Міфи про професії персонального асистента

Відео: Співбесіда помічника керівника. Серія 1, частина 2

Розкажіть, як складалася Ваша кар`єра і професійна діяльність і яку освіту цьому передувало?

Коли я ще вчився в Кіровському філії Московського гуманітарно-економічного інституту на юридичному факультеті, дуже вдало склалися обставини і мої знайомі запропонували мені спробувати свої сили в підборі персоналу. Цей процес захопив мене на цілих два роки, хоча спочатку я не міг припустити, що потраплю в цю область. Компанія, в якій я працював, по місцевих масштабах була досить великою, займалася будівництвом житлових будинків. Я успішно справлявся зі своїми обов`язками завдяки тому, що завжди прагнув максимально точно зрозуміти, що хоче від мене замовник або мій керівник, і те, що їм було потрібно, я надавав в кращому вигляді. Зрозуміло, траплялися і промахи, але я їм був тільки радий, так як в цьому бачив привід проаналізувати ситуацію і дізнатися, що було зроблено не так, щоб в подальшому подібних помилок можна було уникнути.

Мені подобається займатися самоосвітою, оскільки саме таким способом можна найбільш докладно вивчити це питання. Якщо ж відповідь не вдається знайти, можна звернутися до авторитетних людей (навколо мене вони завжди були) за роз`ясненням або відвідати спеціалізовані курси, тренінги, семінари і т.д. На даний момент я вивчаю англійську мову виключно сам, хочу собі довести, що зможу і що в цьому немає нічого складного.

Після інституту я знову працював в сфері рекрутингу, тільки вже в Москві, але теж менеджером з підбору персоналу, причому, в єдиній особі, в невеликій компанії. Я сам приймав рішення про вихід людей на службу і займався їх адаптацією. Саме там, на мій погляд, я і придбав ті якості, які мені допомогли потрапити в «Евросеть» (лідерство, самостійність, відповідальність за прийняття рішень).

Розкажіть про свою справжню роботі. Що входить у Ваші обов`язки зараз?

В «Евросеть» я потрапив знову-таки випадково в кінці квітня минулого року. Був дощовий осінній день, коли мені подзвонили і запросили на співбесіду з приводу посади координатора управління оцінки та розвитку персоналу. За тиждень я пройшов чотири етапи співбесіди. Трудові обов`язки здалися мені цікавими, і я погодився.

Через приблизно півтора місяця мені надійшла пропозиція від мого нинішнього керівника, директора Управління оцінки і розвитку персоналу Павла Ромашінса, спробувати себе в якості його персонального асистента. Я погодився без довгих роздумів, оскільки завжди мріяв про керівника-наставника, у якого я буду вчитися.

Павло Ромашінс в компанії «Евросеть» - топ-керівник, і в його обов`язки входить здебільшого розробка стратегії і її впровадження. Ще він проводить заняття, метою яких є розвиток персоналу компанії в цілому або якихось певних ключових навичок, важливих для компанії.

Що стосується моїх обов`язків, то я займаюся адміністративною підтримкою практично всіх проектів, які веде мій керівник (заняття, тренінги, семінари, виступи), організую його переміщення по країні, допомагаю при вирішенні виникаючих службових питань і взаємодії зі структурними підрозділами компанії, організую навчання для співробітників.

Чи входить у Ваші обов`язки виконання особистих доручень керівника?

Виконання особистих доручень керівника входить в мої обов`язки, на те я і персональний асистент.

До речі, з особистими дорученнями був пов`язаний і один незвичайний випадок. Якось мені на пошту від керівника прийшов лист. В темі листа було написано «хочу», в поле для тексту - порожньо, а у вкладенні - картинка: якийсь предмет - синій з пластмасовою ручкою, а всередині все затягнуто поліетиленом. Я дуже довго здогадувався, що це може бути, а коли мої здогади увінчалися успіхом, виявилося, що в Росії цей товар не продають: довелося складними шляхами замовляти його в Англії. Цим синім предметом виявився повітряний бластер, який стріляє на пристойну відстань потоком повітря.

Існує стереотип, що посада секретаря, асистента, помічника виключно жіноча. Як Ви ставитеся до цієї думки?

