Відповідальність секретаря в компанії

В одних компаніях секретар ні за що не відповідає, в інших же на нього лягає не тільки вантаж посадових обов`язків, а й матеріальна, дисциплінарна відповідальність, при цьому керівництво постійно натякає на те, що будь-який невірний рух може призвести якщо не до розстрілу, то як мінімум до звільнення.

Відео: Що Повинен Уміти Секретар

Жодна, ні друга позиція керівництва не є правильними, тому дуже важливо розглянути питання відповідальності, документального закріплення видів відповідальності і дати деякі рекомендації.

Матеріальна відповідальність

Відповідальність секретаря в компаніїБувають випадки, коли за все, що б не сталося в компанії: пропав телефонний апарат, працівник втратив мобільний, неправильно оформлені документи на відрядження працівника, - підлеглі відповідають власною заробітною платою. Рублем можуть покарати секретаря і за запізнення на роботу, незважаючи на пробки або перебої роботи громадського транспорту, і за обід в недозволений час. Однак такі штрафні санкції є незаконними, оскільки не передбачені Трудовим кодексом. З цим, звичайно, може не погодитися роботодавець, апелюючи до того, що штрафи передбачені в локальному акті. Однак згідно зі ст. 8 Трудового Кодексу Російської Федерації (ТК РФ) від 30.12.2001 № 197-ФЗ норми локальних нормативних актів, що погіршують становище працівників порівняно з встановленим трудовим законодавством і іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективним договором, угодами, не підлягають застосуванню . Тобто за законом роботодавець не повинен встановлювати штрафні санкції, не передбачені законом, так як це порушує права працівників.

А ось якщо секретар завдав шкоди, наприклад, взяв під звіт кошти і не повернув їх або зіпсував навмисно оргтехніку, то в цьому випадку розмір збитку, заподіяного роботодавцеві при втраті і псуванні майна, визначається за фактичними втратами, що обчислюються виходячи з ринкових цін, що діють в даній місцевості на день заподіяння шкоди, але не нижче вартості майна за даними бухгалтерського обліку з урахуванням ступеня зносу цього майна.

Обов`язковою умовою утримання шкоди є згода працівника. Термін для здійснення операцій по утриманню необмежений. Законом (ст. 248 ТК РФ) дозволяється добровільне відшкодування шкоди, заподіяної працівником, повністю або частково. За угодою сторін трудового договору допускається також відшкодування шкоди з розстрочкою платежу. У цьому випадку працівник представляє роботодавцю письмове зобов`язання про відшкодування шкоди з зазначенням конкретних термінів платежів.

Згідно ч. 1 ст. 138 ТК РФ при кожній виплаті заробітної плати загальний розмір усіх відрахувань не повинен перевищувати 20% від суми заробітної плати, належної працівнику до виплати. Якщо працівник не згоден з утриманнями із заробітної плати, то роботодавцю доведеться доводити збиток від конкретного співробітника в судовому порядку.

Крім того, роботодавець не може покласти повну відповідальність на секретаря за будь-яку провину інших співробітників. Справа в тому, що повна матеріальна відповідальність настає лише у випадках, встановлених ст. 243 ТК РФ. До них відносяться:

Відео: Навіщо компанії корпоративний секретар?

  • заподіяння шкоди в результаті злочинних дій працівника, встановлених вироком суду;
  • заподіяння шкоди в стані алкогольного, наркотичного або токсичного сп`яніння і в інших випадках.

Також матеріальна відповідальність в повному розмірі може бути встановлена трудовим договором з керівником організації, заступниками керівника, головним бухгалтером (ч. 2 ст. 243 ТК РФ), але ніяк не з секретарем організації.

Тому слід зазначити, що ні включати додаткові штрафи, ні лякати матеріальною відповідальністю роботодавець не може. Така відповідальність може бути накладена, якщо секретар завдав особисто збиток компанії і згоден з відшкодуванням цього збитку. В інших випадках роботодавцю доведеться доводити факт збитку в судовому порядку.

