Працювати потрібно на результат, і іноді при цьому доводиться чимось жертвувати

Відео: 7 звичок програмують людей на бідність. Сатья дас

Юлія, розкажіть, де Ви зараз працюєте, що входить в Ваші посадові обов`язки?

На даний момент я працюю в компанії «Ерманн» асистентом генерального директора. Компанія є російським підрозділом німецького концерну «Ерманн АГ» зі штаб-квартирою в Алльгой (Баварія). Концерн «Ерманн АГ» має дочірні компанії в Європі, Китаї, США. Компанія займається виробництвом молочних і м`ясних продуктів для дорослих і дітей, які займають лідируючі позиції на європейському ринку. «Ерманн» - це сімейна компанія з багатою історією і традиціями. Історія компанії «Ерманн» в Росії почалася 12 років тому, коли було прийнято рішення побудувати перший завод в Московській області і почати виробництво на місці.

Я влаштувалася в компанію «Ерманн» в жовтні 2009 року на посаду персонального асистента (або як зараз прийнято скорочено називати - PA) генерального директора, це було вже моїм третім місцем роботи. Компанія була мені відома ще з часів навчання в університеті як роботодавець з хорошою репутацією, що для мене є одним з основних чинників при пошуку роботи.

Пам`ятаю, що на співбесіді в компанії «Ерманн» я відразу відчула, що на той момент часу це було найкращим з усіх пропозицій. У мене вже був накопичений чималий і різносторонній досвід роботи, тому я швидко освоїлася на новому робочому місці.

Мій керівник - німець за національністю - зайняв позицію генерального директора компанії близько п`яти років тому. Це був його перший досвід тривалого перебування і роботи в Росії. До приїзду в нашу країну він був керуючим в німецькій компанії, що спеціалізується в секторі FMCG (англ. Fast moving consumer goods - товари широкого споживання).

Після прийому на роботу я виконувала стандартний функціонал персонального асистента генерального директора, який полягав в наступному:

планування робочого дня керівника, робота з документами, складання і переклад презентацій компанії, участь в переговорах, організація комунікації співробітників з керівником, підготовка візитів власника і членів Ради директорів в Росію, виконання доручень керівника.

Хотіла б зазначити, що в більшості випадків перед особистим асистентом керівника-експата варто ще одне важливе завдання, яку ніколи не зустрінеш в описі посадових обов`язків, але яка є смисловим центром цієї позиції. Вона полягає в тому, щоб допомогти керівнику адаптуватися до нового середовища, пояснити йому існуючий уклад життя і способи вирішення проблем. Деякі реалії практично не піддаються поясненню, наприклад, такі наболілі проблеми, як російська бюрократія і її недружнє ставлення до людей, корупція, високі ціни при середній якості життя.

Наприклад, мій керівник перший час не переставав дивуватися тому, що для організації відрядження потрібно цілий комплект документів з масою підписів на кожній сторінці.

 Справа в тому, що в середньому рівень довіри людей один до одного, в тому числі і в умовах трудових відносин, в західних країнах вище, ніж в Росії.

Колеги і керівник надавали мені допомогу у всьому, за що я їм дуже вдячна. У нас в компанії сприятлива атмосфера, тому навіть при виникненні труднощів я не відчуваю стресів.

Через деякий час коло моїх професійних обов`язків значно розширився. У міру оптимізації структур всередині компанії звільнялися нові функції, які були мені цікаві, і я з власної ініціативи взяла їх виконання на себе. Я вважаю дуже важливим вивчати на практиці нові напрямки роботи в різних областях, отримувати результат і не обмежуватися строго певним функціоналом.

Зараз, крім стандартних обов`язків, я займаюся процедурами оформлення дозволів на роботу і віз для іноземних співробітників нашої компанії, візовою підтримкою для російських співробітників, взаємодію з патентно-правовими фірмами з приводу реєстрації наших товарних знаків. Крім того, в мої обов`язки входить перекладацька діяльність і робота зі статутними документами.

Робота персонального асистента цікава, на мій погляд, якраз можливістю ознайомлення зі структурою та функціоналом кожного відділу в компанії.

