Документ в системі менеджменту якості (смя)

Документ - ядро будь-якої системи менеджменту якості. Документ оформляє кожну процедуру або процес СМК. Кожен структурний ланка в СМК має своє документальне підтвердження і обгрунтування. Система документації СМЯ - її кровоносна система. Вона забезпечує злагоджену і ефективну роботу організації в цілому. Зі статті ви дізнаєтесь: про роль і місце документа в СМК- засадничі поняття в СМК- рівнях і структурі управління документами в СМК- видах документів в системі.

Стандарти СМК в організації

Система менеджменту якості давно увійшла в життя вітчизняних підприємств. Про що говорить наявність СМК? Про відповідність організації вимогам міжнародних стандартів серії ISO 9000.

Читайте по темі в електронному журналі

  • Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
  • Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
  • Контроль виконання документів

 ISO - міжнародна організація по стандартизації (International Organisartion for Standartization). Це глобальна мережа. Вона визначає, які стандарти потрібні для функціонування комерційних, державних і громадських організацій. Розробкою стандартів займаються технічні комітети ISO.

Так, розробка і впровадження стандартів (серії 9000 і ін.) В сфері СМК - прерогатива технічного комітету № 176. Він крім своєї основної діяльності консультує всі технічні комітети ISO.

Він забезпечує цілісність загальних стандартів системи якості та реалізацію політики якості.

Розробка міжнародних норм і стандартів з інформації та документації в ISO доручена технічному комітету № 46 «Інформація та документація».

Цей комітет стандартизує:

- інформаційну діяльність;

- Видавнича справа;

- діяльність по індексуванню і реферування;

- практичну діяльність бібліотек, документаційних та інформаційних центрів, архівів.

Відзначимо, що розділи з управління документами містяться практично у всіх стандартах ISO. У тому числі в стандартах серії 9000, а не тільки в стандартах комітету № 46.

            Отже, в організації успішно розроблена і впроваджена СМЯ. Це підстава для отримання сертифікату якості. Він дає організації ряд переваг на ринку. 

Відео: Система менеджменту якості - відмінність ISO 9001: 2015 і ISO 9001: 2008

По перше, сертифікація якості по СМК підвищує загальну ефективність компанії. По-друге, вона збільшує продуктивність праці співробітників за допомогою дисципліни і мотивації. По-третє, СМК зменшує витрати і покращує якість продукції і послуг. По-четверте, сертифікат якості СМК працює на репутацію компанії, як серед клієнтів, так і серед конкурентів. нарешті, сертифікат якості продукції - це запорука залучення нових клієнтів.

 Для підприємств деяких галузей сертифікат СМК обов`язковий.

Наприклад, без нього будівельна організація не зможе брати участь в тендері на підрядні роботи. Замовник може зажадати такий сертифікат у організації-претендента крім ліцензій і т.п.

СМК може сертифікуватися як міжнародним, так і національним сертифікаційним органом. Національні органи сертифікації повністю адаптовані до міжнародних. Різниця в цих системах мінімальна. Все залежить від орієнтації підприємства на зовнішні ринки.

Якщо організація підтримує контакти з зарубіжними партнерами, то слід вибрати міжнародну СМК і сертифікат міжнародного зразка. Якщо організація працює на вітчизняному ринку, можна обмежитися національної адаптованої системою. До того ж вона обходиться набагато дешевше.          

Документ і запис - основоположні поняття СМК

            Як ми визначили, виробленням вимог до управління документами займаються технічні комітети ISO. У статті ми скористаємося термінологією норм, розроблених 176 Комітетом.

Сьогодні основними стандартами СМЯ є:

- стандарти міжнародні (ISO 9000: 2005 та ISO 9001: 2008);

- адаптовані до них національні стандарти (ГОСТ ISO 9000: 2011 і ДСТУ ISO 9001: 2011).

