Система управління документами

З 1 липня 2016 року починає дію новий національний стандарт ДСТУ ISO 30300-2015 «СИБИД. Інформація та документація. Системи управління документами. Основні положення і словник »(далі - стандарт 30300). Він розроблений на основі міжнародного стандарту ISO 30300: 2011 Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary.

У статті розглянемо питання:

• Що таке система управління документами (СУД)?
• Яка роль керівництва компанії в управлінні документами і впровадженні ДСТУ ISO 30300-2015?
• Чи існує зв`язок між СУД і системою управління організацією в цілому?
• Яке значення даного стандарту?

Стандарти з управління документами

Структура і взаємозв`язку

Стандарт 30300 - перший в сімействі стандартів ІСО 30300 «Інформація та документація. Системи управління документами ».

Ця серія стандартів поповнила ряд стандартів ІСО на системи менеджменту. У них входять всім відомі системи менеджменту якості (стандарти серії 9000), екологічної безпеки (стандарти серії 14000), інформаційної безпеки (стандарти серії 27000) і ін.

Згідно з вимогами ІСО до побудови стандартів на будь-які системи менеджменту стандарти системи управління документами припускають наявність:

• окремого термінологічного стандарту;
• стандарту з основними вимогами до системи;
• стандарту, що дозволяє постійно покращувати діяльність, регульовану стандартом.

Стандарти з управління документами узагальнюють і систематизують вимоги інших стандартів ІСО з управління документами. Вони пов`язані з ними єдністю термінології і методологічних підходів.

Структуру стандартів на системи управління документами, взаємопов`язані з ними стандарти і технічні звіти ІСО см. На рис. 1.

При підготовці першого національного стандарту серії 30300 ВНІІДАД свідомо відмовився від терміна «системи менеджменту документів (СМД)». У назві стандарту використаний термін «системи управління документами (СУД)». Цей термін:

• чітко позначає відповідну сферу професійної діяльності;
• підкреслює взаємозв`язок з ДСТУ ISO 15489-1-2007 «СИБИД. Управління документами. Загальні вимоги";
• як і в міжнародній практиці, закріплює домінуюче значення методології управління документами в стандартах серії 30300.

Мал. 1. Розвиток системи стандартів ІСО з інформації та документації

Та обставина, що стандарти серії 30300 належать одночасно до двох систем (менеджменту і управління документами) створює деяку складність. Адже що необхідно для ефективного застосування стандарту? Перше - розуміти принципи функціонування систем менеджменту. Друге - одночасно розбиратися у всіх документних процесах організації. З іншого боку, приналежністю до двох систем визначаються і суттєві можливості стандартів серії 30300. Це можливості створення в організації єдиної системи управління документами. А ця система, в свою чергу, інтегрує документообіг всіх функціональних підсистем.

Як велася робота над ДСТУ ISO 30300-2015

Роботу над російським ГОСТ Р ІСО 30300-2015 вели співробітники ВНІІДАД кілька років. У 2013 р був зареєстрований в якості офіційного переклад двох перших стандартів ISO 30300: 2011 і 30301: 2011. У 2014 р ВНІІДАД підготував і здав в ТК 191 Росстандарта першу редакцію (проект) національного стандарту 30300 «СИБИД. Інформація та документація. Системи управління документами. Основні положення і словник ». Ця редакція пропонувалася до загального обговорення.

Висловлені зауваження та пропозиції дозволили вдосконалити текст стандарту. Формулювання зробили більш точними і зрозумілими для російських фахівців. Не випадково робота з текстом стандарту велася в кілька етапів. На першому етапі намагалися досягти максимально близького до оригіналу перекладу. Потім йшла складна робота по адаптації перекладеного тексту. Уточнювався зміст окремих фраз і положень. Співробітники ВНІІДАД хотіли викласти стандарт зрозумілою і доступною мовою. Іноді доводилося зберігати деякі мовні звороти. Наприклад, за методологією процесного підходу. Вони закріпилися в інших національних стандартах на системи менеджменту і стали стійкими.

Структура і цільова аудиторія стандарту

Стандарт складається з вступу і трьох розділів.

перший розділ

перший розділ "Галузь застосування»Констатує універсальність застосування стандарту 30300. Він підходить для будь-яких організацій, які хочуть створити систему управління документами.

другий розділ

У ньому представлені основні положення системи управління документами.

Відправною пункт тут - взаємозв`язок системи управління документами з системою управління організації в цілому і з іншими системами менеджменту.

Поняття «система управління документами (СУД)» в тексті стандарту не тотожне СЕД. Йдеться про реалізацію в рамках СУД основних функцій менеджменту (організація, управління, контроль) стосовно документів. Не можна ототожнювати її з СЕД.

