Документи в роботі секретаря

Відео: Створення документа Word: робота з шаблонами, готовими зразками оформлення документів

Шановна Валентина Федорівна, Ви є найвідомішим фахівцем і в сфері традиційного діловодства. Яким Ви бачите його розвиток?

Напевно, я не зроблю відкриття, якщо скажу, що діловодство - це діяльність, яка обслуговує управлінський процес. Саме тому розвиток діловодства буде залежати, перш за все, від того, як буде змінюватися управління, форми організації управлінської діяльності, методи управління. Другим фактором, що впливає на діловодство, є інформаційні технології. Вплив інформаційних технологій на діловодство ми всі спостерігаємо в наш час. Автоматизовані інформаційні системи, що використовуються в управлінні, - це системи, що забезпечують управління документами, як електронними, так і документами на паперовому чи інших матеріальних носіях.

Але автоматизовані інформаційні системи, в тому числі системи електронного документообігу, - це більш досконалі інструменти в порівнянні з раніше застосовувалися технологіями: вони не змінюють суті діловодства. І хоча самі по собі зміни, які вони приносять в діловодство, можна назвати революційними, але це зміни, ще раз повторюся, технологічного характеру. Такого роду зміни в історії діловодства відбувалися вже не раз. Наведу тільки один приклад: перехід на карткову систему реєстрації та обліку документів, що стався в самому кінці XIX - початку XX століття.

Перехід на карткову систему реєстрації та обліку документів дозволив відмовитися від величезної кількості облікових журналів, яких було безліч і в яких фіксувалося кожне переміщення документа з однієї інстанції в іншу. Можна навести й інші приклади з більш ранньої історії діловодства, наприклад, відмова від столбцовую форми документа і перехід до тетрадной, який стався на початку XVIII століття. Перейшовши до тетрадной (листовий) формі документа ми отримали можливість формувати документи в справи практично так само, як ми це робимо зараз.

Але зміни технологічні не змінюють сутнісних характеристик діловодства. По суті діловодство може змінитися в тому випадку, якщо відбудуться серйозні зміни в організації управлінської діяльності. Такого роду приклади в історії теж є, і вони відомі всім фахівцям: це перехід від наказного діловодства до колезькому (початок XVIII століття), а від колезького - до виконавчого (міністерському) на початку XIX століття. Прикмети змін, які можуть торкнутися сутнісні характеристики діловодства, як мені видається, є, і пов`язані вони зі змінами в системі управління, які вже відбуваються. Система управління в тому вигляді, в якому вона існує зараз - це, в основному, система бюрократичного типу, вона, як це не здасться дивним, до недавнього часу мало відрізнялася від системи управління XIX століття, коли у нас остаточно сформувалася бюрократична система управління. Але якщо для того часу бюрократичний принцип управління був вершиною управлінської думки, то сьогодні це вже гальмо для розвитку. Що характерно для бюрократичної системи управління? Перш за все, це жорстка ієрархічна структура, жорстке делегування повноважень, функцій, прав і обов`язків. В бюрократичній системі без вказівки начальника майже нічого не робиться. Будь-управлінське рішення спускається згори вниз по ієрархічній драбині, поки не дійде до виконавця, так само як будь-яка ініціатива йде послідовно по східцях знизу вгору. У наш час найчастіше безглуздість цієї системи виражається в резолюціях. Наведу приклад: керівник при розгляді документа написав «Прошу розглянути». Що це означає? І без такої резолюції зрозуміло, що документ має бути розглянутий.

По суті це означає, що документ взагалі не повинен був надходити на розгляд цього керівника, раз йому нічого сказати з приводу цього документа. Документ відразу повинен надходити тому керівнику, який може винести конкретну резолюцію, тобто того, в чию компетенцію входить розгляд даного питання.

У нас же досить широко поширений такий тип керівника, який намагається розглянути всі документи, які надходять в організацію, порушуючи навіть ті правила роботи з документами, які склалися в тій же бюрократичній системі управління і які передбачають проведення попереднього розгляду документа. У ситуації, що у нас системі управління і системі діловодства взагалі важко собі уявити, як можна працювати з документами без направлення їх керівнику, винесення резолюції і т.д.

