Нормативні документи компанії
Організація діловодства - Нормативні документиДержавна система документаційного забезпечення управління. Основні…
Система менеджменту якості давно увійшла в життя вітчизняних підприємств. Про що говорить наявність СМК? Про відповідність організації вимогам міжнародних стандартів серії ISO 9000.
ISO - міжнародна організація по стандартизації (International Organisartion for Standartization). Це глобальна мережа. Вона визначає, які стандарти потрібні для функціонування комерційних, державних і громадських організацій. Розробкою стандартів займаються технічні комітети ISO.
Так, розробка і впровадження стандартів (серії 9000 і ін.) В сфері СМК - прерогатива технічного комітету № 176. Він крім своєї основної діяльності консультує всі технічні комітети ISO.
Він забезпечує цілісність загальних стандартів системи якості та реалізацію політики якості.
Розробка міжнародних норм і стандартів з інформації та документації в ISO доручена технічному комітету № 46 «Інформація та документація».
Цей комітет стандартизує:
- інформаційну діяльність;
- Видавнича справа;
- діяльність по індексуванню і реферування;
- практичну діяльність бібліотек, документаційних та інформаційних центрів, архівів.
Відзначимо, що розділи з управління документами містяться практично у всіх стандартах ISO. У тому числі в стандартах серії 9000, а не тільки в стандартах комітету № 46.
Отже, в організації успішно розроблена і впроваджена СМЯ. Це підстава для отримання сертифікату якості. Він дає організації ряд переваг на ринку.
По перше, сертифікація якості по СМК підвищує загальну ефективність компанії. По-друге, вона збільшує продуктивність праці співробітників за допомогою дисципліни і мотивації. По-третє, СМК зменшує витрати і покращує якість продукції і послуг. По-четверте, сертифікат якості СМК працює на репутацію компанії, як серед клієнтів, так і серед конкурентів. нарешті, сертифікат якості продукції - це запорука залучення нових клієнтів.
Для підприємств деяких галузей сертифікат СМК обов`язковий.
Наприклад, без нього будівельна організація не зможе брати участь в тендері на підрядні роботи. Замовник може зажадати такий сертифікат у організації-претендента крім ліцензій і т.п.
СМК може сертифікуватися як міжнародним, так і національним сертифікаційним органом. Національні органи сертифікації повністю адаптовані до міжнародних. Різниця в цих системах мінімальна. Все залежить від орієнтації підприємства на зовнішні ринки.
Якщо організація підтримує контакти з зарубіжними партнерами, то слід вибрати міжнародну СМК і сертифікат міжнародного зразка. Якщо організація працює на вітчизняному ринку, можна обмежитися національної адаптованої системою. До того ж вона обходиться набагато дешевше.
Як ми визначили, виробленням вимог до управління документами займаються технічні комітети ISO. У статті ми скористаємося термінологією норм, розроблених 176 Комітетом.
Сьогодні основними стандартами СМЯ є:
- стандарти міжнародні (ISO 9000: 2005 та ISO 9001: 2008);
- адаптовані до них національні стандарти (ГОСТ ISO 9000: 2011 і ДСТУ ISO 9001: 2011).
Згадані ISO серії 9000 оновлені і істотно доповнені восени 2015 року (ISO 9000: 2015 і ISO 9001 діє до: 2015). Для переходу сертифікаційних органів і організацій-власників сертифіката на нові стандарти дається три роки. А поки можна посилатися на зміст і користуватися термінологією стандартів 2005 і 2008 рр.
Згідно ISO 9000 документ - це інформація та її носій.
Національний ГОСТ ISO 9000-2011 містить більш детальне визначення. «Документ - це інформація, представлена на відповідному носії».
У примітці уточнюється, що носій може бути:
- паперовим;
- магнітним;
- електронний чи оптичний;
- комп`ютерний диск;
- фотографія чи еталонний зразок або їх комбінацією.
Міжнародний стандарт ISO 9000-2011 приділяє велику увагу характеристиці документації в цілому і її оцінкою. Так, згідно з розділом 2.7.1 документація дає можливість передати сенс і послідовність дій.
Вона сприяє:
1) відповідність вимогам споживача (замовника) і поліпшенню якості;
2) забезпечення підготовки персоналу-
3) повторюваності та простежуваності процесів-
4) забезпечення об`єктивних свідчень (доказів, підтверджень того чи іншого дії);
5) оцінки результативності та постійної придатності (валідності) СМК.
У стандарті закріплено, що розробка документації не повинна бути самоціллю. Вона повинна додавати цінність для її користувачів. Іншими словами, створювати (розробляти, вносити зміни, актуалізувати) документи слід для виконання будь-якої задачі.
