Аудит кадрової документації: методика проведення підготовчої роботи

Аудит документації - невід`ємна частина роботи з документами. Адже тільки періодичні перевірки подібного роду дозволяють своєчасно виявити помилки і прорахунки в роботі, своєчасно і з мінімальними зусиллями усунути порушення і привести всі документи у відповідність до закону. Особливо це важливо при роботі з кадровою документацією, навіть найменші недоліки в якій здатні завдати серйозної шкоди інтересам громадян. У цій статті ми розглянемо питання організації проведення аудиту кадрової документації і поділимося методикою його проведення.

Почнемо з головного: що ж слід розуміти під аудитом кадрової документації?

Різні словники трактують термін «аудит» по-різному.

Читайте по темі в електронному журналі

  • Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
  • Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
  • Контроль виконання документів

Відео: Проведення внутрішнього кадрового аудиту в організаці

Аудит, аудиторська перевірка - процедура незалежної оцінки діяльності організації, системи, процесу, проекту або продукту (словник «Вікіпедія»).

Як видно, аудит в теоретичному плані розуміється досить широко. На практиці про аудит частіше говорять стосовно до роботи бухгалтерії. Згідно ст. 1 Федерального закону від 30.12.2008 № 307-ФЗ «Про аудиторську діяльність»:

аудит - незалежна перевірка бухгалтерської (фінансової) звітності аудируемого особи з метою висловлення думки про достовірність такої звітності.

Спираючись на це визначення, можна зробити спробу переформулювати це поняття стосовно кадрової сфері наступним чином:

аудит - перевірка стану кадрової документації та системи кадрового обліку з метою висловлення думки щодо відповідності її вимогам законодавства РФ.

Причини проведення аудиту 

Причини, за якими організація-роботодавець звертається до аудиту документації по особовому складу, досить різноманітні. Ми постаралися об`єднати всі причини в дві великі групи:

«Мирні» причини:

«Вимушені» причини:

  • при зміні кадровиків;
  • при зміні керівництва кадрової служби;
  • при аналізі діяльності кадровика;
  • при вирішенні питання про перегляд умов праці кадровика;
  • при зміні кадрової політики;
  • при зміні системи стимулювання;
  • при зміні автоматизованої системи обліку;
  • при зміні обсягу роботи кадрової служби та (або) окремого спеціаліста;
  • при описі робочого місця і розподілі обов`язків в кадровій службі;
  • при передачі функцій ведення кадрової документації стороннім організаціям;
  • при підготовці документації до архівного зберігання
  • при включенні організації в план перевірок;
  • при загрозі звернення працівника в контрольно-наглядові органи;
  • при загрозі звернення працівника в судовий орган;
  • при зміні вищого керівного складу;
  • при реорганізації (в тому числі покупці бізнесу);
  • при ліквідації;
  • при зміні організаційної структури;
  • після НП (стихійні лиха та ін.);
  • якщо аудит передбачений локальними нормативними актами;
  • при зміні законодавства (введення нових форм документів, нових процедур та ін.);
  • при підготовці до отримання «Сертифікату довіри роботодавцю»

Як видно, навіть перелік «мирних» причин досить значний. Причому, нерідко потреба в проведенні аудиту обумовлюється відразу декількома причинами.

Цілі і завдання проведення аудиту

До цілям і задачам проведення аудиту кадрової документації можна віднести наступні:

  •  визначення складу і наявності наявної кадрової документації;
  •  визначення системи кадрового обліку, необхідність зробити висновок про її ефективності;
  •  перевірка відповідності кадрової документації вимогам законодавства;
  •  виявлення «прогалин» в кадрових документах і визначення шляхів їх ліквідації;
  •  визначення напрями вдосконалення роботи з кадровою документацією;
  •  оптимізація системи обліку документації;
  •  проведення попередньої роботи по складанню графіка документообігу;
  •  визначення обсягу роботи з кадровою документацією;
  •  визначення складу працюючих, виявлення категорій «пільговиків»;
  •  підготовка документів для архівного зберігання;
  •  створення цілісного уявлення про систему діловодства в кадровій службі;
  •  визначення ставлення кадровика до виконуваних обов`язків по веденню кадрового діловодства.