дисциплінарна відповідальність

Як будь-який співробітник, секретар може бути притягнутий до дисциплінарної відповідальності.

У ст. 192 ТК РФ передбачено, що за вчинення дисциплінарного проступку, тобто за невиконання або неналежне виконання працівником з його вини покладених на нього трудових обов`язків, роботодавець має право застосувати такі дисциплінарні стягнення:

  • зауваження;
  • догану;
  • звільнення з відповідних підстав.

При цьому не допускається застосування дисциплінарних стягнень, не передбачених федеральними законами, статутами і положеннями про дисципліну.

Однак дисциплінарне стягнення повинно бути пропорційно здійснюваного проступку. Якщо керівник постійно обіцяє звільнити секретаря з приводу і без, то таке звільнення, швидше за все, буде або нездійсненним, або незаконним. У законодавстві чітко визначено підстави звільнення працівника, які вважаються дисциплінарним стягненням. До таких підстав відносяться:

Неодноразове невиконання працівником без поважних причин трудових обов`язків, якщо він вже має дисциплінарне стягнення (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

Одноразове грубе порушення працівником трудових обов`язків (п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) внаслідок:

  • прогулу (відсутності на робочому місці без поважних причин протягом усього робочого дня (зміни) незалежно від її тривалості, а також більше 4 годин підряд протягом робочого дня (зміни));
  • появи на роботі в стані алкогольного, наркотичного або токсичного сп`яніння;
  • розголошення охоронюваної законом таємниці (державної, комерційної, службової та іншої).

Наприклад, звільнення працівника за одиничне запізнення на роботу на нетривалий час може бути визнано судом незаконним, оскільки покарання не є пропорційним проступку.

Так, в п. 53 постанови Пленуму Верховного Суду РФ від 17.03.2004 № 2 «Про застосування судами Російської Федерації Трудового кодексу Російської Федерації» зазначено наступне: при розгляді спору в суді роботодавцю необхідно представити докази того, що працівник зробив дисциплінарний проступок і що при накладення стягнення враховувалися тяжкість цього проступку і обставини, при яких він був здійснений, а також попередня поведінка працівника, його ставлення до праці. І якщо суд дійде висновку, що провина справді мала місце, однак звільнення здійснено без урахування зазначених вище обставин, позов про відновлення на роботі може бути задоволений.

Підстава звільнення повинно чітко відповідати трудовому законодавству. Так, якщо секретаря звільнили, наприклад, у зв`язку з втратою довіри, то таке рішення керівництва легко оскаржити в суді.

Як приклад можна назвати рішення Кіровського районного суду Санкт-Петербурга від 19.03.2012, апеляційне визначення Санкт-Петербурзького міського суду від 23.05.2012 № 33-6668 / 12. Суд визнав, що відсутність з боку працівника винних дій, що стали підставою для втрати довіри до працівника, вилилося в неправомірне застосування підстави звільнення, передбаченого п. 7 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

За кожний дисциплінарний проступок може бути застосовано лише одне дисциплінарне стягнення (ч. 5 ст. 193 ТК РФ).

Найчастіше секретарі здійснюють незначні проступки. До таких провин можна віднести наступні:

  • втрата документів;
  • неправильна реєстрація документа;
  • неправильна комплектація документів, що подаються на конкурс;
  • відсутність номенклатури справ;
  • невиконання доручень керівництва і т.п.

Відео: Як обходити секретаря без заперечень !?

За такі провини керівництво іноді поспішає накласти догану.

Однак дане покарання також може бути оскаржене в суді. Як приклад можна привести рішення Хасинского районного суду Магаданської області від 09.02.2010 у справі № 2-28 / 2010. Суд визнав наказ про оголошення догани працівникові незаконним по підставі відсутності доказів щодо відповідності застосованої міри покарання (догани) тяжкості проступку і по підставі відсутності обліку попереднього поведінки працівника. Працівником підприємства був загублений реєстраційний документ, на відновлення якого потрібно і час, і гроші (вартість державного мита та зборів). Працівник добровільно визнав свою провину і зобов`язався відшкодувати витрати по відновленню документа. Проте, для адміністративного органу, що займається повторної видачею втрачених документів даного виду, роботодавцем був виданий наказ про оголошення безтурботному працівникові догани, з чим не погодився сам працівник. Суд прийшов до висновку, що догану є надто жорстким покаранням за випадкову втрату документа.