Аналогом СЕД в стандарті 30300 виступає термін «документная система». Це інформаційна система, що забезпечує управління документами і доступ до них протягом встановленого періоду часу. З цієї причини важливі розділи стандарту, що описують взаємозв`язок СУД з керуванням і іншими системами менеджменту. Вони допомагають в розумінні механізмів застосування стандартів серії 30300.

Цілі інтеграції системи управління документами в загальну систему управління організацією

У стандарті 30300 чітко позначені цілі інтеграції СУД в загальну систему управління організацією:

• оптимізація процесів і ресурсів шляхом інтеграції документних процесів і видів діяльності;
• підтримка прийняття рішень, заснована на достовірній інформації;
• забезпечення сумісності систем менеджменту;
• відповідність встановленим вимогам і надання доказів цього.

Впровадження в організації системи управління документами

Для розробки і впровадження в організації системи управління документами необхідно визначити:

• яким чином в рамках документних систем здійснюється управління процесами роботи з документами,
• як здійснюється управління самими документні системами;
• яким чином за допомогою документів, що надають докази про результати діяльності, взаємодіють всі системи менеджменту.

Розробники стандартів відзначали: мова йде про «модернізації управління документами в організації, піднімаючи її на стратегічний рівень через пропозицію впровадити в організації систему менеджменту з точки зору інформації і документів. Сімейство стандартів ISO 30300 не пропонує чогось нового в плані оперативного управління документами, описаного в стандарті ISO 15489, з яким нові стандарти свідомо узгоджені. Новизна полягає в фокусі, сфері охоплення і аудиторії, якій адресовані стандарти ».

І ця сфера охоплення досить велика. Стандарти системи управління документами (СУД), за умови їх впровадження, встановлюють вимоги до управління документами кожної системи менеджменту. Вони інтегрують їх у єдину систему управління документами.

Даний підхід виглядає досить переконливим. Він забезпечує єдність документального фонду організації. І найголовніше - регламентує зберігання документів. Адже вимоги до зберігання відсутні у всіх інших системах менеджменту.

Слід звернути увагу ще на одну обставину. Документ є інструментом управління. З його допомогою здійснюється управлінський вплив. Він же підтверджує виконання самих різних дій і їх результативність. Тобто документ включений в усі процеси діяльності - бізнес-процеси, робочі процеси, ділові процеси та ін. Система управління документами призначена для того, щоб управляти документальним фондом. Але інструмент управління нам відомий - це документ. Виходить, що управління всіма документами організації здійснюється також через документування. У цьому полягає одна з найбільших складнощів розуміння цієї системи (СУД).

Процеси документування та управління документами в ній розглядаються як би в двох площинах. перша - як регламентація і підтвердження основних процесів діяльності організації. друга - як регламентація і підтвердження здійснення безпосередньо документних процесів, починаючи з розробки політики з управління документами і закінчуючи, наприклад, робочими інструкціями користувача СЕД і реєстраційно-контрольними картками.

Відео: Управління документацією СМЯ в "1С: Документообіг 8"

Чи можна говорити про пріоритетне значення стандартів серії 30300 для стандартів на інші системи менеджменту в питаннях управління документами?

Кожне сімейство (серія) стандартів на системи менеджменту призначене організації, яка бажає заявити і підтвердити ефективність управління в конкретній сфері. Причому в сфері, значущою для споживача (якість і безпеку продукції). Організація може сертифікувати впровадження системи менеджменту якості і без впровадження системи управління документами. У цьому випадку вимоги стандартів серії 30300 можуть бути не враховані взагалі. І тільки в разі прийняття рішення про необхідність впровадження СУД, що забезпечує інтеграцію управління всіма документні системами організації, її вимоги повинні бути враховані при функціонуванні СУЯ та інших систем менеджменту.

Впровадження стандартів на СУД допоможе організаціям у досягненні цілей інших систем менеджменту. Це забезпечить:

• створення, управління і доступ до офіційної та надійної інформації;
• верифікується підхід до управління документами, пов`язаними з діяльністю інших систем менеджменту.

Все це сприяє постійному поліпшенню роботи організації. Зробити це можливо тільки за умови всебічної підтримки керівництва. Лідируюча роль керівництва - одна з вирішальних умов і принципів впровадження СУД.

Роль керівництва організації у впровадженні положень стандарту

Система управління документами - це область менеджменту. Її впровадження неможливо без виконання керівництвом організації певних дій.

Керівництво повинно:

• заявити про свої наміри впровадити систему управління документами;
• донести важливість цього до кожного співробітника і всіх зацікавлених сторін.

тут допоможе Політика з управління документами. Це документ, який носить головним чином декларативний характер. Він є словесним виразом і підтвердженням таких намірів. А далі керівництво виконує свої традиційні функції. А саме:

• розподіляє, закріплює відповідальність і делегує повноваження з управління документами в організації;
• надає ресурси, в тому числі людські, для збереження і підтримання СУД в робочому стані;
• регулярно аналізує результативність СУД з метою її вдосконалення;
• контролює діяльність в рамках СУД.

