Порядок зберігання документів в діловодстві та їх підготовка до передачі в архів суспільства

Експертиза цінності документів

Експертиза цінності документів - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання.

норми положення про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств, затверджені постановою Федеральної комісії з ринку цінних паперів від 16.07.2003 № 03-33 / пс (далі - Положення), зобов`язують акціонерні товариства проводити експертизу цінності документів, а значить, дотримуватися правил її організації та проведення, які містяться в Основних правилах роботи архівів організацій .
Для організації та проведення роботи з експертизи цінності документів, що утворюються в діяльності організацій, їх відбору для здійснення подальшого зберігання або знищення наказом генерального директора створюється постійно діюча експертна комісія (ЕК) (п. 2.2.2). Комісія повинна включати не менше трьох найбільш кваліфікованих працівників, які мають великий досвід роботи, добре знають структуру, функції, діловодство та склад документації даної організації. До складу комісії обов`язково повинен входити співробітник, відповідальний за архів. Головою ЕК повинен бути один з керівників установи. У невеликих компаніях до складу експертної комісії входить секретар керівника або керівник секретаріату (п. 2.2.3).

Потрібно звернути увагу на те, що якщо суспільство має правові взаємовідносини з державними архівними органами, його експертна комісія працює в контакті з експертно-перевірочними комісіями (ЕПК) відповідної архівної установи. В цьому випадку ЕПК є вирішальною інстанцією в питаннях експертизи цінності документів, контролюють збереження цінних документів, тому експертні комісії повинні з ними узгоджувати багато свої рішення.

Наприклад, якщо в переліку документів зі строками зберігання терміни зберігання справ позначені відміткою «ЕПК», остаточне рішення про терміни зберігання і прийомі справ на постійне державне зберігання приймають експертно-перевірочні комісії.

Організації недержавних форм власності приймають рішення з багатьох питань експертизи цінності своїх документів самостійно, відповідальність за них лежить на керівниках організацій. Однак узгодження своїх рішень з ЕПК є для таких організацій гарантією захисту від втрати важливої, в тому числі і для практичних цілей управління, інформації.
Основне призначення експертизи цінності документів - це визначення термінів їх зберігання. Можна сказати, що експертиза проводиться вже при складанні номенклатури справ і при формуванні справ. Саме тоді визначаються терміни зберігання справ, тобто проводиться попередня оцінка важливості документів, що входять в ту чи іншу справу. У зв`язку з цим при формуванні справ необхідно перевіряти правильність віднесення документів до певних комплексів, виходячи з їх призначення, змісту, термінів зберігання.

У функції експертних комісій входить розгляд і схвалення проектів номенклатур справ організації (зведеної і по структурних підрозділах), а значить, і схвалення встановлених термінів зберігання документів. Надалі номенклатура справ організації сама стає посібником для проведення експертизи цінності документів.
Але головні завдання експертизи цінності документів у діловодстві вирішуються на етапі підготовки справ до передачі їх в архів організації. В результаті її проведення виділяють чотири групи документів:

• документи, що підлягають постійному зберіганню;
• документи, що підлягають тимчасовому зберіганню (понад 10 років);
• документи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років);
• документи, що підлягають знищенню в зв`язку з закінченням терміну зберігання.

Незважаючи на те що експертизу цінності починають проводити на етапі складання номенклатури справ, не можна забувати про те, що неприпустимо визначати терміни зберігання документів тільки по заголовкам справ, включених до номенклатури. Бувають випадки, коли реальний склад документів не в усьому збігається з тим переліком документом, який включений в номенклатуру справ. Експертиза передбачає аналіз фактичного змісту документів, що знаходяться в справі, визначення їх наукової та практичної цінності і відповідних термінів зберігання.

Особливо уважно слід підходити до документів постійного і тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання. Їх відбір здійснюється шляхом полистного перегляду документів. Тільки так можна виявити помилки, допущені при формуванні справ, і відокремити документи з постійним терміном зберігання від документів тимчасового зберігання. Так само полистно проглядаються справи з відміткою «ЕПК». Така позначка міститься в переліках документів зі строками зберігання.

На замітку!

Документи з позначкою «ЕПК» мають різні, але обов`язково тимчасові терміни зберігання.

Полістний перегляд справ дозволяє виявити в їх складі документи, що підлягають постійному зберіганню. І якщо вони виявлені, справи повинні бути переформовані:

документи з постійним і тимчасовими термінами зберігання формують в самостійні справи або приєднують їх до вже сформованих справах з однорідними документами.