Так, існує такий міф, що посаду персонального асистента - це виключно жіноча професія. На мій погляд, приналежності у цій професії до певної статі немає. Тут виникає проблема вибору у самого керівника, кого він хоче бачити в якості помічника, кому він більше готовий довірити свої справи, в кого він буде більше впевнений.

Часом мені здається, що ця професія, навпаки, виключно чоловіча, по крайней мере, в моєму випадку. Я вважаю, що персональний асистент повинен бути тієї ж статі, що і керівник, оскільки саме в такому союзі можна вершити справи і довіряти один одному в будь-яких питаннях. Особисто я не уявляю, що на моєму місці могла б бути дівчина. Але навіть якщо б так сталося, то вона б точно повинна була мати набір чоловічих якостей, починаючи з фізичної сили і закінчуючи розважливістю і здоровим глуздом.

Частенько на заняття ми приносимо своє обладнання і речі, які будемо використовувати, а все це в сукупності важить дуже багато.

Іноді режим нон-стоп забирає всі сили і час-частенько потрібно керуватися не емоціями, а здоровим глуздом. Хоча б з цих причин у мене виникає думка, що комфортніше бути персональним асистентом саме чоловікові (в моєму випадку).

Останнім часом з`являється все більше вакансій персональних асистентів і помічників. Це правильно, оскільки їх праця сильно розвантажує керівника і дає йому більше вільного простору для основних і нових справ.

А якими Ви бачите перспективи свого кар`єрного росту? В яких напрямках плануєте розвиватися?

Говорячи про подальший розвиток, головне завдання у мене стати не вузькопрофільних фахівцем, а розвиватися в різних областях, щоб не залежати від потреб ринку, бути гнучким і вміти в усьому знаходити неординарні рішення. Якщо подумати, ким саме я бачу себе через певний проміжок часу, точно можу сказати, що я буду займатися своїми проектами.

Хотілося б спробувати себе в тренінгах, в бізнес-консультуванні, можливо, в більш віддаленому майбутньому зайнятися викладацькою діяльністю, в ідеалі - мати свій бізнес.

Які професійні і особисті якості Ви придбали за час роботи персональним асистентом?

За весь час, що я працюю персональним асистентом, я став більш активний, наполегливий, впевнений в собі і своїх силах. Якщо раніше при виконанні будь-яких завдань в голові виникало внутрішній діалог (сумніви, страхи, відмовки типу «а що якщо ...»), то зараз він повністю відсутній: я все роблю на автоматі і в процесі вже коректую свої дії в залежності від того , як складається ситуація. Я почав ще більше читати, оскільки відчуваю, що часом мені не вистачає інформації.

Якщо я раніше міг прочитати одну книгу на місяць, то зараз я паралельно вивчаю три менше ніж за місяць: аудіо-книгу слухаю, коли їду в офіс, другу книгу читаю, коли повертаюся додому, третю - перед сном. До речі, це дуже хороший тренажер для структурування думок, коли читаєш кілька книг одночасно.

Не хочу визнавати це, але, по всій видимості, я став трудоголіком. З одного боку, це добре: адже щоб зібрати урожай, треба його спочатку посіяти. Але з іншого боку, залишається мало часу на особисті справи (але на даний момент для мене це не настільки важливо).

Відео: Професія особистий помічник керівника: чому стає популярна ця робота і які особливості?

Я навчився планувати. Важливо вміти планувати не щодня, а щотижня - це підвищує ефективність не тільки професійної, а й особистої діяльності в рази.

Ви людина активна і життєрадісна. Розкажіть про Ваші способах боротьби з рутиною і поганим настроєм.

Ніколи не страждав перепадами настрою або депресіями, завжди знаходив способи з цим справлятися. З рутиною боротися не треба, якщо не брати до уваги її такою. Досить просто виходити за стандартні рамки звичних справ або вносити трохи творчості в рутинний процес.

Найбільш наочний приклад - це службова переписка, рутина ще та. Коли я пишу лист, вибираю якийсь нестандартне привітання, в тексті використовую замість звичайних слів більш цікаві вирази.