Наприклад, впорядкувати роботу підрозділу, закріпити посадові обов`язки співробітника, оформити процедуру здачі справ на зберігання і т.п.
Перерахуємо види документів, що застосовуються в системах менеджменту якості:
1) документи, які надають узгоджену інформацію про СМК. Ця інформація призначена як для внутрішнього, так і зовнішнього користування (наприклад, керівництво за якістю);
2) документи, що описують, як СМК застосовується до конкретної продукції, проекту або договором (плани якості);
3) документи, що встановлюють вимоги (специфікації);
4) документи з рекомендаціями або пропозиціями (методичні документи);
5) документи, що описують послідовність виконання дій і процесів (стандарти, робочі інструкції, креслення і т.п.);
6) документи, що містять об`єктивні докази щодо виконаних робіт действій або досягнутих результатів (записи).
Кожна організація визначає обсяг необхідної документації та її носіїв сама. Це залежить від її розміру, складності структури, вимог споживачів і / або замовників і т.п.
Який стандарт є основним стандартом по роботі з документами в ряді країн, у тому числі і Росії? Це національний стандарт з управління діловою документацією, еквівалентний міжнародному стандарту ISO 15489-1: 2001 «Інформація та документація - Управління документами». Він перераховує такі можливості документів:
Тепер перейдемо до визначення і характеристиці поняття «запис». Згаданий російський стандарт 15489-1-2007 об`єднує терміни «документ» і «запис». Аргумент - те, що в документаційне забезпечення управління і в теорії документознавства термін «запис» не використовується. Термінологічно і при перекладі на російську мову це дійсно так. В англійській мові терміни «records» і «document» - синоніми.
Однак в рамках СМЯ терміни «документ» і «запис» розділяються. Тому приймемо за основу визначення записи, дане ГОСТ ISO 9000: 2011. Згідно з ним, «запис - це документ, що містить досягнуті результати або свідоцтва виконаних робіт». Простіше кажучи, запис - це фіксація результату.
Приклади записів: звіти, акти виконаних робіт, журнали обліку, протоколи нарад, листи узгодження договорів і т.п. Всі ці документи містять інформацію про будь-якому досягнутому результаті. Відзначимо також, що найчастіше записи оформляються по шаблонах (форм, бланків). Записи містять обов`язкові реквізити. Наприклад, підпис особи, яка засвідчує документ, дату оформлення, при необхідності - номер і друк.
Отже, записи СМК повинні бути чіткими, датованими, зрозумілими і зручними для ідентифікації.
Запис фактично є видом документа по СМК. Але вимоги щодо протоколів і їх управління виділені в самостійний розділ.
Це необхідність розробки спеціальних стандартів з управління документами і управління записами.
Процеси управління документами і записами пронизують всю діяльність підприємства. Вони роблять її прозорою як для керівництва і співробітників, так і для всіх зацікавлених сторін.
В рамках СМК є два напрямки нормативного регулювання: зовнішнє і внутрішнє (локальне).
Напрямок зовнішнього нормативного регулювання ділиться на кілька груп. Розглянемо детальніше кожну з них:
Федеральний закон «Про технічне регулювання» в гл. 3 встановлює цілі і принципи стандартизації в РФ. Він перераховує документи і вимоги до них в області стандартизації, використовувані на території РФ. Серед них:
- міжнародні стандарти;
- належним чином завірені переклади на російську мову міжнародних стандартів;
- національні стандарти і т.п.
Стаття 17 гл. 3 ФЗ «Про технічне регулювання» дозволяє розробку стандартів організаціями самостійно.
Міжнародні стандарти серії ISO, як ми вже з`ясували, встановлюють вимоги до СМЯ. Вони зачіпають різні аспекти управління якістю на міжнародному рівні. Також вони можуть служити основою для розробки власних стандартів організацій.
Різниця між національними та міждержавними стандартами полягає в зоні їх дії.
Національні діють на території Російської Федерації. Міждержавні - на території країн-розробників (в рамках СНД). За умови, якщо вони не суперечать національному законодавству.
Мета національних і міждержавних стандартів в області СМК збігається. Це адаптація текстів міжнародних стандартів в Росії. Найчастіше такі стандарти є повними перекладними аналогами міжнародних.
Наприклад, в преамбулі ГОСТ ISO 9001-2011 заявлено, що він ідентичний міжнародному стандарту ISO 9001: 2008.
Нарешті, керівні вказівки (частіше також у формі стандартів) містять вимоги та / або роз`яснення тієї чи іншої процедури управління якістю.
