Підготовка інструкції по конфіденційного діловодства

Ефективність роботи будь-якої організації залежить від того, наскільки раціонально і чітко в ній збудовані основні бізнес-процеси, в тому числі в області документаційного забезпечення. Але успіх організації не може бути стабільним, якщо в ній немає системи захисту конфіденційної інформації.

Одним з основних елементів цієї системи є конфіденційне діловодство. Як і в загальному діловодстві, всі етапи роботи з документами обмеженого доступу повинні бути регламентовані і мають свої особливості.

У даній статті мова піде про основний документ, в якому визначені вимоги, що пред`являються до всіх стадій проходження документа з грифом конфіденційності - від моменту його створення до списання в справу або знищення. Цей документ - Інструкція по конфіденційного діловодства. Якісна підготовка і впровадження Інструкції по конфіденційного діловодства здатні максимально мінімізувати ризики розголошення та втрати конфіденційної інформації.

Безсумнівно, не менш важливу роль при роботі з документами з грифами конфіденційності грають і Положення про комерційну таємницю, і Перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю, та інших конфіденційних відомостей. Але в даній статті ми будемо відштовхуватися від того, що інформація вже віднесена до відомостей обмеженого доступу.

В цілому Інструкція по конфіденційного діловодства має розділи, аналогічні інструкції по загальному діловодства, але в ній знаходять своє відображення особливості роботи з конфіденційними документами.

Зазвичай Інструкція по конфіденційного діловодства складається з наступних розділів:

I. Загальні положення

II. Підготовка та оформлення документів з грифами конфіденційності

III. Облік і реєстрація документів з грифами конфіденційності

IV. Передача і відправка документів з грифами конфіденційності

V. Копіювання (тиражування) документів з грифами конфіденційності

VI. Групування документів з грифами конфіденційності в справи

VII. Зберігання документів з грифами конфіденційності

VIII. Знищення документів з грифами конфіденційності

IX. Контроль за станом конфіденційного діловодства

Окремим розділом в Інструкцію по конфіденційного діловодства також може бути включений пункт про роботу з машинними носіями з грифами конфіденційності, який визначає порядок їх обліку, записи, зберігання, передачі та знищення.

Далі зупинимося докладніше на змісті кожного з розділів Інструкції.

I. Загальні положення

Розділ «Загальні положення» включає в себе:

Відео: Як правильно оформити документ. Ведучий семінару Дороніна Л.А,

1) визначення сфери дії інструкції (на які документи і бізнес-процеси поширюється), призначення інструкції (мета створення і затвердження документа);

2) найменування законодавчих актів, локальних нормативних актів вищестоящої організації, безпосередньо організації, на підставі яких розроблена дана інструкція;

3) посилання на локальні нормативні акти, якими визначено, які документи мають гриф конфіденційності:

«У ТОВ" Луч "до документів з грифами конфіденційності відносяться документи і машинні носії, що містять інформацію, включену до Переліку відомостей, що становлять комерційну таємницю ТОВ" Луч ", та інших конфіденційних відомостей (затверджений наказом ТОВ" Луч "від 02.03.2013 № 25 ) »;

4) терміни та визначення, що використовуються в інструкції;

5) визначення переліку основних учасників процесу роботи з конфіденційними документами, розподіл зон відповідальності:

• хто здійснює ведення конфіденційного діловодства *;
• хто здійснює контроль ведення конфіденційного діловодства;

6) відповідальність за порушення встановлених норм:

«Відповідальність за дотримання вимог даної інструкції покладається на керівництво ТОВ" Луч ", керівників структурних підрозділів та інших працівників, допущених до роботи з відомостями, що становлять комерційну таємницю, та іншими конфіденційними відомостями».

II. Підготовка та оформлення документів з грифами конфіденційності

В даному розділі Інструкції детально прописуються всі особливості оформлення документа з грифами конфіденційності, з обов`язковим наведенням прикладів оформлення та розташування спеціальних позначок, що не проставляються на документах загального діловодства.

Перш за все, це оформлення грифу конфіденційності.

Гриф конфіденційності оформляється без лапок в правому верхньому куті першої сторінки документа (для вихідного листа - над реквізитом «адресат»).

Гриф може проставлятися за допомогою відповідного штампа, машинописним або рукописним способом.

Оформлення грифів конфіденційності на документі проводиться таким чином:

• Гриф «Комерційна таємниця»: складається з найменування грифа «Комерційна таємниця», повного найменування організації і її місцезнаходження, номера примірника документа.

* Ведення конфіденційного діловодства здійснюється централізовано. Обов`язок із ведення конфіденційного діловодства може бути покладено як на підрозділ діловодства (призначення відповідального працівника або кількох працівників відділу), так і на спеціальний підрозділ в структурі служби безпеки організації. В обох випадках при призначенні відповідальним за конфіденційне діловодство окремого працівника / працівників необхідно видання наказу, в якому вказується персонально, хто з працівників відповідає за ведення конфіденційного діловодства. Зазначені функції повинні бути чітко прописані в посадових інструкціях працівників, як і відповідальність за їх невиконання.