Відео: Гірка ПРАВДА про професії геодезиста! Засновано на реальних подіях

Наприклад, мій підпис не стандартна "з повагою, Дмитро Швецов», а «з добрим словом і позитивної думкою, Дмитро Швецов».

Також в листах при зверненні я пишу, наприклад, не «Іван, добрий день!» Або «Іван, здрастуйте!», А намагаюся підібрати кожен раз щось нове. Якщо за вікном сонце, то я пишу: «Іван, відмінного сонячного дня!» Або ж просто «прекрасного дня!».

Відео: Професії - Стоматолог

Бути може, це іноді виходить якось корявенько, тим не менш, такий підхід не дає мені вважати переписку рутиною.

Поза сумнівом, є справи, які відбуваються виключно згідно певним вимогам, і це повторюється з дня на день. З цим теж можна впоратися: адже всім відомо, що з яким настроєм підійдеш до справи, так воно і пройде. Позитив, життєрадісність, творчий підхід і здоровий глузд - ось інструменти, якими можна урізноманітнити повсякденні обов`язки.

З чого має розпочатися робочий день, щоб він пройшов «на ура»?

Мій день починається дуже швидко. З того моменту, як я відкрив очі, і до того моменту, як опинився на вулиці, проходить хвилин 5-6, не більше. Вранці я завжди вигулюю собаку, і я взяв собі за правило робити це відразу, як тільки прокинувся. На це є дві причини: моя собака не любить чекати, і друга - це спонукає швидко вставати, щоб підбадьоритися і задати собі темп на цілий день.

Не так давно прочитав у книзі, що для вироблення звички необхідно 21 день. Зараз ставлю один цікавий експеримент, пройшло 6 днів: щоранку, спускаючись в метро, починаю посміхатися і ловити погляди людей, це піднімає мені настрій. Мета: робити це автоматично, а не кожного разу «включати» посмішку.

Коли я приїжджаю в офіс, у мене вже гарний настрій, позитивний настрій, бадьорість - все те, що потрібно для гарного початку трудового дня. Зрозуміло, бувають і збої в моїй програмі, але це й на краще - інакше я відчував би себе роботом.

Які Ваші основні правила планування робочого дня? І чи можна застосувати взагалі поняття «графік» до Вашої роботі?

Чіткого графіка (з 9:00 до 18:00) у мене немає. День починається завжди по-різному і закінчується ще більш несподівано. У мене є поточні завдання, які мій керівник ставить переді мною щодня. У частині таких постійних справ планувати трудовий день / тиждень досить просто:

по кожній категорії моїх обов`язків я виділяю термінові і нетермінові справи, термінові виконую відразу, для нетермінових - визначаю проміжок часу, протягом якого я можу їх виконати, і прагну в нього вкластися.

Але дуже часто виникають завдання незаплановані, які ставить переді мною мій керівник, тоді я міняю план дій або ж роблю все паралельно - благо, в наш час технології дозволяють дуже багато.

Наприклад, перебуваючи на зустрічі, можна з телефону встигати відправляти важливі листи.

Бувають такі моменти, коли я не знаю, як краще вчинити. Тоді цінну пораду керівника дуже допомагає і додає впевненості і сили.

Таке буває при складанні будь-яких документів або при взаємодії з іншими підрозділами компанії, коли потрібно щось від них отримати. Мій керівник підказує, до кого краще підійти, що це за людина і як з ним спілкуватися.

Планування дня / тижня керівника вже складніше, оскільки терміновість він визначає сам, і завдання в процесі можуть коригуватися. Є ряд завдань, які не мають термінів і особливої важливості - про них я іноді забуваю, але рівно до того моменту, поки вони не стануть мегасрочнимі або поки раптом у мене не з`явилося час ними зайнятися.

У всіх періодично виникають якісь дрібні завдання, які з кожним днем накопичуються і накопичуються, а коли підходить час з ними розібратися, виявляється, що їх накопичилося дуже багато, і тепер, щоб їх виконати, потрібно чимало часу. З такою ситуацією я одного разу зіткнувся, і з тих пір намагаюся не накопичувати такі завдання, а виконувати їх відразу, як тільки вони з`являються. Це дуже гарне правило, оскільки воно вчить швидко перемикатися з однієї діяльності на іншу, а іноді і робити щось паралельно, тим самим підвищуючи свою ефективність.

Чи вважаєте Ви себе для свого керівника незамінною людиною?

Незамінних людей не буває! Бувають люди, яких замінювати не хочуть, так як вони дуже корисні. Я досить пристойно в деяких справах Разгружаю свого керівника. Але крім професійної користі важливим критерієм у вдалому співпраці є довіра. Між мною і керівником абсолютна довіра і свобода у вираженні своїх думок.

Якщо я щось хочу сказати керівнику - я підходжу і кажу йому про це, а не розмірковую, як краще піднести цю інформацію. Якщо я вважаю, що завдання, яке він мені поставив, можна вирішити по-іншому, я обов`язково про це повідомлю: скажу, які плюси і мінуси, на мій погляд, тут існують.

З керівником я постійно на зв`язку, і якщо рано вранці або вночі прийде смс або задзвонить телефон, в цьому нічого страшного немає. Вночі, звичайно, ми намагаємося не дзвонити один одному, але есемесками частенько перемовляємося, особливо якщо він знаходиться в іншому місті або країні, коли є різниця в часі і справа дуже термінове.

Також не менш важливо правильне виконання поставлених завдань - у мене бувають промахи, я іноді дозволяю собі якусь вільність, але за всі свої вільні дії я несу повну відповідальність.

Маючи на увазі професійну діяльність, я вважаю, що як тільки людина перестала вчитися, перестав черпати нові знання, зупинився в розвитку, його треба відразу міняти. Моя тяга до знань і розвитку на даний момент настільки велика, що мене абсолютно немає чого замінювати.

Яким, на Вашу думку, повинен бути ідеальний керівник?

Керівник не повинен бути ідеальним. Інакше від нього швидко втечуть, а якщо і не втечуть, то користі своїм підлеглим він не принесе.

У моєму розумінні ідеальний керівник - це людина, яка володіє певним набором якостей, які підлеглі хотіли б у ньому бачити.

Якби я збирав образ ідеального керівника, я несвідомо наділив би його всіма тими якостями, які роблять моє взаємодія з ним комфортним. Але в абсолютному комфорті немає користі. Щоб чогось навчитися, потрібно періодично максимально віддалятися від зони комфорту, тому слово «ідеал» мені б не хотілося вживати по відношенню до свого керівника.

Керівник - це вчитель, а завдання хорошого вчителя - вміти використовувати різні способи і методи для того, щоб передавати знання, причому, передавати їх так, щоб ці знання засвоювалися. Завдання підлеглого (учня) - виконувати все, що говорить керівник, і довіритися обраному курсу, але при цьому не втрачати самовладання і думати самому.

Якщо брати до уваги рамки компанії, то відносини керівник-підлеглий по типу вчитель-учень - це вірний шлях до успішних проектів і, як наслідок, до прибутку компанії.

Чому Ви навчилися у свого керівника?

Я давно помітив за собою таку особливість: я мимоволі копіюю тих людей, з ким занадто часто спілкуюся або взаємодію з яких-небудь питань. Причому, це відбувається само собою, чому я дуже радий. У свого керівника я переймаю все, що мені здається корисним, але поки не виходить перейняти те, що розходиться з моїми принципами або просто з якимись речами, до яких я, напевно, ще не доріс. Дуже багато хто говорить, що ми схожі, тепер я розумію, чому. Манеру поведінки перейняти не складно, а ось знання і досвід, якими володіє мій керівник - цього мені доведеться довго вчитися. Іноді його виходи зі складних ситуацій мене дуже сильно дивують.

Якщо говорити про конкретні якостях, яким я навчився у керівника, то я:

• перестав лінуватися, проводити час без користі, замислюватися про те, як на мене подивляться і що подумають при вираженні своїх емоцій;
• став більш мобільний, наполегливий, впевнений, комунікабельний;
• навчився набирати смс зі швидкістю світла;
• почав використовувати речі за їх призначенням.

Самий елементарний приклад - це липучка на зарядному пристрої від ноутбука, яка скріплює провід. Якщо раніше я скручував його як попало, то зараз акуратно змотують і скріплюю липучкою;

• став більш уважним до деталей.

