Аудит діловодства в організації

Організація раціональної роботи з документаційне матеріалом - основне завдання служби ДОУ. Поглянути по-новому на здавалося б налагоджений процес документаційного забезпечення управління або вибудувати нову модель документообігу дозволить аудит діловодства організації.

Традиційно термін «аудит» вживається стосовно до перевірки фінансових показників компанії.

Згідно п.1 ст.1 Закону «Про аудиторську діяльність» від 07.08.2001 № 119-ФЗ, під аудитом розуміється підприємницька діяльність по незалежній перевірці бухгалтерського обліку та фінансової (бухгалтерської) звітності організацій і індивідуальних підприємців, а також з надання супутніх аудиту послуг .

У більш широкому розумінні аудит - це процедура незалежної оцінки діяльності організації, системи, процесу, проекту або продукту. З цієї точки зору аудит діловодства - це аналіз діяльності компанії в області документаційного забезпечення управління, що включає в себе перевірку документації на предмет відповідності законодавству Російської Федерації і внутрішнім локальним актам, а також організації роботи з документами.

види аудиту

1. В залежності від того, чи будуть притягнуті до перевірки сторонні фахівці або ж перевірка буде організована «своїми силами», виділяють зовнішній і внутрішній аудити.

 зовнішній аудит - перевірка діяльності із залученням зовнішніх фахівців. Даний вид аудиту дозволить отримати дійсно незалежну оцінку, яка можлива тільки при «погляді з боку». Такий вид аудиту прийнятний в разі впровадження системи електронного документообігу, коли фахівці фірми-розробника ПЗ досліджують об`єкт автоматизації, описують схеми документообігу, виявляють види документів, що використовуються в діяльності організації. Отримані результати і варіанти оптимізації представляють на узгодження, а потім вже приступають безпосередньо до автоматизації.

При зовнішньому аудиті в групі аудиторів все ж повинен бути присутнім представник фірми-замовника аудиту (бажано фахівець служби ДОУ), оскільки деякі нюанси можуть бути приховані від «зовнішніх очей». До того ж часто при зовнішньому аудиті пріоритети можуть бути віддані процесам документообігу, а не документування інформації. Тільки фахівець служби ДОУ зможе проаналізувати документи на відповідність зовнішнім і внутрішнім нормам.

Внутрішній аудит - захід, здійснюване власними силами організації. Основна мета внутрішнього аудиту - контроль дотримання співробітниками компанії вимог законодавства, нормативних актів і стандартів професійної діяльності.

Згідно ДСТУ ISO 9001 - 2008 «Системи менеджменту якості. Вимоги »(ідентичний міжнародному стандарту ISO 9001: 2008), в організації, яка прагне до підвищення задоволеності споживачів (клієнтів) шляхом ефективного застосування системи управління якістю, потрібно фігурувати 6 обов`язкових документованих процедур (стандартів), одна з яких -« Внутрішній аудит ». В даному внутрішньому документі можливо описати цілі, принципи та правила проведення заходу.

2. З точки зору планування заходів можливі плановий і позаплановий аудити.

Плановий аудит. Доречний у випадках, якщо компанія прагне до постійного контролю даної сфери, якщо актуальність і достовірність інформації дозволяє уникати штрафів і санкцій. Такий аудит доцільно проводити раз на рік (припустимо, в кінці року), щоб мати можливість виправити виявлені помилки «по гарячих слідах». оскільки законодавством Російської Федерації не закріплені обов`язковість і періодичність аудиторської перевірки в сфері діловодства, можливе проведення даного заходу і рідше, проте параметри запланованої процедури повинні бути відображені в локальному нормативному акті.

Позаплановий аудит. Добровільний аудит, проводиться за рішенням керівництва компанії, з ініціативи служби ДОУ.

Про необхідність проведення позапланового аудиту можуть говорити і такі фактори, як:

• зміна (звільнення, переведення) співробітника, відповідального за діловодство компанії;
• зміна керівництва компанії;
• необхідність приведення документації у відповідність з нормативними актами (після внесення будь-яких змін).