• Гриф «Конфіденційно» складається з найменування грифа «Конфіденційно», повного найменування організації і її місцезнаходження, номера примірника документа.

На зворотному боці останнього аркуша кожного примірника документа в лівому нижньому кутку вказується обліковий номер документа за журналом обліку проектів документів з грифами конфіденційності, кількість віддрукованих примірників, кількість аркушів у кожному примірнику, адресатів кожного примірника, прізвище виконавця, його номер телефону і дата підготовки документа.

Якщо документ розсилається чотирьом і більше адресатам, оформляється список розсилки документа, і в такому випадку на звороті документа вказується:

Для багатосторінкових документів з грифами конфіденційності з метою їх ідентифікації рекомендується в нижньому лівому куті кожної сторінки документа проставляти обліковий номер за журналом обліку проектів документів з грифами конфіденційності [1].

Також, якщо до конфіденційного документа додаються інші документи з грифами конфіденційності, відмітка про контроль повинна містити повне найменування документа, обліковий номер за журналом обліку проектів документів з грифами конфіденційності, найменування грифів конфіденційності, номер примірника, кількість аркушів, наприклад:

При оформленні супровідного листа, яке за своїм змістом є тільки для супроводу конфіденційного документа, на листі проставляється гриф конфіденційності, відповідний вищому грифу додатки. Нижче грифа проставляється відмітка «(Без додатки - неконфіденційну)».

Підготовлений проект документа, що містить конфіденційну інформацію, підлягає обліку в журналі обліку проектів документів з грифами конфіденційності.

Журнал обліку проектів документів з грифом конфіденційності

11 / КТ, де 11 - порядковий номер за журналом, КТ -вказівку на гриф конфіденційності «Комерційна таємниця».

Візування документів з грифами конфіденційності відбувається під чітким контролем виконавця. Доцільно на подібних документах отримувати візу підрозділу, відповідального за конфіденційне діловодство (на предмет контролю відповідності змісту документа проставленим на ньому грифу, а також відповідності оформлення документа встановленим в організації нормам), або декількох підрозділів в разі розподілу цих функцій за кількома підрозділам (наприклад, служби безпеки і відділу діловодства).

III. Облік і реєстрація документів з грифами конфіденційності

Облік документів з грифами конфіденційності здійснюється в спеціальних журналах:

• для вхідного документа: 123-КТ або 453-К;
• вихідного документа: 14-12-03 / 1526 КТ або 12-04-ШФ / 12-К;
• внутрішнього документа: 123 / СЗ-КТ або 14-12-52 / 56-СЗ-К.

У будь-якому випадку правила номерообразованія для кожної групи документів необхідно прописати в Інструкції по конфіденційного діловодства.

У реєстраційній базі документів загального діловодства в цьому випадку робиться відмітка про реєстрацію документа з грифом конфіденційності, інформація про документ в базу не заноситься.

Передача документів з грифами конфіденційності після їх обліку всередині організації проводиться тільки під розпис в журналах реєстрації.

Журнал реєстрації вхідних документів з грифами конфіденційності

Журнал реєстрації вихідних документів з грифами конфіденційності

Журнал реєстрації внутрішніх документів з грифами конфіденційності

IV. Передача і відправка документів з грифами конфіденційності

Будь-яке переміщення документів між структурними підрозділами необхідно проводити через підрозділ, відповідальний за ведення конфіденційного діловодства, з внесенням відповідної інформації в облікові форми.

Відправку конфіденційних документів стороннім організаціям доцільно здійснювати тільки з супровідними листами.

Відправка документів, що містять конфіденційну інформацію, здійснюється рекомендованими поштовими повідомленнями з описом вкладення, експрес-поштою або навмисне.

При відправці конфіденційних документів застосовують подвійне пакетування (вкладання конверта в конверт): на внутрішньому конверті вказується номер вихідного листа і відповідний гриф конфіденційності, на зовнішньому конверті вказується адреса одержувача і номер вихідного листа без грифу конфіденційності.

При необхідності документи можуть передаватися адресату особисто під розпис на візовому екземплярі або на реєстрі передачі документів.

V. Копіювання (тиражування) документів з грифами конфіденційності

Зняття копій з документів з грифами конфіденційності повинно проводитися відповідальним за ведення конфіденційного діловодства тільки при наявності чіткого письмового вказівки уповноваженого керівника, наприклад на підставі резолюції на службовій записці зацікавленого підрозділу.

Все додатково зняті копії повинні бути обов`язково враховані в журналі обліку конфіденційних документів, в який занесено облікові дані копійованого документа: вказується номер примірника копії розмноженого документа, реквізити документа, на підставі якого виготовлена копія.

Номер примірника проставляється на кожному розмноженому документі і зазвичай складається з номера примірника документа, з якого знімається копія, і порядкового номера копії через косу риску, наприклад: прим. № 1/2, де 1 - номер примірника документа, з якого знімається копія, а 2 - порядковий номер знятої копії.