Згадані ISO серії 9000 оновлені і істотно доповнені восени 2015 року (ISO 9000: 2015 і ISO 9001 діє до: 2015). Для переходу сертифікаційних органів і організацій-власників сертифіката на нові стандарти дається три роки. А поки Документ в системі менеджменту якості (СМЯ)можна посилатися на зміст і користуватися термінологією стандартів 2005 і 2008 рр.

Згідно ISO 9000 документ - це інформація та її носій.

Національний ГОСТ ISO 9000-2011 містить більш детальне визначення. «Документ - це інформація, представлена на відповідному носії».

У примітці уточнюється, що носій може бути:

- паперовим;

- магнітним;

- електронний чи оптичний;

- комп`ютерний диск;

- фотографія чи еталонний зразок або їх комбінацією.

            Міжнародний стандарт ISO 9000-2011 приділяє велику увагу характеристиці документації в цілому і її оцінкою. Так, згідно з розділом 2.7.1 документація дає можливість передати сенс і послідовність дій.

            Вона сприяє:

1) відповідність вимогам споживача (замовника) і поліпшенню якості;

2) забезпечення підготовки персоналу-
3) повторюваності та простежуваності процесів-
4) забезпечення об`єктивних свідчень (доказів, підтверджень того чи іншого дії);

5) оцінки результативності та постійної придатності (валідності) СМК.

У стандарті закріплено, що розробка документації не повинна бути самоціллю. Вона повинна додавати цінність для її користувачів. Іншими словами, створювати (розробляти, вносити зміни, актуалізувати) документи слід для виконання будь-якої задачі.

Наприклад, впорядкувати роботу підрозділу, закріпити посадові обов`язки співробітника, оформити процедуру здачі справ на зберігання і т.п.

Види документів в СМК

Перерахуємо види документів, що застосовуються в системах менеджменту якості:

1) документи, які надають узгоджену інформацію про СМК. Ця інформація призначена як для внутрішнього, так і зовнішнього користування (наприклад, керівництво за якістю);

2) документи, що описують, як СМК застосовується до конкретної продукції, проекту або договором (плани якості);

3) документи, що встановлюють вимоги (специфікації);

4) документи з рекомендаціями або пропозиціями (методичні документи);

5) документи, що описують послідовність виконання дій і процесів (стандарти, робочі інструкції, креслення і т.п.);

6) документи, що містять об`єктивні докази щодо виконаних робіт действій або досягнутих результатів (записи).

Кожна організація визначає обсяг необхідної документації та її носіїв сама. Це залежить від її розміру, складності структури, вимог споживачів і / або замовників і т.п.

Який стандарт є основним стандартом по роботі з документами в ряді країн, у тому числі і Росії? Це національний стандарт з управління діловою документацією, еквівалентний міжнародному стандарту ISO 15489-1: 2001 «Інформація та документація - Управління документами». Він перераховує такі можливості документів:

  • здійснення діяльності впорядковано, ефективно і підзвітний;
  • надання послуг послідовно і неупереджено;
  • забезпечення і документування формування політики та прийняття управлінських рішень;
  • забезпечення узгодженості, безперервності і продуктивності ділової та управлінської діяльності;
  • підвищення ефективності діяльності всієї організації;
  • забезпечення безперебійності діяльності в разі надзвичайних ситуацій;
  • дотримання вимог законодавства та регулюючої середовища, в тому числі в області архівної, аудиторської та наглядової діяльності;
  • забезпечення захисту і підтримки в судових справах, включаючи управління ризиками, пов`язаними з наявністю або відсутністю документальних доказів, що містять відомості про діяльність організації;
  • захист інтересів організацій та прав співробітників, а також всіх зацікавлених сторін;
  • забезпечення і документування поточних і майбутніх науково-дослідних і дослідно-конструкторських робіт, діяльності з розвитку, розробці та досягненню, а також історичних досліджень;
  • надання задокументованих доказів ділової, особистої і громадської діяльності;
  • забезпечення ділового, персонального та соціального своєрідності;
  • збереження корпоративної, індивідуальної пам`яті, пам`яті суспільства.