Наприклад, я познайомилася з роботою виробництва, маркетингу, відділу досліджень і відділу розробки нових продуктів, фінансового та юридичного відділів, напрямки логістики. Це дозволило мені розібратися в тому, як система працює зсередини, які існують проблеми взаємодії, до яких наслідків вони можуть привести, які заходи можна вжити для налагодження робочих процесів.

Розкажіть, що передувало тому, як Ви стали PA? Яка у вас освіта?

Я закінчила перекладацький факультет Московського державного лінгвістичного університету за спеціальністю викладач зі знанням двох іноземних мов: німецької та англійської. До сих пір згадую роки навчання з радістю.

 Взагалі я прихильник концепції «вік живи - вік учись», тому постійно займаюся самоосвітою, читаю книги і різну фахову літературу, цілеспрямовано шукаю нову корисну інформацію, багато часу приділяю спілкуванню з різними людьми, відвідую курси, щоб придбати нові знання і навички.

Наприклад, в 2006 році я проходила навчання на курсах комп`ютерного центру «Спеціаліст» при Московському державному технічному університеті ім. Н.е. Баумана (МДТУ ім. Баумана) зі створення ефективних презентацій, роботі в нових версіях програм MS Word і Excel для просунутих користувачів, друку сліпим методом.

Отримані знання мені стали в нагоді, тому що тепер я можу виконувати роботу швидше і якісніше.

Зазвичай я сама визначаю для себе, в якій області мені потрібно придбати нові навички - я постійно слідкую за вимогами роботодавців на ринку праці. Я роблю внесок в свій професійний розвиток, і, як наслідок, це приносить користь моїй кар`єрі. У майбутньому планую пройти навчання по роботі в графічних редакторах.

У сучасному світі інформація застаріває дуже швидко і з кожним днем її кількість збільшується стрімкими темпами, тому намагаюся використовувати будь-яку можливість для «установки оновлень».

Після отримання диплома Ви відразу вирішили обрати професію персонального асистента?

На п`ятому курсі я проходила практику в Московській торгово-промисловій палаті (МТП) і після закінчення навчання залишилася там працювати менеджером з міжнародних проектів. Саме на цьому місці роботи я познайомилася з власне робочим процесом, навчилася організовувати проекти, протидіяти новим викликам непередбаченими ситуаціями.

Моїм першим проектом була організація семінару по ліцензійно-дозвільної діяльності в Німеччині для групи керівників ліцензійно-дозвільних палат з регіонів Росії. Я несла відповідальність за все, починаючи від оформлення віз і закінчуючи супроводом групи в якості перекладача. Саме в ході цього проекту я зрозуміла, що багато в чому успіх складається з деталей, часто побутових, і міжособистісних відносин. Ключ до успіху - це в першу чергу увагу до оточуючих вас людям.

Вам можуть з легкістю пробачити будь-якої недолік знань в професійній області, але неуважність і незацікавленість - майже ніколи.

Це був хороший старт для початку кар`єри. На мою думку, трудову діяльність потрібно починати якомога раніше, нехай навіть перший досвід буде не за фахом.

Паралельно з роботою в МТП я займалася перекладацькою діяльністю. Це була робота для душі і приносила мені радість і задоволення.

Я перекладала науково-популярну літературу для дітей із серії «Навіщо і чому», книги з медицини і езотеричну літературу, наприклад, про розвиток інтуїції, австрійські кулінарні поради з приготування швидкої і корисної їжі.

Переклад для мене - це виклад думок на іншій мові, лінгвістична адаптація подачі матеріалу. Як говорила одна з моїх викладачів німецької мови, «Ми переводимо не слова, а образи», а це вже творчість. Робота перекладачем навчила мене ясно викладати свої думки, образно мислити, правильно доносити інформацію до цільової аудиторії.

Моїм другим місцем роботи була німецька компанія ТОВ «Херренкнехт тоннельсервіс» з продажу тунелепрохідницького обладнання, де я займала посаду менеджера з реклами. Це була нова, цікава для мене сфера діяльності, де я придбала масу корисних навичок по організації виставкових заходів, написання тематичних статей та створення спеціальних випусків журналу про діяльність компанії, рекламних матеріалів, - в загальному, навчилася професійній роботі з інформацією, що надходить із зовнішніх і внутрішніх джерел компанії.