Таким чином, слід зазначити, що звільнити секретаря можливо тільки в разі істотних порушень, наприклад, прогулу, в порядку, встановленому законодавством. А саме дисциплінарне стягнення повинно бути відповідно до провини працівника.

Часто роботодавець лякає працівника, що в зв`язку з неодноразовими порушеннями працівник може бути звільнений, або намагається звільнити працівника без виплат відповідних компенсацій у разі скорочення штату. Але існує практика оскарження подібних дій роботодавця в суді.

Як приклад можна назвати рішення Медвежьегорський районного суду Республіки Карелія від 28.12.2010 у справі № 2-957 / 2010. Ситуація була така: роботодавець звільнив секретаря по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ при відсутності неодноразовості дисциплінарних проступків з боку звільненої. Суд прийшов до висновку, що залучення позивачки до дисциплінарної відповідальності за наказом є незаконним. І, як наслідок, незаконно і звільнення позивачки за п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, так як судом встановлено і підтверджено відповідачем, що раніше позивачка до дисциплінарної відповідальності не притягувалася.

Таким чином, слід зазначити, що залучення до дисциплінарної відповідальності чітко регламентовано трудовим законодавством. При цьому в разі неправомірних дій роботодавця незаконні дії часто оскаржуються в судовому порядку. Тому при виникненні спірної ситуації завжди краще сісти за стіл переговорів.

адміністративна відповідальність

Найчастіше до адміністративної відповідальності залучається секретар компанії, а юридична особа, тобто організація.

Відео: МСН 2016 04 20 Моя професія - секретар

Наприклад, секретарю передані для бухгалтерії документи: акти виконаних робіт, договори, які вона повинна була зареєструвати і передати в бухгалтерію. Однак секретар втратила вищевказані документи. За втрату або неподання документів, первинних документів організація може бути притягнута до відповідальності у вигляді штрафних санкцій, встановлених НК РФ (наприклад, 200 руб. За кожне неподання документ в ході податкової перевірки (п. 1 ст. 126 НК РФ) або 10000 руб. при втраті документації за один податковий період і т.д.).

Але в деяких випадках адміністративна відповідальність може все-таки бути покладена на конкретного працівника. Наведемо приклад.

Секретар послала паспортні дані генерального директора своїй подрузі, а подруга використовувала ці дані в комерційних цілях. Справа в тому, що паспортні дані належать до персональних даних, а персональні дані відносяться до відомостей, які охороняються законом. Неправомірне розголошення персональних даних особою, в чиї обов`язки входить дотримання правил зберігання, обробки і використання такої інформації, також є підставою для притягнення цієї особи до дисциплінарної відповідальності (ст. 90 ТК РФ).

Таке порушення підпадає під відповідальність, передбачену Кодексом України про адміністративні правопорушення від 30.12.2001 № 195-ФЗ (КоАП РФ).

На підставі ст. 2, 3, 5 і 6 Федерального закону від 27.07.2006 № 152-ФЗ «Про персональних даних» персональні дані відносяться до інформації, доступ до якої обмежений. Відповідно до ст. 13.14 КоАП РФ розголошення такої інформації (за винятком випадків, якщо таке розголошення тягне за собою кримінальну відповідальність) особою, яка одержала доступ до неї в зв`язку з виконанням службових або професійних обов`язків, тягне за собою накладення адміністративного штрафу в розмірі:

  • на громадян - від 500 до 1000 руб .;
  • на посадових осіб - від 4000 до 5000 руб.

