, і відповіді на ці питання. Іншими словами, приблизно 1,3% свого робочого часу кожен з нас витрачає на те, щоб пояснити що-небудь своїм колегам або, навпаки, дізнатися щось у них. Начебто зовсім небагато. Але якщо кожен співробітник обходиться компанії в середньому в 60 тис. Руб. в місяць, то 13 людино-місяців - це вже 810 тис. руб.! Причому більше половини цього часу (а, отже, і грошей!) Йде на те, щоб знайти саме того співробітника, який зможе відповісти на поставлене запитання. Якраз цей час і дозволяє економити система пошуку експертів! А для даної організації економія половини часу 13 осіб означає економію в 405 тис. Руб. в місяць або 1215 тис. руб. в квартал (табл. 4).

Порівнюючи дохідну і видаткову частини інвестиційного проекту (рис. 2), ми бачимо, що впровадження в організації системи пошуку експертів виявляється ще більш вигідним - система окупається за перші кілька місяців експлуатації!

 Мал. 2. Оцінка повернення інвестицій в проект впровадження системи пошуку експертів. Система окупається за шість місяців з моменту початку проекту, економічний ефект за три роки (з урахуванням дисконтування) складе більше 9 млн. Руб.

Отже, так само як і в випадку інших інформаційних систем (СЕД, електронних архівів та ін.), Впровадження і повноцінна експлуатація сучасних рішень в області пошуку і аналізу неструктурованої інформації призводять до прискорення інформаційних потоків в організації, покращують процеси накопичення, збереження і передачі знань , перерозподіляють робочий час співробітників на користь творчої компоненти за рахунок зменшення рутинної, полегшують доступ до необхідної інформації.

На закінчення статті хотілося б в черговий раз підкреслити, що, приступаючи до впровадження будь-якої інформаційної системи, слід чітко розуміти, які проблеми організація хоче вирішити з її допомогою і які саме показники і характеристики діяльності потрібно поліпшити. Сподіваємося, що розглянуті приклади виявляться корисними для наших читачів при проведенні реальних розрахунків в конкретних організаціях.

додаток

Анкета для оцінки економічної ефективності системи пошуку експертів

Будь ласка, дайте відповідь на питання, виходячи зі свого суб`єктивного досвіду роботи в компанії.

1. Скільки співробітників працює в компанії? ________________

2. Як Ви вважаєте, який середній термін роботи співробітників в компанії? ________ років.

3. Як би Ви оцінили середній термін, який необхідний для того, щоб новий співробітник увійшов в курс справи і перестав би вважатися «новим співробітником»?

4. Припустимо, Вам знадобилося знайти інформацію з якоїсь нової для Вас темі і Ви звертаєтеся з питанням до колег. Колеги можуть або самі відповісти на питання, чи порекомендувати звернутися до кого-то еще. Оцініть приблизно, з якою кількістю співробітником Ви поспілкуєтеся (зустрінетеся особисто, поговоріть по телефону, обміняєтеся листами по електронній пошті), поки не отримаєте потрібну інформацію:

• в середньому в такому ланцюжку 1-2 людини-
• в середньому в такому ланцюжку 2-3 людини-
• в середньому в такому ланцюжку 3-4 людини-
• в середньому в такому ланцюжку 4-5 людини-
• в середньому в такому ланцюжку більше 5 осіб.

5. Як часто потреба дізнатися що-небудь у своїх колег виникає у нового співробітника?

6. Як часто така потреба виникає у давно працюючого співробітника?

7. Який час при пошуку інформації з якоїсь нової для Вас темі витрачається в середньому:

• на одну особисту зустріч:
• на один розмову по телефону:
• на те, щоб написати / прочитати лист по електронній пошті: