Гост р 6.30-2003 «усд. Усорд. Вимоги до оформлення документів »: рух вперед

Розробка нової редакції стандарту диктується рядом причин: по-перше, термін дії стандарту вже перевищує 10 років (стандарт прийнятий і введений в дію постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 № 65-ст) - це той термін, після якого стандарт повинен перероблятися або скасовуватися - по-друге, за минулі роки відбулися серйозні зміни в нормативній базі-третє, ми спостерігаємо зміни в технології, які застосовуються для документування діяльності організацій. Набагато більш широке застосування отримали інформаційні системи електронного документообігу, в зв`язку з чим організації поступово переходять до використання електронних документів, які, в умовах безпаперового документообігу, стають єдиним екземпляром документа, тобто оригіналом. Все це, безумовно, має враховуватися при розробці правил і вимог, що пред`являються до документування управлінської діяльності.

Цього року Всеросійський науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи приступив до переробки даного стандарту, і в даний час ведеться збір та аналіз матеріалу, який дозволить переглянути стандарт, уточнити ряд положень, якісь положення, як вже зараз вважають розробники, потрібно буде виключити зі стандарту, але і, звичайно, необхідно при цьому додати ряд нових положень, актуальних для сучасної практики документування.

Читайте по темі в електронному журналі

  • Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
  • Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
  • Контроль виконання документів

З історії стандарту

Нагадаємо, що стандарт поширюється на організаційно-розпорядчі документи, що відносяться до Уніфікованої системі організаційно-розпорядчої документації (УСОРД), - постанови, розпорядження, накази, рішення, протоколи, акти, листи та ін. Стандарт встановлює склад реквізитів документів, вимоги до оформлення реквізитів і вимоги до бланків документів, включаючи бланки документів з відтворенням Державного герба Російської Федерації. У зв`язку з тим, що в даний час УСОРД фактично в організаціях не застосовується (система з 1993 р не ведеться, тобто не актуалізується), і не функціонує (ліквідовано) той технічний комітет Росстандарта, який колись займався питаннями уніфікації документації і через який проходили відповідні стандарти, робота по переробці ГОСТ Р 6.30-2003 буде вестися в іншому технічному комітеті - ТК 191, які займаються розробкою стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Це той комітет, через який проходили стандарти з управління документами (ДСТУ ISO 15489-1-2007, ДСТУ ISO 23081-1-2008 і ін.), А також недавно затверджений стандарт ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення".

ГОСТ Р 6.30-2003 є, фактично, четвертої редакцією перших двох стандартів, розроблених ще в 1972 р .:

  •  ГОСТ 6.38-72 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів »;
  •  ГОСТ 6.39-72 «Уніфіковані системи документації. Система організаційно-розпорядчої документації. Формуляр-зразок ».

У 1990 р ці стандарти були перероблені, їх зміст було об`єднано в один стандарт - ГОСТ 6.38-90 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів », який був перероблений в 1997 р (ГОСТ Р 6.30-97). У 2003 р стандарт був переглянутий, і був затверджений і введений в дію ГОСТ Р 6.30-2003, що діє в даний час.

Процедура розробки та затвердження національних стандартів Російської Федерації, проведення робіт по їх оновленню, а також правила скасування діючих стандартів встановлені ГОСТ Р 1.2-2004. Стандарт передбачає випадки, при яких національний стандарт підлягає оновленню (розділ 5.1 стандарту):

  • якщо зміст стандарту увійшло в протиріччя з федеральними законами, іншими нормативними правовими актами Російської Федерації, технічними регламентами, цілями і принципами національної стандартизації та в результаті не задовольняє сучасним економічним, соціальним чи іншим потребам країни, в тому числі не відповідає рівню розвитку науки і техніки;
  •  якщо зміст стандарту перешкоджає дотриманню знову укладеного міжнародної угоди;
  •  якщо зміст стандарту суперечить змісту знову розробляється або іншого оновлюваного національного стандарту Російської Федерації (в тому числі міждержавного стандарту, введеного в дію в якості національного стандарту), або якщо ці стандарти дублюють один одного.

Ситуація, що склалася в даний час зі стандартом 6.30-2003, відповідає першій із зазначених причин, що дають підставу для перегляду стандарту. За час, що минув з 2003 року, в законодавстві в сфері інформації та документації відбулися серйозні зміни: був прийнятий новий закон «Про інформацію, інформаційні технології і про захист інформації» (27.07.2006 № 149-ФЗ), новий закон «Про електронний підпис »(06.04.2011 № 63-ФЗ), постановою Кабінету Міністрів України від 15.06.2009 № 477 було затверджено Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади (далі - Правила діловодства), що встановлюють, в тому числі, склад реквізитів документів. Правила оформлення реквізитів, встановлених Правилами діловодства в федеральних органах виконавчої влади, викладені в Методичних рекомендаціях з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затв. наказом Росархіву від 23.12.2009 № 76.

Напрямки вдосконалення ГОСТ Р 6.30-2003

Основні напрямки вдосконалення ГОСТ Р 6.30-2003 визначаються його змістом. У стандарті три розділи:

в першому розділі встановлюється склад реквізитів документів-в другому -Вимоги до оформлення реквізитів документів-в третьому - вимоги до бланків документів.

Стандарт має два додатки:

А - схеми розташування реквізитів і Б - зразки бланків документів.

Нагадаємо, що в попередніх редакціях в стандарті було присутнє ще два розділи: в одному з них встановлювалися правила виготовлення документів засобами друкарської техніки, в іншому - порядок обліку бланків з відтворенням Державного герба Російської Федерації. Виняток з стандарту розділу про правила виготовлення документів (шрифти, інтервали, розташування реквізитів на бланку) було викликано тим, що в кінці 1980-х - початку 1990-х років йшла зміна технічних засобів виготовлення документів: друкарські машинки замінялися засобами комп`ютерної техніки, для виготовлення документів застосовувалися різні текстові редактори, не було єдності в застосуванні шрифтів і ін. в той момент виробити єдині вимоги до виготовлення документів не представлялося можливим. Інша ситуація спостерігається в даний час: для виготовлення документів і в органах влади, і в організаціях застосовується переважно текстовий редактор MS Word, який має стандартизований набір шрифтів, що дозволяє сформулювати основні положення щодо застосовуваних для виготовлення документів шрифтів, їх гарнітур і розмірів, а також встановити інтервали між рядками при підготовці документа та ін.

Що ж стосується розділу, який встановлює порядок обліку бланків з зображенням Державного герба Російської Федерації, то цей розділ включати в стандарт видається недоцільним, оскільки порядок використання таких бланків регламентований Правилами діловодства і названими вище Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади.

Очевидно, що основні зміни повинні торкнутися розділів стандарту, що визначають склад реквізитів документів, ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Вимоги до оформлення документів »: рух впередвимоги до їх оформлення, вимоги до бланків документів.

Розглянемо послідовно, які положення стандарту потребують змін і якими можуть бути ці зміни.

Зміни в складі реквізитів документів

Перше, на що слід звернути увагу, - це на розбіжності в складі реквізитів і в ряді випадків в їхніх назвах між ГОСТом Р 6.30-2003 і Правилами діловодства. Відмінності в кількості реквізитів пояснюються тим, що Правила діловодства призначені для федеральних органів виконавчої влади, а стандарт - для будь-яких організацій, як державних, так і недержавних. Дійсно, є реквізити, які не використовуються при документуванні діяльності в федеральних органах виконавчої влади (герб суб`єкта Російської Федерації, код організації-основний державний реєстраційний номер (ОГРН) юридичної особи-ідентифікаційний номер платника податків / код причини постановки на облік ІПН / КПП). Оскільки сфера дії стандарту ширше сфери дії Правил діловодства, саме стандарт повинен включати реквізити, що застосовуються при підготовці документів в будь-якому органі влади і в будь-якій організації, незалежно від її організаційно-правової форми та форми власності.

Більш того, в цій частині стандарт повинен бути доповнений, як мінімум, двома реквізитами, використовуваними на практиці, але відсутніми в чинному стандарті, це:

  • герб (гербовий знак) або інший офіційний символ муніципального освіти;
  •  найменування посади особи - автора документа (реквізит посадової бланка).

Стандарт в чинній редакції в переліку реквізитів містить реквізити «Державний герб Російської Федерації» і «герб суб`єкта Російської Федерації». Відповідно до чинного законодавства офіційні символи (герби, гербові знаки) можуть мати муніципальні освіти, це передбачено ст. 9 Федерального закону «Про загальні принципи організації місцевого самоврядування в Російській Федерації»:




 «Муніципальні освіти відповідно до федеральним законодавством і геральдичними правилами має право встановлювати офіційні символи, що відображають історичні, культурні, національні та інші місцеві традиції і особливості».

Оскільки в стандарті є реквізити «Державний герб Російської Федерації » і «герб суб`єкта Російської Федерації », вважаємо, що було б правильним ввести в стандарт один реквізит, що позначає герб, але в такій редакції:

 «Герб (державний, суб`єкта Російської Федерації, муніципального освіти)».

Це можливо з тієї причини, що при підготовці документів на бланках відтворюється зображення тільки одного із зазначених гербів в залежності від того, якими повноваженнями і правами володіє орган влади.

реквізит «Найменування посади особи - автора документа » чинним стандартом не передбачено, хоча в розділі 4 «Вимоги до бланків документів» згадуються бланки посадових осіб, а в додатку Б стандарту є зразок бланка посадової особи. З цього прикладу випливає (і це підтверджує практика), що в бланку посадової особи вказується, поряд з найменуванням організації (або території, якщо це бланки керівників територіальних утворень), назва посади особи (як правило, це посада керівника або заступника керівника органу влади або організації). На відміну від ГОСТ Р 6.30-2003, Правила діловодства включають цей реквізит, але під назвою «Посада особи - автора документа ». Вважаємо, що цей реквізит необхідно включити і в стандарт, але в редакції:

Склад реквізитів документів повинен бути доповнений як мінімум ще одним реквізитом - відміткою про конфіденційність або грифом обмеження доступу до документа. На практиці цей реквізит використовується в усіх органах влади та організаціях, що працюють з документами, що містять інформацію обмеженого доступу. Залежно від виду інформації це можуть бути грифи (позначки) конфіденційності (Для службового користування, Комерційна таємниця, Конфіденційно) Або секретності (Таємно, Цілком таємно, Особливої важливості).

У Правилах діловодства даний реквізит присутній у вигляді «Відмітки про конфіденційність», що цілком виправдано, тому що Правила діловодства не поширюються на документи, що містять інформацію, що становить державну таємницю.

Нагадаємо, що в попередній редакції стандарту - ГОСТ Р 6.30-97 - був реквізит «Гриф обмеження доступу до документа »: Стандарт визначав місце його розташування на бланку (документі) на першому аркуші документа, вгорі праворуч від кордону верхнього поля. Стандарт не визначав мовну форму реквізиту, а лише вказував на місце його розташування. Крім того, в стандарті говорилося, що гриф обмеження доступу до документа може бути доповнений іншими даними, передбаченими законодавством про інформацію. З ГОСТу Р 6.30-2003 реквізит «Гриф обмеження доступу до документа » був виключений у зв`язку з тим, що Росархів як розробник стандарту не мав права встановлювати вимоги, що стосуються захисту інформації, що було відзначено в процесі узгодження стандарту.

