Значні перетворення в сфері доу

В даний час Ви очолюєте Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи (ВНИИДАД), який є організацією-лідером галузі документаційного забезпечення управління. Яким Ви бачите майбутнє цієї галузі?

Документаційне забезпечення управління - важлива частина управління в цілому. Очевидно, що добре налагоджена робота з документами дозволяє організувати більш якісний менеджмент. Практично всі управлінські операції - це операції з участю документів. Взагалі документи відіграють дуже важливу роль в житті людини, суспільства, держави. Можна виділити значення документів для вирішення економічних, правових, соціальних, організаційно-технічних і культурних питань. Кожен документ має так званий життєвий цикл. Інформація документується, набуває форму документа, який відображає певні управлінські процеси, виконуючи управлінську функцію. Після чого документ або знищується, або зберігається протягом встановлених архівними правилами термінів. Частина документів підлягає довічному зберіганню. Безсумнівно, найважливіша роль документа - та, яку він відіграє в оперативному управлінні, коли він бере участь в управлінському процесі, оскільки документ спеціально створюється для цього. «Без папірця ти комашка, а з папірцем - людина». Всім відома ця приказка, народжена життям. Значення «папірці» для людини важко переоцінити. Документи потрібні всюди, особливо коли йдеться про реалізацію прав людини в суді, органах соціального захисту, при вирішенні питань власності і т.д.

Особливо зростає значення документів в сучасний період, коли ми переходимо до технологій електронного уряду, безпаперового документообігу, вирішуємо проблеми міжвідомчого електронного взаємодії, впровадження електронних підписів тощо Не зайвим буде сказати, що ми знаходимося на порозі значних перетворень у сфері ДОП, і деякі з них здатні кардинально змінити сформовані традиційні уявлення про діловодство як про рутинному паперовому процесі. Всі ці нововведення вимагають законодавчого, нормативного забезпечення, методичної опрацювання, що є предметом діяльності ВНІІДАД і всього архівно-документоведческой спільноти. Тому я бачу наше професійне майбутнє вельми перспективним і цікавим. Погодьтеся, адже це цікаво - йти нетривіальними, не до кінця пізнав Я шляхами, відкривати нові сторінки історії, вирішувати завдання сучасного інформаційного світу.

Які плани роботи Вашої інституту в справі вдосконалення ДОУ на 2013 рік? Що вдалося зробити в 2011-2012 рр.?

Відділ документознавства ВНІІДАД в даний час виконав ряд актуальних проектів. Перш за все, хотілося б відзначити, що завершена підготовка термінологічного словника «Управління документами. Терміни та визначення". Рукопис словника підготовлена до видання. Сподіваюся, що до кінця року словник буде виданий у вигляді брошури.

Наступна робота примикає по тематиці до попередньої. Ми взялися за підготовку «Словника видів і різновидів сучасної управлінської документації». Завершення проекту планується на 2014 рік.

В процесі збору матеріалу для підготовки фахівцями «Словника видів і різновидів сучасної управлінської документації» було проаналізовано велику кількість нормативних актів, що регламентують створення та функціонування управлінських документів, а також наукова література, де розглядаються дані питання. Ми плануємо зібрати в цьому словнику інформацію про видах і різновидах документів, що застосовуються на практиці відповідно до чинного законодавства, заклавши тим самим умови для їх подальшої уніфікації.

виконано Огляд міжнародних стандартів і проектів міжнародних стандартів ІСО з управління документацією (2009 - 2010 роки)  для визначення доцільності розробки на їх основі відповідних національних стандартів Російської Федерації

 Результатом з`явився Аналітичний огляд, що містить коротку характеристику нової системи (сімейства) стандартів з управління документами, перших двох стандартів цієї системи (ІСО 30300 та ISO 30301). Підготовлені зміни в стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення".

Особливо слід відзначити розробки інституту, що зачіпають проблеми електронних документів, які виконуються як в рамках державного завдання, так і за проектами Федеральної цільової програми «Культура Росії».