На стажуванні в штаб-квартирі компанії я опанувала новими методами роботи з інформацією. Подача матеріалу, вимоги та акценти сильно різняться в залежності від країни і компанії.

Одним з найбільш яскравих моментів цієї роботи для мене стали фоторепортажі з будівельних майданчиків на південному заході Москви. Я працювала спільно з головним редактором профільного видання по безтраншейним технологіям, а кілька фоторепортажів зробила сама.

Безпосередню участь якісно змінює ставлення до роботи, тому я хотіла б порекомендувати своїм колегам по можливості виходити зі стін офісу, якщо це можливо за родом діяльності компанії. Ви отримаєте новий погляд на вашу повсякденну роботу і масу позитивних емоцій.

Як Ви зважилися змінити сферу професійної діяльності?

Сферу діяльності довелося змінити в силу обставин. Я шукала роботу в розпал кризи 2009 року, коли хороших пропозицій на ринку праці США и других странах було вкрай мало. Проаналізувавши ситуацію, я додала в колонку пошуку посад позицію персонального асистента і отримала кілька пропозицій. Для мене тоді було важливо отримати роботу в західній компанії з гарною репутацією і умовами праці. Вибір я зробила, довірившись своїй інтуїції, і, як показав час, вона мене не підвела.

Зараз Ви відчуваєте себе професіоналом своєї справи? Чи є в Вашій професійній діяльності якісь моменти, з якими досі можуть виникати складнощі?

Головне, чого мені вдалося навчитися за час моєї роботи - робота повинна приносити радість і задоволення в першу чергу особисто вам. Самомотивація - велика річ! В цьому випадку набагато легше переконувати і доносити свої ідеї, в той же час варто прислухатися до думки колег і йти на компроміси, якщо користь від цього очевидна.

На мій погляд, роботу в умовах російської дійсності сильно ускладнює наявність таких якостей у людей, як безініціативність, сліпе слідування інструкціям, а також формализованность відносин. З такими проявами мати справу, звичайно, важко. Я намагаюся міняти своє ставлення до них - і все виходить.

Зараз я відчуваю себе професіоналом своєї справи. Мене оточують розумні чуйні люди, у яких я багато чому вчуся. Це для мене один з найбільш важливих аспектів у роботі.

Також дуже важливо вміти швидко і правильно реагувати на виниклу проблему.

Не варто піддаватися паніці, відмовлятися від виконання завдань, пояснювати, що це не входить в сферу ваших обов`язків, намагатися перекласти задачу або проблему на іншого співробітника, відкладати її в довгий ящик. Навіть якщо ви не знаєте, як вирішити проблему, завжди є поруч люди, які можуть допомогти, Інтернет, книги, форуми і т.д. Чим швидше ви почнете діяти і шукати рішення, тим швидше його знайдете.

Відкрийте нашим читачам секрет - як спростити робочі процеси і отримувати задоволення від роботи?

Для спрощення робочих процесів потрібно бачити ситуацію або процес в цілому, з висоти пташиного польоту. Зазвичай таке відення досягається шляхом відкритого спільного обговорення при наявності волі і бажання змін. Часто люди бояться вийти за межі встановлених рамок. Я намагаюся використовувати в роботі методи оптимізації робочих процесів - над цим умінням потрібно працювати, але воно досяжно.

На сьогоднішній день я виконую роботу, яку ще рік тому виконував відділ з трьох співробітників, і при цьому у мене поступово вивільняється час для все нових завдань. Я оптимізувала процедури узгодження в сфері своїх обов`язків, які часто займають багато часу, намагалася виконувати надходять завдання відразу ж, не відкладаючи їх на завтра. Найчастіше висока особиста ефективність виникає в так званому «стані потоку», тобто тоді, коли людина повністю включений в те, чим він займається, зосереджений і націлений на успіх.