А якщо у Вашого начальника поганий настрій, як Ви на нього реагуєте?

Якщо у мого керівника поганий настрій, то у мене воно гарне, якщо у мого керівника гарний настрій, то у мене воно ще краще. Ні для кого не секрет, що настрій передається, а відмінний настрій передається набагато швидше. Звідси висновок: будь в хорошому настрої, і ніщо, і ніхто не зможе тобі його зіпсувати, поки ти сам цього не захочеш.

За весь час, поки ми працюємо разом, у нас не виникало будь-яких серйозних конфліктних ситуацій, та й несерйозних я теж не пригадую. Вони, можливо, і були, але, не побоюся цього слова, мудрість мого керівника і моє позитивне ставлення до всього не дають розвиватися яких-небудь негативних проявів.

Я людина неконфліктна, на невдоволення або злість у мене одна відповідь - це посмішка. Розумна людина ніколи не зробить поганого, не стане кричати або критикувати не по справі, а на дурнів увагу звертати немає сенсу.

Що для Вас важливо в спілкуванні з людьми?

Для мене в спілкуванні з колегами дуже важливий командний дух - він мотивує. Приємно відчувати, що є люди, до яких можна звернутися за допомогою з питань, в яких ти не компетентний. Або коли все трудяться над одним проектом, але кожен виконує різні функції, а потім все з`єднується і виходить один єдиний робочий механізм.

Хороша команда, здебільшого, це не та, в якій склалися відмінні взаємини і люди схожі один на одного, а та, в якій все абсолютно різні, але зате при досягненні загального результату вони утворюють одне ціле, єдиний механізм, який має максимальний ККД .

Також важливо розуміння при взаємодії з колегами з інших підрозділів. Результатом будь-якого спілкування може бути 4 виходи: програш-виграш, виграш-програш, програш-програш і виграш-виграш. Я завжди дотримуюся результату виграш-виграш, а тут без розуміння ніяк не обійтися - щоб досягти бажаного і при цьому не залишити в програшній ситуації опонента. Зрозуміло, можна добиватися того, чого хочеш, будь-якими шляхами, і в тому числі йти по головах, але це не мій шлях. Для мене важливо зберегти хороші відносини.

Буває, що в ситуації, що склалася є дві протилежні думки, і домовитися не виходить. Тоді я пропоную не робити висновків до тих пір, поки обидві сторони не прийдуть до чогось спільного. І рідко коли хтось відмовляється від такого варіанта.

Як зробити максимально ефективною комунікацію між колегами по роботі, діловими партнерами і т.д.? Чи є тут універсальні правила, які підходять всім і завжди?

Будь-яка комунікація або коли про щось домовляються або намагаються бути почутими - це продаж в тій чи іншій мірі. У мене є універсальне правило в спілкуванні, яке діє. Воно звучить дуже просто: хочеш досягти позитивного результату - з`ясуй справжню потребу свого співрозмовника і дай йому те, що він хоче. При цьому не можна забувати про позитивний настрій і доброзичливість.

Розкажіть про те, як проводите вільний час, про хобі.

У вільний час я найчастіше читаю. Крім цього, я вже років сім граю в російський більярд. У студентські роки присвячував цьому дуже багато часу, щоб крім задоволення отримувати ще й дохід. На даний момент граю виключно заради задоволення, але не так часто, як хотілося б. Також намагаюся підтримувати себе в хорошій фізичній формі. Поки було тепло, займався на турніку і брусах, здійснював велосипедні прогулянки. З настанням холодів в планах почати бігати, благо у будинку є відмінний ставок, навколо якого можна навертати кола. А ще я колекціоную цікаві, кумедні, смішні відеоролики, яких зараз накопичилося близько 1000.

Наближається прекрасний весняний свято, свято жіночності і краси - 8 березня. Побажайте що-небудь нашим читачкам і взагалі всім жінкам планети.

Я хочу побажати вам море квітів, більше яскравих сонячних днів, щастя вселенського масштабу і, звичайно ж, богатирського здоров`я, підкріпленого чистої, щирою любов`ю!