Терміни тимчасового зберігання документів уточнюють за переліками документів або за номенклатурою справ суспільства. Остаточне рішення про терміни зберігання справ з відміткою «ЕПК» повинна приймати експертно-перевірочна комісія архівної установи, якщо організація уклала з ним договір. В інших випадках це входить в компетенцію керівника організації.

Документи (справи), які входять до складу кожної з перерахованих вище груп, обробляються по-різному. Основна увага приділяють справах з документами постійного та тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання і справах з особового складу. Вони в обов`язковому порядку передаються на зберігання в архів суспільства і підлягають повному оформленню.

Термінологічний ГОСТ Р 51141-98 ( «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення», затв. Постановою Держстандарту РФ від 27.02.1998 № 28) визначає оформлення справи як його підготовку до зберігання відповідно до встановлених правил. Ці правила передбачають:

• підшивку чи палітурку справи;
• нумерацію аркушів у справі;
• складання листа-завірителя;
• внесення уточнень в реквізити обкладинки справи.

Крім оформлення самих справ процедура підготовки включає складання і оформлення опису справ.

Правила оформлення справ

1. Підшивка чи оправлення справ. Підшивка справ проводиться після їх перегляду і систематизації документів в справі. Документи справи підшиваються на чотири проколи міцною ниткою, щоб вони не могли загубитися, поміщаються в тверду обкладинку з картону або переплітаються так, щоб можна було вільно читати їхні тексти, проставлені на них дати, візи, резолюції і т. П. Якщо текст документа або його реквізити розміщені близько до краю аркуша, до листу підклеюється смужка паперу, за яку документ підшивається до справи. Резолюції, складені на окремих аркушах, розміщуються перед документами, до яких вони належать. Так само розміщується лист погодження. При цьому зі справи повинні бути видалені всі металеві кріплення (скріпки, дужки). Незатребувані особисті документи, фотографії і т. П. Вкладають в конверт, який потім підшивається в справу.

Справи з особливо цінними і неформатними документами не переплітаються, а вкладаються в закриті тверді папки або коробки. До таких документів в акціонерних товариствах відносяться, зокрема, бюлетені для голосування на загальних зборах акціонерів, в тому числі не роздані і недійсні.

2. Нумерація аркушів. Нумерація листів проводиться для забезпечення схоронності документів і закріплення порядку їх розташування в справі. Це обов`язкова операція перед здачею документів в архів. Всі листи нумеруються у валовому порядку арабськими цифрами в правому верхньому куті, щоб не зачепити текст документа. Для нумерації використовується або графітовий олівець, або нумератор. Правила підготовки справ до передачі в архів не допускають вживання кольорових олівців або чорнила. Окремо нумеруються аркуші внутрішнього опису і лист-засвідчувач.

Не можна забувати і про інших правилах нумерації аркушів.

Так, наприклад, листи справ, що складаються з декількох томів, нумеруються окремо в кожному томе- все складені листи будь-якого формату повинні бути підшиті за один край і нумеруватися як один лист.

Фотографії, креслення, ілюстративні, специфічні документи нумеруються на зворотному боці в лівому верхньому кутку.

Особливі вимоги пред`являються до нумерації конвертів з вкладеннями: спочатку нумерується сам конверт, потім наступними номерами - кожне вкладення.
При нумерації аркушів можуть бути допущені окремі помилки. У цьому випадку допускається застосування літерних номерів аркушів (12, 12а, 126). При наявності значного числа помилок аркуші справи нумеруються заново: старі номери закреслюються і поруч ставляться нові номери.

Діючі правила нумерації аркушів повинні неухильно дотримуватися, так як архів не має права приймати справи, оформлені неправильно.
Підсумки нумерації фіксують в засвідчувального напису (в листі-засвідчувач).

3. Складання листа-завірителя. Лист-засвідчувач є обов`язковим елементом оформлення справ, що передаються до архіву. Він є обліковим документом, складається на окремому аркуші, який поміщається в кінець справи. Слід знати, що заверительную напис забороняється проставляти на обкладинці справи або на чистому звороті останнього аркуша справи.

Лист-засвідчувач справи має типову форму, встановлену Основними правилами роботи архівів організацій. У ньому вказують відомості про кількість пронумерованих аркушів справи, включаючи листи внутрішнього опису, якщо вона є. Кількість аркушів внутрішнього опису вказується після кількості аркушів справи через знак «+».

