Покрокове впровадження системи електронного документообігу

Як впровадити СЕД власними силами і оптимізувати витрати?

Для ефективного управління документацією та забезпечення управлінської діяльності компанії службі документаційного забезпечення необхідно:

• отримувати оперативну інформацію про рух документів компанії;
• забезпечити реєстрацію вхідної, вихідної документації та внутрішньої документації, контроль виконання доручень по документах;
• підвищити контроль виконавської дисципліни;
• знизити тимчасові витрати на пошук і узгодження документів;
• забезпечити централізоване безпечне зберігання документів.

При цьому далеко не всі мають можливість залучити фахівців з впровадження системи електронного документообігу (СЕД) з сторонніх організацій.

Для самостійного впровадження електронного документообігу потрібно розуміти завдання цього процесу і послідовність дій. Для цього необхідно:

1. Провести обстеження і аналіз існуючого документообігу в компанії- сформулювати завдання для підрозділів, залучених у впровадження СЕД- сформулювати вимоги до СЕД.
2. Об`єднати зусилля служби документаційного забезпечення з ІТ-підрозділом і службою безпеки.
3. Вибрати СЕД і розробити план її впровадження.

Розглянемо алгоритм покрокового впровадження електронного документообігу на прикладі компанії ТОВ «Ритм».

Обстеження і аналіз існуючого документообігу

В результаті аналізу документообігу нашої компанії було виявлено наступне: документообіг ведеться в змішаному вигляді - реєстрація документів і внесення резолюцій керівників здійснюється працівниками відділу діловодства в електронних реєстраційних картах СЕД «Євфрат» - узгодження, спільне редагування, передача документів на виконання, складання довідок і звітів про виконавську дисципліну - в паперовому вигляді.

Така система ведення документообігу почала давати збої, з`явилися проблеми:

• великі витрати часу і матеріалів на виготовлення паперових копій документів;
• втрата документів;
• дублювання документів;
• повторне направлення документів на розгляд та / або виконання;
• тривалий час узгодження як вхідної, вихідної, так і внутрішньої документації.

Крім цього, СЕД «Євфрат», яка експлуатувалася в компанії більше 5 років, перестала задовольняти вимогам співробітників, залучених до роботи в СЕД: в використовуваної версії цього програмного продукту не було можливості колективного редагування, узгодження документів, зручного механізму пошуку.

Отже, було прийнято рішення про впровадження нової системи електронного документообігу.

Далі було необхідно об`єднати зусилля служб, що беруть участь в автоматизації документообігу, і визначити їх зони відповідальності.

Завдання проекту, роль служби ДОУ і ІТ-служби

Оскільки ключовими користувачами СЕД є співробітники служби ДОУ, які не тільки реєструють службову кореспонденцію, а й беруть участь у редагуванні, узгодженні документів, а також здійснюють контроль термінів виконання документів і доручень, вимоги до СЕД розроблялися службою ДОУ. Крім того, служби ДОУ була одночасно і замовником, і співвиконавцем проекту, відповідно, вона визначила завдання проекту і роль ІТ-служби.

При виборі СЕД і переході на електронний документообіг службою ДОУ були поставлені наступні завдання:

• зберігання вхідних, вихідних і внутрішніх документів у єдиній електронній базі з метою забезпечення швидкого доступу до них;
• оперативне доведення до виконавців документів і рішень керівників;
• можливість автоматизації контролю і оцінки діяльності співробітників і підрозділів по виконанню документів;
• можливість підготовки статистичної звітності по документам і виконавську дисципліну.

Вимоги, що пред`являються до СЕД

Вимоги до СЕД, що пред`являються службою документаційного забезпечення ТОВ «Ритм», включали в себе забезпечення можливості:

• реєстрації, обліку і контролю вхідних, вихідних, внутрішніх документів, звернень громадян, організаційно-розпорядчих документів;
• можливість переведення паперових документів в електронний вигляд, постраничное і потокове сканування, розпізнавання документів;
• обміну документами між територіально розподіленими підрозділами;
• рубрикації, категоризації та класифікації документів;
• пошуку за реквізитами і повнотекстовий пошук за змістом документів з урахуванням морфології мови;
• обліку та обробки документів, що знаходяться на архівному збереженні;
• формування звітності;
• управління правами доступу;
• застосування електронно-цифрового підпису.