Я давала керівнику стислу і точну інформацію, якщо у нього виникали питання з приводу будь-якого документа, попередньо уточнювала у колег зміст документа. Не можна приносити документи на підпис, не знаючи, про що конкретно в них йдеться: про які суми, постачальників, умовах, контрагентів і т.д. Через деякий час багато питань я вирішувала самостійно, наприклад, кому з наших партнерів і на яких умовах робити ділову шенгенську візу, які товарні знаки ми будемо реєструвати, а які ні, як зробити це найбільш оптимально за витратами, обробляла рахунку.

Які Ви знаєте способи боротьби з рутиною і неприємностями?

Іноді доводиться виконувати нудну трудомістку або стресову роботу. У цих випадках я намагаюся знайти в ній щось цікаве або просто повністю розслабитися і спокійно і поступово виконувати свої завдання.

Під рутиною я розумію стандартні відпрацьовані операції, які не мають на увазі пошуків нових рішень, творчого підходу, тобто це просто оперативна робота, яка повинна бути виконана. Часто буває так, що ці рутинні завдання, наприклад, заповнення заяв на видачу запрошень іноземцям, накочуються як сніжний ком і повинні бути зроблені в короткі терміни. В цьому випадку я намагаюся «зупинити час» і уявити собі, що у мене маса часу, робочий день ще триватиме довго і я все встигну.

Іноді для того, щоб знайти правильне рішення робочої завдання, потрібно відпочити або змінити вид діяльності. Інсайти (від англ. Insight - проникливість, проникнення в суть, розуміння, осяяння, раптова здогадка) - термін гештальтпсіхологіі- інтелектуальне явище, суть якого полягає в несподіваному розумінні стоїть проблеми і знаходженні її рішення зазвичай приходять саме в такі моменти. Рутина - важлива складова роботи і, як мені здається, урівноважує сила в системі. Тільки супер-креативні і дуже енергійні люди можуть дозволити собі відмовитися від неї.

А ще я вірю в «ефект метелика» (маленька подія, що несе за собою ланцюжок наступних, які можуть мати глобальний характер). Хотіла б привести на цю тему висловлювання одного з моїх керівників: «Іноді, якщо ви приділите головну увагу дрібницям і деталям, великі проблеми вирішуються самі собою».

З якими проблемами міжкультурних комунікацій ви стикалися, коли працювали з іноземними партнерами, керівниками?

Що стосується проблем міжкультурних комунікацій, то вони в основному виникають через різницю менталітетів і стилів роботи. Іноземні партнери в більшості випадків очікують, що російські співробітники повинні мати такий же підхід до роботи, як і вони, але по відношенню до власної роботи і виникаючих помилок вони виявляють досить демократичний підхід.

Наприклад, далеко не всі іноземці готові працювати понаднормово, а якщо і роблять це, то чітко підраховують своє витрачений час і вимагають грошової компенсації. Відносно ж російських співробітників це питання найчастіше вимагає довгих переговорів про оплату або компенсації понаднормових.

Часто в міжкультурних комунікаціях виникає тема корупції та ставлення до цього явища.

У нашій країні, на жаль, це явище широко поширене, і іноді іноземцю складно пояснити, що «так прийнято» і навіть необхідно для швидкого вирішення будь-якого питання. Негативне ставлення до корупції багато іноземців переносять на всіх російських людей в цілому і щиро дивуються, чому ми не подаємо скарги до суду або вищестоящі організації.

Взагалі в області міжкультурних комунікацій слід дотримуватися тонку грань між тим, чого ви хочете домогтися, і тим, що очікують від вас іноземні колеги або партнери. Іноді проблеми виникають найнесподіванішим чином через різницю в реакціях на одну і ту ж ситуацію. Доброзичливий тон і ввічливість, поширені серед представників західних компаній, можуть ввести в оману, тому що насправді про вас або про вашу роботу думка буде, м`яко кажучи, не найкращий, але вам не дадуть цього зрозуміти.

Наприклад, якщо ви почуєте від англійця у відповідь на ваше висловлювання фразу «interesting», то в більшості випадків це буде означати скепсис, а зовсім не інтерес. Німці і американці більш прямолінійні.

Яким чином будуються Ваші ділові відносини з керівником-експатом? Як Вам вдалося налагодити спілкування?