Наприклад, в чому суть ДСТУ ISO 10013-2007 «Керівництво по документуванню систем менеджменту якості»? Він містить докладні рекомендації з розробки та впровадження документів СУЯ в організації. Цей ГОСТ ідентичний ISO / TR 10013: 2001 «Guidelines for quality management system documentation».
Другий напрямок нормативного регулювання СМК - локальні акти. Серед них перш за все потрібно виділити Керівництво за якістю (далі - РК) і шість обов`язкових документованих процедур. Їх наявність регламентовано ISO 9001: 2008.
Вимоги до розробки РК і документованих процедур містяться в розділах 4.2.1-4.2.3 гл. 4 Стандарту.
Керівництво за якістю - основний документ СМК. Це її своєрідна програма. У РК має сенс включити:
- повний опис СМК підприємства;
- перелік осіб, відповідальних за процеси СУЯ;
- опис процедур;
- особливості їх документування.
Обов`язкові документовані процедури присвячуються наступними напрямками СМК:
- управління документами;
- управління записами;
- управління невідповідною продукцією;
- проведення внутрішніх аудитів;
- проведення коригувальних заходів;
- проведення попереджувальних заходів.
Ми не будемо описувати ці процедури в нашій статті. Обмежимося зауваженням, що кожна з них має набір форм записів (шаблонів). Ними оформляються ті чи інші дії в рамках СМЯ.
Таким чином, який напрошується висновок? Система управління якістю в організації - самостійний напрям діяльності зі своєю нормативною базою.
Структура документації СМЯ - це сувора ієрархічна система взаємопов`язаних документів. Частина цих документів прямо обумовлена в стандарті, інша частина мається на увазі. Отже, цю структуру можна розділити на два рівні: постійний і змінний. Постійний рівень чітко прописаний в стандартах. Змінний - залежить від конкретної організації.
Незмінні складові структури документації СМЯ:
Змінний рівень структури в стандарті позначений в розділі 4.2.1.d 9001: 2008. А саме: «документи, необхідні організації для забезпечення результативного планування, функціювання та контролювання своїх».
До таких документів належать:
- різні плани, карти або схеми процесів;
- робочі інструкції, звітні форми і шаблони;
- договори і контракти;
- листи і накази;
- локальні нормативні документи, накладні та ін.
Загальний вигляд структури документації СМЯ представлений на схемі в Додатку 1.
В рамках СМК є три напрямки управління документами:
- управління зовнішніми нормативними документами;
- управління внутрішніми (локальними) нормативними документами;
- управління організаційно-розпорядчими документами.
Розглянемо кожен напрям докладно.
Що потрібно зробити для ефективного управління зовнішньої документацією?
Слід розробити перелік зовнішньої нормативної документації. Наприклад: федеральне законодавство, підзаконні акти, державні та національні стандарти, СНиП, робочі документації, робочі інструкції, зведення правил і ін. Цей перелік буде регламентувати діяльність підприємства. Його можна змінювати або доповнювати.
Форму такого переліку дивіться в Додатку 2.
Управління внутрішніми (локальними) документами СМЯ - особлива процедура. Це певний порядок розробки, узгодження, затвердження, внесення змін і скасування внутрішніх локальних актів. Причому актів, що регулюють як область СМК, так і діяльність організації в цілому. Часто вимоги до такого порядку закріплюють в окремій документованої процедурою (стандарті).
Структура управління внутрішніми нормативними документами СМЯ приведена в Додатку 3.
Управління організаційно-розпорядчими документами в СМК ведеться при взаємодії зі службою ДОУ. А також відповідно до локальними нормативними актами з діловодства.
Тут важлива плавна інтеграція СМК у вже сформовану структуру ДОУ. Потрібно не допустити «конфлікту інтересів» двох систем. Цього та інших питань взаємодії ДНЗ і СМК ми присвятимо наступні статті.
Отже, який можна зробити висновок з нашої статті? Роль документа в СМК досить велика. Саме документи - єдине підтвердження і доказ того чи іншого кроку в рамках СМЯ.
Основна вимога стандартів СМК - створення і підтримання документованої системи менеджменту якості в організації. Тобто потрібно не тільки створювати додаткові документи крім основних обов`язкових. Слід налагодити механізми розробки і впровадження документації СУЯ.