З огляду на, що стандарт фактично закріплював лише факт існування даного реквізиту та місце його розміщення на документі, а також беручи до уваги важливість цього реквізиту для організації роботи з документами, що містять інформацію обмеженого доступу, вважаємо за доцільне включити його в нову редакцію стандарту за умови, що стандарт не встановлюватиме вимог до змістовної частини реквізиту.




У чинній редакції стандарту перелік реквізитів, що використовуються при роботі з документами, дан в послідовності їх розташування в формулярі документа (див. Схему розташування реквізитів у додатку А до ГОСТу Р 6.30-2003). При цьому не враховується, в якому відношенні один до одного знаходяться реквізити, яку роль в діловодстві вони грають, в яких документах використовуються. Систематизувати реквізити по всіх можливих підстав - не завдання стандарту. Разом з тим, було б корисно систематизувати по їх ролі в процесі документування та подальшої роботи з документами. З цієї точки зору всі реквізити можна було б розділити на кілька груп:

  1. Реквізити бланка, включаючи позначки для розташування реквізитів.
  2. Реквізити, які використовуються при підготовці документів (незалежно від виду або різновиду документів, оскільки оформлення реквізитів не залежить від того, який документ готується).
  3. Реквізити, необхідні для організації документообігу та зберігання документів.

В першу групу увійдуть такі реквізити, як:

У стандарт слід включити деякі нові положення, яких немає в ГОСТ Р 6.30-2003 і не було в попередніх редакціях стандарту. Як приклад можна привести правила оформлення відмітки про програму на нормативних правових актах, які є додатками до реєстрації актів. В даний час стандарт говорить про те, що на додатку до розпорядчого наказом (розпорядженням, розпорядженням) повинна бути відмітка про додаток за формою:

Додаток № 2

до наказу Росархіву

від 26.12.2009 № 63

Крім того, в стандарті є положення про те, що на яке затверджується документі, незалежно від того, є він додатком до розпорядчого документа чи ні, повинен бути гриф обмеження доступу до за формою, встановленою стандартом. Наприклад, якщо інструкція затверджена розпорядчим документом, на ній повинен бути гриф обмеження доступу до за формою:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом Росархіву

від 26.12.2009 № 63

Отже, виходячи з положень стандарту, на яке затверджується розпорядчим документом нормативно-правового акта (додатку) має бути два реквізити: відмітка про додаток і гриф твердження, що містять повторювану інформацію (назва виду документа, дату і номер документа).

Очевидно, що в даному випадку на нормативно-правового акта (додатку до розпорядчого документа) досить вказати позначку про програму:

 «Додаток» або «Додаток № 1», нижче - гриф обмеження доступу до, що містить посилання на нормативний документ, яким затверджено документ, який є додатком.

У новій редакції стандарту потрібно уточнити і правила оформлення деяких реквізитів, наприклад, такого реквізиту, як «Гриф узгодження » (П. 3.23 стандарту). У чинній редакції, встановлюючи порядок оформлення цього реквізиту, стандарт нічого не говорить про місце проставлення грифа узгодження на документі, в зв`язку з чим на практиці часто виникають питання, де повинен розташовуватися гриф узгодження: на першому аркуші документа угорі ліворуч на рівні грифа затвердження, який , якщо це затверджується документ, в свою чергу розташовується вгорі праворуч, або на останньому аркуші документа. Стандартом передбачається можливість узгодження проекту документа листом або колегіальним (дорадчим) органом (в цьому випадку в грифі погодження дається посилання на протокол засідання), але не міститься ніяких вказівок, додаються чи до документа відповідно лист, протокол (витяг з протоколу) чи ні.

Більш чіткі правила передбачені стандартом щодо оформлення віз на документі (відміток про внутрішньому узгодженні), але в зв`язку з переходом на електронний документообіг виникає необхідність регламентувати порядок візування документів при електронному узгодженні в випадках, коли використовується тільки документ на електронному носії (тобто аналог на паперовому носії не створюється), і в випадках, коли в результаті створюється документ на паперовому носії.