Склад аудируемой документації

Один з найбільш складних питань - визначення складу аудируемой документації. Тим часом, саме рішення цього питання буде безпосередньо впливати і на кількість витраченого часу, і на кількість людських ресурсів, задіяних у заході.

Таким чином, перш ніж приступати до перевірки, визначте, які саме документи підлягають аудиту.




Склад аудируемой документації визначається:

  • цілями і завданнями аудиту;
  • розпорядженнями контрольно-наглядових органів;
  • ситуаційним розвитком подій;
  • характером конфліктної ситуації з працівником;
  • побажаннями (вимогами) кадровиків, колег і керівництва;
  • вимогами локальних нормативних актів і (або) законодавства.

Так, перелік документів, які слід перевірити, може міститися в рішенні про призначення перевірки щодо роботодавця. Або працівник може звернутися зі скаргою щодо конкретного питання, і тоді знадобиться ретельно «підняти» всі документи, що стосуються цієї справи. Нерідко нове керівництво ставить завдання перевірити ще раз всі документи, що створювалися в кадровій службі. У локальних нормативних актах деяких організацій (інструкціях з діловодства і т.п.) також задається періодичність звернення до аудиту (кожен рік, один раз в декілька років).

Як визначити склад кадрової документації? На що можна спертися? 

Перш за все, можна спертися на вимоги законодавства. Так, якщо в ст. 68 Трудового кодексу РФ від 30.12.2001 № 197-ФЗ чітко говориться про необхідність видання наказу про прийом на роботу, значить, такий документ повинен бути у кожного роботодавця. У локальних нормативних актах часто вказується, який комплект документів стосовно кожної кадрової операції необхідно створити. Припустимо, якщо в інструкції з діловодства сказано, що при ознайомленні з Аудит кадрової документації: методика проведення підготовчої роботипосадовою інструкцією працівник розписується в окремому журналі, значить, такий журнал повинен бути.

Іноді певні «побажання» висловлюють чиновники.

Наприклад, в листі від 20.11.2006 № 1904-6-1 Роструд дає «рада»: в разі коли жодна зі сторін не поставила вимогу про розірвання строкового трудового договору у зв`язку із закінченням терміну його дії і працівник продовжує роботу після закінчення терміну дії трудового договору , потрібно внести зміни до трудового договору, уклавши додаткову угоду. Хоча про необхідність підписання додаткової угоди в цьому випадку Трудовий кодекс РФ не говорить. Та й трудові договори з працівниками вкрай часто дають посилання на різні документи, яких нерідко у роботодавця немає в наявності: положення про оплату праці, положення про преміювання, посадову інструкцію і ін.

Певні уявлення, які документи відносяться до числа кадрових, дає Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558).

Ось ті питання, які повинні задати собі учасники робочої групи по проведенню аудиту кадрової документації: навіщо насправді ми це робимо (тобто в чому причина проведення заходу), яка наша мета, чого ми хочемо цим досягти і т.п.

Скільки ви готові приділити часу аудиту? 

Швидше за все, аудит доведеться поєднувати з виконанням повсякденних обов`язків. І це складе проблему для всіх учасників робочої групи. Визначення приблизного часу дозволить вирішити і пов`язані з ним питання: порахувати кількість учасників процедури, встановити місце проведення аудиту. А якщо ви плануєте провести аудит силами залучених з боку експертів, то ще й підрахувати вартість послуги.




При плануванні аудиту надзвичайно важливо вибрати оптимальний метод аналізу кадрової документації. Вибирати доведеться з двох методів: суцільний і вибірковий.