Додаток 1. Структура документації СМЯ
Додаток 2. Перелік зовнішньої нормативної документації СМЯ
№ п / п | позначення документа | Назва документу | Примітки |
1. | Федеральний закон від 27.12.2002 № 184-ФЗ | Про технічне регулювання | |
2. | Федеральний закон від 08.08.2001 № 128-ФЗ | Про ліцензування окремих видів діяльності | |
3. | ГОСТ Р 12.1.009-2009 | Електробезпека. терміни та визначення | |
4. Відео: М. В. Федоренко Основоположники СМК | СНиП П-26-76 | покрівлі | |
5. | ISO / TR 10013: 2001 / ГОСТ Р ІСО / ТО 10013-2007 | Керівництво по документуванню системи менеджменту якості |
Додаток 3. Структура управління локальними
нормативними документами СМЯ
№ п / п | етап роботи | опис |
1. | Ухвалення рішення про розробку нового / переробці існуючого документа | Розробці локального документа передує аналіз об`єкта |
2. | Створення проекту документа | Розробка ведеться відповідно до закону РФ |
3. | Узгодження проекту документа, внесення змін і поправок в документ | Проект направляється на узгодження зацікавленим посадовим особам в електронному / паперовому вигляді. Вони узгоджують документ у вільній формі. За результатами узгодження (при необхідності) уточнюється остаточна редакція проекту |
4 | Затвердження локального документа керівництвом (генеральним директором) організації | Локальний документ затверджується підписом генерального директора |
5. | Присвоєння реєстраційного номера | Реєстраційний номер присвоюється з реєстру локальних нормативних документів |
6. | Внесення документа до переліку локальних нормативних документів організації | Перелік локальних нормативних документів ведеться в електронному вигляді службою якості |
7. | Введення документа в дію, розсилка, ознайомлення | Наказ про введення нормативного документа готує виконавець. Потім його передають на підпис генеральному директору. Після чого наказ розсилається по листу розсилки і ознайомлення |
8. | зберігання документа Відео: Відеолекція Документація системи менеджменту якості | Оригінали затверджених документів і сповіщення про їх зміну зберігаються в службі ДОП |
9. | перегляд документа | Нормативні документи регулярно переглядають і стверджують заново |
10. | Зміни в документі | Повідомлення про зміну діючих нормативних документів оформляють у вигляді наказу / розпорядження. Після чого зміни вносять у текст документа. Про це робиться відповідна відмітка в Листі реєстрації змін нормативного документа |
11. | скасування документа | При скасування нормативного документа на оригінал наносять напис «Анульовано». Решта паперові копії документа вилучають з обігу або знищуються за наказом / розпорядженням генерального директора |
Організація діловодства - Нормативні документиДержавна система документаційного забезпечення управління. Основні…
Відео: ГОСТ або ТУ. Без обмануГОСТиnew ГОСТ Р 53898-2013 Системи електронного документообігу. Взаємодія систем…
Відео: Локальні нормативні акти організаціїСистематизація та зберігання документів - Нормативні документиФЗ «Про…
Локальні нормативні акти становлять правову основу діяльності конкретної організації, так як містять норми, обов`язкові…
Інструкція з діловодства відноситься до групи локальних нормативних актів, що становлять правову основу діяльності…
Інструкція з ведення діловодства в організації як основний локальний нормативний документ організації. Основні розділи…
Одним з найбільш складно розв`язуваних питань в роботі з документами є їх узгодження. Створення єдиного регламенту або…
У посадові обов`язки секретаря входить робота з різними документами, в число яких також входять нормативні документи.…
Організація документаційного забезпечення управління підприємства - гарантія стабільності його виробничої, внутрішньої…
Документаційне забезпечення організації є одним з найважливіших етапів роботи з інформацією в будь-якій компанії. Про…
Дізнайтеся, що представляють собою розпорядчі документи, які їх види може містити система розпорядчих документів…
Дізнайтеся, що представляють собою внутрішні документи, які види внутрішніх документів в 2016 році найчастіше…
Нормативні документи з діловодства регламентують цей важливий вид організаційної діяльності підприємства. Ними…
Офіційні російські стандарти з управління проектами необхідні для роботи фахівцям в даній області. Проводячи…
Впровадження системи управління якістю (СУЯ) на основі вимог ISO 9001: 2008 (ДСТУ ISO 9001-2011) визначає необхідність…
Документальний фонд організації - складна масштабна система. Від ефективного управління ним багато в чому залежить…
Відповідно до Закону «Про стандартизацію» ТУ віднесені до технічних, а не нормативним документам. Основні…
Сімейство стандартів ISO 9000 розмежовують вимоги до систем управління якістю і вимоги до продукції. Шляхи підвищення…
Документація уможливлює отримати сертифікати з відміткою IAF і IQNet. Документація необхідна при участі в тендерах.…
В основі системи менеджменту якості лежать 8 принципів. Вона є частиною системи менеджменту організації. Багато…
У Росії - це ГОСТ Р 9001-2001. Стандарт ISO 9001 - єдиний в серії стандарт, на відповідність вимогам якого система…