Я не раз переконувалася в тому, що працівники органів влади часто не розуміють, який сенс, наприклад, в адміністративних регламентах, які у нас впроваджуються в управлінні з 2004 року, коли після адміністративної реформи органів державної влади були створені федеральні міністерства, служби і агентства з різними повноваженнями. Саме з цього часу і стали розроблятися і застосовуватися адміністративні регламенти. Фактично перехід на управління відповідно до адміністративних регламентів означав перехід на процесне управління, або управління по процесам. Що це означає? Це означає, що, регламентувавши адміністративну процедуру окремого процесу, визначивши чітко, які дії необхідно здійснювати, в якій послідовності, за який час, як їх документувати, визначивши вихідну точку процесу і заключну крапку процесу, ми виключаємо необхідність керівництва втручатися в здійснення процесу. В цьому випадку господарем становища стає начальник, а власник процесу. Виходить, що чим більше процесів ми регламентуємо, тим менше залишається можливостей і необхідності регулювати діяльність через конкретні управлінські рішення, що приймаються керівництвом. Навіть в разі виникнення проблем, що вимагають регулювання, рішення повинно прийматися на рівні власника процесу.

Керівництво втручається в процес тільки в разі, якщо необхідно змінити саму адміністративну процедуру, наприклад, внести зміни в адміністративний регламент або затвердити новий регламент.

У нас же, на жаль, часто процесне управління накладається на старі прийоми бюрократичної системи.

Процесний підхід впроваджується не тільки в органах влади, а й в державних і недержавних організаціях, але в цьому випадку розробляються вже не адміністративні регламенти, а регламенти бізнес-процесів. Суть, як то кажуть, та ж.

Не буду зупинятися на деталях, головне, що слід сказати, це те, що перехід на управління по процесам - це не просто використання нових методів управління в рамках колишньої системи-це означає перехід на нові принципи управління, які повинні змінити, як прийнято в таких випадках говорити, парадигму управління, в результаті чого ми повинні отримати замість бюрократичної системи управління систему процесного управління.

Але до чого я все це говорю? Справа в тому, що діловодство в тому вигляді, в якому воно склалося зараз, це діловодство, яке обслуговує бюрократичну систему управління. Зміна парадигми управління, очевидно, спричинить або, точніше, зажадає зміни і діловодства. У якому напрямку? Перш за все, очевидно, зміняться деякі принципи організації документообігу. Велика частина документів, що надійшли в організацію, буде розподілятися між власниками процесів, які повинні бути наділені повноваженнями щодо прийняття рішень щодо ініціювання та завершення процесу. Має посилитися роль регламентуючих документів - регламентів, адміністративних регламентів, правил, положень та ін. При цьому повинно скоротитися, причому в рази, кількість розпорядчих документів, що містять конкретні доручення. Тобто, як мені видається, повинні відбутися серйозні зміни в складі видів документів, в їх ролі і призначення в управлінській діяльності. Не виключено, що можуть змінитися і принципи формування справ, в основу яких також буде покладено процесний підхід

Взагалі такого роду зміни не відбуваються швидко, можливо, це зажадає тривалого часу. Головне, що працівники управління повинні розуміти суть змін, що відбуваються: ми ж дуже часто в силу властивого багатьом з нас консерватизму не тільки не прагнемо зрозуміти значення змін, що відбуваються, а й опираємося їм і вважаємо їх непотрібними і навіть іноді безглуздими - буває і таке.

Які актуальні проблеми вітчизняного діловодства належить вирішувати в Росії в найближчі роки? Які документи необхідно прийняти, які доопрацювати?

Думаю, що в найближчі роки потрібно визначити місце електронних документів в управлінні, створити міцну нормативну базу створення, обробки, зберігання та використання електронних документів, вирішити питання міжвідомчого (міжкорпоративного) електронної взаємодії. В даний час, на мій погляд, це найактуальніші завдання. Головне, що має бути зроблено, це чітко визначити ознаки юридичної значимості електронного документа на всіх етапах його життєвого циклу: в поточній діяльності, на стадії архівного зберігання, на етапі використання. Електронний підпис, навіть якщо вона застосовується при створенні документа, не вирішує всіх питань. Невирішені питання забезпечення юридичної значимості копій електронних документів, в тому числі архівних. Думаю, що найближчим часом будуть прийняті нові нормативні документи, в яких знайдуть рішення ці та інші подібні питання, будуть внесені зміни до вже прийнятих документи. На жаль, питання організації міжвідомчої електронної взаємодії у нас вирішуються дуже важко, з великими труднощами, в силу того що в органах влади застосовуються різні системи електронного документообігу.

За даними Мінкомзв`язку Росії, в 74 федеральних органах виконавчої влади впроваджено 57 продуктів СЕД дев`ятнадцяти типів. Звичайно, це створює труднощі, пов`язані з підключенням відомств до Системи міжвідомчого електронного документообігу (МЕДО), Системі міжвідомчого електронного документообігу (СМЕВ), іншим державним і відомчим інформаційних ресурсів і вимагає створення додаткових технічних і технологічних рішень.

Які документи зараз готуються ВНІІДАД? Що вдалося зробити в 2012 - першій половині 2013 рр.?

На початку цього року інститутом завершена робота, що почалася ще в 2012 р, з підготовки нової редакції ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення". