Підготовка документів до архівного зберігання
Систематизація та зберігання документів - Підготовка документів до архівного зберіганняФорма листа-завірителя…
Однак ланцюжок виконуваних дій з персональними даними - від їх отримання, обробки, передачі і до зберігання і т.д. - не завжди цими фахівцями дотримується відповідно до внутрішніх нормативних актів організації і законодавством РФ. Таким чином відбувається пряме порушення права працівників на захист їхніх персональних даних. Як роботодавцю і працівникові убезпечити себе в цьому питанні? Адже жорстка міра відповідальності роботодавця за порушення норм, що регулюють обробку і захист персональних даних, нерідко вельми згубна для іміджу компанії.
Діяльність практично кожної компанії пов`язана з набором персоналу, коли потрібно проводити отримання, обробку, зберігання та передачу відомостей про співробітників. Найчастіше при влаштуванні на нову роботу претендента просять надати відомості про свою особу.
На підставі чинної редакції Федерального закону Російської Федерації від 27.07.2006 № 152-ФЗ «Про персональних даних» (далі - Закон про персональні дані) використовується наступне ключове поняття: персональні дані - будь-яка інформація, що стосується прямо або побічно певного або визначається фізичній особі (суб`єкту персональних даних) (ст. 3 Закону про персональні дані).
У розрізі робочих відносин це інформація, яка потрібна роботодавцю для знайомства з трудовою діяльністю нового співробітника: прізвище, ім`я, по батькові, рік, місяць, дата і місце народження, адреса, сімейний, соціальний стан, освіта і професія, доходи та ін. - наведений перелік є відкритим.
Першими кадровими документами при прийомі на роботу, що включають персональні дані, будуть анкета або особовий листок з обліку кадрів, розроблені і затверджені наказом по організації.
Особовий листок з обліку кадрів - документ, що містить біографічні дані про працівника, в т.ч. і особисті. Особовий листок по своїй структурі нагадує анкету, яку працівник заповнює при прийомі на роботу. Але між цими документами є відмінність: анкета працівником заповнюється до початку прийому на роботу (підшивається до особової справи при позитивному результаті), особовий листок з обліку кадрів заповнюється вже після прийому на роботу.
Кожен роботодавець, керуючись постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 № 1 «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати», зобов`язувався заводити на весь персонал особову картку форми Т-2. Однак з 1 січня 2013 року з`явилися значні зміни в зв`язку з введенням Федерального закону від 06.12.2011 № 402-ФЗ «Про бухгалтерський облік ».
Цим законом не затверджується настійна застосування стандартизованих форм для оформлення первинної облікової документації. Приватні компанії мають право використовувати форми первинних облікових документів, розроблені ними індивідуально. З іншого боку, оформлення документації з застосуванням індивідуально виготовлених форм для обліку праці та її оплати може спричинити за собою деякі питання з боку перевіряючих органів. Тому компаніям раціональніше користуватися стандартними формами, зазначеними в вищезазначеному постанові.
Після прийому на роботу збирається пакет документів на кожного працівника, який становить особиста справа співробітника. У процесі всієї трудової діяльності працівника роботодавець збирає і зберігає документи, що містять персональні дані.
Документи, що містять персональні дані працівника:
Утримувати персональну інформацію можуть також:
накази по особовому складу, особова картка працівника, доповідні та аналітичні записки, матеріали службових перевірок та розслідувань, інші документи, що подаються працівником (довідки, резюме, грамоти та ін.).
Зверніть увагу! Оскільки особисті дані є конфіденційними, роботодавець не може вимагати від працівника подання інформації, яка стосується третіх осіб.
Стаття 3 Закону про персональні дані визначає значення ще одного поняття:
обробка персональних даних - будь-яка дія (операція) або сукупність дій (операцій), що здійснюються з використанням засобів автоматизації або без використання таких засобів з персональними даними, включаючи збір, запис, систематизацію, накопичення, зберігання, уточнення (оновлення, зміна), витяг, використання, передачу (поширення, надання, доступ), знеособлення, блокування, видалення, знищення персональних даних.
Таким чином, під обробкою персональних даних маються на увазі будь-які дії, вироблені з персональними даними.
Наприклад, формування списків працівників по організації, по структурним підрозділам, за професією, освітою та ін.
Компанія, яка обробляє особисту інформацію своїх власних співробітників, за чинним законодавством має статус оператора персональних даних.
Під оператором розуміється державний чи муніципальний орган, юридична чи фізична особа, яка організує і (або) здійснює обробку персональних даних, а також визначає цілі і зміст обробки персональних даних.