Процесний підхід як один з принципів СУД

Особливості СУД як системи менеджменту, пов`язані з необхідністю поєднувати в ній вимоги, характерні як для всіх стандартів на системи менеджменту, так і вимогами до управління документами, зумовлюють і розуміння процесного підходу, як одного з основних принципів застосування СУД.

У стандарті 30300 уявлення процесного підходу дещо відрізняється від відомої трактування процесного підходу в стандартах ISO серії 9000. Останні розглядають діяльність організації як сукупність процесів. У стандарті 30300 визначається не тільки процесний підхід. Стандарт наполягає на застосуванні вимог СУД до всіх процесів, в які інтегровані створення документів і окремі види діяльності. ДСТУ ISO 30300-2015. Стандарти СУД припускають, що ділові та робочі процеси вже визначені. Отже, документи, які повинні регламентувати ці процеси і створюватися в ході їх виконання також відомі. Саме до цих документів повинні застосовуватися вимоги СУД.

Отже, в чому полягає особливість процесного підходу щодо документів? З одного боку, документи - невід`ємна частина ділових процесів. Вони забезпечують їх безперервне виконання, простежуваність і документування. В ході процесів створюються документи, моніторинг яких ведеться в системі управління документами. Одночасно створення, визначення умов доступу та використання, зберігання і знищення документів розглядаються як самостійні документні процеси. Планування, здійснення, аналіз цієї діяльності, і її поліпшення реалізуються в системі управління документами.

Стандарт 30300 містить принципи процесного підходу. Їх реалізація необхідна для застосування будь-якої системи менеджменту. Вони забезпечують ефективність її функціонування. Дамо їх коротку характеристику.

Орієнтація на споживача і інші зацікавлені сторони

Це традиційний принцип для всіх систем менеджменту. Впровадження СУД - не самоціль. Воно повинно забезпечувати всі зацікавлені сторони автентичної, достовірної, цілісної і придатною для використання інформацією і документацією в потрібному обсязі і в потрібний час. Для цього встановлюються вимоги до документних систем. Ці вимоги задовольнять поточні і майбутні потреби організації та зацікавлених сторін.

Керівництво та підзвітність

Даний принцип підтримує управлінські механізми функціонування СУД. Це усвідомлена позиція керівництва щодо застосування системи управління документами.

Керівники організації:

• встановлюють мету, напрямок і діючі норми корпоративної культури;
• створюють умови, в яких співробітники прагнуть до застосування кращих практик управління документами.

Прийняття рішень на основі достовірної інформації

Застосування цього принципу передбачає погляд на інформацію і документи як на актив організації. Тобто як на ресурс, який має цінність і може забезпечити реальний дохід. На основі цього ресурсу приймаються управлінські рішення. Їх якість і ефективність діяльності безпосередньо залежать від стану інформації та документації.

Впровадження і застосування системи управління документами зберігає їх цілісність, достовірність, автентичність і придатність для використання.

залучення співробітників

У сфері управління документами повинна бути чітко розподілена відповідальність. Не обійтися без навчання співробітників, які створюють документи, керують ними або використовують їх. Це відноситься:

• до контрагентів;
• іншим зацікавленим сторонам;
• до співробітників сторонніх організацій, з якими є спільні ділові процеси і створюються документи.

Розуміння процесів роботи з документами покращує інформаційну базу компанії і результативність прийняття рішень.

Системний підхід до управління

Даний принцип має на увазі інтеграцію управління документами в управління діяльністю організації в цілому. Коли досягається ефективність системи управління документами? При постійному аналізі та моніторингу документації всіх функціональних підсистем.

постійне поліпшення

Логічне продовження попереднього принципу. Це та мета, заради якої і впроваджується система управління документами.

Відео: BI Share - Система управління документами для Microsoft SharePoint

Через постійного моніторингу, аналізу та безперервного поліпшення всієї діяльності СУД вдосконалюється. Поліпшується загальна система управління організацією. Отже, підвищується її ефективність.

Який результат застосування в організації системи управління документами, відповідної вищепереліченим принципам? Це створення достовірних, автентичних, цілісних і придатних для використання документів. Засіб досягнення цього результату - документні системи. У стандарті 30300 містяться характеристики документів і документних систем. Вони майже повністю збігаються з характеристиками в ДСТУ ISO 15489-1-2007. Відносно документних систем є лише невелике доповнення. Воно стосується вимог до захищеності (безпеки) системи. Безпека - важливий фактор управління ризиками в організації.

Відео: Новий рівень ECM. Комплексна система управління документами і бізнес-процесами EOS for SharePoint

третій розділ

Третій розділ стандарту містить терміни та визначення. Вони згруповані щодо основних предметних областей стандарту:

• документа;
• системи управління організації;
• системи управління документами;
• процесів управління документами.

