Види листів

Сьогодні поговоримо про різновиди ділових листів, проведемо класифікацію ділових листів. Наведемо основні види листів з прикладами текстів та рекомендаціями щодо їх складання.

Ділове (службове) лист - документ інформаційно-довідкового характеру, що складається організацією (особою) і направляється адресату (юридичній або фізичній особі) по поштовій і (або) факсимільного зв`язку, електронної пошти. Відмінною особливістю ділового листа є спеціальний бланк, який так і називають: бланк листа. Бланк листа є в кожній організації, він може виготовлятися друкарським способом, засобами оперативної поліграфії або за допомогою комп`ютерної техніки. Склад реквізитів бланка визначено стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.

Класифікація видів ділових листів

У діяльності організацій ділові листи використовуються в різних ситуаціях, що навіть визначається тематичне і видове різноманіття ділових листів. Ділові листи можна класифікувати за різними підставами: залежно від сфери застосування, за роллю в інформаційному обміні, за статусом учасника і кореспондента, за рівнем типізації тексту, по сфері застосування і призначенням листування в діловій діяльності, за кількістю адресатів та іншими ознаками.

Ділові листи класифікуються за такими ознаками:

Територією ходіння:

  • листи всередині країни (внутрішнє листування);
  • міжнародна листування.

По виду зв`язку, використовуваної для доставки повідомлення кореспонденту:

Відео: Огляд набору для каліграфії вартістю 3 $ (приклад листа)

  • пересилаються по поштового зв`язку;
  • пересилаються по факсимільному зв`язку або електронною поштою.

види листівЗа сферою застосування:

  • управлінська (адміністративна) листування;
  • комерційна листування;
  • судова листування;
  • особисте листування та ін.

За статусом учасника (кореспондента):

  • листи організацій (юридичних осіб);
  • листи фізичних осіб (громадян).

За кількістю адресатів:

  • ділові листи, щоб їх в одну адресу;
  • ділові листи, щоб їх в кілька адрес.

За ролі в інформаційному обміні:

Відео: Getresponse. Створення автоматичної серії листів в Getresponse

  • ініціативні листи;
  • листи-відповіді.

За рівнем типізації тексту:

  • листи, що складаються на основі уніфікованих форм;
  • нерегламентовані листи.

За ієрархії органів влади, організацій:

  • листи вищестоящих організацій;
  • листи підвідомчих організацій;
  • листи сторонніх організацій.

За тематикою:

  • листи з фінансових питань;
  • листи з питань матеріально-технічного забезпечення-листи з правових питань та ін.

За характером впливу на адресата:

  • листи, що складаються для вирішення питань ділової діяльності;
  • листи, що складаються для впливу на емоційну сферу адресата (так звані етикетні листи).

За призначенням в діловій діяльності:

  • листи інформаційного характеру;
  • листи, що містять прохання або пропозицію;
  • листи, що містять вимогу або претензію;
  • листи-відповіді (згоди або відмови);
  • листи, що містять зобов`язання, підтвердження, гарантії;
  • етикетні листи.

Основні види листів

Розглянемо докладніше основні різновиди листів, що виділяються за призначенням в управлінській діяльності.

1. Листи інформаційного характеру - листи, основним призначенням яких є інформування адресата. Залежно від умов і цілей інформування в цій групі виділяється кілька різновидів листів.

Інформаційний лист - лист, в якому адресату подаються відомості офіційного характеру. В інформаційних листах можуть пояснюватися окремі положення законодавчих та інших нормативних правових актів і даватися рекомендації щодо їх застосування. Інформаційні листи можуть розсилатися широкому колу адресатів.

наприклад:

Інформуємо Вас про умови участі у виставці «Наше місто», яка відбудеться в період з 10 жовтня по 10 листопада 2010 року в приміщенні фотоцентр Спілки журналістів Росії.