Тепер перейдемо до визначення і характеристиці поняття «запис». Згаданий російський стандарт 15489-1-2007 об`єднує терміни «документ» і «запис». Аргумент - те, що в документаційне забезпечення управління і в теорії документознавства термін «запис» не використовується. Термінологічно і при перекладі на російську мову це дійсно так. В англійській мові терміни «records» і «document» - синоніми.

Однак в рамках СМЯ терміни «документ» і «запис» розділяються. Тому приймемо за основу визначення записи, дане ГОСТ ISO 9000: 2011. Згідно з ним, «запис - це документ, що містить досягнуті результати або свідоцтва виконаних робіт». Простіше кажучи, запис - це фіксація результату.

Приклади записів: звіти, акти виконаних робіт, журнали обліку, протоколи нарад, листи узгодження договорів і т.п. Всі ці документи містять інформацію про будь-якому досягнутому результаті. Відзначимо також, що найчастіше записи оформляються по шаблонах (форм, бланків). Записи містять обов`язкові реквізити. Наприклад, підпис особи, яка засвідчує документ, дату оформлення, при необхідності - номер і друк.

Отже, записи СМК повинні бути чіткими, датованими, зрозумілими і зручними для ідентифікації.

Запис фактично є видом документа по СМК. Але вимоги щодо протоколів і їх управління виділені в самостійний розділ.

Що крім інших обов`язкових документованих процедур особливо виділяє ГОСТ ISO 9001-2011?

Це необхідність розробки спеціальних стандартів з управління документами і управління записами.

Процеси управління документами і записами пронизують всю діяльність підприємства. Вони роблять її прозорою як для керівництва і співробітників, так і для всіх зацікавлених сторін.

Особливості зовнішнього і локального нормативного регулювання

В рамках СМК є два напрямки нормативного регулювання: зовнішнє і внутрішнє (локальне).

Напрямок зовнішнього нормативного регулювання ділиться на кілька груп. Розглянемо детальніше кожну з них:

  1. федеральне законодавство про технічне регулювання;
  2. міжнародні стандарти серії 9000;
  3. національні стандарти, адаптовані до міжнародних, і міждержавні стандарти;
  4. керуючі накази.



Федеральний закон «Про технічне регулювання» в гл. 3 встановлює цілі і принципи стандартизації в РФ. Він перераховує документи і вимоги до них в області стандартизації, використовувані на території РФ. Серед них:

 - міжнародні стандарти;

- належним чином завірені переклади на російську мову міжнародних стандартів;

- національні стандарти і т.п.

Стаття 17 гл. 3 ФЗ «Про технічне регулювання» дозволяє розробку стандартів організаціями самостійно.

Міжнародні стандарти серії ISO, як ми вже з`ясували, встановлюють вимоги до СМЯ. Вони зачіпають різні аспекти управління якістю на міжнародному рівні. Також вони можуть служити основою для розробки власних стандартів організацій.

Різниця між національними та міждержавними стандартами полягає в зоні їх дії.

Національні діють на території Російської Федерації. Міждержавні - на території країн-розробників (в рамках СНД). За умови, якщо вони не суперечать національному законодавству.

Мета національних і міждержавних стандартів в області СМК збігається. Це адаптація текстів міжнародних стандартів в Росії. Найчастіше такі стандарти є повними перекладними аналогами міжнародних.

Наприклад, в преамбулі ГОСТ ISO 9001-2011 заявлено, що він ідентичний міжнародному стандарту ISO 9001: 2008.

Нарешті, керівні вказівки (частіше також у формі стандартів) містять вимоги та / або роз`яснення тієї чи іншої процедури управління якістю.

Наприклад, в чому суть ДСТУ ISO 10013-2007 «Керівництво по документуванню систем менеджменту якості»? Він містить докладні рекомендації з розробки та впровадження документів СУЯ в організації. Цей ГОСТ ідентичний ISO / TR 10013: 2001 «Guidelines for quality management system documentation».