Крім цього в листі фіксуються відомості, що відображають специфіку документів (наприклад, заміну справжніх документів копіями, особливості фізичного стану окремих документів і т. П.) І особливості нумерації документів: наявність літерних номерів, номери великоформатних аркушів, конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них листів і т. д.
Лист-засвідчувач справи обов`язково повинен бути підписаний його упорядником із зазначенням посади, розшифровки підпису та дати складання.

(Приклад оформлення листа-завірителя справи см. У вкладених документах).

4. Оформлення обкладинки справи.Після того, як документи підшиті та аркуші пронумеровані, оформляють обкладинку справи.

Оформлення обкладинки справи проводиться відповідно до вимог державного стандарту ГОСТ 17914-72 Обкладинки справ тривалих термінів зберігання. Типи, розміри і технічні вимоги. Потрібно нагадати, що частина відомостей виноситься на обкладинку при закладі справи, в їх числі:

• Повне найменування організації;
• найменування структурного підрозділу;
• індекс справи (індекс структурного підрозділу і номер справи за номенклатурою);
• заголовок справи;
• термін зберігання справи.

При підготовці справи до передачі в архів названі відомості уточнюються, при необхідності коригуються і до них додаються нові:

• номер тому, якщо справа має кілька томів;
• дати справи (томи);
• кількість аркушів у справі.

При повному оформленні обкладинок справ слід звернути увагу на наступне: якщо найменування організації змінювалося протягом року, то на обкладинці наводяться обидві назви, причому колишня назва береться в дужки, а нове пишеться під ним. Те саме можна сказати і до найменування структурного підрозділу, наприклад:

(До 01.03.2011 р Відділ маркетингу та реклами)

Відділ реклами

Заголовок справи, перенесений при його закладі з номенклатури справ, перевіряється і уточнюється. Наприклад, в заголовок можуть бути внесені додатково номера документів і т.д.

Накази генерального директора з основної діяльності за 2011 р №№ 1-98

або

Протоколи засідань правління за 2011 р №№ 1-12

Якщо справа складається з кількох томів (частин), на обкладинку кожного тома виноситься загальний заголовок справи, заголовок томи і номер тому.

Часом заголовки не можуть розкрити зміст окремих документів справи, наприклад, тих, які мають довідкове значення, можуть служити предметом самостійного пошуку або представляють особливу цінність. Тоді до заголовку складається анотація, яка допомагає вирішити цю задачу. Анотація розміщується за заголовком справи з нового рядка на обкладинці або на окремому аркуші, який вкладається між обкладинкою і першим листом справи. наприклад:

Звіти про діяльність компанії за 2010 рік.

До звітів додаються документи по дослідженню ринків збуту продукції, що містять аналіз результатів дослідження.

Обов`язковим реквізитом обкладинки справи є дата. Датою справи є крайні дати документів, т. Е. Дати першого і останнього документів, включених до справи. Якщо в справу включені документи (наприклад, в якості додатків до документів), дата яких не збігається з датою справи, про це робиться запис з нового рядка під датою:

У справі є документи за .... рік (роки).

Дата може не вказуватися на обкладинках справ, що містять річні плани і звіти, так як їх дати відображаються в заголовках.

Бувають випадки, коли справа заводиться в одній організації, а закінчується в інший. Тоді на обкладинці слід проставляти три дати: дату заведення справи в першій організації, дату надходження його в іншу організацію і дату закінчення справи в другій організації.

При зазначенні дати краще назви місяців писати словами, так як це дозволяє уникнути неоднозначності тлумачення, наприклад:

20 квітня 2010 року

Кількість листів проставляється на підставі засвідчувального напису справи.

Термін зберігання проставляється на обкладинці по номенклатурі справ організації після звіряння її з переліком документів із зазначенням термінів зберігання. На справах постійного зберігання пишеться «Зберігати постійно».

Справи постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання, а також справи з особового складу передаються в архів організації тільки за описами, тому після закінчення технічних операцій з упорядкування цих категорій справ складаються їх опису.

Складання та оформлення описів справ

Опис справ - це архівний довідник, що включає систематизований перелік одиниць зберігання (справ) і призначений для розкриття складу і змісту справ, закріплення їх систематизації всередині фонду.