Отже, якщо буде встановлено, що розголошення персональних даних сталася з вини працівника, відповідального за зберігання, обробку і використання персональних даних інших працівників, то його можуть притягнути до адміністративної відповідальності у вигляді штрафу.




Якщо секретар є іноземним громадянином і діє без відповідного дозволу, то в цьому випадку він також може бути притягнутий до адміністративної відповідальності.

За таке правопорушення для нього передбачений штраф в розмірі від 2000 до 5000 руб. з адміністративним видворенням за межі Російської Федерації або без такого (ст. 18.10 КоАП РФ).

Роботодавець, який здійснює діяльність на території РФ, не має права приймати на роботу іноземних громадян або осіб без громадянства, у яких відсутній дозвіл на роботу

Якщо ж роботодавець прийме на роботу такого співробітника, він буде оштрафований. Розмір штрафу складе (п. 1 ст. 18.15 КоАП РФ):

  • для посадових осіб - від 25 000 до 50 000 руб .;
  • для юридичних осіб - від 250 000 до 800 000 руб. Замість штрафу можливе накладення адміністративного стягнення у вигляді зупинення діяльності на строк до 90 діб.

Документальне закріплення відповідальності секретаря

Всі права і обов`язки секретаря прописуються в трудовому договорі, також обов`язки і порядок притягнення до відповідальності можуть міститися в посадових інструкціях.

При цьому роботодавцю необхідно дотримати наступні умови:

1. Трудові обов`язки працівника повинні бути документально закріплені.

2. Працівник повинен знати про свої трудові обов`язки, тобто повинен бути ознайомлений з ними під розпис.

Порядок ознайомлення працівника зі своїми трудовими обов`язками спеціальними нормативними документами не регламентується. Можливий один з варіантів:

  • журнал ознайомлення;
  • лист ознайомлення (окремий на кожного працівника);
  • розпис працівника на відповідному локально-нормативному акті.

Крім того, багато компаній розробляють власні локальні акти про накладення відповідальності.

Що стосується матеріальної відповідальності, то така відповідальність зазвичай встановлюється в окремому договорі або прописується в трудовому договорі з секретарем. Разом з тим, порядок несення матеріальної відповідальності може бути закріплений і в положенні про матеріальну відповідальність.

Так, може бути закріплено, що всі працівники підприємства несуть матеріальну відповідальність за нанесення прямих матеріальних збитків, під яким розуміється: втрата, погіршення або зниження цінності майна, необхідність для підприємства провести витрати на відновлення, придбання майна чи інших цінностей або зробити зайві виплати.

У локальних актах, таких як положення про дисциплінарну відповідальність, регулюється порядок накладення дисциплінарної відповідальності та види порушень. З таким актом працівник також повинен бути ознайомлений під розпис.

Відповідно до цього становищем на працівника накладаються стягнення. Оскільки це внутрішній документ, то положення регламентує тільки внутрішні міри покарання працівника, такі як дисциплінарні стягнення.

Розглянемо докладніше порядок їх накладення.

Порядок залучення до матеріальної відповідальності

Перш ніж вимагати з секретаря відшкодувати збиток, роботодавець повинен виконати певну законом процедуру - довести факти виникнення збитку і їх причинно-наслідковий зв`язок з неправомірними діями працівника. Роботодавець також може провести службове розслідування. Для цього створюється комісія, до участі в якій залучаються компетентні фахівці. Співробітник має право знайомитися з усіма матеріалами, пов`язаними з роботою комісії, і оскаржити їх. В ході процедури необхідно витребувати у підозрюваного працівника письмове пояснення (ч. 2 ст. 247 ТК РФ). Термін законом не встановлено, тому роботодавець має право запросити пояснювальну записку з моменту виявлення шкоди. Якщо співробітник відмовляється дати пояснення, слід оформити відповідний акт і ознайомити з ним працівника під розпис.

Якщо секретар підтверджує факт нанесення шкоди компанії, то для внесення грошових коштів в касу або списання їх із заробітної плати секретар повинен написати відповідну заяву. Без такої заяви стягнути гроші не можна.

