Контроль виконання документів в організації

Організація діловодства - Контроль виконання документів

  • Класифікатор причин невиконання документів (файл доступний тільки передплатникам)
  • Форма Відомостей про виконання документів, поставлених на контроль
  • Форма Зведення документів, виконуваних в (назва та індекс підрозділу)
Шаблон Нагадування виконавцеві про наближення терміну виконання документа Приклад заповнення нагадування виконавцю(Файл доступний тільки передплатникам) Приблизний варіант оформлення доповідної записки "Про перенесення терміну виконання документів"(Файл доступний тільки передплатникам) Приклад заповнення відомостей про стан виконавчої дисципліни(Файл доступний тільки передплатникам)

Поширені запитання

Що таке «постановка документів на контроль» і яким чином вона здійснюється?

Повернутися в розділ "Організація діловодства"

Вимоги до організації контролю за виконанням документів в нормативних актах Російської Федерації. Сучасні проблеми контролю. Які документи необхідно контролювати? Терміни виконання документів. Яким чином їх розробники регламентують дії з контролю? В якому документі можна закріпити роботу по контролю?

У російській системі управління контроль за виконанням документів завжди проводився керівниками структурних підрозділів за напрямом "знизу - вгору", т. Е. Результати передавалися від начальства дрібних підрозділів у великі. Діловодні служби в цьому процесі брали лише непряму участь.

Вперше контроль за виконанням документів був нормативно закріплений як типова діловодна функція за службами діловодства в Основних положеннях ЕГСД в 1974 р У цьому документі були встановлені організаційні основи та функції контрольних підрозділів і розроблена технологія операцій по контролю за виконанням документів. Практично в цьому ж обсязі вимоги до організації контролю і роль діловодної служби були визначені в Державній системі документаційного забезпечення управління.

Діловодний контроль став першою функцією, яка виконувалася в автоматизованому режимі.

У 1 970-е і 1 980-е рр. для цілей контролю використовувалися АСУ (автоматизовані системи управління), в складі яких розроблялися спеціальні підсистеми АСКИД, Акід, АСК і ін.

Подальший розвиток діловодного контролю пов`язано з впровадженням нових інформаційних технологій.

У сучасних організаціях будь-яка автоматизована система діловодства має функцію контролю за термінами виконання.

Таким чином, технологія контролю пройшла значний шлях розвитку і сьогодні дозволяє контролювати величезні масиви документів без значного збільшення штату. При цьому проблема контролю як і раніше залишається в багатьох організаціях невирішеною.

Сучасна проблема контролю

На наш погляд, проблема полягає в слабкій правової та нормативної регламентації і, звичайно, в організації роботи в службі діловодства.

Читайте також:Проблеми виконання документів

Як бути, якщо співробітники компанії уникають брати відповідальність на себе і не виконують документи в термін?

Будь-якому фахівцеві в області діловодства відомо, що нормативно-методичні документи міжгалузевого дії, які встановили правила діловодства, приймалися на початку 1990-х рр. Тричі виходили в наступні роки Типові інструкції з діловодства розроблялися для федеральних органів виконавчої влади. Вони не були нормативними документами для фірм, створених в будь-якої організаційно-правовій формі, окрім державної установи. Та й вимоги до організації контролю викладені там в найзагальнішому вигляді.

Федеральний закон від 27.07.2006 № 149-ФЗ "Про інформацію, інформаційні технології та захист інформації" в ст. 11 встановив: "У федеральних органах виконавчої влади документування інформації здійснюється в порядку, що встановлюється Кабінетом Міністрів України. Правила діловодства і документообігу, встановлені іншими державними органами, органами місцевого самоврядування в межах їх компетенції, повинні відповідати вимогам, встановленим Кабінетом Міністрів України в частині діловодства та документообігу для федеральних органів виконавчої влади ".

До числа вимог, встановлених Урядом РФ, відносяться положення низки документів, які торкаються питань контролю за термінами виконання. У найбільшому обсязі ці вимоги викладені в Типовому регламенті взаємодії федеральних органів виконавчої влади, затв. постановою Уряду РФ від 19.01.2005 № 30, та Типове регламенті внутрішньої організації федеральних органів виконавчої влади, затв. постановою Уряду РФ від 28.07.2005 № 452.