Фотографії учасників виставки будуть розміщуватися на стендах, на ватмані. Мінімальний розмір зображення по короткій стороні - 20 см (Наприклад, відбиток 20x30), максимальний по довгій стороні - 45 см (Наприклад, відбиток 30x45). Кожен учасник виставки може розмістити до 10 робіт (про кількість фотографій просимо повідомити заздалегідь). Кожна фотографія повинна мати назву і вказівку прізвища автора. Просимо Вас підтвердити вашу згоду на участь у виставці до 1 вересня 2010 р електронну адресу: .... Готові роботи повинні бути представлені до 20 вересня 2010 р

Лист-повідомлення - лист, яким автор інформує адресата про які-небудь події, факти, що становлять взаємний інтерес- лист-повідомлення може бути ініціативним або бути відповіддю на лист-прохання або лист-запит.

наприклад:

Повідомляємо Вам, що за проектом постанови Уряду Російської Федерації «Про затвердження Положення про систему міжвідомчого електронного документообігу» зауважень і пропозицій не маємо.

Супровідний лист - лист, що використовується для відправки документів, які не мають адресної частини.

наприклад:

Представляємо на розгляд і затвердження програму і навчальний план семінару «Електронні документи в управлінні і торгівлі». Додаток:

1. Програма семінару на 2 л. в 1 прим.
2. Навчальний план семінару на 5 л. в 1 прим.

Лист-нагадування - лист, мета якого спонукати адресата виконати взяті на себе зобов`язання або прийняті домовленості.

наприклад:

Нагадуємо Вам, що відповідно до договору підряду від 12 лютого 2010 року № 12 / 42д ваша організація взяла на себе зобов`язання по монтажу пекарського обладнання в цеху № 2 нашого підприємства, які повинні бути завершені до 1 вересня цього року.

Просимо Вас вжити заходів щодо прискорення монтажних робіт і завершення їх у встановлені терміни.

Лист-повідомлення - лист, що інформує про публічні заходи (нарадах, семінарах, виставках, конференціях і т. П.) - як правило, розсилається широкому колу організацій з метою їх залучення до участі в проведених заходах. Листи-повідомлення можуть не тільки повідомляти про межах заходу, час і місце проведення, а й запрошувати до участі, повідомляти про умови участі в заході та містити іншу допоміжну інформацію.

наприклад:

18 квітня 2010 року у 11.30 за московським часом Адміністрація Пермського краю проводить селекторну нараду щодо проведення протипаводкових заходів.

Нарада відбудеться в селекторній залі Адміністрації.




Лист-повідомлення - лист, що повідомляє офіційну інформацію про будь-якому заході або діях, що мають відношення до адресата. Повідомлення можуть публікуватися в друкованих виданнях з метою оповіщення великого кола зацікавлених осіб.

наприклад:

Повідомляємо акціонерів відкритого акціонерного товариства «Орловська промислова компанія» про розміщення звичайних іменних бездокументарних акцій в кількості 500 000 шт. по 1000 руб. кожна. Акціонери мають переважне право придбання цих цінних паперів у кількості, пропорційній кількості належних їм акцій товариства.

Рекламний лист - лист, що пропонує товари (послуги), що стимулює інтерес до товару і бажання його придбати.

наприклад:

Шановні панове!

Наша компанія надає послуги з установки, настройки і обслуговування серверів доступу в Інтернет. Вартість установки і конфігурації сервера становить 10 500 руб. Термін гарантійного обслуговування - один рік. Сервер доступу в Інтернет, що встановлюється фахівцями компанії Ростелеком, дозволяє значно заощадити на витратах за доступ в Мережу.

Отримати детальну інформацію та зробити замовлення ви можете за телефоном 8-499-127-34-88. Фахівці компанії Ростелеком готові відповісти на будь-які ваші питання.

2. Листи, що містять прохання або пропозицію, - листи, метою яких є спонукати адресата зробити певні дії, що представляють інтерес для автора листа. У цій групі листів можна виділити наступні різновиди.

Лист-прохання - лист, мета якого отримання інформації, ініціювання дій, необхідних організації-автору. Лист-прохання завжди вимагає листи-відповіді.

наприклад:

У зв`язку з підготовкою рекламної кампанії взуття "Весна - Літо 2016", запланованої на період з грудня 2016 року по червень 2016 р просимо Вас повідомити про можливість проведення вашою компанією дослідження популярності в Москві і 2-3 регіональних центрах Росії, на ваш вибір, торгових марок взуття Monarch, Kaiser, Gabor.

