Впровадження системи електронного документообігу «1с: документообіг» в ват «спецремонт»

Перші кроки на шляху до автоматизації

У відділі діловодства будь-якої організації всі дії співробітників повинні бути регламентовані локальними нормативними документами. В якості таких документів можуть виступати:

Положення про документообіг, Інструкція з діловодства, положення про відділ, посадові інструкції на кожного співробітника відділу, номенклатура справ, різні регламенти та інструкції, в залежності від виду діяльності того чи іншого підприємства.

Відео: Перехід 1С Документообіг 8 КОРП

У ВАТ «Спецремонт» довгий час документообіг ні регламентований. Через це виникало безліч проблем, тому першочерговим завданням було розробити і впровадити всі перераховані вище локальні нормативні акти.

Другим важливим кроком на шляху до впорядкування роботи з документами стало навчання співробітників відділу діловодства основних процесів традиційного та електронного документообігу спочатку в теорії, а в процесі впровадження - практичним аспектам роботи з системою.

Потім все діловодних процесів в нашій організації було приведено у відповідність до затверджених локальними нормативними документами.

Цілі і завдання впровадження СЕД в ВАТ «Спецремонт»

Керівництвом нашої організації було виділено ряд проблем і порушень в роботі з документами.

Документи часто губилися на всіх стадіях роботи з ними, що призводило до неприємних наслідків не тільки для співробітників відділу діловодства, а й для компанії в цілому.

Були випадки втрати важливих документів з контрольними термінами виконання з вищестоящих організацій (ВАТ «Оборонсервіс» і Міністерства оборони Російської Федерації).

Через втрати документів витрачалося додатковий час на їх повторне створення, узгодження, затвердження, підписання (вихідні документи), на запити адресатам для повторного відправлення документів (вхідних) в нашу організацію.

Накопичувалися документи, призначення і джерело створення яких були незрозумілі.

Наприклад, величезна кількість копій документів, листи з простроченим терміном зберігання, листи від громадян і організацій без підпису та адреси, рекламні матеріали, друковані видання.

Був відсутній контроль виконання документів і моніторинг місцезнаходження документів.

Відео: 1С: Документообіг: досвід впровадження системи

Накопичувалось значну кількість непотрібних копій документів у співробітників різних підрозділів.

Була відсутня звітність за документопотокам і статистична звітність для аналізу руху документів і оптимізації бізнес-процесів.

Для усунення перерахованих проблем необхідно було вирішити такі завдання:

1. Створити єдину інформаційну базу документів.
2. Впровадити технологію колективної роботи з проектами документів на всіх стадіях підготовки, погодження та затвердження з відповідною маршрутизацією і збереженням всіх версій документів, з випуском готового документа (узгодження, затвердження, підписання, реєстрація, відправка) відділом діловодства.
3. Забезпечити можливість паралельного виконання операцій і безперервність руху документів.
4. Впровадити автоматичне формування реєстраційних номерів документів.
5. Впровадити єдину наскрізну технологію контролю виконання документів і завдань.

Під цим розуміється доведення конкретного завдання в електронному вигляді до керівників і виконавців, можливість оперативного доступу виконавців в межах їх компетенції до інформації про належні до виконання документах, можливість оперативного доступу керівників до інформації про хід розгляду документів і виконання доручень.

6. Створити ефективну систему повнотекстового пошуку документів з їхньої найменувань, номерам, змістом і т.д.
7. Забезпечити кожного працівника ВАТ «Спецремонт» відповідно до його компетенцією доступ до інформації по необхідних документів ( «в одному місці», тобто в картці документа повинна бути зібрана вся наявна інформація).
8. Забезпечити розвинену систему звітності по документам.

Дані завдання можна було вирішити шляхом впровадження СЕД.

Мені як начальнику відділу діловодства керівництвом компанії було поставлено завдання за поданням на розгляд для вибору декількох варіантів СЕД. В результаті вивчення ринку СЕД нашим підрозділом було вибрано три програми: «PAYDOX», «DoсsVision», «1С: Документообіг». Для підсумкового вибору СЕД було організовано нараду генерального директора з керівниками структурних підрозділів, на якому йшлося про можливості даних програм і їх вартості. Керівництвом була обрана програма «1С: Документообіг», по-перше, через її найменшою вартістю, а по-друге, в організації вже було кілька ліцензій на «1С», тому залишалося купити бракуючі, що послужило додатковим способом економії коштів компанії.

Етапи впровадження СЕД в ВАТ «Спецремонт»

Весь процес впровадження було вирішено розділити на три етапи.

1. Попередні роботи по впровадженню СЕД.