Плановий і позаплановий аудити можуть бути як зовнішніми, так і внутрішніми, в залежності від того, які цілі переслідує організація і яким бюджетом вона має в своєму розпорядженні на дану процедуру.

Схема аудиту діловодства компанії

Незалежно від обраного виду аудиту перевірку діловодства можливо побудувати за такою схемою:

1. організаційний етап. В даному випадку визначається склад аудиторської групи, визначаються цілі, завдання і терміни проведення аудиту.

Компанії, серйозно підходять до організації і розвитку бізнесу, давно перестали розглядати аудиторську перевірку як формальність, тому цілями процедури будуть уявлення істинної картини діяльності, компетентна оцінка і корисні рекомендації.

Згідно сформульованим цілям віддається перевага зовнішнім або ж внутрішнім аудиторам.

У разі якщо вибір зроблений на користь зовнішніх перевіряючих, то слід звернути увагу на наявність у фахівців знань не тільки загального діловодства, а й розуміння специфіки сфери діяльності підприємства. Внутрішні ж аудитори, навпаки, найчастіше відмінно розбираються в тонкощах свого напрямку, але оцінка діяльності по ряду причин не завжди може бути об`єктивною. В такому випадку до перевірки додатково слід залучати незацікавлених співробітників компанії (можливо, з інших відділів, філій), а якщо аудит організований на постійній основі, то в традиційний склад аудиторів включати нові персони зі свіжими думками та ідеями.

Терміни проведення аудиту не повинні бути занадто затягнуті, оскільки будь-яка перевірка так чи інакше паралізує робочий процес. Оптимальний період визначається індивідуально в кожному конкретному випадку в залежності від обсягу досліджуваного матеріалу і може становити від двох до семи і більше днів.

Рішення, прийняті на організаційному етапі, слід відобразити в розпорядчому документі - наказі, який і буде служити підставою до проведення заходу (додаток 1). У разі якщо компанія має в своєму розпорядженні внутрішнім стандартом, що регламентує проведення аудиторських перевірок, наказ може містити не всі зазначені вище параметри або відсутні зовсім.

2. Визначення об`єкта аудиту. Аудит діловодства може бути проведений як в організації в цілому (її філії), так і в окремо взятому структурному підрозділі. Залежно від обраного об`єкта перевірки формується план заходу (додаток 2) та визначається перелік документів, які слід перевірити (додаток 3).

Етап другий можливо об`єднати з першим, в цьому випадку рішення, прийняті за визначенням об`єкта та предмета перевірки, відображаються в наказі, план заходу може служити додатком до наказу тощо.

План проведення перевірки дозволяє ефективно розподіляти роботу междуспеціалістамі, розмежувати зони відповідальності, визначити терміни для кожного етапу процедури. Планування сприяє тому, щоб важливих областей аудиту було приділено необхідну увагу, щоб були виявлені реальні і потенційні проблеми і робота була виконана з оптимальними витратами, якісно і своєчасно.

Перелік документів, що підлягають перевірці, - документ, метою якого є не тільки допомогти аудиторам провести перевірку, а й дозволити перевіряється підготуватися до цієї перевірки, заздалегідь собратьвесь необхідний матеріал, не витрачаючи в відповідальний момент дорогоцінний час на його пошуки на полицях, в архівах і у відповідальних осіб.

3. Звірка документів. Процедура передбачає перевірку наявності документів. Перелік необхідних документів кожна організація встановлює самостійно. До поширеним обов`язковим документам у сфері діловодства відносяться: розпорядчі документи (накази, розпорядження, вказівки), Методична інструкція з діловодства, нормативні документи в сфері архівного діловодства.

Звірку документів можливо проводити за номенклатурою справ (список справ, що утворюються в діяльності компанії), яку кожен відділ згідно з правилами діловодства формує в кінці поточного року на наступний календарний рік.

Результати звірки можна представити в таблиці (табл. 1).

Таблиця 1. Приклад відображення результатів звірки документів

4. Перевірка документації - детальне вивчення документів з метою виявлення відповідності встановленим вимогам, виявлення помилок.