У частині організації робочих процесів керівництво компанії сформулювало свої вимоги до СЕД:

• створення проектів документів;
• узгодження проектів документів;
• затвердження документів;
• створення резолюцій і доручень;
• контроль виконавської дисципліни;
• контроль версій документів;
• протоколювання дій;
• делегування повноважень по виконанню документів і т.д.

Крім цього, компанія очікувала від СЕД відповідності концепції розвитку ІТ в цілому (стандартизація ІТ-інфраструктури та внутрішніх процесів ІТ-підрозділів центрального офісу та філій, уніфікація бізнес-процесів всіх підрозділів), що, в свою чергу, передбачало можливість створення територіально-розподілених СЕД , а також розширення функціональних завдань СЕД. Важливе очікуване властивість системи - її відкритість, тобто можливість внесення змін, в тому числі силами власних фахівців.

Необхідною бачилася і можливість СЕД до інтеграції з корпоративною інформаційною системою, в тому числі з електронною поштою, зі стандартними офісними додатками, з корпоративним порталом компанії.

Обов`язковою вимогою до СЕД було забезпечення інформаційної безпеки і захист документів і міститься в них інформації.

В результаті вивчення комерційних пропозицій компаній, що займаються розробкою СЕД, було прийнято рішення про впровадження програмного продукту «1С8: Документообіг».

Широкий і універсальний функціонал даної системи підходить як для малих підприємств з невеликим документообігом, так і для великих холдингів зі складною розгалуженою системою обліку.

План впровадження СЕД

У відповідності з поставленими завданнями і сформульованими вимогами до СЕД, служба ДОУ спільно з ІТ-службою розробила план впровадження СЕД.

Було вирішено впроваджувати СЕД окремими модулями для поетапного введення системи в експлуатацію та полегшення процедури навчання та адаптації користувачів системи:

спочатку забезпечити реєстрацію службової кореспонденції і обробку резолюцій керівників службою ДОУ, потім підключити і навчити всіх користувачів системи, потім впровадити модуль контролю термінів виконання документів і доручень, потім - модуль узгодження і реєстрації організаційно-розпорядчої документації та локальних нормативних актів. Потім був розроблений план-графік впровадження СЕД із зазначенням основних заходів та строків їх виконання.

Відповідно до плану були визначені етапи впровадження СЕД.

Етапи впровадження СЕД

1. На першому етапі впровадження СЕД важливо переконатися, що документообіг компанії належним чином регламентований:

• розроблені і впроваджені уніфіковані форми документів;

Уніфіковані форми документів використовуються як шаблони при створенні документа і направлення його на погодження.

• розроблена і впроваджена Інструкція з діловодства;
• розроблений порядок контролю термінів виконання документації;

В Інструкції з діловодства не тільки описані правила оформлення документів, а й визначено порядок їх узгодження (на підставі якого створюються маршрути руху і узгодження документів в СЕД), описані правила реєстрації документів, структури реєстраційних номерів документів тощо. Крім того, Інструкція з діловодства містить розділ про контроль термінів виконання документів і доручень, в якому описана процедура контролю, прописані терміни, що також використовується працівниками служби ДОУ при роботі в СЕД.

• організована і регламентована робота архіву;

Локальні нормативні акти по архівного зберігання документів описують не тільки правила оформлення і формування справ постійного і тимчасового термінів зберігання, але і містять опис порядку формування номенклатур справ підрозділів і зведеної номенклатури справ компанії. Затверджені індекси, присвоєні структурним підрозділам (і, відповідно, індекси номенклатури справ) використовуються в СЕД для формування реєстраційних індексів документів (наприклад: вихідних листів, службових записок).

• розроблена номенклатура справ і індекси структурних підрозділів.

У ТОВ «Ритм» використовується принцип багаторівневої індексації структурних підрозділів, що відображає організаційну структуру компанії (див. Таблицю).

Відео: Специфіка впровадження систем електронного документообігу

Таблиця

Індекси структурних підрозділів ТОВ «Ритм»

Індекси номенклатури справ використовуються при формуванні справ і дозволяють визначити місце зберігання виконаного документа.

наприклад,

Індекс 01 присвоєно категорії «Листування з державними органами, міністерствами, відомствами, підвідомчими органами виконавчої влади».

Відповідно до затвердженої Інструкцією з діловодства, вихідні номери документів, що підлягають реєстрації в службі ДОП ТОВ «Ритм», складаються з індексу структурного підрозділу - виконавця, номера справи за номенклатурою і наскрізного порядкового номера, наприклад:

02-01-01 / 01/27, де 02-01-01 - індекс структурного підрозділу (лист підготовлено відділом забезпечення якості Управління якості), 01 - номер справи за номенклатурою (лист направляється до федерального орган виконавчої влади), 27 - порядковий номер .