На цьому етапі нам було необхідно отримати інформацію про кількість документів в організації, про рух документопотоков на підставі аудиту, проведеного в ВАТ «Спецремонт» відділом діловодства, позначити завдання щодо впровадження СЕД і сформувати вимоги до неї, підготувати співробітників до роботи в СЕД (створити і затвердити план їх навчання, забезпечити навчальну інформаційну базу), обговорити і затвердити план подальших робіт, визначити межі другого етапу.

На дані роботи було вирішено виділити три робочих дні у зв`язку з терміновістю впровадження проекту.

2. Автоматизація роботи з вхідною та внутрішньою документацією.

На цьому етапі було розроблено та погоджено технічне завдання по впровадженню СЕД, проведено навчання користувачів роботі з вхідними документами в демо-версії, розроблена інструкція для користувачів по роботі з вхідними документами, проведена дослідна експлуатація системи по роботі з вхідними документами, внесені коректування в роботу системи з документацією, усунені помилки, що виникли в настройках системи в процесі дослідної експлуатації.

На даний етап було виділено 14 робочих днів.

3. Автоматизація роботи з вихідною документацією.

На зазначеному етапі проходило створення і затвердження бізнес-процесів за погодженням вихідних документів, ознайомлення співробітників з інструкцією по роботі з вихідними документами, був проведений аналіз бізнес-процесів в підрозділах, складений план навчання роботі з вихідними документами, проведено навчання працівників відповідно до графіку навчання, робота користувачів в демо-версії, погоджено надання прав користувачам.

На впровадження даного етапу було виділено 19 робочих днів.

Далі розглянемо кожен етап докладно.

1 етап. Попередні роботи по впровадженню СЕД

Впровадження будь-СЕД вимагає обов`язкової попередньої підготовки до автоматизації.

Перш за все, був призначений співробітник, ответственнийза впровадження СЕД, створено робочу групу з впровадження, визначені терміни навчання співробітників роботі в СЕД. Всі ці дії було використано в наказі генерального директора «Про впровадження системи електронного документообігу« 1С: Документообіг »» (див. Додаток 1). Потім був проведений аудит діловодних процесів організації, на основі чого були виділені основні вимоги до СЕД, визначені учасники процесів роботи з документами, виявлені види документів, що використовуються в організації, позначені схеми руху документопотоков. Також було сформовано список груп користувачів, наділених функціональними обов`язками (правами) при роботі з СЕД, визначені маршрути узгодження вихідних документів по департаментам згідно зі штатним розкладом.

Вже на першому етапі були виявлені і основні проблеми впровадження СЕД в ВАТ «Спецремонт», а саме:

1. Відсутність нормативної бази, регламентує діяльність відділу діловодства. На момент впровадження СЕД вона тільки починала створюватися. Це свідчило про те, що керівництво не зовсім розуміла значення повноцінного документообігу, постійно відсуваючи рішення проблеми його структурування.
2. Структурна плутанина. Структура підприємства не збігалася з фактичним підпорядкуванням співробітників, тому бізнес-процеси доводилося постійно перебудовувати. Складнощі виникли і з налаштуванням бізнес-процесів за погодженням вихідних документів.
3. консерватизм співробітників - одна з найсерйозніших проблем, адже ефективність СЕД залежить саме від широти охоплення. Здебільшого робочий персонал з підозрою ставився до всіх нововведень і не бажав переучуватися. Було потрібно пояснити співробітникам переваги СЕД перед паперовим документообігом.
4. Міграція документів. Включення паперового архіву в електронний документообіг є завданням майже неможливою без єдиної системи перекладу паперових документів в електронний вигляд шляхом сканування.
5. Фактор керівника «радянського типу» - небажання багатьох керівників працювати з комп`ютером, переглядати і редагувати документи в електронному вигляді, що заважало повноцінному впровадженню системи.

В кінці першого етапу було організовано нараду з керівництвом для заслуховування звіту, обговорення планів подальших робіт і визначення меж другого етапу.

2 етап. Автоматизація роботи з вхідною та внутрішньою документацією

Автоматизація роботи з вхідними документами (листи)

На другому етапі було розроблено та погоджено технічне завдання (ТЗ) на впровадження СЕД з урахуванням всіх вимог. На основі планів і графіків було проведено навчання співробітників роботі з вхідними документами в СЕД (групові та індивідуальні заняття).

Були розроблені інструкції для користувачів: Інструкція по роботі з вхідними документами для керівників та Інструкція по роботі з вхідними документами для співробітників.

На підставі нормативних документів, що регламентують діяльність, була визначена й узгоджена наступна схема руху вхідного документа: На схемі Контроль виконання - виконання з малий!

Обговоримо схему докладніше:

1. Реєстрація. Документ, що надійшов до відділу діловодства, повинен бути розглянутий на предмет доцільності його реєстрації. Лист реєструється в СЕД з автоматичним присвоєнням реєстраційного номера. До картки вхідного документа прикріплюється його скан-копія.
2. Розгляд. Діловод повинен передати зареєстрований документ на паперовому носії (оригінал) керівнику для винесення резолюції. Після винесення резолюції керівником діловод вносить її в СЕД в картку вхідного документа і формує процеси виконання для осіб, зазначених у резолюції.
3. Виконання. При вході в систему на робочому столі програми в розділі завдання мені у виконавця виникає питання виконати (Рис. 1).

Мал. 1. Завдання на виконання в системі «1С: Документообіг»

Виконавець проводить необхідну роботу по виконанню документа в установленому порядку, після чого фіксує виконання завдання в СЕД.

4. контроль виконання. При вході в систему на робочому столі програми в розділі завдання мені у користувача, зазначеного в якості перевіряючого завдання виконання, з`являється задача перевірити виконання. Перевіряючий здійснює перевірку результату виконання, при цьому він може приймати результат або повертати завдання виконавців на доопрацювання. Документ вважається виконаним, якщо він погоджений усіма керівниками, які беруть участь в узгодженні.

Далі була проведена дослідна експлуатація системи, для чого всім співробітникам була підключена демо-версія програми. У процесі дослідної експлуатації виникли деякі помилки в настройках системи, а саме: в формі списку на доопрацювання довідника кореспонденти і в формі управління резолюціями.

Спільно зі співробітниками ІТ-відділу вони були усунені.

Автоматизація роботи з внутрішніми документами (протокол)

Схема руху внутрішнього документа (на прикладі протоколу) включає в себе наступні етапи:

1. Створення. Діловод створює за шаблоном в СЕД протокол і заповнює необхідні реквізити картки.

Списки присутніх і запрошених співробітників заповнюються з адресної книги (в СЕД), при цьому є можливість внесення в документ осіб, які не перебувають в штаті ВАТ «Спецремонт».

2. затвердження. Проводиться генеральним директором на паперовому носії в установленому порядку.
3. Реєстрація. Після затвердження протокол реєструється діловодом в СЕД.

Для реєстрації протоколу діловод повинен виконати наступний перелік дій:

• відсканувати затверджений документ;
• прикріпити скан-копію затвердженого документа до картки протоколу;
• зберегти всі внесені дані.

Після всіх вищеописаних дій з документом автоматично присвоюється дата і реєстраційний номер. Але автоматичне привласнення цих даних відбувається тільки після того, як діловод виконає весь необхідний перелік дій і заповнить всі реквізити картки.

4. ознайомлення. Для ознайомлення з протоколом діловод в СЕД повинен сформувати процес Ознайомлення для необхідного переліку осіб.

Автоматизація роботи з внутрішніми документами (службова записка)

У ВАТ «Спецремонт» службові записки створюються за шаблоном «Службова записка» в СЕД. Діловод створює картку службової записки і заповнює всі необхідні реквізити. Для реєстрації службової записки діловод виконує наступні дії:

• в картці документа присвоює реєстраційний номер-роздруковує і передає службову записку генеральному директору для винесення резолюції;
• сканує службову записку з резолюцією;
• прикріплює скан-копію документа до картки службової записки;
• формує процеси виконання або ознайомлення для осіб (виконавців), зазначених у резолюції.

Контроль виконання доручень

Контроль виконання доручень обов`язковий для зміцнення виконавської дисципліни. У ВАТ «Спецремонт» всі вхідні листи, які потребують відповіді, згідно з Положенням про документообіг повинні бути поставлені на контроль.

Контроль виконання доручень ми розділили за видами документів, що знаходяться на контролі (в нашому випадку - це всі документи, що потребують відповіді). На підставі Положення про документообіг в ВАТ «Спецремонт була встановлена така класифікація документів за видами:

• документи з органів виконавчої влади;
• доручення генерального директора - усні і письмові;
• резолюції генерального директора (вхідні документи);
• доручення генерального директора (протоколи оперативних нарад);
• розпорядчі документи (накази, розпорядження);
• внутрішні документи (службові записки).

Для кожного виду документа на підставі Положення про документообіг був визначений свій термін виконання (рис. 2, 3).

Мал. 2. Приклад завдання на виконання доручення

У нашому випадку визначився величезний обсяг документів, які підлягають контролю, тому перед нами постало завдання структурувати інформацію, щоб уникнути втрат документів. Для цього в СЕД була створена система звітності за різними параметрами. Всі документи ми поділили на види і для кожного виду документів налаштували свій звіт (на підставі наших вимог до СЕД).