суцільний метод передбачає аналіз всієї кадрової документації, включаючи засоби обліку документів (журнали, книги обліку тощо). При вибірковому методі аналізується частина кадрової документації з поширенням висновків і результатів на весь обсяг. Використовуючи цей метод, треба чітко визначити, яка кількість документів буде переглянуто. Це кількість можна визначити і в процентах від загального числа наявної документації. Причому, дивитися документи не обов`язково в тому порядку, в якому вони розміщені в справі.

Наприклад, перед вами стоїть завдання: переглянути 10% наказів про прийом на роботу за 2013 г. Ви можете відкрити папку і дивитися ці 10% наказів в порядку їх створення (№ 1, № 2, № 3 ...). Але допускається і перегляд іншим способом, наприклад: № 1, № 5, № 11, № 21 - щоб в цілому теж вийшло 10% від переглянутого. Чи треба говорити, що вибірковий метод дозволить заощадити і людський ресурс, і тимчасової?

Запрошувати чи зовнішніх експертів?

Обов`язково підніміть питання про допуск сторонніх осіб до «секретним» документам. При визначенні складу конфіденційних документів треба пам`ятати, що не є конфіденційними відповідно до постанови РРФСР від 05.12.1991 № 35 «Про перелік відомостей, які не можуть становити комерційну таємницю» наступні документи:

  • установчі документи (рішення про створення підприємства або договір засновників) і Статут;
  • документи, що дають право займатися підприємницькою діяльністю (документи, що підтверджують факт внесення записів про юридичних осіб до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, свідоцтва про державну реєстрацію індивідуальних підприємців, ліцензії, патенти);
  • відомості за встановленими формами звітності про фінансово-господарської діяльності та інші відомості, необхідні для перевірки правильності обчислення і сплати податків та інших обов`язкових платежів в державну бюджетну систему;
  • документи про платоспроможність;
  • відомості про чисельність, склад працюючих, їхню заробітну плату і умови праці, а також про наявність вільних робочих місць;
  • документи про сплату податків і обов`язкових платежах;
  • відомості про забруднення навколишнього середовища, порушення антимонопольного законодавства, недотримання безпечних умов праці, реалізації продукції, що завдає шкоди здоров`ю населення, а також інші порушення законодавства РРФСР і розміри заподіяного при цьому збитку;
  • відомості про участь посадових осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, товариствах, акціонерних товариствах, об`єднаннях та інших організаціях, які займаються підприємницькою діяльністю.

У той же час не треба забувати, що є конфіденційними:

  • персональні дані (Федеральний закон «Про персональні дані» від 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 3);
  • відомості про приватне життя особи, що складають його особисту або сімейну таємницю (Кримінальний кодекс РФ від 13.06.1996 № 63-ФЗ, ст.137);
  • інформація про факт звернення за медичною допомогою, стан здоров`я громадянина, діагноз його захворювання й інші відомості, отримані при його обстеженні та лікуванні - лікарська таємниця (Федеральний закон від 21.11.2011 № 323-ФЗ «Про основи охорони здоров`я громадян у Російській Федерації», ч. 1 ст. 13);
  • відомості, що містяться в індивідуальних особових рахунках застрахованих осіб (Федеральний закон «Про індивідуальному (персоніфікованому) обліку в системі обов`язкового пенсійного страхування» від 01.04.1996 № 27-ФЗ, ст. 6).

Як видно, з конфіденційною інформацією різного роду кадровик стикається щодня.

Наприклад, факт звернення за медичною допомогою підтверджується листком непрацездатності, який неодмінно проходить через руки кадровика. А тому важливо взяти з запрошених експертів підписку про нерозголошення цих відомостей. Обмежити їх доступ до конфіденційної інформації в багатьох випадках просто неможливо. Так, якщо заборонити користуватися персональними даними, то вони не отримають можливості ознайомитися зі змістом наказів, особистих карток, оскільки прізвище, ім`я, по батькові, як і багато інших відомостей про працівника - це персональні дані.

Як можна розрахувати і оптимізувати час на аудит?

