Регламенти, правила, норми часу
Регламенти, правила, норми часуРегламент Федерального архівного агентства (затверджений наказом Федерального архівного…
Почнемо з головного: що ж слід розуміти під аудитом кадрової документації?
Різні словники трактують термін «аудит» по-різному.
Аудит, аудиторська перевірка - процедура незалежної оцінки діяльності організації, системи, процесу, проекту або продукту (словник «Вікіпедія»).
Як видно, аудит в теоретичному плані розуміється досить широко. На практиці про аудит частіше говорять стосовно до роботи бухгалтерії. Згідно ст. 1 Федерального закону від 30.12.2008 № 307-ФЗ «Про аудиторську діяльність»:
аудит - незалежна перевірка бухгалтерської (фінансової) звітності аудируемого особи з метою висловлення думки про достовірність такої звітності.
Спираючись на це визначення, можна зробити спробу переформулювати це поняття стосовно кадрової сфері наступним чином:
аудит - перевірка стану кадрової документації та системи кадрового обліку з метою висловлення думки щодо відповідності її вимогам законодавства РФ.
Причини, за якими організація-роботодавець звертається до аудиту документації по особовому складу, досить різноманітні. Ми постаралися об`єднати всі причини в дві великі групи:
«Мирні» причини: | «Вимушені» причини: |
|
|
Як видно, навіть перелік «мирних» причин досить значний. Причому, нерідко потреба в проведенні аудиту обумовлюється відразу декількома причинами.
До цілям і задачам проведення аудиту кадрової документації можна віднести наступні:
Один з найбільш складних питань - визначення складу аудируемой документації. Тим часом, саме рішення цього питання буде безпосередньо впливати і на кількість витраченого часу, і на кількість людських ресурсів, задіяних у заході.
Таким чином, перш ніж приступати до перевірки, визначте, які саме документи підлягають аудиту.
Склад аудируемой документації визначається:
Так, перелік документів, які слід перевірити, може міститися в рішенні про призначення перевірки щодо роботодавця. Або працівник може звернутися зі скаргою щодо конкретного питання, і тоді знадобиться ретельно «підняти» всі документи, що стосуються цієї справи. Нерідко нове керівництво ставить завдання перевірити ще раз всі документи, що створювалися в кадровій службі. У локальних нормативних актах деяких організацій (інструкціях з діловодства і т.п.) також задається періодичність звернення до аудиту (кожен рік, один раз в декілька років).
Перш за все, можна спертися на вимоги законодавства. Так, якщо в ст. 68 Трудового кодексу РФ від 30.12.2001 № 197-ФЗ чітко говориться про необхідність видання наказу про прийом на роботу, значить, такий документ повинен бути у кожного роботодавця. У локальних нормативних актах часто вказується, який комплект документів стосовно кожної кадрової операції необхідно створити. Припустимо, якщо в інструкції з діловодства сказано, що при ознайомленні з посадовою інструкцією працівник розписується в окремому журналі, значить, такий журнал повинен бути.
Іноді певні «побажання» висловлюють чиновники.
Наприклад, в листі від 20.11.2006 № 1904-6-1 Роструд дає «рада»: в разі коли жодна зі сторін не поставила вимогу про розірвання строкового трудового договору у зв`язку із закінченням терміну його дії і працівник продовжує роботу після закінчення терміну дії трудового договору , потрібно внести зміни до трудового договору, уклавши додаткову угоду. Хоча про необхідність підписання додаткової угоди в цьому випадку Трудовий кодекс РФ не говорить. Та й трудові договори з працівниками вкрай часто дають посилання на різні документи, яких нерідко у роботодавця немає в наявності: положення про оплату праці, положення про преміювання, посадову інструкцію і ін.
Певні уявлення, які документи відносяться до числа кадрових, дає Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558).
Ось ті питання, які повинні задати собі учасники робочої групи по проведенню аудиту кадрової документації: навіщо насправді ми це робимо (тобто в чому причина проведення заходу), яка наша мета, чого ми хочемо цим досягти і т.п.
Швидше за все, аудит доведеться поєднувати з виконанням повсякденних обов`язків. І це складе проблему для всіх учасників робочої групи. Визначення приблизного часу дозволить вирішити і пов`язані з ним питання: порахувати кількість учасників процедури, встановити місце проведення аудиту. А якщо ви плануєте провести аудит силами залучених з боку експертів, то ще й підрахувати вартість послуги.