Незважаючи на те що опис є архівним довідником, вона складається щорічно в кожному структурному підрозділі на справи, які були завершені діловодством і пройшли експертизу цінності. Якщо в суспільстві немає внутрішньої організаційної структури, то опис складається службою документаційного забезпечення управління (канцелярією, секретаріатом, секретарем керівника) на всі справи, які утворилися в процесі діяльності товариства. Опис разом зі справами передається в архів, де в подальшому вона використовується для обліку документів і для їх оперативного пошуку. Таким чином, опис є обліковим документом і довідником за змістом справ. Крім того, для служби діловодства вона служить звітним документом, що підтверджує факт обробки документів і їх передачі в архів організації.

Описи складаються окремо на справи постійного, тимчасового (понад 10 років) термінів зберігання і на справи з особового складу за встановленою формою. Форми описів справ уніфіковані і приведені в складі додатків до Основних правил роботи архівів організацій. Склад відомостей включає в себе наступні елементи:

• порядковий номер справи (томи) за описом;
• індекс справи (томи);
• заголовок справи (томи), який повністю відповідає його заголовку на обкладинці справи;
• дати справи (томи);
• кількість аркушів у справі (томі);
• термін зберігання справи.

Виняток становлять відомості про термін зберігання на справи з постійним терміном зберігання: в формі опису вони відсутні.

(Приклад опису справ структурного підрозділу організації cм. У вкладених документах).

Як видно з представленого прикладу, в кінці опису складається підсумковий запис, в якій вказується кількість справ, включених в неї, номери першого і останнього справ, а також особливості нумерації.

Опис повинна бути підписана укладачем, узгоджена з керівником служби документаційного забезпечення управління (діловодства) суспільства і затверджена керівником підрозділу, в якому вона була складена.
Потрібно звернути увагу на гриф узгодження з експертною комісією. Він проставляється, якщо в конкретному структурному підрозділі сформована експертна комісія.

Правила складання описів стосуються не тільки їх оформлення, а й змісту. Основні правила роботи архівів організацій містять такі вимоги до цього документа (п. 3.7.4.):

• графи опису заповнюються в точній відповідності з тими відомостями, які винесені на обкладинку справи;
• порядок включення до опису заголовків справ повинен відповідати номенклатурі справ;
• кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером.

Якщо справа складається з кількох томів (частин), кожен том вноситься під самостійним номером;

• при внесенні в опис справ з однаковими заголовками повністю пишеться тільки заголовок першої справи, всі інші позначаються словами «Те ж». При цьому всі інші відомості про справи вносяться до опису повністю.

Якщо той же заголовок починає новий лист, він пишеться повністю;

• номера описам структурних підрозділів привласнюють за погодженням з архівом. Номер складається з цифрового позначення підрозділу за штатним розкладом, до якого додаються прописна початкова буква назви категорії документів (постійне зберігання - «п», тимчасове зберігання - «в») і рік, в якому заведені справи, включені до опису.

Наприклад, опис справ постійного зберігання структурного підрозділу, який має індекс 0З, заведених у 2009 році і включених до номенклатури на 2009 рік, буде мати номер 0Зп-2009;

• в графу «Примітка» заносять позначки про особливості фізичного стану справ, про наявність копій і т. д.

Описи справ структурних підрозділів складаються в трьох примірниках: один передається в архів організації (по ньому беруть справи), другий залишається в структурному підрозділі в якості контрольного екземпляра. Третій примірник опису повинен перебувати в справах експертної комісії, якщо вона сформована. Він є підставою до протоколу засідання ЕК, на якому опис була розглянута і схвалена.

На замітку!

Якщо експертної комісії в суспільстві немає, опис складається в двох примірниках.
Описи структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ всього суспільства. Зведена опис складається в архіві організації, тому в даній статті це питання розглядатися не буде.
Наступна група справ, які утворюються в діловодстві, - це справи з документами тимчасового (до 10 років) терміну зберігання. Ці справи не підлягають обов`язковій передачі в архів організації. Як правило, вони зберігаються протягом встановленого терміну в тих структурних підрозділах, де вони були сформовані, і після закінчення терміну зберігання знищуються в установленому порядку. Однак, як уже говорилося, вони також можуть передаватися в архів
суспільства. Але і в цьому випадку не потрібно їх повного оформлення, тобто допускається зберігати справи в скоросшивателях або папках-реєстраторах, не проводити пересістематізацію документів, що не нумерувати листи, не створювати завірчі написи і т. Д.