Швидше за все, керівництво буде цікавитися тим, скільки часу займе аудит. Рекомендуємо вам для розуміння цієї ситуації скористатися «старими» нормативними документами. Це можуть бути:

  1. Укрупнені норми часу на роботи, що виконуються в об`єднаних архівах, зберігають документи з особового складу установ, організацій, підприємств (затв. Постановою Мінпраці Росії від 18.12.1992 № 57).
  2. Міжгалузеві укрупнені нормативи часу на роботи з документаційного забезпечення управління (затв. Постановою Мінпраці Росії від 25.11.1994 № 72).
  3. Норми часу на роботи з автоматизованої архівної технології та документаційного забезпечення органів управління (затв. Постановою Мінпраці Росії від 10.09.1993 № 152).
  4. Укрупнені нормативи часу на роботи по діловодних обслуговування (затв. Постановою Державного комітету СРСР з праці і соціальних питань і Секретаріату ВЦРПС від 20.05.1987 № 327 / 17-42).
  5. Нормативи чисельності працівників відділів підготовки кадрів (бюро, секторів) на підприємствах (затв. Постановою Державного комітету СРСР з праці і соціальних питань і Секретаріату ВЦРПС від 6.07.1989 №233 / 13-15).

Добре видно, що розробники активно займалися питаннями нормування в кінці 80 - початку 90-х років. Передбачалося, що прийняті норми будуть періодично переглядатися й корегуватися. Ось чому деякі з перерахованих документів вимагають робити поправку на сучасну епоху. І все ж формули, закладені в них, і висновки не втратили актуальності й донині.

Що ще дозволить скоротити час на аудит?

 Мінімізувати витрати часу допоможе, по-перше, вибір правильної послідовності аналізу документів, по-друге, ефективний розподіл функцій всередині робочої групи. Ну і, звичайно ж, вибіркова перевірка документів, про що ми вже говорили.

Одна з основних помилок кадрових аудиторів полягає в тому, що вони не знають, з чого почати перевірку. Нерідко члени робочої групи безладно гортають то одну папку, то іншу. Такий підхід не можна визнати правильним. Не слід перекидатися на іншу справу, не закінчивши попереднього. Таким чином, вкрай важливим є визначення послідовності аналізу документації. Виділіть провідний критерій. Аудит кадрових документів можна проводити за різними критеріями:

  • з кадрових операцій;
  • по кожному співробітнику;
  • за ступенем значущості документів;
  • за хронологією створення;
  • по ситуацій;
  • по ступеню затребуваності документа;
  • за процедурою прийняття (затвердження);
  • по системі обліку;
  • за повнотою відомостей (комплектності);
  • по групі (виду) документів.

Припустимо, ви вирішили послідовно відстежити правильність оформлення кожної кадрової операції. Значить, спочатку будемо переглядати документацію про прийом на роботу кожного співробітника, потім перейдемо до відпусток кожного співробітника і т.д.

Можна проводити перевірку і в іншому порядку: для початку проаналізувати найбільш значущі документи на предмет їх відповідності законодавству. У діловодстві ніж важливіше документ, тим більш тривалий термін зберігання він має.

Таким чином, спираючись на терміни зберігання документації, названої в Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (затв. Наказом Мінкультури Росії від 25.08. 2010 року № 558), починаємо з тих документів, для яких визначені постійні терміни зберігання.

В цілому важливо не тільки проаналізувати кожен документ з точки зору відповідності його змісту встановленим вимогам законодавства, але ще і подивитися, наскільки правильно він складений з позиції діловодства. Так що доведеться постійно мати перед очима базові документи з діловодства:

Відео: Фрагмент уроку з курсу "Перевірка трудової інспекцією. Аудит кадрових документів »

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »(затв. Постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 р № 65-ст);
  • Державна система документаційного забезпечення управління. Основні положення. Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення (затв. Наказом Головархіву СРСР від 23.05.1988 № 33) - 
  • Закон «Про мови народів Російської Федерації» від 25.10.1991 № 1807-1;
  • Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади (затв. Постановою Уряду РФ від 15.06.2009 № 477);
  • Указ Президії Верховної Ради СРСР від 04.08.1983 № 9779-X «Про порядок видачі і засвідчення підприємствами, установами та організаціями копій документів, що стосуються прав громадян»;
  • постанову Держкомстату Росії від 24.03.1999 № 20 «Про затвердження порядку застосування уніфікованих форм первинної облікової документації».