При плануванні аудиту надзвичайно важливо вибрати оптимальний метод аналізу кадрової документації. Вибирати доведеться з двох методів: суцільний і вибірковий.
суцільний метод передбачає аналіз всієї кадрової документації, включаючи засоби обліку документів (журнали, книги обліку тощо). При вибірковому методі аналізується частина кадрової документації з поширенням висновків і результатів на весь обсяг. Використовуючи цей метод, треба чітко визначити, яка кількість документів буде переглянуто. Це кількість можна визначити і в процентах від загального числа наявної документації. Причому, дивитися документи не обов`язково в тому порядку, в якому вони розміщені в справі.
Наприклад, перед вами стоїть завдання: переглянути 10% наказів про прийом на роботу за 2013 г. Ви можете відкрити папку і дивитися ці 10% наказів в порядку їх створення (№ 1, № 2, № 3 ...). Але допускається і перегляд іншим способом, наприклад: № 1, № 5, № 11, № 21 - щоб в цілому теж вийшло 10% від переглянутого. Чи треба говорити, що вибірковий метод дозволить заощадити і людський ресурс, і тимчасової?
Обов`язково підніміть питання про допуск сторонніх осіб до «секретним» документам. При визначенні складу конфіденційних документів треба пам`ятати, що не є конфіденційними відповідно до постанови РРФСР від 05.12.1991 № 35 «Про перелік відомостей, які не можуть становити комерційну таємницю» наступні документи:
У той же час не треба забувати, що є конфіденційними:
Як видно, з конфіденційною інформацією різного роду кадровик стикається щодня.
Наприклад, факт звернення за медичною допомогою підтверджується листком непрацездатності, який неодмінно проходить через руки кадровика. А тому важливо взяти з запрошених експертів підписку про нерозголошення цих відомостей. Обмежити їх доступ до конфіденційної інформації в багатьох випадках просто неможливо. Так, якщо заборонити користуватися персональними даними, то вони не отримають можливості ознайомитися зі змістом наказів, особистих карток, оскільки прізвище, ім`я, по батькові, як і багато інших відомостей про працівника - це персональні дані.
Швидше за все, керівництво буде цікавитися тим, скільки часу займе аудит. Рекомендуємо вам для розуміння цієї ситуації скористатися «старими» нормативними документами. Це можуть бути:
Добре видно, що розробники активно займалися питаннями нормування в кінці 80 - початку 90-х років. Передбачалося, що прийняті норми будуть періодично переглядатися й корегуватися. Ось чому деякі з перерахованих документів вимагають робити поправку на сучасну епоху. І все ж формули, закладені в них, і висновки не втратили актуальності й донині.
Мінімізувати витрати часу допоможе, по-перше, вибір правильної послідовності аналізу документів, по-друге, ефективний розподіл функцій всередині робочої групи. Ну і, звичайно ж, вибіркова перевірка документів, про що ми вже говорили.
Одна з основних помилок кадрових аудиторів полягає в тому, що вони не знають, з чого почати перевірку. Нерідко члени робочої групи безладно гортають то одну папку, то іншу. Такий підхід не можна визнати правильним. Не слід перекидатися на іншу справу, не закінчивши попереднього. Таким чином, вкрай важливим є визначення послідовності аналізу документації. Виділіть провідний критерій. Аудит кадрових документів можна проводити за різними критеріями:
Припустимо, ви вирішили послідовно відстежити правильність оформлення кожної кадрової операції. Значить, спочатку будемо переглядати документацію про прийом на роботу кожного співробітника, потім перейдемо до відпусток кожного співробітника і т.д.
Можна проводити перевірку і в іншому порядку: для початку проаналізувати найбільш значущі документи на предмет їх відповідності законодавству. У діловодстві ніж важливіше документ, тим більш тривалий термін зберігання він має.
Таким чином, спираючись на терміни зберігання документації, названої в Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Наказом Мінкультури Росії від 25.08. 2010 року № 558), починаємо з тих документів, для яких визначені постійні терміни зберігання.