Звіти в СЕД, в свою чергу, поділяються на види залежно від запиту:

• довідка про обсяг документообігу;
• довідка про виконавську дисципліну;
• зведення за видами і кількістю процесів (рис. 4);
• зведення за видами документів (рис. 5) і ін.

Мал. 4. Зведення за видами і кількістю процесів

Мал. 5. Зведення за видами документів в процентному співвідношенні

Також в СЕД існує і система звітності по невиконаним доручень.

Після закінчення другого етапу було організовано нараду з керівництвом для звіту по роботах даного етапу, обговорення планів подальших робіт і визначення кордонів третього етапу.

3 етап. Автоматизація роботи з вихідною документацією

На даному етапі, так само як на попередніх, була узгоджена і затверджена схема руху вихідного документа:

Відео: 1С Документообіг - досвід впровадження системи

До початку роботи з вихідною документацією була проведена настройка бізнес-процесів обробки вихідного листа з урахуванням умов маршрутизації для вихідних документів (схеми руху та узгодження документів по підрозділах), тобто повинні бути дотримані всі вимоги щодо створення, погодження та затвердження документа.

Для цього були створені відповідні інструкції: Інструкція по роботі з вихідними документами для керівників та «Інструкція по роботі з вихідними документами для співробітників.

На цьому ж етапі було організовано ознайомлення співробітників з даними інструкціями, проведено їх навчання (групове та індивідуальне) роботі в СЕД з вихідними документами.

Виходячи з власного досвіду, автор рекомендує оформляти докладний реєстр індивідуального навчання, де кожен співробітник повинен поставити свій підпис, що він пройшов навчання та відпрацював всі процеси. У нас були випадки, коли співробітники через небажання навчатися роботі в СЕД заявляли, що вони нічого не зрозуміли, або їм погано пояснювали, або їх не навчали зовсім.

Тепер розглянемо докладніше процеси автоматизації роботи з вихідною документацією.

створення. Співробітник ВАТ «Спецремонт» (Ініціатор) створює за шаблоном в СЕД Вихідний документ Лист, заповнює необхідні реквізити картки шляхом вибору з довідника кореспонденти. При відсутності одержувача в довіднику кореспонденти, у Ініціатора є можливість введення в довідник нового кореспондента.

Узгодження. При збереженні документа СЕД пропонує запустити процес обробки вихідного листа. Перед стартом процесу в картці погодження Ініціатор повинен уточнити перелік необхідних узгоджувальних осіб, при цьому СЕД автоматично встановлює безпосереднього керівника Ініціатора в якості першого узгоджувального особи відповідно до організаційною структурою (рис. 6). При узгодженні вихідних листів в нашому випадку було вибрано послідовне узгодження.

Мал. 6. Приклад картки завдання на узгодження

Після узгодження документа всіма погоджують особами СЕД автоматично формує схему процесу ознайомлення Ініціатора з результатом узгодження.

Затвердження / підписання - відповідальне за затвердження документа особа (діловод), отримавши в СЕД завдання затвердити, роздруковує з картки документа узгоджений документ і аркуш узгодження по ньому, потім передає документ на підпис керівнику.

Реєстрація / відправка - після повернення документа з підписом керівника діловод закриває в СЕД процес затвердження, СЕД формує завдання Ознайомитися з результатом Твердження Ініціатору документа.

При позитивному завершенні процесу затвердження діловод, отримавши завдання Зареєструвати, здійснює процедуру реєстрації документа з прикріпленням відсканованого файлу підписаного документа, виробляє відправку вихідного документа контрагенту, при цьому в картці документа ставиться відмітка про відправлення документа і вказується спосіб доставки.

Надання прав користувачам по роботі в СЕД

Для призначення прав користувачам був складений і затверджений Список призначених для користувача груп, наділених функціональними обов`язками (правами) по роботі в СЕД, що складається з шести груп:

1. керівник;
2. керівник підрозділу;
3. керівник відділу;
4. діловод;
5. помічник;
6. співробітник.

Кожна призначена для користувача група була наділена правами в залежності від дій, які покладаються на співробітника даної групи, і від виду документа, з яким він може працювати.

На завершальному етапі було проведено впровадження робочої бази, призначення відповідальних за ведення діловодства в підрозділах. Для початку роботи всіх співробітників в СЕД було видано наказ генерального директора «Про початок роботи в системі електронного документообігу «1С: Документообіг» і призначення відповідальних за ведення діловодства в підрозділах » (Додаток 2).