Яким чином розробники цих документів регламентують дії з контролю?

Ці документи деталізують і конкретизують давно сформовані операції з контролю за виконанням документів. Спробуємо розглянути положення регламентів в порівнянні з типовими операціями з контролю.

Для організації контролю за термінами виконання в структурі служби ДОУ має бути створено спеціалізований підрозділ зі штатом 3-4 працівника.

Воно може носити назву: контрольно-інспекторська група, група контролю, інспекція по контролю і т. Д. Їх назви не уніфіковані.




У невеликих організаціях контроль виконується одним із співробітників служби ДОУ, найчастіше її керівником. Там, де служба не створювалася, обов`язки по контролю виконують секретарі. Однак на практиці існує безліч служб діловодства, в яких подібні підрозділи (або окремі співробітники) відсутні, а контроль ведеться епізодично або не ведеться зовсім.

Типовий регламент внутрішньої організації федерального органу виконавчої влади передбачає обов`язкове створення в його структурі спеціалізованого структурного підрозділу, який і забезпечує контроль за виконанням документів.

Наявність контрольних структур або доручення контрольних функцій одному з працівників служби ДОУ не звільняє керівників від безпосереднього контролю за виконанням документів, завдань, доручень, а також за повсякденною діяльністю підлеглих. Більш того, саме від керівника залежить ефективність контролю.

Керівник ставить на контроль тільки вибіркові документи, контроль застосовується як "пожежна" міра, ведеться час від часу або тільки щодо окремих співробітників. Фахівці управлінської структури не оцінюють як великий недолік в своїй роботі затримку виконання завдання або порушення встановлених термінів виконання документів. Як правило, у всіх є на то "об`єктивні" причини.

Керівник зобов`язаний контролювати всі напрямки діяльності, всі питання в межах своїх функцій та повноважень, але не доводити контроль до дріб`язкової опіки підлеглих. Керівник контролює, як правило, загальний стан роботи, якість її виконання, суть розв`язуваних управлінських завдань. Однак в практиці управління більшості комерційних організацій цей найважливіший принцип управління не закріплений жодним локальним актом, контроль реалізується керівником в тому обсязі, який йому здається найбільш доцільним.

У контрольних операціях важлива резолюція, яка визначає виконавця (або виконавців), суть завдання, термін виконання. Саме виконання залежить від того, наскільки чітко поставлена задача виконавцю. Через резолюції і усні доручення керівника регулюється завантаження і розподіл роботи між фахівцями апарату управління. Для виконавця резолюція рівносильна наказу на виконання документа. Для служби ДОУ резолюція - необхідна інформація, яка використовується при реєстрації документів і контролі за їх виконанням.

Типові регламенти особливо підкреслюють роль керівників всіх рівнів в контролі за виконанням, практично встановлюючи цю функцію як одну з обов`язкових посадових обов`язків.

Наприклад: контроль за розглядом надійшли у федеральний орган виконавчої влади звернень здійснюється керівниками структурних підрозділів та структурним підрозділом, що забезпечує контроль за виконанням доручень. Контроль за виконанням доручень, що містяться в протоколі нарад у керівництва федерального органу виконавчої влади, здійснюється структурним підрозділом, відповідальним за проведення наради, і структурним підрозділом, що забезпечує контроль за виконанням доручень.

Які документи необхідно контролювати?

Згідно з діючими правилами діловодства, контролю підлягають усі документи, що вимагають виконання. Крім того, за вказівкою керівництва організації або структурного підрозділу на контроль можуть бути поставлені будь-які документи, окремі пункти з них, усні або письмові розпорядження керівника.

Регламенти встановлюють склад документів, які підлягають обов`язковому контролю. В їх число входять:




доручення, що містяться в актах Уряду РФ, протоколах засідань Уряду РФ, нарад у Голови Уряду РФ, засідань очолюваних ним координаційних і дорадчих органів і в його резолюціях- висновки на проекти нормативних правових актів- проекти актів, які надійшли на согласованіе- депутатські запити, звернення членів ради Федерації або депутатів Державної Думи-запити інших федеральних органів виконавчої влади про надання інформації (експертиз, висновків) - звернення громадян-звернення щодо ия органів державної влади, органів місцевого самоврядування та організацій, що містять скарги на порушення законодавства Російської Федерації.