В цілому важливо не тільки проаналізувати кожен документ з точки зору відповідності його змісту встановленим вимогам законодавства, але ще і подивитися, наскільки правильно він складений з позиції діловодства. Так що доведеться постійно мати перед очима базові документи з діловодства:
Якщо керівництво і зовнішні експерти засумніваються в вашій правоті щодо коректності складання документа, то доведеться продумати, на що ви будете спиратися на підтвердження своєї позиції. Пам`ятайте: вагомим аргументом буде апелювання до норм законодавства про працю (включаючи документи міжнародного характеру). Багато норм є в угодах, які підписуються на різних рівнях соціального партнерства. Спірні питання можна врегулювати в локальних нормативних актах (наприклад, встановити перелік документів, що створюються при перекладі на іншу роботу). І, звичайно ж, зверніть увагу на трудові договори: адже частина умов праці визначається угодою сторін, а це значить, що є можливість зіставити зміст того чи іншого документа і текст трудового договору.
Не треба забувати і про компетентні думки: роз`яснення Мінпраці Росії і Роструда, коментарі видатних юристів, позицію судових органів. Не полінуйтеся переглянути ті зауваження, які були винесені за підсумками попередніх перевірок. Це означає, що і наступного разу перевіряючі будуть звертати увагу на ті ж помилки і недоліки.
Звичайно, аргументи можуть бути різними. Цілком можливо, що його переконають цитати із законодавства, що встановлює різні види юридичної відповідальності: матеріальну, адміністративну, кримінальну, дисциплінарну, майнову. Якщо такими методами його переконати не вдалося, то спробуйте інші.
Наприклад, повідомте, що аудит кадрової документації дозволить оптимізувати організаційну структуру і чисельність співробітників, переглянути умови і норми праці, та й просто «бути у всеозброєнні» на випадок будь-якої перевірки.
Отже, підіб`ємо підсумки нашої підготовчої роботи. Що обов`язково потрібно зробити для успішної організації аудиту кадрової документації?
Ось основні кроки, які слід пройти співробітнику, призначеного відповідальним за проведення аудиту кадрової документації. Пам`ятайте, що великий шлях починається з маленького кроку - дерзайте, і тоді наступне подібний захід вже не буде викликати у вас ніяких труднощів.
Регламенти, правила, норми часуРегламент Федерального архівного агентства (затверджений наказом Федерального архівного…
Організація діловодства - Нормативні документиДержавна система документаційного забезпечення управління. Основні…
Відео: Організація діловодстваорганізація діловодстваУ новому розділі сайту "організація діловодства" ми зібрали для…
Відео: Локальні нормативні акти організаціїСистематизація та зберігання документів - Нормативні документиФЗ «Про…
Термін зберігання вхідної та вихідної документації закріплюється в інструкції з діловодства. Як врахувати вимоги…
Користь організації централізованого зберігання документів холдингу очевидна: це і економія коштів, і можливість…
Інструкція з ведення діловодства в організації як основний локальний нормативний документ організації. Основні розділи…
Багато компаній, що крокують в ногу з часом, вже давно оцінили зручності та переваги використання електронних…
Терміни зберігання документів за номенклатурою справ різні, а прописуються вони в спеціальних переліках. Інформацію з…
У посадові обов`язки секретаря входить робота з різними документами, в число яких також входять нормативні документи.…
Знання основних видів документації організації є обов`язковим для кожного секретаря, адже саме з такими документами…
Діяльність будь-якого підприємства пов`язана з оформленням самих різних видів первинних документів, які…
Дізнайтеся, що представляють собою внутрішні документи, які види внутрішніх документів в 2016 році найчастіше…
Відео: Первинні документи: як обгрунтувати витрати і не втратити відрахування?Різні види первинної документації є…
Нормативні документи з діловодства регламентують цей важливий вид організаційної діяльності підприємства. Ними…
У яких документах встановлені правила складання і оформлення номенклатури справ? Про зміст і оформленні цього…
Навіть у ідеального канцелярського працівника пропадали документи. Таке може трапитися на будь-якому підприємстві з…
На сьогоднішній день діловодство - це діяльність з управління документами: адміністративними, кадровими, фінансовими і…
У цій статті ми продовжуємо розмову на тему автоматизації кадрового документообігу. Для визначення перспектив переходу…
Спочатку, в уже досить віддаленому від сучасного періоду часу, пошуки шляхів вдосконалення та прискорення…
Що потрібно знати роботодавцю, щоб на законних підставах здійснювати створення і зберігання кадрових документів в…