Реєстраційний номер в СЕД формується автоматично за допомогою спеціальних налаштувань нумераторів для різних видів документів. Про налаштуваннях нумераторів написано нижче.

2. Наступний етап: необхідно розглянути і описати особливості паперового документообігу компанії: Як здійснюється прийом і первинна обробка вхідної вихідної і внутрішньої документації.

На даному етапі потрібно визначити перелік типів документів, які беруть участь в документообігу.

У ТОВ «Ритм» в СЕД обробляються, зберігаються, передаються на розгляд і виконання наступні типи управлінських документів:

• інформаційно-довідкові документи: листи (вхідні та вихідні), службові, доповідні, пояснювальні записки, довідки, акти, заявки та ін .;
• організаційнорозпорядчі документи: Накази, розпорядження, протоколи нарад.

Необхідно було також прийняти рішення про те, яка частина паперового документообігу буде автоматизована.

Так, після впровадження СЕД було заплановано припинити передачу на виконання паперових копій документів з резолюціями керівників (після створення карти доручення, поля якої заповнюються відповідно до резолюції, написаної керівником на паперовому документі, скан документа передається працівником служби ДОУ виконавцю по електронній пошті, інтегрованої з СЕД). У той час як документи, що вимагають підпису, передаються в паперовому вигляді, при цьому в реєстраційній картці документа робиться відповідна відмітка. Деякі документи (наприклад, заявки на створення робочого місця, заявки на видачу канцтоварів) планувалося повністю автоматизувати: такі заявки оформляються при заповненні відповідних полів реєстраційної карти заявки, узгоджуються і направляються на виконання в безпаперовому вигляді.

Відповідно до цієї категоризацією в СЕД створена система папок (рис. 1):

Мал. 1. Система папок СЕД ТОВ «Ритм»

3. Далі необхідно визначити групи доступу до роботи з документами, сформувати вимоги до рольової структурі СЕД.

У ТОВ «Ритм» виділено такі ролі при роботі в СЕД:

• діловод (реєстрація вхідних і вихідних листів) -
• діловод в підрозділі (реєстрація службових записок) -
•  виконавець в підрозділі (робота з усіма документами, створеними даними виконавцем або спрямованими даному виконавцю) -
• відповідальний за заповнення довідників (а саме: «Кореспонденти», «Користувачі», «Структура компанії») -
•  адміністратор СЕД (супровід СЕД, надання доступу користувачам, здійснення налаштувань).

Уповноважені працівники служби ДОУ можуть бути не тільки делопроизводителями, а й відповідальними за заповнення довідників. Адміністратором СЕД повинен бути співробітник ІТ-служби.

4. Потім необхідно здійснити адміністративні налаштування 1С Документообіг і заповнити довідник користувачів (Рис. 2).

При заповненні картки користувача вказується П.І.Б., посада, структурний підрозділ.

Залежно від посади користувачі мають різний рівень доступу до документів, розміщених в СЕД. Так, лінійний співробітник має доступ на читання до документів, які він створював, або до документів, спрямованим йому на виконання.

Керівник підрозділу «бачить» документи, створені ним і спрямовані йому і документи, доступні всім підлеглим співробітникам. Керівник компанії має доступ до всіх документів.

Мал. 2. Картка користувача

5. Потім заповнюється довідник «Кореспонденти». Кореспонденти можуть бути об`єднані в групи для зручності пошуку і вибору.

Наприклад, «Покупці», «Постачальники», «Контрагенти», «Банки», «Міністерства» та ін.

В 1С Документообіг можуть використовуватися довідники, які ведуться в інших системах - бухгалтерія, договірний відділ або ін. При цьому в картку кореспондента можна внести всю інформацію, включаючи адресу, ІПН та інші реквізити, а також прикріпити скан-копії документів, що надаються контрагентом при укладенні договорів і угод (рис. 3). Таким чином створюється електронний архів карток контрагентів і їх статутних та інших документів, які можуть бути використані крім служби ДОУ договірним відділом, бухгалтерією та іншими зацікавленими підрозділами.

Мал. 3. Картка кореспондента

6. Після заповнення довідника «Кореспонденти» на вкладці «Нормативно-довідкова інформація» необхідно заповнити структуру компанії.