Терміни виконання документів в діловодстві

Принциповим питанням в організації контролю є термін виконання документа в діловодстві.

Розрізняють типові і індивідуальні терміни виконання. Типові терміни виконання встановлюються законодавчо.

Корисно знати!

У внутрішніх розпорядчих документах і в рішеннях колегіальних органів управління терміни виконання прийнято вказувати з кожного питання або пункту прийнятого рішення.

Наприклад, терміни виконання доручень Уряду РФ, доручень керівників федеральних органів виконавчої влади, депутатських та парламентських запитів, звернень громадян, виконання ряду документів органів управління в недержавних комерційних організаціях та ін. Встановлено федеральними законами та нормативними правовими актами РФ.

Індивідуальні терміни встановлюються або в тексті документа (це характерно для розпорядчих та нормативних документів, для звітної і статистичної документації), або в резолюції і усні вказівки керівника, який приймає рішення про виконання документа. У регламентах встановлено терміни виконання по кожному виду документів окремо. Передбачено три категорії термінів - від 3 до 30 днів.

Наприклад, доручення, які містять вказівку "терміново", "негайно" (або аналогічне), підлягають виконанню протягом 3 днів з дати підписання доручення.

Зверніть увагу, що термін встановлений не з дати отримання документа виконавцем, а з дати підписання документа.

Вказівка "оперативно" передбачає 10-денний термін виконання доручення.

Якщо термін виконання в дорученні не вказано, воно підлягає виконанню протягом одного місяця з дати його підписання.

Не кожен документ і не кожне завдання можливо виконати у встановлений термін, тому важливо, щоб в будь-який організації був чітко встановлений порядок зміни терміну. У будь-якому випадку це є винятковим запобіжним. Рішення про продовження терміну виконання може бути прийнято тільки тим посадовою особою, яке встановило спочатку термін. У діючих правилах діловодства ця процедура не регламентована.

Вважається, що термін виконання документів може бути змінений не пізніше ніж за 2-3 дні до його закінчення. Ініціативу повинен проявити виконавець, якому доручено виконання, він зобов`язаний обґрунтувати і узгодити з керівником зміна терміну. Він же повинен повідомити про зміну терміну в контрольне підрозділ служби ДОУ.

У типових регламентах встановлено чіткий порядок перенесення терміну виконання документів. При цьому варто звернути увагу на те, що дія по перенесенню терміну повинно бути документовано. Ру¬ководітель (або структурний підрозділ), якому було доручено виконання, зобов`язаний подати відповідний документ. Це може бути:

  • пропозиція про перенесення терміну, якщо завдання не може бути виконане у встановлений термін;
  • пропозиція про залучення співвиконавців, якщо у спочатку призначених установ або органів управління не вистачає повноважень на виконання;
  • проект доповіді з пропозицією про призначення іншого виконавця доручення.

При цьому важливо відзначити, що ці пропозиції подаються протягом 7-10 днів з дати підписання доручення, а не за два-три дні до закінчення терміну.

Пропозиції з обґрунтуванням необхідності зміни головного виконавця представляються керівництву федерального органу виконавчої влади керівником зацікавленого структурного підрозділу протягом 3 днів з дати оформлення доручення, а за строковими і оперативним доручень - негайно.

У нормативних документах міжгалузевого дії практично не передбачена процедура інформування керівника, що дав завдання, про зрив терміну виконання. Форми інформування керівників можуть бути різними, як правило, це перелік невиконаних документів. Найбільш звичною формою є довідка.

У такій довідці працівник діловодної служби вказує найменування структурних підрозділів, відомості про кореспондента (автора), документі, номер, дату, стислому змісті, термін виконання, прізвища виконавця і ін.

При цьому слід зазначити, що періодичність подання такої інформації в нормативних документах не визначена.

У Типових регламентах визначено порядок інформування про зрив терміну виконання. Структурний підрозділ, що забезпечує контроль за виконанням, щотижня представляє керівнику інформацію про знаходяться на контролі документах за формою, визначеною керівником федерального органу виконавчої влади. Крім того, посадова особа, відповідальна за виконання, протягом 2-3 днів після закінчення терміну зобов`язана подати керівнику, який давав завдання, пояснення про хід виконання доручення, перерахувати виконавців (посадових осіб), причини невиконання у встановлений термін і заходи відповідальності, пропоновані або вжиті стосовно винних у невиконанні доручення працівників.