Лист-запит - лист, що направляється з метою отримання будь-якої офіційної інформації або документів-лист-запит, як і лист-прохання, завжди вимагає відповіді.

наприклад:

У зв`язку з перевіркою просимо Вас надати копії наступних документів:

1. Статут організації.
2. Свідоцтво про реєстрацію організації.
3. Договори поставки з ТОВ «Етон».
4. Довідку про вартість одного кубометра піску на 01.07.2016.

Лист-пропозиція - лист, що направляється потенційному партнеру з пропозицією співпраці (в комерційній діяльності - товарів, послуг) и др в комерційній діяльності пропозиція називають офертою. Лист-пропозиція може бути відповіддю на запит або ініціативним.

наприклад:

Пропонуємо Вам миття будь-яких видів зовнішнього скління, фасадів будівель і вітрин із застосуванням нової економічної технології телескопічних штанг.

Вартість миття 1 кв. м поверхні - 15 руб.
Роботи виконуються на об`єктах, розташованих в Москві і ближньому Підмосков`ї.
Роботи проводяться на висоті до 25 м з використанням спеціального методу очищення на основі демінералізованої води без застосування хімічних миючих засобів.
Заявки виконуються протягом доби, можлива оплата по факту.

Лист-заявка - лист (різновид листи-прохання), що виражає бажання організації взяти участь в заходах або отримати послуги, що надаються іншою організацією-заявки, на відміну від листів-прохань і листів-запитів, не вимагають відповіді у формі листа. У відповідь на лист-заявку організація здійснює певні дії, включає зазначених в заявці осіб в число учасників будь-якого заходу, висилає необхідні матеріали або видання і ін.

наприклад:


Просимо Вас передбачити участь двох співробітників нашої фірми: Інокентьева П.Г., провідного експерта відділу інформаційних технологій, і Марченко Р.Д., експерта відділу технічної експертизи, в семінарі-практикумі «Методи захисту інформації в інформаційних системах», який відбудеться 12 квітня 2016 р

Лист-замовлення - лист, що представляє собою пропозицію покупця укласти угоду із зазначенням її конкретних умов. Лист-замовлення може бути відповіддю на комерційну пропозицію.

наприклад:

Просимо поставити нашій фірмі електропідсилювач RASTOR-200 в кількості 2 шт. протягом травня - червня 2016 р Оплата в повному обсязі буде проведена після виставлення вашої стороною рахунку протягом 3 днів з дати відвантаження товару.

Лист на фірмовому бланку - лист, що містить пропозицію взяти участь в будь-яких меропріятіях- в особливо урочистих випадках листи-запрошення можуть складатися на спеціальних бланках.

наприклад:

Запрошуємо Вас взяти участь у безкоштовному семінарі «Бізнес-презентації. Сучасні технології".

У програмі семінару:

  • Критерії вибору презентаційного обладнання.
  • Огляд сучасного ринку офісних проекторів.
  • Основні критерії вибору Мультимедіапроектор.
  • Новітні технології відображення інформації. Плазмові панелі.
  • Нові технології проекційної індустрії. Технологія цифрової обробки світла.

Всі учасники семінару забезпечуються інформаційними матеріалами. Семінар відбудеться 11 лютого 2016 року в 11.00 в приміщенні Фінансової академії при Уряді Російської Федерації за адресою: Москва, Ленінградський просп., 55.

3. Листи, що містять вимогу або претензію, - листи, що складаються в ситуаціях, коли одна зі сторін ділових відносин не виконує або виконує неналежним чином взяті на себе зобов`язання або покладені на неї функції.

Лист-вимога - лист, мета якого - змусити адресата виконати взяті на себе зобов`язання в умовах, коли вже є або можуть з`явитися порушення раніше прийнятих домовленостей.

наприклад:

Згідно з угодою підряду від 12.05.2009 № 89 / 43дп ваша фірма взяла на себе зобов`язання по ремонту будівлі по вул. Якиманка, 15, проте в даний час спостерігається значне відставання від графіка робіт (додаток 3 до договору).

Незважаючи на неодноразові нагадування про необхідність дотримання графіка робіт, до сих пір спостерігається серйозне відставання від встановлених термінів.