Серед них слід назвати підготовку методичних рекомендацій «Систематизація електронних документів в межах документальних фондів, створюваних державними органами, органами місцевого самоврядування та організаціями», а також підготовку методичних рекомендацій по роботі з електронними документами в архівах організацій і в державних архівах. Закінчення робіт заплановано на кінець року, але робота в цьому напрямку буде продовжена і надалі.

В цілому, рішення проблем електронних документів та електронного документообігу залишається в наших планах на найближчі роки. Конкретні теми НДР будуть визначатися нашим головним замовником - Росархивом.

Які актуальні проблеми вітчизняного діловодства належить вирішувати в Росії в найближчі роки? Які документи потрібно прийняти, які доопрацювати?

Якщо аналізувати наше законодавство, то ми побачимо абсолютно унікальну картину. Є Закон про інформацію, інформаційні технології та захист інформації, є Закон про архівну справу РФ. Тобто законодавством врегульовані питання, що передують створенню документа, і питання, що стосуються його долі після завершення своєї місії в управлінні, коли він «завершений діловодством». Однак оперативна діловодна життя документа державою не врегульована, кожне відомство вільно встановлювати в цій сфері свої порядки. А як вони співвідносяться з інтересами суспільства в цілому, окремого громадянина, держави, нарешті? Не завжди ці відносини вибудовуються гармонійно і правильно. Інакше ми не спостерігали б такого значного зростання обсягів і видів документації, як останнім часом. На жаль, ця проблема не єдина в сфері ДОУ.

Федеральний закон від 27.07.2006 № 149-ФЗ «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» - Федеральний закон від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації».

Останнім часом активно пропонують ідею законодавчого оформлення електронного документа, електронного документообігу. Безперечно, цю проблему вирішувати треба, вона давно назріла. Однак, куди слід вбудовувати електронний документообіг? У неврегульований законом традиційний документообіг? Чи може так бути, щоб частина документообігу протікала по закону, а інша частина його підпорядковувалася волі окремих відомств? На наш погляд, потрібен єдиний закон про документаційне забезпечення управлінської діяльності, в якому будуть врегульовані і питання електронного документообігу.

Багато говорять і про відкритість органів управління для громадян і суспільства. Але в якому законі це записано? Як можна реалізувати на практиці цю норму без її законодавчого вирішення?

На наш погляд, реалізація програми електронного уряду також потребує законодавчого оформлення. В даний час вона регулюється доповненнями до чинних законів і підзаконних актів. В результаті складається ситуація, коли електронні документи одного відомства не визнаються як легітимні іншим відомством. Такий підхід не відповідає духу ідеї електронного уряду, системи електронного міжвідомчої взаємодії.

На нашу думку, чіткі державні норми ДОУ і діловодства, встановлені для всіх суб`єктів управління, можуть дати позитивний результат в антикорупційній політиці держави. Будь-які фінансові операції, економічна діяльність супроводжуються документами. Прозорість відносин в економіко-фінансовій сфері держави як раз і може бути забезпечена за рахунок їх документального оформлення.

В цілому, ми повинні прагнути до повноцінного нормативно-методичного забезпечення управління документами як функції держави.

Якщо говорити більш конкретно про найближче майбутнє, то тут нам належить непроста робота по завершенню новій редакції «Правил роботи архівів організацій», можлива також коригування інших нормативних документів у зв`язку з реалізацією ідеї єдиної системи ДОУ для органів влади і управління.

І звичайно, всі наші фахівці мріють розробити сучасну державну систему ДОУ, про необхідність якої багаторазово висловлювалися багато фахівців-практики на наших щорічних конференціях.

Відео: Разведопрос: Борис Мегорскій про петровської епохи

Які стандарти особливо важливі для Росії? Що необхідно зробити в галузі стандартизації управління документами?

Перш за все, для Росії важливі міжнародні стандарти в сфері управління документами, розвиток сімейства стандартів «Управління документами» на базі ІСО 15489. Крім цього, ми потребуємо у встановленні стандартних вимог до автоматизованих інформаційних систем, що застосовуються в діловодстві і архівах державних організацій.