Керуючись ст. 86 Трудового кодексу Російської Федерації (далі - ТК РФ), роботодавець здійснює обробку персональних даних співробітника для забезпечення повноцінності прав і свобод людини і громадянина. При цьому необхідно виконувати важливі вимоги, що стосуються даної процедури:
Роботодавець повинен повідомити працівника про цілі, передбачуваних джерелах і способи отримання персональних даних, а також про характер підлягають отриманню персональних даних і наслідки відмови працівника дати письмову згоду на їх отримання;
Особливим чином регламентовані в Законі про персональні дані правила передачі персональних даних третій стороні. З цього випливає, що роботодавцю забороняється передавати персональні дані будь-якої третьої сторони без письмової згоди на передачу персональних даних від самого працівника. Становлять винятку лише ті випадки, коли присутня загроза для життя або здоров`я працівника. Роботодавець зобов`язується попереджати одержувачів анкетних даних співробітника про те, що вони можуть використовуватися тільки в певних конкретних цілях, і запитувати у цих осіб докази виконання ними цієї вимоги згідно із законодавством.
При роботі з персональними даними повинен строго дотримуватися режиму конфіденційності (секретності). В межах компанії документом, що регулює це питання, буде затверджений локальний нормативний акт, відповідно до якого будуть проводитися роботи з персональними даними працівників. Допуск до цих даних дозволяється тільки уповноваженим особам, при цьому зазначені особи повинні мати право отримувати тільки ті персональні дані працівника, які необхідні для виконання конкретних функцій. Нижче представлено зобов`язання про дотримання конфіденційності персональних даних працівників, яка підписує уповноважена особа.
Всі винуватці порушення норм, що регулюють отримання, обробку та захист персональних даних співробітника, відповідно до ст. 90 ТК РФ можуть бути притягнуті до дисциплінарної, матеріальної, цивільно-правової, адміністративної та кримінальної відповідальності, що визначається федеральними законами.
За умовами трудового договору та посадових інструкцій, за поширення персональних даних відповідальність в першу чергу несуть роботодавець і відповідальні співробітники. Чітко регламентовані обов`язки персоналу відділу кадрів, забезпечення роботодавцем належного захисту документів, файлів, карток, облікових журналів і баз даних співробітників і т.д. створюють сприятливі умови для охорони особистої інформації від незаконного доступу.
Статтею 192 ТК РФ передбачається, що в разі витоку конфіденційних відомостей роботодавець має всі права і повноваження на застосування дисциплінарного стягнення у вигляді зауваження, догани або звільнення до співробітника, який є відповідальним за збереження особистої інформації.
Моральної шкоди, заподіяну працівникові незаконними діяннями або бездіяльністю роботодавця, заповнюється працівникові в матеріальній формі в обсязі, визначеному згодою сторін (ст. 237 ТК РФ).
адміністративна відповідальність настає після порушення законодавства при несанкціонованому збиранні, збереженні, використанні або розповсюдженні даних про громадян. Як наслідок, це порушення веде до попередження або накладення адміністративного штрафу.
Цивільно-правова відповідальність веде до покарання у вигляді грошового відшкодування за завдану моральну шкоду, зобов`язує спростувати невірні відомості, які завдали шкоди честі, гідності та репутації громадянина.
Не виключена і кримінальна відповідальність для співробітників, які порушили встановлений законом порядок отримання, обробки та захисту персональних даних. Загроза кримінальної відповідальності є в разі вчинення навмисних, корисливих дій, дій з особистих інтересів, які призвели до порушення прав і свобод громадян.
До переліку документів, що знаходяться в особовій справі, відносяться:
анкета, заява про прийом на роботу, копія наказу про зарахування на роботу, копії диплома про освіту, довідка про проходження медичної комісії, рекомендації та характеристики, трудовий договір, виписка з наказу про прийом на роботу, витяги з протоколів про обрання на посаду, виписка з протоколу про підсумки конкурсу на вакантну посаду, особова картка та інше.
Спочатку до особової справи прикріплюють документацію, яку працівник надав особисто при прийомі на роботу на підставі ТК РФ.
Документи, що включаються до складу особової справи та доповнюються протягом трудової діяльності:
Оформляти особисті справи працівників роботодавцеві не обов`язково, але має сенс їх все-таки вести, особливо коли організація має великий штат співробітників. Однак законодавством РФ передбачається ведення особових справ для співробітників державної служби.
Порядок оформлення особових справ державних службовців врегульоване відповідно до Указу Президента РФ від 01.06.1998 № 640 «Про порядок ведення особових справ осіб, що заміщають державні посади Російської Федерації в порядку призначення і державні посади федеральної державної служби».
Також галузевим нормативним актом може бути покладена відповідальність оформлення особових справ на роботодавця, під яким мається на увазі державна організація.
