Кадрові документи в системі електронного документообігу

На тлі успішного початку робіт зі створення міжвідомчого електронного документообігу чимало проблем із застосуванням автоматизованих інформаційних технологій залишається в умовах діяльності конкретних організацій при використанні пропонованих численними розробниками програмних засобів. Далеко не завжди придбаний програмний продукт дає можливість створювати документи, які повністю відповідають вимогам чинного законодавства. Надалі, при пред`явленні такого документа представникам органів державного контролю (нагляду) і муніципального контролю, а тим більше в разі вирішення господарських і трудових спорів у судовому порядку, абсолютно не має сенсу буде звучати аргумент: «А у нас так в програмі закладено, ми не можемо інакше складати (оформляти) даний документ, програма не буде працювати».

Особливо часто такі «аргументи» призводять працівники кадрових служб, посилаючись на ту чи іншу програму автоматизованої обробки кадрової документації. З огляду на значення даної групи документів в житті кожного працівника і обов`язковість пред`явлення цих документів при перевірках організації, що проводяться державною інспекцією праці, прокуратурою, іншими органами контролю та нагляду, а також з огляду на дуже низький відсоток «виігриванія» роботодавцями розглянутих в федеральних судах загальної юрисдикції трудових спорів з працівниками, керівникам організацій, кадрових служб і служб документаційного забезпечення управління необхідно дуже уважно вибирати соответствующи е програми електронного документообігу, що включають обробку кадрової документації.

При включенні кадрової документації в систему електронного документообігу організації представляється необхідним враховувати всі особливості даної групи документів: порядок їх складання та оформлення, наявність рукописних документів, обов`язковість ознайомлення працівників з документами під розпис, правила внесення змін до раніше прийнятих документи довгострокової дії і ін.

Крім того, не можна забувати про те, що при роботі з кадровою документацією в багатьох сучасних організаціях, особливо на малих підприємствах, допускаються наступні поширені типові помилки:

• відсутність деяких видів документів (в т. ч. локальних нормативних актів), прямо передбачених чинним трудовим законодавством;
• порушення порядку розробки та введення в дію документів, що містять норми трудового права;
• неправильне оформлення кадрових документів, незнання правил надання документам юридичної сили;
• неправильне документування управлінських ситуацій, пов`язаних з управлінням персоналом, що виражається у відсутності необхідних документів або в нерозумінні, який вид документа повинен підтверджувати події, що відбуваються;
• організація зберігання та знищення кадрової документації з грубими порушеннями відповідних архівних правил.

Почнемо вивчення системи кадрової документації з аналізу її складу за видами і різновидам документів.

Склад кадрової документації: види і різновиди документів

Під узагальнюючими поняттями «кадрова документація» або «документація по особовому складу» мається на увазі широке коло документів, що містять відомості про працівників організації і діяльності самої кадрової служби. Дана група документів дуже своєрідна за своїм складом, тому що об`єднує окремі види документів, що входять в різні уніфіковані системи документації, наприклад:

з організаційно-розпорядчої документації сюди увійшли положення про структурні підрозділи організації, посадові інструкції, накази, протоколи, службові записки, заяви, довідки і др з первинної облікової документації з обліку праці та її оплати - штатний розклад, накази (розпорядження) з особового складом, особова картка працівника, графік відпусток і ін.

Кадрова документація може бути класифікована за різними підставами. Так, можна виділити документи, створювані і розглядаються кадровою службою при роботі з претендентами на посаду (в т. Ч. Пред`являються ними особисті документи), і документи, необхідні для правового регулювання трудових відносин з працівниками.

Відео: Система електронного документообігу - СЕД Directum

Документи, що подаються при прийомі на роботу, включають:

• документи, що засвідчують особу претендента на посаду (наприклад, паспорт, тимчасове посвідчення особи);
• документи, що підтверджують трудовий стаж, досвід роботи (наприклад, трудова книжка, архівні довідки);
• документи, що підтверджують рівень освіти і кваліфікацію (наприклад, диплом, сертифікат, посвідчення, свідоцтво);
• документи, пов`язані з державним пенсійним страхуванням;
• документи військового обліку;
• інші документи (при необхідності), що вимагаються з урахуванням особливостей майбутньої роботи (наприклад, довідка про стан здоров`я, водійські права, довідка про відсутність судимості тощо).

документи, необхідні для правового регулювання трудових відносин з працівниками, включають:

• локальні нормативні акти роботодавця;
• документи, які оформляють роботу з кадрами при прийомі на роботу, переведення на іншу роботу, звільнення і т.д. за всіма іншими функціями.

Згідно ст. 8 ТК РФ роботодавці (за винятком роботодавців - фізичних осіб, які є індивідуальними підприємцями) приймають локальні нормативні акти, містять норми трудового права, в межах своєї компетенції відповідно до трудового законодавства і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективними договорами, угодами.

Норми локальних нормативних актів не можуть погіршувати становище працівників порівняно з встановленим трудовим законодавством і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективним договором, угодами.