Вимоги до таких систем, випущені Мінзв`язку РФ, звичайно ж, мають важливе значення, але, на наш погляд, потрібен відповідний ГОСТ.

Необхідно також встановити стандарти електронних документів, перш за все, визначити формати, які слід застосовувати на різних стадіях життєвого циклу документа, особливо для їх довгострокового архівного зберігання. Ну і, зрозуміло, слід повернутися до питань уніфікації систем документації, з тим, щоб обмежити документотворчество окремих відомств і конкретних чиновників, скоротити обсяг документів, що циркулюють в країні.

Чи створені в Росії достатні умови для переходу на електронний документообіг?

Незважаючи на вимогу Уряду про перехід на безпаперовий документообіг, поки це більше наміри. Правда, Уряд ставить таке завдання поки тільки для внутрішньої діяльності. У будь-якому випадку, за даними моніторингу, який проводить ВНІІДАД, ми бачимо, що лише незначна частина документообігу здійснюється в електронному вигляді. Мені здається, що поспішати в пожежному порядку немає сенсу. Діловодство не терпить суєти, це доведено історично. Повинна бути чітка фінансується програма такого переходу, розрахована на реальні терміни, що включає в себе питання перепідготовки та підвищення кваліфікації кадрів та повноцінне нормативно-методичне забезпечення.

Розпорядженням Уряду РФ від 12.02.2011 № 176-р затверджено план заходів щодо переходу федеральних органів виконавчої влади на безпаперовий документообіг при організації внутрішньої діяльності.

За приклад можна взяти дії американського уряду і Національного архіву США. Такий революційний перехід не може бути кампанією. Перш за все, слід розібратися, а які документи можна створювати і управляти ними в електронному вигляді? Яка повинна бути інформаційна система з управління документами? Як вирішуються питання зовнішньої взаємодії з іншими системами? Як вирішено питання підписання електронних документів і т.д., і т.п.? Тому потрібна добре продумана стратегія і програма дій.

Як Ви вважаєте, які ключові проблеми використання електронних документів в Росії?

Перш за все, потрібно вирішити задачу повноцінного законодавчого забезпечення застосування електронних документів у практиці управління в усіх державних, муніципальних, судових та інших життєзабезпечуючих органах на єдиних принципах. Потім необхідно на базі законодавства створити його нормативно-методичне забезпечення для практичного керівництва, в тому числі для обґрунтування юридичної сили ЕД. Особливої уваги потребують питання довгострокового архівного зберігання електронних документів, оскільки такогоопита в нашій країні недостатньо.

Як, на Вашу думку, відбувається еволюція управлінської документації в даний час?

На жаль, еволюція управлінської документації в сучасних умовах йде своїм, незвіданим шляхом. Справа в тому, що жоден орган управління в країні не несе відповідальність за управлінську документацію. Тому ми відзначаємо ускладнення формулярів документів, невиправдане збільшення кількості реквізитів, дублювання показників в різних видах і різновидах документів, в загальному, спостерігається різнобій. Кожне відомство конструює документацію «під себе», анітрохи не зважає на те, які фінансово-економічні витрати будуть потрібні для обробки документа. З урахуванням збільшення обсягів документообігу, ускладнення процесу обробки документів в інформаційних системах і в умовах дефіциту кваліфікованого персоналу це створює великі проблеми.

Взагалі, я вважаю, що спостерігається дисбаланс між усложняющимися (і не завжди виправдано) інформаційними системами і рівнем кваліфікації персоналу. На наш погляд, в умовах автоматизації слід відродити УСОРД (уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації) і приділити належну увагу конструюванню формулярів документів з використанням науки.

У жовтні Ваш інститут традиційно проводить чергову міжнародну науково-практичну конференцію, яким питань вона буде присвячена?

Відео: Перетворення в системі освіти ПМР

Чергова, XIX Міжнародна науково-практична конференція «Документація в інформаційному суспільстві» розгляне глобальну проблему: «хмарні» технології і електронний документообіг.