Остання операція по контролю вхідних документів - зняття з контролю після завершення виконання. Однак і ця операція не регламентована чинними нормативними документами з діловодства. Служба контролю не повинна самостійно знімати документи з контролю, це можуть робити тільки ті посадові особи, які ставили документи на контроль.

На практиці зняття з контролю здійснюється і на основі усних повідомлень про виконання і на основі відповідним чином оформленого та підписаного відповідного документа.

При цьому фахівець групи контролю служби ДОУ робить відповідні відмітки в реєстраційно-контрольної формі (картці), а відповідальний виконавець на вхідному документі робить відмітку про виконання, засвідчуючи її своїм підписом.

У Типовому регламенті внутрішньої організації федеральних органів виконавчої влади встановлено порядок зняття документів з контролю структурним підрозділом, який здійснює контроль. Процедура зняття з контролю проводиться тільки після подання в контрольне підрозділ документованої інформації про затвердження відповідного акта, прийняте рішення, висновків про погодження проектів актів або проведених експертиз. Таким чином, і в завершальній процедурою контролю основна роль належить документів, що підтверджують виконання. Контроль за виконанням звернень громадян припиняється на підставі документованої інформації відповідних структурних підрозділів про направлення в установленому порядку відповіді заявникам.

На закінчення хотілося б відзначити, що мета контролю за термінами виконання, який веде діловодна служба, - сприяння своєчасному і правильному виконанню документів та доручень керівника, оперативне виявлення перших ознак зриву виконання або доручення, отримання інформації, необхідної для оцінки діяльності підрозділів та виконавців, своєчасне інформування про це керівника. Тобто в створенні умов для прийняття своєчасних заходів по виконанню при загрозі його зриву.

Типові регламенти, які ми проаналізували, є основою розробки регламентів федеральних органів виконавчої влади та їх територіальних органів. Вони не можуть розглядатися як нормативний документ для недержавних структур управління. Однак детальна розробка документованої процедури контролю за термінами виконання документів цілком може бути використана секретарями, що відповідають за діловодство невеликих і середніх фірм, службами діловодства (службами ДОУ) при регламентації "свого" діловодства. Це можливо зробити при розробці інструкції з діловодства. Такий шлях нам представляється найбільш доцільним, т. К. Інструкція закріплює систему роботи з документами комплексно - від створення документа до його здачі в архів. Якщо з якихось причин розробка інструкції в даний час неможлива, закріпити роботу по контролю можна окремим документом. Наприклад, регламентом, правилами, наказом.

Важливо, щоб такий документ в організації був створений. Його створення необхідно і для поліпшення роботи служби діловодства з контролю за термінами виконання, і для всього управлінського апарату - для підвищення виконавської дисципліни.

Контроль виконання документів в організації

Журнал "Довідник секретаря та офіс-менеджера" - провідний щомісячний журнал по підвищенню кваліфікації для секретарів, помічників керівників, референтів, діловодів і офіс-менеджерів.

вкладені файли

Доступно тільки авторизованим користувачам
  • doc kontrol.doc
  • svodka1.doc
  • napominanie ispolnit.doc


ІНШЕ

Постанови фото

Постанови

постановиПостанова Уряду РФ від 28.07.2005 № 452 "Про типовому регламенті внутрішньої організації федеральних органів…

Діловодство в 2017 році фото

Діловодство в 2017 році

Відео: Аудит підприємств і організацій, наказове діловодство, штрафи ПФРРобота будь-якої організації, так або інакше,…

Інструкція з діловодства фото

Інструкція з діловодства

Локальні нормативні акти становлять правову основу діяльності конкретної організації, так як містять норми, обов`язкові…

Види документів фото

Види документів

Відео: ЮД # 3 Види документівУ посадові обов`язки кожного секретаря входить робота з великим об`ємом різних документів.…

Документаційне забезпечення фото

Документаційне забезпечення

Документаційне забезпечення організації є одним з найважливіших етапів роботи з інформацією в будь-якій компанії. Про…

Документи діловодства фото

Документи діловодства

Стаття присвячена особливостям роботи з документами на різних етапах діловодства. Дізнайтеся, які існують види…

» » Контроль виконання документів в організації