Склад локальних нормативних актів, обов`язкових для кожного роботодавця (як юридичної особи-організації, так і фізичної особи-підприємця), встановлений статтями Трудового кодексу Російської федерації (ТК РФ):

• штатний розклад (ст. 15, ч. 2 ст. 57 ТК РФ);
• правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 56, 189, 190 ТК РФ);
• документи, що встановлюють порядок обробки персональних даних працівників, а також про їхні права та обов`язки в цій області (наприклад, положення про персональні дані, положення про захист персональних даних, інструкція про порядок роботи з персональними даними та т.п.) (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
• положення про системах оплати праці, включаючи розміри тарифних ставок, окладів (посадових окладів), доплат і надбавок компенсаційного характеру, системи доплат і надбавок стимулюючого характеру і системи преміювання (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).
• графік відпусток (ч. 1 ст. 123 ТК РФ);
• правила та інструкції з охорони праці (ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

Специфіка діяльності окремих роботодавців вимагає додатково розробити і затвердити такі передбачені ТК РФ локальні нормативні акти, як:

• положення про атестацію працівників (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);
• графік змінності (ч. 2 ст. 103 ТК РФ);
• норми праці (норми виробітку, часу, нормативи чисельності та інші норми) (ст. 160, 162 ТК РФ);
• положення про формах професійної підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників (ч. 3 ст.196 ТК РФ) і ін.

Поряд з передбаченими ТК РФ локальними нормативними актами роботодавець, здійснюючи локальне правотворчість, має право приймати (ч. 1 ст. 22 ТК РФ) і інші локальні нормативні акти, необхідні для регулювання трудових відносин, наприклад:

положення про структурні підрозділи організації, посадові інструкції, положення про персонал, про адаптацію працівників, про роботу з молодими фахівцями та ін.

Слід зазначити, що працівники і роботодавець в особі їхніх представників можуть укладати колективний договір, що регулює соціально-трудові відносини в організації (ст. 41 ТК РФ).

Документи, які оформляють роботу з кадрами, включають:

• договірні документи: трудові договори, угоди сторін, додаткові угоди до трудових договорів, учнівські договори, договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність, договори про повну колективну (бригадної) матеріальної відповідальності;
• розпорядчі документи: накази (розпорядження) з особового складу;
• інформаційно-довідкові документи: протоколи, акти, заяви працівників, доповідні і пояснювальні записки, службові листи, довідки та ін.
• первинні облікові документи: особисті картки працівників, табелі обліку робочого часу, записки-розрахунки при наданні відпусток і звільнення;
• особисті документи працівників: трудові книжки, документи про отримання та підвищенні кваліфікації та ін.

Робота з кадрами вимагає від роботодавця рішення багатьох управлінських проблем, що також призводить до створення численних документів, тому можна розділити всю кадрову документацію на такі дві групи:

• документи, пов`язані з трудовими відносинами (Наприклад, трудові договори, накази по особовому складу, особові картки працівників, графіки змінності та ін.);
• документи, пов`язані з управлінням персоналом (Плани і звіти по кадрам, анкети, тести, професіограми, персонограмми і т.п.).

Крім того, можна виділити індивідуальні кадрові документи (наприклад, накази), що стосуються одного працівника, і зведені документи, в яких згадуються кілька працівників.

За формами документів в кадровій службі застосовуються як документи, що мають уніфіковані форми, затверджені наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1 (наприклад, табель обліку робочого часу), так і документи, які мають приблизні (рекомендаційні) форми (наприклад, посадова інструкція), а також документи , що оформляються довільно (наприклад, заява працівника).

За термінами зберігання кадрові документи поділяються на документи з короткими термінами зберігання (до 10 років включно, наприклад, наказ про надання щорічної оплачуваної відпустки), документи тривалого терміну зберігання (понад 10 років, наприклад, наказ про прийом на роботу) і документи постійного зберігання (наприклад, положення про персональні дані працівників).

Відео: 2 Узгодження документів Практичне завдання

Можна класифікувати кадрові документи і за іншими ознаками, але відзначимо ще такі групи, як документи, які можна створювати і обробляти в автоматизованому режимі (наприклад, штатний розклад, табель обліку робочого часу та ін.) І документи, що оформляються тільки в рукописному вигляді (наприклад , трудова книжка).

Одночасно з документами оформляються книги, журнали, картки, в яких враховуються (реєструються) складені в організації документи:

книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, книги реєстрації трудових договорів, наказів, особистих карток працівників, особистих справ і ін.

Основні вимоги, що пред`являються до кадрових документів

Відзначимо основні вимоги, що пред`являються до кадрових документів, які необхідно враховувати при включенні кадрової документації в систему електронного документообігу організації:

1. Локальні нормативні акти, передбачені ТК РФ (крім штатного розкладу), приймаються з урахуванням думки представницького органу працівників. При цьому необхідно керуватися нормами ст. 372 ТК РФ, де встановлено порядок врахування думки виборного органу первинної профспілкової організації при прийнятті локальних нормативних актів.

Відсутність в організації представницького органу працівників не тягне неможливість прийняття роботодавцем локального нормативного акта - в цьому випадку він приймається без обліку мотивованої думки представницького органу працівників. Локальні нормативні акти, прийняті на розсуд роботодавця, не вимагають врахування думки представницького органу працівників.