Оргкомітет конференції планує обговорити на конференції наступні питання:

• електронний документообіг і електронний уряд;
• законодавче та нормативно-методичне забезпечення електронного документообігу;
• параметри і характеристики Єдиної державної системи електронного документообігу;
• електронний документообіг як послуга;
• електронний документообіг як інструмент виконання державних функцій;
• електронний документообіг і проблеми уніфікації документованої інформації;
• практика і проблеми застосування «хмарних технологій» в електронний документообіг;
• підготовка та підвищення кваліфікації кадрів у сфері електронного документообігу.

Які теми, пов`язані з інформаційними технологіями в сфері ДОП, сьогодні найбільш актуальні та перспективні, на Ваш погляд?

 Я про ці теми вже сказав вище. Актуально все, що пов`язано з електронними документами. Але цікавий і історичний досвід. Ми багато позитивне з історії стали забувати, часом намагаємося винайти велосипед, тому історичні проблеми також актуальні.

Як Ви прокоментуєте ситуацію з підвищенням кваліфікації фахівців з документаційного забезпечення управління?

Не справа, коли «пироги пече швець». Підвищенням кваліфікації повинні займатися професіонали, кращі фахівці - документознавці і архівісти.

Які курси ВНІІДАД користуються у фахівців в сфері ДОУ найбільшою популярністю?

У наших програмах курсів по ДОУ розглядаються наступні теми: сучасна правова та нормативно-методична база роботи з документами в установах і організаціях- традиційні, апробовані і нові перспективні методи роботи-автоматизовані системи управління документамі- міжнародні стандарти з управління документацією та ін. Заняття проводять провідні фахівці ВНІІДАД - розробники основних нормативних документів (ГОСТів, правил, інструкцій) і автори навчальних і методичних посібників по роботі з документами в органи ациях.

Після закінчення навчання на річних курсах професійної перепідготовки видається диплом державного зразка, на річних курсах підвищення кваліфікації - свідоцтво державного зразка, на короткострокових (тижневих і двотижневих) курсах підвищення кваліфікації - посвідчення державного зразка, на одноденних і дводенних семінарах - посвідчення ВНІІДАД.

Особливою популярністю у слухачів користуються наступні наші курси:

• «Ефективний документообіг організації, підприємства, компанії»;
• «Сучасне діловодство і електронний документообіг»;
• «Організація служби діловодства і впровадження системи показників оцінки її діяльності (KPI)».

Яке, на Ваш погляд, місце керівника діловодного підрозділу в сучасній організації?

Місце сучасного керівника служби діловодства чітко визначено інструкцією з діловодства організації. Як правило, в сучасних умовах це є нормою. Рідко ми зустрічаємо справжніх керівників документацією. Їх функції набагато ширше: вони включають в себе, виходячи з досвіду, і питання методичного забезпечення, і питання техніко-технологічного, економічного, організаційного та ін. Забезпечення, в їх завдання входить не тільки бюрократичне виконання обов`язків, а й аналітична, методична робота. На жаль, такий тип керівника служби в нашій практиці зустрічається дуже рідко.

Розкажіть нашим читачам трохи про себе: які книги Ви читаєте, які фільми дивитеся, чи є у Вас хобі?

Відверто кажучи, у мене практично не залишається вільного часу. Якийсь час приділяю Інтернету, газетам і журналам, в тому числі спеціальним. Книги люблю з дитинства, у мене вдома дуже хороша бібліотека, зібрана ще в радянські часи. Дуже люблю енциклопедії, географічні атласи. Люблю подорожувати, і багато країн, міст, пам`яток вдалося побачити завдяки роботі. Зараз читаю «Сто років самотності» Габріеля Гарсія Маркеса. На черзі заключна частина книги Ю. Полякова «Гіпсовий трубач». Люблю книги німецького письменника Е.М. Ремарка, особливо його роман «Три товариші», який час від часу перечитую.

У вихідні з родиною їздимо на дачу, яку теж дуже люблю. Займаюся фотографією, але не дуже серйозно.

Які Ваші побажання читачам нашого журналу?

Не зупинятися на досягнутому, постійно підвищувати професійний рівень і отримувати задоволення від своєї роботи!