Уповноважений співробітник служби ДОУ, що має роль «відповідальний за заповнення довідників», відображає структуру компанії в точній відповідності з організаційною структурою та штатним розписом, тобто вказує все назви підрозділів, їх керівників, індекси підрозділів. У міру заповнення структури компанії з довідника «Користувачі» автоматично переносяться всі відомості, зазначені в картках користувачів (включаючи посаду, назву підрозділу), таким чином вибудовується ієрархія підрозділів і співробітників компанії.

Це дозволяє забезпечити для керівників підрозділів можливість перегляду всіх документів і доручень, виданих виконавцям.

Керівник підрозділу може переглянути всі завдання, поставлені йому, і окремо - все завдання, спрямовані його підлеглим, а також відстежувати хід їх виконання (на Робочому столі - у вкладках «Мої завдання» і «Завдання від мене»).

7. Наступний крок - налаштувати нумератори.

За допомогою нумераторів здійснюється автоматичне присвоєння реєстраційних номерів всіх документів, розміщених в СЕД.

Система дозволяє здійснити настройку реєстраційних номерів з використанням індексів структурних підрозділів, періоду, номенклатури справ тощо. Для різних видів документів налаштовуються окремі нумератори (рис.4).

Наприклад, для формування реєстраційного номера вихідного документа використовується наступний формат:

[ІндексПодр] / [ІндексНомДел] / [Номер].

Мал. 4. Налаштування нумератора для автоматичного формування реєстраційного номера

8. здійснити персональні настройки у кожного користувача.

При цьому встановлюється пароль для входу в систему, здійснюються налаштування повідомлень (про те, що поступили документи або доручення), нагадувань про підійшли і перевищених терміни виконання документів і доручень, настройки сканування (рис. 5) і ін.

Мал. 5. Налаштування сканування

9. Підготувати та розмістити для загального доступу інструкції по використанню системи електронного документообігу.

Такі інструкції бажано оформити у вигляді пам`яток (по кожному аспекту - окрема пам`ятка), проілюструвати їх скриншотами і малюнками для наочності.

Пам`ятка

Налаштування повідомлень в системі 1С документообіг

Кожен користувач САМОСТІЙНО налаштовує повідомлення від СЕД, які він хоче отримувати.

Рекомендується настроїти повідомлення наступним чином:

Настроювання й адміністрування - Персональні налаштування - інше:

Натиснути - Налаштування повідомлень - і встановити як на наступному малюнку:

Далі встановити Способи доставки (написати СВІЙ адреса електронної пошти):

наприклад, [email protected]

 10. Наступний крок - навчити ключових користувачів, відповідальних за діловодство в структурних підрозділах, які, в свою чергу, можуть надати істотну допомогу в навчанні всіх співробітників компанії.

Навчання співробітників в ТОВ «Ритм» проводилося службою ДОУ. При проведенні інструктажів необхідно перевірити установку паролів для входу в систему і персональні налаштування, продемонструвати користувачам можливості системи і роз`яснити особливості доступу для кожного користувача, а також нагадати про можливість додаткового самостійного вивчення інструкцій і пам`яток по роботі з системою.

11. Видати наказ про введення системи електронного документообігу в промислову експлуатацію.

наприклад:

Товариство з обмеженою відповідальністю «Ритм»

НАКАЗ

______________ № _______________

Москва

З метою оптимізації документообігу та автоматизації діловодства в ТОВ «Ритм»

НАКАЗУЮ:

1. Створити проектну робочу групу по введенню в експлуатацію системи електронного документообігу (далі - СЕД) 1С8: Документообіг в наступному складі:

2. Проектної робочої групи ввести в промислову експлуатацію СЕД 1С8: Документообіг в термін до «___» _______ 201__ р
3. Встановити термін списання витрат на програмне забезпечення, що дорівнює _________.
4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Генеральний директор В.В. Іванов

Після впровадження системи електронного документообігу в ТОВ «Ритм» було реалізовано наступне:

• скорочення часу на реєстрацію та передачу службової кореспонденції;
• автоматизація контролю і створення системи автоматичних нагадувань і повідомлень за термінами виконання документів та доручень;
• виключення втрати документів;
• створення електронного архіву (корпоративної бази знань);
• забезпечення електронного узгодження проектів документів, колективного редагування;
• підвищення виконавської дисципліни;
• оптимізація обліку і звітності.

Таким чином, впровадження СЕД можливо власними силами при правильному плануванні і постановці завдань учасникам проекту. Вирішальну роль в цьому відіграє взаємодія уповноважених структурних підрозділів і послідовне виконання запланованих етапів впровадження.