2. До складу посвідчення локальних нормативних актів входить реквізит «Гриф обмеження доступу до документа».

Дана група документів може затверджуватися за допомогою видання керівником організації відповідного наказу, на який робиться посилання в грифі затвердження (наприклад, при затвердженні штатного розкладу) або за допомогою проставлення на документі грифа затвердження із зазначенням посади керівника організації, його особистого підпису, її розшифровки і дати затвердження ( наприклад, при затвердженні посадової інструкції).

3. Штатний розклад і графік відпусток мають уніфіковані форми, що входять до складу Альбому уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затвердженого наказом Мінстату України від 05.01.2004 № 1 (відповідно Т-3 і Т-7). Положення про структурні підрозділи і посадові інструкції рекомендується оформляти з використанням уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, розроблених ВНДІ документознавства та архівної справи на початку 1990-х рр., Але не втратили свого значення в сучасний період.

4. Працівники, відповідальні за підготовку проектів локальних нормативних актів і підписання даних документів, визначаються, як правило, керівником організації. Проекти локальних нормативних актів узгоджуються із зацікавленими посадовими особами організації на розсуд керівника.

Особлива роль в процесі узгодження документів належить керівнику служби документаційного забезпечення управління, який повинен перевірити правильність оформлення документів і відповідність їх вимогам державного стандарту, тобто встановити, чи має документ юридичну силу. В останньому випадку дата в грифі затвердження проставляється від руки або частково заготовлюється при автоматизованій підготовці документа (тобто від руки в датою проставляється число і місяць або тільки число).

5. Локальні нормативні акти діють до заміни їх новими, за винятком графіка відпусток, який складається щорічно. При необхідності в локальні нормативні акти вносяться зміни. Процедура внесення змін повинна бути аналогічна процедурі прийняття документа.

Якщо зміни, які повинні бути внесені в локальні нормативні акти, пов`язані зі зміною певних сторонами умов трудового договору або зміною трудової функції працівника, то до введення цих змін повинні бути дотримані норми ст. 72 і 74 ТК РФ.

6. Вступник на роботу повинен бути ознайомлений з діючими у роботодавця локальними нормативними актами, безпосередньо пов`язаними з його трудовою діяльністю (ч. 3 ст. 68 ТК РФ), під розпис (до підписання трудового договору).

Особистий підпис працівника, що підтверджує факт ознайомлення з локальними нормативними актами, може бути проставлена на самому документі (в листі ознайомлення, доданому до документа) - в спеціальному журналі (книзі) ознакомленія- в окремому документі (переліку), де вказані локальні нормативні акти, надані працівнику для ознайомлення.

7. Відповідно до Порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації, затвердженими наказом Мінстату України від 24.03.1999 № 20, в уніфіковані форми первинної облікової документації (крім форм з обліку касових операцій), затверджені Держкомстатом Росії, при необхідності можна вносити додаткові реквізити. При цьому всі реквізити затверджених Держкомстатом Росії уніфікованих форм первинної облікової документації повинні залишатися без зміни, включаючи код і номер форми, а також найменування документа. Видалення окремих реквізитів з уніфікованих форм не допускається.

Формати бланків, зазначених в альбомах уніфікованих форм первинної облікової документації, є рекомендаційними і можуть змінюватися на розсуд організації. При виготовленні бланкової продукції на основі уніфікованих форм первинної облікової документації допускається вносити зміни в частині розширення і звуження граф і рядків з урахуванням значности показників, включення додаткових рядків і вкладних аркушів для зручності розміщення і обробки необхідної інформації.

На замітку!

Всі внесені в уніфіковані форми зміни повинні бути відображені у відповідному наказі (розпорядженні) керівника організації.

8. До складу посвідчення всіх кадрових документів входить реквізит «Підпис». Типовою помилкою деяких організаційних документів (наприклад, затверджених керівником організації посадових інструкцій) є відсутність в них даного реквізиту.

Фахівці-практики нерідко вважають, що затверджений документ не вимагає підписання, і це є серйозним пробілом при оформленні документів даного типу. Якщо посадова особа, підпис якої заготовлено на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує його обов`язки, або його заступник. При цьому обов`язково вказується фактична посада особи, яка підписала документ, його ініціали та прізвище.

9. Окремі документи, що оформляються в кадровій службі, вимагають посвідчення їх змісту печаткою організації (або печаткою відділу кадрів), наприклад:

довідка з місця роботи, виписка з трудової книжки, копія наказу по особовому складу (ст. 62 ТК РФ).

Відбиток печатки повинен захоплювати частину слова, що позначає посаду особи, яка підписала документ.

10. Для своєчасного і правильного виконання всіх процедур зі складання, оформлення, обробці, зберіганню і пошуку кадрових документів і переходу до автоматизованих технологій обробки кадрової документації за доцільне максимально регламентувати як склад кадрових документів, так і процеси роботи з ними за рахунок створення комплексу нормативних актів по кадровому діловодству.

У наступних номерах журналів ви дізнаєтеся про основні особливості автоматизації роботи з кадровою документацією.