Наприклад, секретар втратила кошти, які взяла під звіт для придбання канцтоварів. Оскільки секретар не заперечує проти повернення грошових коштів, то навіть без проведення відповідного розслідування пише наступну заяву (зразок заяви можна подивитися у вкладених до даної статті документах).

Якщо працівник не згоден з залученням до матеріальної відповідальності, то роботодавець може залучити його до відповідальності тільки через суд.

При цьому ніяких відміток в трудовому договорі або трудовій книжці про притягнення до матеріальної відповідальності не робиться.

Порядок накладення дисциплінарних стягнень

Слід зазначити, що роботодавець повинен дотримуватися порядок накладення дисциплінарних стягнень, в іншому випадку накладення стягнення неправомірно.

Днем виявлення проступку вважається день, коли про це проступок стало відомо безпосередньому керівнику працівника. Це дуже важливо, оскільки наказ про накладення дисциплінарного стягнення повинен бути виданий в строго визначені терміни. Видати наказ про застосування дисциплінарного стягнення можна тільки якщо з дня вчинення проступку минуло не більше шести місяців, а з дня його виявлення - не більше одного (ст. 193 ТК РФ).

Якщо допущені порушення, то такі порушення фіксуються:

  • доповідною запискою (наприклад, при невиконанні працівником поставленого завдання або при використанні ресурсів роботодавця (Інтернету, копіювального апарату і т.п.) в особистих цілях);
  • актом (наприклад, при відсутності на робочому місці або при відмові від проходження медичного обстеження);
  • рішенням комісії (за результатами розслідування факту нанесення шкоди роботодавцю або факту розголошення конфіденційної інформації).

Після цього роботодавець повинен зажадати пояснення. Трудовий кодекс Російської Федерації відводить працівникові на подання пояснень два робочих дня, які вважаються з дати, наступної за днем пред`явлення вимоги. Якщо роботодавець не почекає ці 2 дні, а накладе дисциплінарне стягнення, то в цьому випадку можливо оскаржити його дії в суді.

Як приклад можна назвати визначення від 06.07.2010 по справі № 33-19977. Суд вказав, що оскільки пояснення було запрошено 18.11.2009, термін його подання закінчувався 20.11.2009 (незважаючи на те що в день затребування пояснення працівник відмовився його надати), тому роботодавець неправомірно застосував дисциплінарне стягнення у вигляді звільнення 19.11.2009.

Якщо секретар відмовляється дати пояснення, то складається відповідний акт про відмову.

Після отримання пояснювальної записки або складання акта про те, що після двох робочих днів працівник пояснення не представив, можна оформляти наказ про застосування догани або зауваження.

Уніфікована форма такого наказу відсутній.

(Приклад наказу можна подивитися у вкладених до даної статті документах).

Секретар повинен бути ознайомлений з таким наказом під розпис. Якщо секретар відмовився ознайомитися з наказом, то роботодавець також фіксує це в акті.

Запис в трудову книжку про дисциплінарне стягнення (крім звільнення за відповідною статтею) не вноситься.

При цьому потрібно мати на увазі, що адміністративний штраф накладає відповідний орган шляхом винесення рішення про притягнення до адміністративної відповідальності або суд.

На закінчення слід зазначити, що, звичайно, ситуації, коли на секретаря накладається відповідальність, є дуже неприємними, але разом з тим вони все ж зустрічаються в житті. Адже, як кажуть, не робить помилок той, хто не працює. І секретар - не виняток. Однак в будь-якої неприємної ситуації важливо вийти з неї достойно: вивчити документи, проаналізувати дії роботодавця і свої шанси в разі судового спору. При цьому не можна забувати, що навіть негативний досвід є неоціненним досвідом.

вкладені файли

Доступно тільки авторизованим користувачам
  • Документ. приклад заявленія.doc
Доступно тільки передплатникам
  • Документ. Приклад наказу про застосування догани або замечанія.doc


ІНШЕ

» » Відповідальність секретаря в компанії