Треба сказати, що з 29 термінів, представлених в стандарті, лише для двох визначення дано вперше.

Це «система управління документами» і «політика управління документами», про зміст яких ми говорили вище. Вони просто не могли зустрічатися в інших стандартах.

Ще в одну групу термінів входять загальні для всіх систем менеджменту терміни і їх визначення.

До них відносяться в першу чергу терміни з управління: система, система управління, вище керівництво, організація, невідповідність.

Але найбільшу частину становлять терміни, які є також в стандарті ІСО 15489.

Ми вже не раз говорили, що розробники стандарту 30300 постійно підкреслювали його взаємозв`язок з іншими стандартами сфери управління документами. У наступності термінології це проявляється найбільш яскраво. При цьому мова не йде про повну ідентичність визначень. За десятиліття, що минув з моменту прийняття стандарту 15489 до прийняття стандартів серії 30300 в ІСО, багато термінів устоялися. Їх сутність стала зрозуміліше. З`явилася можливість визначати їх більш ємко і лаконічно. Аналогічні процеси ми спостерігаємо і при розробці національного стандарту 30300. Про що свідчить досвід роботи з міжнародними стандартами? При перекладі термінів виникає традиційна проблема. Дослівний переклад не завжди відображає сутність визначається явища. Що вимагало від розробників формування терміносистеми стандарту 30300? Розуміння сутності явища, що визначається конкретним терміном, з позиції управління документами.

Терміни, пов`язані з документом і процесами управління ними, практично всі адаптовані з ДСТУ ISO 15489-1-2007. При цьому ми не у всіх випадках спостерігаємо їх дослівне збіг. Деякі поняття уточнювалися. Ще раз звернемо увагу, що збереження наступності і термінологічного єдності не повинно перешкоджати розвитку наукових підходів в предметної області сфери управління документами. Порівняємо деякі визначення двох стандартів, які зазнали деяких змін і уточнення:

Що видно з наведеної таблиці? Нові визначення термінів не тільки точніше висловлюють сутність визначається поняття. Вони більшою мірою адаптовані до професійної сфери організації роботи з документами.

спірні терміни

Переклад і визначення деяких термінів викликає традиційні суперечки не тільки у російських фахівців. Йдеться про переведення та визначенні термінів «document», «record (s)»:

Щодо терміна «документ» мало що можна додати в зв`язку з усім сказаним раніше при прийнятті стандарту 15489-1-2007. Підкреслимо ще раз: саме в сфері управління документами, в рамках якої реалізуються і діловодних операції, і здійснюється застосування систем електронного документообігу, переклад терміна «record» відповідає терміну «документ». У стандарті 30300 цей зв`язок терміна з професійною сферою позначається неодноразово. При цьому в системах менеджменту якості він цілком може перекладатися і вживатися як «запис». А, наприклад, в бібліотечній сфері взагалі може позначати каталожну картку. У будь-якому випадку його використання буде обумовлено тією професійною сферою, в якій він застосовується, особливостями і традиціями її розвитку. І основною властивістю об`єкта, який визначений терміном «record», буде незмінюваність зафіксованої на носії інформації.

Термін «задокументована інформація (document)», як відомо, є присутнім в міжнародному стандарті 15489-1: 2001. Але він не був включений в аналогічний національний стандарт. У момент його прийняття в 2007 р терміни «документ» і «документована інформація» розглядалися як синонімічні. Так що включення останнього в стандарт було визнано недоцільним. Але з часом включення цього терміна в понятійний апарат стало необхідним для формування терміносистеми в стандарті 30300. Це наочно показує міститься в стандарті діаграма понять, що відносяться до документів (рис. 2).

Мал. 2. Поняття, що відносяться до документів

Значення стандарту для системи управління документами

Стандарт 30300 не тільки дозволяє застосовувати міжнародний досвід побудови ефективної системи управління документами. Він відображає і розвиток сучасного наукового знання в сфері управління документами.

Слід зазначити дійсно велике значення прийняття даного стандарту. У ньому пропонується єдиний підхід до управління системою документації організації в цілому. Стандарт ламає стереотипи документаційного забезпечення в рамках окремих функціональних підсистем. Він включає в процеси по управлінню документами значний масив документів. Це документи, що відображають специфіку діяльності організацій і підприємств, які не охоплені традиційним діловодством.

Прийнятий стандарт - перший національний стандарт серії 30300. У 2016-2017 рр. планується підготовка другого стандарту цієї серії. Це буде ДСТУ ISO 30301 «Інформація та документація. Системи управління документами. Вимоги ». У ньому будуть детально описані процеси управління документами в організації. Стандарти серії 30300 - хороша методична основа по СЕД для діловодних служб.