Другий напрямок нормативного регулювання СМК - локальні акти. Серед них перш за все потрібно виділити Керівництво за якістю (далі - РК) і шість обов`язкових документованих процедур. Їх наявність регламентовано ISO 9001: 2008.

Вимоги до розробки РК і документованих процедур містяться в розділах 4.2.1-4.2.3 гл. 4 Стандарту.

Керівництво за якістю - основний документ СМК. Це її своєрідна програма. У РК має сенс включити:

- повний опис СМК підприємства;

- перелік осіб, відповідальних за процеси СУЯ;

- опис процедур;

Відео: Система менеджменту якості та відповідність вимогам стандартів з M-Files QMS

- особливості їх документування.

Обов`язкові документовані процедури присвячуються наступними напрямками СМК:

- управління документами;

- управління записами;

- управління невідповідною продукцією;

- проведення внутрішніх аудитів;

- проведення коригувальних заходів;

- проведення попереджувальних заходів.

Ми не будемо описувати ці процедури в нашій статті. Обмежимося зауваженням, що кожна з них має набір форм записів (шаблонів). Ними оформляються ті чи інші дії в рамках СМЯ.

Таким чином, який напрошується висновок? Система управління якістю в організації - самостійний напрям діяльності зі своєю нормативною базою.

Управління документами в СМК: рівні та напрями




Структура документації СМЯ - це сувора ієрархічна система взаємопов`язаних документів. Частина цих документів прямо обумовлена в стандарті, інша частина мається на увазі. Отже, цю структуру можна розділити на два рівні: постійний і змінний. Постійний рівень чітко прописаний в стандартах. Змінний - залежить від конкретної організації.

Незмінні складові структури документації СМЯ:

  • Політика в області якості.
  • Цілі в області якості.
  • Керівництво з якості.
  • Шість обов`язкових процедур системи якості.
  • Записи за якістю.

Змінний рівень структури в стандарті позначений в розділі 4.2.1.d 9001: 2008. А саме: «документи, необхідні організації для забезпечення результативного планування, функціювання та контролювання своїх».

До таких документів належать:

- різні плани, карти або схеми процесів;

- робочі інструкції, звітні форми і шаблони;

- договори і контракти;

- листи і накази;

- локальні нормативні документи, накладні та ін.

Загальний вигляд структури документації СМЯ представлений на схемі в Додатку 1.

В рамках СМК є три напрямки управління документами:

- управління зовнішніми нормативними документами;

- управління внутрішніми (локальними) нормативними документами;

- управління організаційно-розпорядчими документами.

Розглянемо кожен напрям докладно.

Що потрібно зробити для ефективного управління зовнішньої документацією?

Слід розробити перелік зовнішньої нормативної документації. Наприклад: федеральне законодавство, підзаконні акти, державні та національні стандарти, СНиП, робочі документації, робочі інструкції, зведення правил і ін. Цей перелік буде регламентувати діяльність підприємства. Його можна змінювати або доповнювати.

Форму такого переліку дивіться в Додатку 2.

Управління внутрішніми (локальними) документами СМЯ - особлива процедура. Це певний порядок розробки, узгодження, затвердження, внесення змін і скасування внутрішніх локальних актів. Причому актів, що регулюють як область СМК, так і діяльність організації в цілому. Часто вимоги до такого порядку закріплюють в окремій документованої процедурою (стандарті).

Структура управління внутрішніми нормативними документами СМЯ приведена в Додатку 3.

Управління організаційно-розпорядчими документами в СМК ведеться при взаємодії зі службою ДОУ. А також відповідно до локальними нормативними актами з діловодства.

Тут важлива плавна інтеграція СМК у вже сформовану структуру ДОУ. Потрібно не допустити «конфлікту інтересів» двох систем. Цього та інших питань взаємодії ДНЗ і СМК ми присвятимо наступні статті.

Отже, який можна зробити висновок з нашої статті? Роль документа в СМК досить велика. Саме документи - єдине підтвердження і доказ того чи іншого кроку в рамках СМЯ.