Що стосується інших організацій або підприємств, то рішення про необхідність ведення особових справ працівників та рішення, на які категорії працівників слід їх заводити, приймає керівник компанії. На практиці часто формуються особисті справи на ряд співробітників, які перебувають в керівному складі компанії, і на тих співробітників, які згідно із законодавством несуть матеріальну відповідальність.
Оскільки особиста справа є важливим джерелом інформації про співробітника, що включає в себе всі необхідні копії персональних документів, наказів по даному працівнику і т.д., багато приватних організацій вважають за краще оформляти особисті справи на всіх працівників, незалежно від їх посади і положення в організації.
Відділ кадрів або спеціально уповноважений співробітник несуть відповідальність за належне користування особистими справами, їх подальше ведення і оформлення, в тому числі за збереження документів особової справи.
При формуванні особової справи документи підшиваються в окрему папку, що забезпечує його надійне зберігання і зручне подальше використання. Перед початком формування папки особової справи оформляється лицьова сторона обкладинки.
Оформлення обкладинки (титульного аркуша) особової справи працівника здійснюється відповідно до Основних правил роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 6 лютого 2002 рік), додаток 11.
При первинному оформленні особової справи йому присвоюється номер (обліковий номер), заповнюються відповідні графи на передній обкладинці і корінці, додається внутрішній опис.
Слід нумерувати всі листи, які підшиваються в особову справу. Внутрішній опис відображає необхідні дані, що містяться в цих документах (див. Додаток 13 до Основних правил роботи архівів організацій).
Всі оригінали документів повертаються працівникові після завершення внесення документів до особової справи. При необхідності попередньо з цих документів знімаються і завіряються копії, які також вкладаються в особову справу. Особові справи входять до переліку справ відділу кадрів під узагальненим грифом «Особисті справи» з встановленим терміном зберігання. Який же термін зберігання особистих справ?
З цим питанням звернемося до нормативного документу і проаналізуємо терміни зберігання відповідно до Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання (Затв. Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558).
Особові справи зберігаються у відділі кадрів в спеціально облаштованому для цього приміщенні, окремо від інших справ. Найчастіше там знаходяться тільки особисті справи працюючих співробітників, а особисті справи звільнених співробітників, як правило, передаються в відповідному порядку на збереження в архів компанії або до місцевого архів.
Надійна збереження особистих справ і розміщених в них відомостей від розкрадання та розголошення забезпечується дотриманням умов зберігання документів. Так, особисті справи потрібно зберігати в спеціалізованих шафах або сейфових ящиках строго у вертикальному положенні, корінцями назовні. Працювати з особистими справами мають право тільки певні посадові особи та їхні безпосередні керівники. При великих обсягах особистих справ ці справи повинні заноситися в спеціальний журнал або реєстр.
Видача особових справ співробітникам компанії у тимчасове користування для ознайомлення з внесеними в них даними може здійснюватися тільки з дозволу начальника відділу кадрів.
Уповноважений співробітник, відповідальний за роботу з особистими справами, здійснює ознайомлення працівників з ними під розписку.
При цьому співробітники компанії не мають права виправляти будь-які записи, зроблені раніше в особовій справі, вносити нові записи, забирати з особистої справи документи або вкладати нові, витрачати на ознайомлення з особистою справою більше часу, ніж це належить.
Тільки чітко позначеного списку осіб дозволена видача у тимчасове користування особистих справ з метою включення в них нових документів і внесення записів. Час для виконання відповідних дій не повинно перевищувати фактично необхідного часу для виконання цих завдань. А список співробітників, які мають право на отримання особистих справ, затверджується безпосередньо керівником компанії.
За допомогою контрольної картки або контрольного журналу реєструється факт видачі особової справи.
Роботодавцю потрібно забезпечити ведення журналу обліку виданих особистих даних працівників, в якому записуються всі запити і дані про особу, що послав запит. Особі, яка не має прав на отримання цих даних, видається письмове повідомлення про відмову в передачі персональних даних з посиланням на відповідні нормативні акти.
Ознайомлення з особистими справами співробітників повинно проводитися в спеціально виділеному для таких цілей приміщенні, а час ознайомлення не повинно перевищувати одного робочого дня. В кінці часу ознайомлення відповідальна особа повинна переконатися в тому, що все тимчасово видані особисті справи співробітників повернуті за місцем зберігання, а в разі їх відсутності - вжити заходів їх розшуку та повернення.
Видача особових справ працівників у тимчасове користування іншим установам і організаціям може відбутися тільки після правильно оформленого запиту і після дозволу керівника компанії. У разі якщо дозвіл отримано, повинен бути складений акт про видачу особової справи в двох примірниках, один з яких передається разом зі справою запитуючої сторони, а другий залишається в організації до повернення справи запитуючої стороною.