Чи не до всіх розпорядчих документів можливе застосування параметра «Документ в наявності, але вимагає актуалізації», оскільки представники служби ДОУ можуть бути не інформовані про кадрову ротацію або зміні функціоналу співробітників. Однак необхідність в актуальності подібних документів висока і вимагає особливого уваги-в даному випадку можливе залучення до перевірки таких документів фахівців суміжних служб.

Правила оформлення основних видів документів часто викладені в Методичних інструкції з діловодства в організації- в разі її відсутності як еталон (зводу правил) можливо використовувати ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ». Незважаючи на те що ГОСТ носить рекомендаційний характер, застосування його доречно, оскільки уніфікація дозволить уникнути хаосу.

Таблична форма відображення результатів перевірки документів вельми зручна, оскільки дозволить побачити типові та унікальні помилки, виявити основних «порушників» і згодом провести роботу з роз`яснення основних правил при оформленні документів (табл. 2).

Таблиця 2. Приклад відображення результатів перевірки документації

5. Аналіз діловодних процесів. Оскільки в поняття «діловодство» включена організація роботи з документами, то при перевірці слід звернути увагу на існуючі схеми, правила документообігу, а також діловодних процесів. Даний етап може й не бути в плані аудиторів у випадках, якщо акцент зроблений на користь аналізу документації. Однак якщо аудит передує впровадженню електронного документообігу або викликаний необхідністю коригувальних заходів в області документаційного забезпечення управління, ігнорувати його не варто. Детальне вивчення існуючих процедур дозволить оптимізувати роботу не тільки служби ДОУ, але і всієї організації в цілому.

До основних діловодних процесів прийнято відносити такі процеси, як робота з вхідними документами, створення (реєстрація) вихідних документів, створення розпорядчих документів.

Під процесами діловодства в даному випадку розуміється послідовність певних операцій (робіт, завдань), що здійснюються співробітниками компанії для вирішення будь-якої задачі в рамках документаційного забезпечення. Можна також сказати, що процес - це послідовна зміна станів документа в його життєвому циклі, тому для наочності його візуалізують за допомогою схем (рис. 1,2,3).

Кожен етап (стадія) діловодного процесу включає в себе одне або декілька дій, які здійснюються згідно з певними правилами.

Вимоги до стадій зазначених процедур часто відображені в локальних нормативних актах, наприклад, в Методичною інструкції з діловодства або регламентах по роботі з бізнес-процесами. Дотримання зафіксованої технології роботи з документами є запорукою успішного функціонування всієї організації, однак на практиці трапляється так, що виконання правил не може у зв`язку з їх некоректністю або недостатньою поінформованістю співробітників, задіяних в процесі. Тому при аналізі діловодних процедур необхідно попередньо вивчити вимоги, викладені в нормативних матеріалах, а потім визначити важливі в кожному конкретному випадку параметри для зіставлення ожідаемихпоказателей з реальними.

Як правило, інформація, що дозволяє судити про дотримання / недотримання затверджених правил, міститься в картках електронних документів в разі, якщо в компанії введено електронний документообіг, або в журналах реєстрації, передачі документів і на інших паперових носіях при традиційному документообігу.

Подібне порівняння «норми» і «факту» в рамках аудиту діловодства дозволить легко виявити основні проблемні зони і відкоригувати при необходімостіпроцесс роботи (табл. 3).

Таблиця 3. Приклад відображення результатів аналізу діловодних процесів

6. Оформлення звітів по аудиту. По завершенні аудиту аудитори повинні скласти звіт про поточний стан діловодства, зафіксувати виявлені недоліки. Звіт може бути виключно інформативним, тобто викладати тільки факти без пояснення причин ситуації, що склалася, або ж, навпаки, містити елементи аналізу проблеми (аналітики).

У такому документі будуть представлені дані, роз`яснюється їхня суть, розглянуті альтернативи і наслідки, зроблені висновки і відображені рекомендації. Форма звіту в даному випадку не принципова - звіт, довідка про проведену перевірку, протокол тощо за підписом голови або всіх членів аудиторської комісії (додаток 4, 5).