Вимагаємо терміново вжити заходів щодо виконання робіт, визначених договором, в іншому випадку згідно з пунктом 8.1 договору вам будуть пред`явлені штрафні санкції.

Лист-претензія - лист, що містить заяву про порушення умов договору і вимога відшкодування збитків.

наприклад:

Вашою фірмою 25.04.2016 по залізничній накладній № 269413 було відвантажено пневмоінструменти в кількості 50 комплектів по рахунку № 35-918, який був оплачений нами в повній сумі. У зв`язку з тим, що при перевірці вагона на прикордонній станції була виявлена недостача двох комплектів пневмоинструментов, про що свідчить комерційний акт від 28.04.2016 № 14388/264, просимо Вас допоставить нам 2 комплекти пневмоинструментов або відшкодувати їх вартість.

Додаток: комерційний акт на 1 л. в 1 прим.

4. Листи-відповіді - листи, що складаються у відповідь на лист-прохання, пропозицію, запит, запрошення.

Лист-згода - лист, що є позитивною відповіддю на прохання, запит або пропозиція.

наприклад:

Повідомляємо Вам, що готові прийняти делегацію представників вашого підприємства і ознайомити їх роботою САП «Нафтопереробний комплекс».

Найбільш прийнятний час для візиту - період з 15 по 30 квітня цього року. Просимо повідомити точну кількість учасників і їх прізвища для бронювання місць в готелі.

Лист-відмова - лист, в якому дається негативна відповідь на лист-прохання або лист-запит.

наприклад:

У зв`язку з тим, що понад 200 номерів нашого готелю вже заброньовані адміністрацією міста для учасників Міжнародного інформаційного конгресу, який відбудеться 10-12 жовтня цього року, змушені відмовити Вам у бронюванні місць для вашої компанії. Пропонуємо звернутися в Парк-готель «Високогір`я».

5. Листи, що містять зобов`язання, підтвердження, гарантії.

Гарантійний лист - лист, що містить зобов`язання або підтвердження оплати робіт, продукції, послуг, оренди, якості і термінів виконання робіт, повернення кредиту і др гарантійні листи адресуються організаціям або особам.

наприклад:

Просимо Вас надати в оренду нашій фірмі 300-400 кв. м виставкової площі для проведення з 13 листопада по 31 грудня 2016 р Всеросійської різдвяного ярмарку взуття. Оплату гарантуємо.

Наші банківські реквізити: рахунок № 4070581060000000003 в АКБ Пробизнесбанк, Москва, Росія, ІПН 7729086087, БИК 044525986, КПП 775001001, кор. рах. АКБ Промсвязьбанк в ОПЕРУ ГУ ЦБ РФ по м Москві -№ +30100820600000000341.

Лист-підтвердження - лист, в якому адресат повідомляє про отримання висланих в його адресу документів або інших матеріалів, готовність взяти участь в будь-яких заходах або реалізувати раніше досягнуті домовленості, наміри та ін.

наприклад:

Підтверджуємо попередню домовленість про проведення спільного виїзного триденного семінару для працівників кадрових служб в грудні цього року.

Чи згодні на укладення договору на проведення даного семінару з Навчальним центром при Академії народного господарства при Уряді Російської Федерації.

Відео: А.В. Трехлебов - Види письма та писемності. глибинна Книга

Рекомендаційний лист - лист, автор якого дає характеристику іншій особі з метою влаштування останнього на роботу, навчання та ін.

наприклад:

Савченко Інна Савеліївна займала в нашій видавничої компанії посаду керівника відділу маркетингу та розповсюдження. Вона зарекомендувала себе як ініціативний співробітник, що володіє організаторськими здібностями.

Через рік після її приходу в компанію тираж видання збільшився на 20%, була розроблена і впроваджена нова система розповсюдження видання в регіонах. Завдяки її зусиллям у видання з`явилися нові партнери і рекламодавці. Особливо хочеться відзначити її надійність, вміння знаходити рішення в складних обставинах, а також націленість на досягнення результату.

6. Етикетні листи. Це листи, метою яких є вираз уваги, участі. Основними різновидами етикетних листів є:

Лист-привітання - діловий лист, складене в урочистих випадках.