Головна складність полягала в вибудовуванні довірчих ділових відносин з керівником. Бізнес в Росії сильно відрізняється від звичних для іноземців стандартів ведення справ. Мій керівник на початку його роботи виявляв нерозуміння і в якійсь мірі недовіра до російських співробітникам. Потрібен був час, щоб ця ситуація змінилася.

З керівником у мене склалися хороші партнерські відносини. В першу чергу, мені допомогли тривалий досвід спілкування і роботи з іноземцями (німцями зокрема) і метод візуалізації, тобто подумки я вставала на його місце і намагалася уявити собі, чого б хотіла я на його місці. Ця практика працює.

Згодом різниця в менталітеті і мовний бар`єр стираються, і розуміння приходить само собою. На початку роботи я уточнювала, що саме від мене очікується, в які терміни, обговорювала з керівником кілька варіантів вирішення поставленого завдання, намагалася завжди давати зворотний зв`язок і враховувала його поради і рекомендації.

Зараз комунікація з керівником налагоджена, і ніяких серйозних проблем або нерозуміння не виникає.

Що в діловому спілкуванні в цілому здається Вам найбільш складним?

Найбільш складним для мене було навчитися стримувати свої пориви і слухати оточуючих мене людей і враховувати їхню думку. Саме чути, а не просто слухати. Імпульсивність раніше заважала мені в роботі. Також потрібен час, щоб вийти з ролі виконавця і зайняти позицію Дорослого, який може доносити свою точку зору, пропонувати варіанти вирішення завдань, налагоджувати комунікацію без емоційних сплесків і особистих реакцій, не відчувати страху в конфліктних ситуаціях.

Щоб стати хорошим менеджером, потрібно мати набір організаторських якостей, щоб стати хорошим перекладачем, треба знати мову ... А які якості повинні бути притаманні хорошому помічникові?

Хороший помічник повинен володіти такими якостями, як внутрішня організованість і мотивація, уважність до людей, допитливість і, звичайно, почуття гумору і стресостійкість.

Наскільки важлива у Вашій професії стресостійкість?

Стреси і неприємності є невід`ємною частиною нашого життя. Невміння правильно реагувати на стреси в роботі дуже заважає і іноді може навіть вибивати з колії. Через це потрібно пройти, щоб виробити імунітет. З досвідом і за умови роботи над собою негативні моменти надають все менший вплив і трансформуються в позитивний досвід.

Наприклад, рік тому, займаючись оформленням дозволів на роботу і залученням на роботу іноземних працівників, я зіткнулася з відвертим хамством і навмисним створенням безглуздих перешкод в органах міграційної служби. У підсумку мені довелося їздити три дні поспіль, щоб подати документи. Скаржитися у вищі органи в нашій країні не має сенсу, тому що це може привести до ще більших проблем. Це була, звичайно, неприємна ситуація, але в кінці кінців я вирішила поставитися до неї як до даності. Головне, що всі документи в підсумку були оформлені і отримані.

Як розвинути в собі стресостійкість?

Стресостійкість можна і потрібно розвивати, якщо це якість не властиво вам від народження.

Особисто мені часто допомагає метод спостерігача, тобто вміння дивитися на ситуацію з боку. Не варто сприймати неприємні слова або емоційні сплески оточуючих людей на свій рахунок. Найкращий вихід з неприємної ситуації - звернути все в жарт. Шлях до набуття внутрішнього спокою непростий, але і цьому можна навчитися. Дуже важливо вміти розрізняти види стресових ситуацій. Серед них є дрібниці, на які не варто навіть звертати уваги, є життєві уроки, існує навіть таке поняття, як позитивний стрес.

Позитивний стрес для мене - робоча задача, для вирішення якої потрібно придумати і застосувати новий підхід в стислі терміни.

Наприклад, працюючи над спеціальним випуском журналу про діяльність компанії «Херренкнехт тоннельсервіс», мені потрібно було отримати інформацію про роботу техніки і взяти інтерв`ю у керівників будівельних організацій, у яких на такі речі зазвичай немає часу, потім відфільтрувати інформацію та прийняти рішення, про що ми можемо написати, а про що ні, перевірити макети, отримати фотографії. Я провела на будмайданчику вісім годин взимку, щоб зробити фотографії завершення проходки тунелю напередодні свята восьмого березня. Незважаючи на складності, я була дуже рада, коли журнал вийшов і мав успіх у замовників на виставці.