Якщо керівництво і зовнішні експерти засумніваються в вашій правоті щодо коректності складання документа, то доведеться продумати, на що ви будете спиратися на підтвердження своєї позиції. Пам`ятайте: вагомим аргументом буде апелювання до норм законодавства про працю (включаючи документи міжнародного характеру). Багато норм є в угодах, які підписуються на різних рівнях соціального партнерства. Спірні питання можна врегулювати в локальних нормативних актах (наприклад, встановити перелік документів, що створюються при перекладі на іншу роботу). І, звичайно ж, зверніть увагу на трудові договори: адже частина умов праці визначається угодою сторін, а це значить, що є можливість зіставити зміст того чи іншого документа і текст трудового договору.

Не треба забувати і про компетентні думки: роз`яснення Мінпраці Росії і Роструда, коментарі видатних юристів, позицію судових органів. Не полінуйтеся переглянути ті зауваження, які були винесені за підсумками попередніх перевірок. Це означає, що і наступного разу перевіряючі будуть звертати увагу на ті ж помилки і недоліки.

Як переконати директора, що проводиться вами робота заслуговує його схвалення і підтримки?

Звичайно, аргументи можуть бути різними. Цілком можливо, що його переконають цитати із законодавства, що встановлює різні види юридичної відповідальності: матеріальну, адміністративну, кримінальну, дисциплінарну, майнову. Якщо такими методами його переконати не вдалося, то спробуйте інші.

Наприклад, повідомте, що аудит кадрової документації дозволить оптимізувати організаційну структуру і чисельність співробітників, переглянути умови і норми праці, та й просто «бути у всеозброєнні» на випадок будь-якої перевірки.

Отже, підіб`ємо підсумки нашої підготовчої роботи. Що обов`язково потрібно зробити для успішної організації аудиту кадрової документації?

  • визначити цілі і завдання аудиту;
  • визначити обсяг досліджуваних документів;
  • вибрати метод аналізу документації;
  • підрахувати часові витрати;
  • підрахувати людські ресурси, задіяні в аудиті;
  • вибрати послідовність дослідження документів;
  • видати розпорядчий документ і (або) локальний нормативний акт;
  • створити робочу групу;
  • розподілити функції в робочій групі;
  • визначити порядок фіксування недоліків;
  • визначити порядок взаємодії з колегами;
  • визначити і погодити вартість участі незалежних експертів і консультантів;
  • сформувати графік аудиту.

Ось основні кроки, які слід пройти співробітнику, призначеного відповідальним за проведення аудиту кадрової документації. Пам`ятайте, що великий шлях починається з маленького кроку - дерзайте, і тоді наступне подібний захід вже не буде викликати у вас ніяких труднощів.



ІНШЕ

Види нормативних документів фото

Види нормативних документів

У посадові обов`язки секретаря входить робота з різними документами, в число яких також входять нормативні документи.…

Види первинних документів фото

Види первинних документів

Діяльність будь-якого підприємства пов`язана з оформленням самих різних видів первинних документів, які…

Внутрішні документи фото

Внутрішні документи

Дізнайтеся, що представляють собою внутрішні документи, які види внутрішніх документів в 2016 році найчастіше…

Види первинної документації фото

Види первинної документації

Відео: Первинні документи: як обгрунтувати витрати і не втратити відрахування?Різні види первинної документації є…

» » Аудит кадрової документації: методика проведення підготовчої роботи