наприклад:

Шановний Олег Вікторович!

Вітаємо Вас і колектив вашої компанії з наступаючим професійним святом «День будівельника»! Бажаємо Вам і вашим співробітникам успіхів у досягненні поставлених цілей, плідної роботи, процвітання і благополуччя.

Лист-подяка (лист подяки) - лист, що направляється організації, посадовій особі чи громадянинові з висловленням подяки за вчинені дії, надані послуги.

наприклад:

Шановні панове!

Дякуємо колектив вашого інституту за прекрасну організацію і проведення Міжнародної науково-практичної конференції «Інформаційне суспільство: проблеми міжвідомчого електронного взаємодії».

Семінар пройшов на високому науковому рівні, привернув широке коло учасників з наукових установ і вищих навчальних закладів країни. Учасники семінару мали можливість ознайомитися з сучасними досягненнями в області інформаційних технологій, розглянути проблеми підготовки та перепідготовки кадрів, ознайомитися з новою науковою літературою з даної проблематики.

Бажаємо вам творчих успіхів і сподіваємося на плідну співпрацю!

Лист-співчуття - лист, складене в ситуаціях, що вимагають вираження участі (смерть, нещасний випадок, наслідки стихійного лиха і т. П.).

наприклад:

З глибокою скорботою ми дізналися про смерть професора Воробйова М.М. Прийміть, будь ласка, співчуття від імені нашої кафедри з приводу кончини людини, чиї праці внесли настільки вагомий внесок у вітчизняну науку. Передайте, будь ласка, наші співчуття його родині.

Лист-вибачення - лист, автор якого приносить вибачення кореспонденту за завдані незручності.

наприклад:

Шановні панове!

Прийміть наші щирі вибачення за затримку оплати рахунку на поставку партії комплектуючих для персональних комп`ютерів за договором від 12.03.2016 № 28, яка сталася з вини нашої бухгалтерії. В даний час оплата проведена, і ми сподіваємося, що в подальшому подібного не повториться. Ще раз приносимо свої вибачення.



ІНШЕ

Як скласти інформаційний лист фото

Як скласти інформаційний лист

Інформаційний лист направляється діловим партнерам або суміжних організацій, для сповіщення про подальшу співпрацю, про…

Як написати лист-привітання фото

Як написати лист-привітання

Відео: ПривітанняЛист-привітання є ділове некомерційне лист, що направляється від однієї особи іншій. Метою його є…

Лист-вибачення фото

Лист-вибачення

Відео: Почав з вибачень: Ердоган виконав перше з трьох умов Москви по збитому Су-24Всім секретарям дуже часто…

Види листів фото

Види листів

За службовим обов`язком секретарю доводиться мати справу з різними листами: як вхідними, так і вихідними. З цієї…

Лист-повідомлення фото

Лист-повідомлення

Відео: Листи прийшли на адресу за пропискою потрібно отримувати, що робити, якщо судове лист повернулосяОдне з важливих…

Службове лист фото

Службове лист

Найчастіше багато секретарі в своїй роботі стикаються з необхідністю роботи зі службовими листами. Більш того, в…

Лист-звернення фото

Лист-звернення

Багато ділові листи, створювані в процесі діяльності організації, адресуються конкретній людині. Даний вид…

Види листів в 2017 році фото

Види листів в 2017 році

Листи є невід`ємною частиною процесу діловодства. Уміння грамотно їх складати є дуже цінним якістю будь-якого…

Лист про підвищення плати фото

Лист про підвищення плати

У багатьох організаціях з плином часу змінюється вартість послуг або вартості оренди. Незалежно від того, в який бік…

Оформлення листів в 2017 році фото

Оформлення листів в 2017 році

Лист - це документ, що пересилається поштою і службовець засобом спілкування між людьми і організаціями. Основою…

Ведення ділового листування фото

Ведення ділового листування

Ведення ділової переписки - обов`язкова процедура, яка супроводжує будь-який прояв бізнес-активності підприємства. При…

Етикетні листи фото

Етикетні листи

Чи доводилося вам складати листи в ситуаціях, коли потрібно проявити увагу, продемонструвати участь, висловити подяку і…

» » Види листів