Справи з тимчасовими (до 10 років) термінами зберігання передаються в архів за номенклатурою справ, описи на них не складаються. Після закінчення термінів зберігання документи знищуються в архіві.

відбір документів для знищення

І, нарешті, ще одним важливим завданням експертизи цінності документів є виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули.
Відбір документів для знищення, так само як і на постійне і тимчасове зберігання в діловодстві організацій, проводиться щорічно. Цей відбір виробляють співробітники служб документаційного забезпечення управління та (або) структурних підрозділів під методичним керівництвом співробітників архіву організації. Документи (справи) з простроченим терміном зберігання включаються в акт, який має бути розглянутий і схвалений експертною комісією. Акт на знищення документів має типову форму і чітко встановлений порядок оформлення і посвідчення. Він підписується посадовою особою, яка проводила експертизу цінності документів.

Важливо знати!

Фактично саме експертна комісія визначає можливість і правову обґрунтованість знищення управлінських документів. Однак юридичною підставою для реального знищення документації є затвердження акту керівником організації.

Завдання відбору документів організації для знищення повинна вирішуватися надзвичайно кваліфіковано. При її реалізації необхідно правильно визначити дійсно непотрібні документи і зберегти важливу документную інформацію, перш за все, ту, яка повинна зберігатися постійно, саме тому встановлений строго певний порядок складання і розгляду акту на знищення документів.
За загальними правилами акт складається тільки після складання описів справ постійного і тимчасового зберігання. Не маючи описів справ тимчасового (понад 10 років) зберігання, постійного зберігання і по особовому складу, можна помилково включити в акт документи, які не повинні бути знищені.

І опису, і акт розглядаються на засіданні ЕК одночасно. Якщо суспільство має договір з державним архівним установою і є джерелом комплектування державних або муніципальних архівів, його опису і акти надаються ЕПК архівної органу. У цьому випадку суспільство має право знищувати справи, включені в акт, тільки після того, як ЕПК затвердить опис справ постійного зберігання і схвалить опис справ з особового складу. Якщо договірних відносин з архівом немає, такий порядок не є обов`язковим, і відповідальність за збереження документної інформації лежить повністю на керівника товариства. Подібні норми містить і Положення про порядок і строки зберігання документів акціонерних товариств: описи і акти на знищення документів повинні розглядатися в єдиному комплексі і одночасно затверджуватися керівником організації. Це повністю відповідає загальним правилам зберігання та знищення управлінських документів, які містяться в Основних правилах роботи архівів організацій.
В акт включають справи, термін зберігання яких закінчився станом на 1 січня того року, в якому акт складається.

Наприклад, в 2006 році було сформовано справу, має термін зберігання 5 років. У цьому випадку термін зберігання справи закінчився станом на 1 січня 2012 року, і воно повинно бути включено в акт, складений в 2012 році.

Акт складається на справи всієї організації. Якщо в нього входять справи кількох структурних підрозділів, то перед групою заголовків справ кожного підрозділу вказується його назва. Однорідні справи вносяться в акт під одним загальним заголовком із зазначенням кількості справ.

(Приклад акту про виділення документів до знищення см. У вкладених документах).

Як видно з форми акта, він використовується і для здачі документів для знищення в контори вторинної сировини. Здача оформляється приймально-здавальними накладними, які разом з актами і описами підшиваються в справу і зберігаються в архіві організації.

Розглянуті правила зберігання, обліку та використання документів повністю відповідають нормам Положення про порядок і
терміни зберігання документів акціонерних товариств. Положення не тільки закріплює порядок і терміни зберігання документів товариств, а й зобов`язує суспільства створювати експертні комісії та проводити експертизу цінності документів в структурних підрозділах, складати і правильно оформляти відповідні документи. Ці вимоги не суперечать загальноприйнятому порядку, який встановлений, зокрема, Основними правилами роботи архівів організацій. Однак норми Положення розроблено з урахуванням того, що документи товариства з тривалими або постійними термінами зберігання, не вдасться надіслати на державне зберігання. У цьому випадку вони залишаються в архіві суспільства до моменту його ліквідації. Описи таких документів разом з актами на знищення документації з простроченим терміном зберігання також повинні постійно зберігатися в архіві суспільства в окремо сформованому справі.

• Документ. Приклад оформлення листа-завірителя дела.doc
• Документ. Приклад акту про виділення документів до унічтоженію.doc