7. Підготовка рекомендацій щодо усунення виявлених порушень (помилок). Оскільки метою аудиту діловодства є не тільки відображення об`єктивної картини справ, а й можливість згодом скорегувати робочий процес, то підготовка рекомендацій щодо усунення порушень є важливою, невід`ємною частиною перевірки.

Доцільно даний етап висловити в плані усунення порушень із зазначенням термінів і відповідальних осіб (додаток 6) - також рекомендації можуть бути відображені і в звіті (довідці) про проведену перевірку. В такому випадку пропозиції по оптимізації робочого процесу будуть носити загальний характер, розробка детального плану покладається безпосередньо на представників структури, в якій проводився аудит (див. П. 6) (додаток 5).

На закінчення слід зазначити, що вказаний алгоритм проведення аудиту діловодства може бути перетворений в залежності від специфіки організації, проте основні цілі і завдання залишаться все ж незмінними - аудит дозволить реорганізувати роботу служби ДОУ таким чином, щоб в сучасних умовах документаційне управління не представляло собою бюрократичний процес .

Аудит діловодства - відмінний спосіб отримати достовірну інформацію про фактичний рівень документаційного забезпечення управління та професійної компетенції співробітників-організований на постійній основі - це ще й метод контролю діяльності фахівців служби ДОУ і інших структурних підрозділів щодо вдосконалення робочого процесу, без якого неможливо ні застосувати мотивацію, ні поставити завдання, ні визначити сильні і слабкі місця. Багатоаспектність аудиту, можливість з його допомогою вирішити комплекс питань, пов`язаних з формуванням корпоративної пам`яті організації, дозволяє виділити його як засіб створення іміджу стабільної, орієнтованої на високі результати компанії.

Додаток 1

Товариство з обмеженою відповідальністю «Маяк»

(ТОВ «Маяк»)

НАКАЗ

____10.08.2012__ № ________118______

м Краснодар

Про проведення аудиту діловодства

У зв`язку з необхідністю оптимізації робочого процесу в області діловодства в ТОВ «Маяк» (далі - Товариство)

НАКАЗУЮ:

1. Створити комісію для проведення внутрішнього аудиту діловодства в наступному складі:

2. Комісії:

2.1. провести аудит діловодства у виконавчому апараті і філіях Товариства в строк до 16.08.2012;

2.2. результати аудиту відобразити в акті за підписом голови комісії;

2.3. акт про проведену перевірку уявити генеральному директору в термін до 22.08.2012.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Генеральний директор М.М. Петров

О.А. Онищенко,

1586

Додаток 2

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

ТОВ «Маяк»

__________________________ Н.Н. Петров

________________ 2012

ПЛАН

проведення аудиту діловодства

Голова комісії С.Б. Тарасова

додаток 3

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

ТОВ «Маяк»

__________________________ Н.Н. Петров

________________ 2012

ПЕРЕЛІК

питань, що перевіряються при здійсненні аудиту діловодства

Голова комісії С.Б. Тарасова

__________________2012 р

додаток 4

Шаблон акту про проведену перевірку

На підставі___________________________________________________________

комісією в складі ____________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

проведено внутрішній аудит діловодства.

В рамках перевірки розглянуті наступні документи:

проаналізовано ______________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Виявлено наступні порушення:

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Голова комісії С.Б. Тарасова

додаток 5

ДОВІДКА

за підсумками аудиту діяльності ТОВ «Маяк»

в області діловодства та документаційного забезпечення управлінської діяльності

16.08.2012 проведено аналіз діяльності ТОВ «Маяк» в частині організації документообігу компанії, роботи з організаційно-розпорядчими документами, прийому і обробки вхідної кореспонденції, підготовки і відправлення вихідної кореспонденції, роботи співробітників з внутрішніми документами, організації архівного діловодства. Перевірка проводилася вибірково, з повідомленням генерального директора Петрова Н.Н ..