У чинній редакції стандарт не встановлює правил оформлення титульного аркуша на організаційно-розпорядчих документах, хоча багато документів і, перш за все, нормативні правові акти, наприклад, статут організації, оформляються в титульному листі.

Потребує уточнення і питання завірення документів печаткою, зокрема, питання про місце проставлення печатки. У чинній редакції стандарту йдеться лише про те, що друк засвідчує справжність підпису посадової особи на документах, що засвідчують права осіб, фіксують факти, пов`язані з фінансовими засобами, а також на інших документах, що передбачають засвідчення справжньої підписи. Разом з тим, для практики документування важливо і те, в якому місці проставляється печатка і як вона проставляється.

Можна навести ще ряд прикладів, які свідчать про необхідність встановлення більш чітких правил оформлення реквізитів документів.

Вимоги до бланків документів

Ще один розділ стандарту - це розділ, що встановлює вимоги до бланків документів.

У чинній редакції стандарту в розділі «Вимоги до бланків документів» були допущені помилки при перерахуванні реквізитів загального бланка, бланка листи, бланка конкретного виду документів (розділ 4.7 стандарту), що викликає чимало запитань у фахівців при розробці бланків документів.

Наприклад, в бланк листа включені реквізити «Місце складання або видання документа » (Реквізит 14), «Відмітка про контроль » (Реквізит 19), в той час як не той, ні інший в бланках листів не використовуються. На жаль, ця помилка не єдина.

Допущені помилки і в схемах розташування реквізитів у додатку А до стандарту (рис. А1 і А2).

Зокрема, відповідно до даних схемами реквізит 16 «Гриф обмеження доступу до документа » розташовується не в робочій зоні документа, а на верхньому полі документа, що абсолютно виключено.

При перегляді стандарту потрібно вирішити і питання використання загального бланка. В даний час загальні бланки використовуються виключно в органах влади і застосовуються дуже обмежено. Загальний бланк - це бланк, що містить, фактично, тільки кілька реквізитів: найменування організації - автора документа, місце складання (видання) документа і позначки для дати і реєстраційного номера документа. З цієї причини загальний бланк може використовуватися для підготовки різних документів (протоколів, актів та ін.), При цьому назва виду документа карбується в загальний бланк при оформленні документа. Оскільки загальні бланки використовувалися для підготовки, головним чином, внутрішніх документів, організації в більшості своїй відмовилися від загальних бланків на користь комп`ютерних (електронних) шаблонів конкретних видів документів.

Використання електронних шаблонів бланків, що виключають необхідність виготовлення бланків на паперовому носії, - ще одне питання, яке також має бути відображений в новій редакції стандарту.

При підготовці нової редакції стандарту також треба повернутися до питання про двомовних бланках (і навіть бланках на трьох мовах) і дати більш чіткі та конкретні норми щодо таких бланків.



ІНШЕ

Бланки документів у 2017 році фото

Бланки документів у 2017 році

Будь-який документ має ряд обов`язкових реквізитів, які залежать від найменування документації. Бувають ситуації, в…

Бланк документа фото

Бланк документа

Незалежно від того, якими бланками користується організація, в будь-якому випадку бланк повинен бути побудований…

Реквізити в 2017 році фото

Реквізити в 2017 році

Кожен офіційний документ має ряд реквізитів, які надають даній діловому папері юридичну силу. Більш того, обов`язковий…

Бланки документів фото

Бланки документів

Для спрощення процедури оформлення документів багато організацій використовують бланки документів. Про те, які види…

Оформлення додатків фото

Оформлення додатків

Багато управлінські документи мають додатки. Додатком до документа може бути як самостійний, остаточно оформлений і…

» » Гост р 6.30-2003 «усд. Усорд. Вимоги до оформлення документів »: рух вперед