Ефект від впровадження «1С: Документообіг» і перспектива розвитку СЕД в організації

СЕД в ВАТ «Спецремонт» була впроваджена успішно в найкоротші терміни (за 2 місяці) і з мінімальними витратами. Працює система вже протягом року. Співробітники згодом переконалися в доцільності роботи в даній програмі - і це найголовніше.

Автоматизація документообігу в сучасній організації так само необхідна, як і автоматизація ведення податкового і бухгалтерського обліку. Доказів вищесказаного більш ніж достатньо.

Переваги автоматизації:

• підвищення швидкості обробки документів (узгодження, редагування, твердження, ознайомлення і т.д.);

• низька ймовірність несанкціонованого доступу до інформації;

• зменшення ризику безповоротної «втрати» інформації;

• завжди є відповіді на питання: «Хто автор документа?», «Звідки цей документ взявся?»;

• швидкий пошук необхідних документів і оперативний доступ до них;

• економія коштів завдяки скасуванню непотрібного копіювання і тиражування документів;

• більш злагоджена робота всіх підрозділів і відділів за рахунок регламентованих процедур обробки інформації;

• спрощення процедур роботи з документами;

• економія часу співробітників і як наслідок - підвищення продуктивності їхньої праці;

• регламентований доступ співробітників до документації різного рівня конфіденційності.

У перспективі ВАТ «Спецремонт» ставить собі за мету виконання наступних двох завдань:

1. Автоматизація бізнес-процесів роботи з документами всіх департаментів організації.
2. Автоматизація документообігу дочірніх і залежних товариств ВАТ «Спецремонт».

Таким чином, автоматизація документообігу в ВАТ «Спецремонт» дозволила реалізувати всі основні цілі та завдання по роботі з інформаційними потоками в організації та суттєво скоротила ризики втрати найцінніших документів, підвищивши виконавську дисципліну та культуру роботи з документами в організації.

Додаток 1

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «Спецремонт»

(ВАТ «Спецремонт»)

НАКАЗ

01.10.2014                         №108

м Москва

Про впровадження системи електронного документообігу «1С: Документообіг»

У зв`язку з впровадженням в ВАТ «Спецремонт» системи електронного документообігу «1С: Документообіг» і з метою опису порядку підготовки, узгодження, обліку та контролю документообігу в Товаристві

НАКАЗУЮ:

1. Створити робочу групу в складі керівників усіх структурних
   підрозділів Товариства.
2. Виконання робіт проекту автоматизації документообігу провести в 3
   етапу. Завершити всі роботи по впровадженню СЕД в термін до 25.11.2014.
3. Керівникам структурних підрозділів уявити бізнес-процеси узгодження документації в термін до 09.10.2014.
4. Призначити відповідальним за впровадження системи електронного
   документообігу «1С: Документообіг» Начальника відділу діловодства ПІБ.
5. Начальнику відділу діловодства (ПІБ) організувати навчання працівників Товариства відповідно до графіка навчання (Додаток № 1).
6. Начальнику відділу діловодства ПІБ довести цей Наказ до всіх керівників структурних підрозділів.
7. Керівникам структурних підрозділів ознайомити підлеглих працівників з цим наказом і забезпечити їх явку для навчання відповідно до графіка навчання.
8. Контроль за виконанням Наказу залишаю за собою.

В.о. Генерального директора Підпис І.О. Прізвище

Додаток 2

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «Спецремонт»

(ВАТ «Спецремонт»)

НАКАЗ

м Москва

Про початок роботи в системі електронного документообігу «1С: Документообіг» і призначення відповідальних за ведення діловодства в підрозділах

У зв`язку з закінченням впровадження в ВАТ «Спецремонт» системи електронного документообігу «1С: Документообіг»

НАКАЗУЮ:

1. Співробітникам ВАТ «Спецремонт» почати роботу в програмі електронного документообігу з 27.11.2014 р, відповідно до графіка (Додаток № 1).
2. У кожному структурному підрозділі призначити відповідального співробітника за ведення діловодства (Додаток № 2).

3. Головному спеціалісту ІТ-відділу (ПІБ) здійснювати системне супровід програми «1С: Документообіг».
4. Начальнику Відділу діловодства ПІБ здійснювати функціональне супроводження програми «1С: Документообіг».
5. Начальнику Відділу діловодства ПІБ ознайомити з цим наказом керівників усіх структурних підрозділів Товариства. Термін - до 26.11.2014 р
6. Керівникам структурних підрозділів довести зазначений Наказ до співробітників підрозділів. Термін - до 26.11.2014 р
7. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

В.о. Генерального директора Підпис І.О. Прізвище