Вилучення будь-яких документів з особової справи можна робити тільки з дозволу керівника організації і тільки при створенні відповідного запису в графі «Примітки» внутрішнього опису особової справи.
Для забезпечення і реалізації контролю за цілісністю особистих справ компанія повинна щорічно, але не пізніше першого кварталу року виробляти повну перевірку наявності та стану особових справ працівників.
Процедура з оформлення особової справи для передачі його в архів виконується кадровою службою компанії і повинна включати в себе:
Для забезпечення повного збереження особистих справ співробітників бажано:
Особові справи повинні бути передані в архів не пізніше ніж через три роки після завершення їх використання в діловодстві.
Підводячи підсумки, хотілося б сказати, що Закон про персональні дані продовжує видозмінюватися шляхом внесення в нього доповнень. Багато положень в ньому не до кінця опрацьовані, а кадрові фахівці поки що вчаться працювати за цими новими для нашого суспільства нормам. Звичайно ж, закон буде і далі доопрацьовуватися, змінюватися, поліпшуватися для оптимального захисту інтересів суб`єкта персональних даних. Крім того, роботодавцям ні в якому разі не можна забувати, що при недотриманні чинного Закону про персональні дані та незабезпеченні безпеки персональних даних вони можуть понести як дисциплінарну (ст. 81, 90, 195, 237, 391 ТК РФ), так і кримінальну (ст . 137, 140, 155, 171, 183, 272, 273, 274, 292, 293 КК РФ) і адміністративну (ст. 5.27, 5.39, 13.11-13.14, 13.19, 19.4-19.7, 19.20, 20.25, 32.2 Кодексу Російської Федерації про адміністративні правопорушення) відповідальність.
Також роботодавець, хто зберігає всі пункти Закону про персональні дані, в т.ч. і ст. 19, яка говорить: «Оператор зобов`язаний приймати необхідні правові, організаційні та технічні заходи або забезпечувати їх прийняття для захисту персональних даних від неправомірного або випадкового доступу до них, знищення, перекручення, блокування, копіювання, надання, поширення персональних даних, а також від інших неправомірних дій щодо персональних даних », отримує можливість зняти з себе додаткові питання з регулювання судових розглядів з працівниками на підставі того ж Закону про персона ьних даних (ст. 17 «Право на оскарження дій або бездіяльності оператора»). А хто добре захищений - той завжди знаходиться у всеозброєнні!
Систематизація та зберігання документів - Підготовка документів до архівного зберіганняФорма листа-завірителя…
Систематизація та зберігання документівУ новому розділі сайту "Систематизація та зберігання документів" ми зібрали для…
Відео: Прикольні накази, накази і укази на весілляНакази, указиНаказ ФНС РФ від 17.12.2008 № ММ-3-6 / 665 "Про…
Відео: Форми документів з інтернету: використовувати чи ні?Систематизація та зберігання документів - ФормидокументовВ…
Відео: Ватілікс-2: суд Святого престолу заслухав тих, через кого стався витік документівКонфіденційні документи -…
Відео: Рунет Сьогодні (№192): закон про захист персональних даних вступив в силуВідносно недавно був розроблений і…
Кожна організація повинна організувати збереження і доступність документів протягом усього терміну їх зберігання. Саме…
Кожна організація повинна щорічно здавати на зберігання справи, що складаються з завершених документів. Це необхідно…
У посадові обов`язки секретаря входить робота з різними документами, в число яких також входять нормативні документи.…
Всі виконані документи в організації повинні своєчасно передаватися в архів. Про те, як правильно передати документи в…
Знання основних видів документації організації є обов`язковим для кожного секретаря, адже саме з такими документами…
Діяльність будь-якого підприємства пов`язана з оформленням самих різних видів первинних документів, які…
Для успішної роботи організації необхідно, щоб вся структура чітко функціонувала. В першу чергу це стосується…
Відео: Первинні документи: як обгрунтувати витрати і не втратити відрахування?Різні види первинної документації є…
Оформлення особової справи співробітника не є обов`язковою для роботодавця процедурою. Виняток становлять державні…
ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації ...» носить рекомендаційний характер і може…
Формування документального фонду товариства передбачає забезпечення схоронності справ, облік і передачу справ в архів…
Спочатку, в уже досить віддаленому від сучасного періоду часу, пошуки шляхів вдосконалення та прискорення…
В одних компаніях секретар ні за що не відповідає, в інших же на нього лягає не тільки вантаж посадових обов`язків, а й…
Що потрібно знати роботодавцю, щоб на законних підставах здійснювати створення і зберігання кадрових документів в…
Відео: Календар робітників і святкових днівЗарахування до установи оформляти наказом протягом 7 робочих днів після…