При роботі з документами компанії був присутній менеджер по персоналу Гавриленко О.В.

В ході аналізу виявлено такі недоліки:

1.   В організації документаційного забезпечення управлінської діяльності:

1.1. Відсутня нормативна база (Інструкція з діловодства, локальні нормативні акти).

1.2. Загальні бланки, бланки організаційно-розпорядчих документів містять не всі обов`язкові реквізити. ОРД оформляються на неоригінальних бланках (чорно-білих копіях).

1.3. Чи не опрацьовані стадії життєвого циклу організаційно-розпорядчого документа (створення, друк, узгодження, підписання, реєстрація та ін.).

1.4. Відсутня алгоритм контролю виконання доручень, резолюцій.

1.5. Чи не опрацьований процес обробки і реєстрації вхідної кореспонденції (реєстрація проводиться в двох журналах та ін.), А також підготовки, оформлення і реєстрації вихідних листів. Відсутній затверджений перелік документів, що не підлягають реєстрації.

1.6. Відсутня облік внутрішніх документів.

1.7. Штампи, печатки вимагають актуалізації.

2. У графічному і стилістичному оформленні документів:

2.1. Чи не витримані кордону документа.

2.2. Реквізити, які використовуються в документах (адресат, заголовок документа, грифи затвердження, виконавець та ін.) Не відповідають затвердженим ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів ».

2.3. Відсутня адресна регламентація документів.

2.4. Відсутня нумерація сторінок в документах.

2.5. В організаційно-розпорядчих документах (наказах, розпорядженнях) зустрічаються абревіатури, скорочення без будь-яких посилань, уточнень, розшифровок, що може привести до неоднозначного трактування згадуваних реалій.

2.6. Відсутня однаковість в оформленні деяких текстових елементів (оформлення дат, посад, графічного матеріалу та ін.).

2.7. Відсутні листи узгодження, листи ознайомлення, листи заміни додатків.

3. В організації архівного діловодства:

3.1. Необхідна актуалізація наступних документів: Положення про архів, Положення про експертну комісію, зведеної номенклатури справ.

3.2. Частково відсутні описи справ, акти прийому-передачі справ до архіву від структурних підрозділів, журнал обліку видачі справ у тимчасове користування, журнал обліку видачі архівних довідок.

Методичні рекомендації

для оптимізації робочого процесу

1. Організувати розробку та впровадження Методичних інструкції з діловодства в ТОВ «Маяк», що відповідає сучасним умовам роботи в галузі управлінської документації, а також відповідає міжнародним стандартам системи менеджменту якості.

2. Організувати оформлення бланків компанії, уточнити їх використання. Актуалізувати печатки та штампи.

3. Опрацювати основні діловодних бізнес-процеси (при необхідності документально закріпити).

4. Ввести необхідні документи: перелік документів, що не підлягають реєстрації, журнал обліку перевірок, журнал обліку працівників, які вибувають у службові відрядження з відряджає, журнал обліку працівників, які прибули в організацію, в яку вони відряджені, журнал обліку видачі справ у тимчасове користування, журнал обліку архівних довідок тощо.

5. Згрупувати документи в справи з основної діяльності в справи, забезпечити наявність всіх документів (при необхідності завершити оформлення). Організувати оформлення описів справ, актів прийому-передачі справ до архіву від структурних підрозділів.

6. Актуалізувати наступні документи: Положення про архів, Положення про експертну комісію та ін.

7. Забезпечити оформлення зведеної номенклатури справ на 2013 рік, розробити діловодних індекси структурних підрозділів.

8. Організувати роботу архіву відповідно до Основних правил роботи архівів організацій, схвалених рішенням Колегії Росархіву 06.02.2002.

9. Організувати розміщення методичних рекомендацій, правил, шаблонів документів, реєстрів реєстрації тощо. В мережевий загальнодоступною електронній бібліотеці.

17.08.2012 І.А. Шіяневская

додаток 6

ПЛАН

реалізації пропозицій щодо усунення недоліків, виявлених в ході аудиту діловодства