Раніше мене виводили з рівноваги затримки в роботі або нерозуміння завдання з боку третіх організацій, з якими ми співпрацювали. Бувало так, що навіть після неодноразових пояснень вони все одно робили щось не так, і мені доводилося все виправляти.

Наприклад, на одній з виставок наша компанія замовила і оплатила водостік для виставкового стенду. При монтажі стенду напередодні виставки з`ясувалося, що ніхто і не збирався монтувати водостік поруч з нашим стендом. Мені довелося шукати відповідальних з технічної служби, вимагати від них виконання замовленої послуги - і все це за рахунок свого особистого часу пізно ввечері.

Проте, працювати потрібно на результат, і іноді при цьому доводиться чимось жертвувати. З цієї ситуації я зробила висновок, що важливі речі потрібно завжди перевіряти особисто і робити це швидко і на місці.

Ким Ви себе уявляєте років через десять?

Я не планую на таку довгу перспективу. Мене завжди трохи бентежить це питання на співбесідах. Мені здається, що люди, які планують своє життя в довгостроковій перспективі, обмежують себе рамками своїх уявлень і, можливо, забирають у себе подарунки, які доля їм готує. Мені здається, що реальність многовариантна і в будь-який момент все може змінитися самим непередбачуваним чином. Звичайно, це не означає, що я не будую планів щодо свого професійного майбутнього або живу одним днем.

Надалі я планую свій професійний розвиток у сфері проект-менеджменту. Мені подобається проектна робота в команді, подобається організовувати процеси і отримувати результат - це те, що мені потрібно. Я планую пройти навчання на курсах і семінарах в області проект-менеджменту, розвитку внутрішніх комунікацій в компанії.

Мені не дуже подобається слово «кар`єра», поняття «професійний розвиток» підходить мені більше. Кар`єра може складатися дуже успішно, але, як це часто буває, може не принести повноцінного щастя. Амбіції повинні бути, але вони повинні бути здоровими, не на шкоду собі і іншим.

Які, на Вашу думку, сфери діяльності для подальшого розвитку може вибрати для себе ПА?

Жодна людина в компанії зазвичай не проводить стільки часу з керівником, як персональний асистент. Це дає хорошу можливість вивчити принципи функціонування бізнесу. Я думаю, що PА може вибрати для себе діяльність, пов`язану з встановленням контактів і вибудовуванням комунікацій, управлінням персоналом, проектним менеджментом. Звичайно, багато що залежить від здібностей і особистих переваг. Деякі з моїх колег стали успішними менеджерами з продажу та розвитку бізнесу, менеджерами з персоналу після завершення етапу PА.

Що Ви думаєте про кар`єру в житті жінки?

Робота в життя жінки важлива. Улюблена справа приносить радість, допомагає переключитися. Я абсолютно впевнена в тому, що жінка ні в якому разі не повинна замикатися на сім`ї. Фінансова самостійність в наш час просто необхідна. Думаю, що жінці робота дає відчуття впевненості в собі, допомагає бути цікавою і різною. Для дітей набагато цікавіше і корисніше спілкуватися з мамою, яка може розвивати їх, багато чому навчити, бути прикладом, ніж просто задовольняти їх базові потреби.

Розкажіть про свої улюблені заняття в неробочий час?

Вільного часу у мене, на жаль, залишається не так багато. При сучасному ритмі життя рідко вдається розслабитися і добре відпочити. Вихідні пролітають як одна мить. З друзями найчастіше доводиться спілкуватися по телефону або скайпу. Тому коли у мене видається вільний час, я в першу чергу намагаюся зустрітися з друзями. Люблю проводити час на природі, читати, гуляти по місту, відвідувати цікаві заходи. Москва в цьому відношенні благодатний місто - завжди можна знайти заняття до душі.

Які поради Ви могли б дати своїм колегам, що б хотіли їм побажати?

На закінчення хотіла б побажати читачам везіння, хороших колег і керівників, почуття радості життя. Нехай у вас все виходить якнайкраще!

Дякуємо Вам за інтерв`ю!