На звороті останнього аркуша оригіналу документа або примірника, з якого знімалася копія, робиться запис (або проставляється штамп) із зазначенням кількості копій, їх номерів, розсилки по екземплярах, прізвища виконавця і дати.

Відео: «Реальна безпека і система захисту інформації»

На першому аркуші копій робиться запис або проставляється штамп «КОПІЯ».

Передача виготовлених копій здійснюється працівникам тільки під розпис в журналі обліку.

VI. Групування документів з грифами конфіденційності в справи

У номенклатуру справ організації в обов`язковому порядку включаються справи з грифами конфіденційності та журнали обліку конфіденційних документів. У номенклатурі справ в графі «Номер справи» до відповідного номеру справи додається позначка «КТ» ( «комерційна таємниця») або «К» ( «конфіденційно»).

Найменування грифів конфіденційності виноситься і на обкладинку справи.

Після виконання документи підшиваються у відповідні справи. Документи з грифами конфіденційності групуються в справи окремо від документів загального діловодства.

Всі справи з грифами конфіденційності незалежно від терміну їх зберігання повинні мати внутрішній опис, яка виконує функцію обліку документів всередині кожної справи і заповнюється в міру підшивки в справу документів.

У внутрішньому описі переходить справи після щорічної перевірки наявності документів працівником, відповідальним за ведення конфіденційного діловодства, робиться підсумковий запис про кількість підшитих в справу листів станом на 31 грудня кожного року. Нумерація аркушів справи після підсумкової записи триває від номера останнього листа минулого року.

Після закінчення календарного року справи з грифами конфіденційності проглядаються полистно Експертною комісією і при необхідності приймається рішення про перегрупування документів справ.

Прийом справ з грифом конфіденційності в архів здійснюється за окремим актом прийому-передачі та окремим описом (найчастіше складаються окремі на справи з грифом «Комерційна таємниця» і на справи з грифом «Конфіденційно»).

VII. Зберігання документів з грифами конфіденційності

Документи з грифами конфіденційності повинні зберігатися в замикаються шафах і / або сейфах окремо від справ загального діловодства.

Винос документів з грифами конфіденційності забороняється або здійснюється за спеціальним дозволом при повідомленні служби безпеки організації.

VIII. Знищення документів з грифами конфіденційності

Проведення експертизи цінності документів з грифами конфіденційності, розгляд і затвердження її результатів, виділення документів з грифами конфіденційності до знищення проводиться аналогічно документам загального діловодства (даний порядок зазвичай закріплений в Інструкції з діловодства в організації).

Безпосередньо перед знищенням необхідно провести звірку записів в акті про виділення до знищення документів з грифами конфіденційності з їх фактичною наявністю.

Факт знищення підтверджується підписами членів Експертної комісії в акті про виділення до знищення документів з грифами конфіденційності.

Після знищення документів у відповідних журналах реєстрації робляться записи із зазначенням номера та дати акта про знищення документів (наприклад: «Знищено. Акт від №»).

IX. Контроль за станом конфіденційного діловодства

Внутрішні перевірки стану конфіденційного діловодства проводяться в організації не рідше одного разу на рік.

При проведенні перевірки спеціально створеною наказом по організації комісією здійснюються такі дії:

• перевіряється виконання вимог Інструкції по конфіденційного діловодства;
• проводиться звірка наявності справ і документів з вибірковим полістний переглядом документів;
• контролюється правильність ведення обліку документів з грифами конфіденційності;
• перевіряється порядок зберігання документів з грифами конфіденційності;
• формуються пропозиції про зняття грифу конфіденційності (з подальшим винесенням на розгляд Експертною комісією організації).

Відео: Що повинно бути у вашому алгоритмі

Перевірки здійснюються за наявними в організації обліковими документами.

Результати перевірки оформляються актом, в якому підбиваються підсумки перевірки конфіденційного діловодства, зазначаються виявлені недоліки і даються пропозиції щодо поліпшення стану справ з питань захисту конфіденційної інформації.

За фактом втрати документів з грифом конфіденційності видається наказ по організації про проведення службового розслідування, результати якого представляються керівництву організації.

На втрачені документи складається акт, відповідні записи вносяться в облікові форми.

Відносно машинних носіїв з грифами конфіденційності, основні етапи робіт аналогічні діям, здійснюваним з документами на паперових носіях. Форма журналу обліку машинних носіїв може бути наступною:

Журнал обліку машинних носіїв з грифами конфіденційності

Таким чином, конфіденційне діловодство має чимало особливостей і відмінностей від загального діловодства (як, наприклад, облік проектів документів, поекземплярний облік всіх копій документів, документування всіх операцій, вироблених з документами, і т. Д.). Всі ці особливості і знаходять своє відображення в Інструкції по конфіденційного діловодства.

Запропонований в даній статті алгоритм роботи з документами з грифами конфіденційності показав свою ефективність при практичному застосуванні, дозволяє вибудувати чіткий механізм роботи з конфіденційними документами, уникнути їх втрати і несанкціонованого доступу до них.