Основна вимога стандартів СМК - створення і підтримання документованої системи менеджменту якості в організації. Тобто потрібно не тільки створювати додаткові документи крім основних обов`язкових. Слід налагодити механізми розробки і впровадження документації СУЯ.

Додаток 1. Структура документації СМЯ

Додаток 2. Перелік зовнішньої нормативної документації СМЯ

№ п / п

позначення документа

Назва документу

Примітки

1.

Федеральний закон від 27.12.2002 № 184-ФЗ

Про технічне регулювання

2.

Федеральний закон від 08.08.2001 № 128-ФЗ

Про ліцензування окремих видів діяльності

3.

ГОСТ Р 12.1.009-2009

Електробезпека. терміни та визначення

4.

Відео: М. В. Федоренко Основоположники СМК

СНиП П-26-76

покрівлі

5.

ISO / TR 10013: 2001 / ГОСТ Р ІСО / ТО 10013-2007

Керівництво по документуванню системи менеджменту якості

Додаток 3. Структура управління локальними

нормативними документами СМЯ

№ п / п

етап роботи

опис

1.

Ухвалення рішення про розробку нового / переробці існуючого документа

Розробці локального документа передує аналіз об`єкта

2.

Створення проекту документа

Розробка ведеться відповідно до закону РФ

3.

Узгодження проекту документа, внесення змін і поправок в документ

Проект направляється на узгодження зацікавленим посадовим особам в електронному / паперовому вигляді. Вони узгоджують документ у вільній формі. За результатами узгодження (при необхідності) уточнюється остаточна редакція проекту

4

Затвердження локального документа керівництвом (генеральним директором) організації

Локальний документ затверджується підписом генерального директора

5.

Присвоєння реєстраційного номера

Реєстраційний номер присвоюється з реєстру локальних нормативних документів

6.

Внесення документа до переліку локальних нормативних документів організації

Перелік локальних нормативних документів ведеться в електронному вигляді службою якості

7.

Введення документа в дію, розсилка, ознайомлення

Наказ про введення нормативного документа готує виконавець. Потім його передають на підпис генеральному директору. Після чого наказ розсилається по листу розсилки і ознайомлення

8.

зберігання документа

Відео: Відеолекція Документація системи менеджменту якості

Оригінали затверджених документів і сповіщення про їх зміну зберігаються в службі ДОП

9.

перегляд документа

Нормативні документи регулярно переглядають і стверджують заново

10.

Зміни в документі

Повідомлення про зміну діючих нормативних документів оформляють у вигляді наказу / розпорядження. Після чого зміни вносять у текст документа. Про це робиться відповідна відмітка в Листі реєстрації змін нормативного документа

11.

скасування документа

При скасування нормативного документа на оригінал наносять напис «Анульовано». Решта паперові копії документа вилучають з обігу або знищуються за наказом / розпорядженням генерального директора



ІНШЕ

Гости фото

Гости

Відео: ГОСТ або ТУ. Без обмануГОСТиnew ГОСТ Р 53898-2013 Системи електронного документообігу. Взаємодія систем…

Інструкція з діловодства фото

Інструкція з діловодства

Локальні нормативні акти становлять правову основу діяльності конкретної організації, так як містять норми, обов`язкові…

Види нормативних документів фото

Види нормативних документів

У посадові обов`язки секретаря входить робота з різними документами, в число яких також входять нормативні документи.…

Документаційне забезпечення фото

Документаційне забезпечення

Документаційне забезпечення організації є одним з найважливіших етапів роботи з інформацією в будь-якій компанії. Про…

Розпорядчі документи фото

Розпорядчі документи

Дізнайтеся, що представляють собою розпорядчі документи, які їх види може містити система розпорядчих документів…

Внутрішні документи фото

Внутрішні документи

Дізнайтеся, що представляють собою внутрішні документи, які види внутрішніх документів в 2016 році найчастіше…

» » Документ в системі менеджменту якості (смя)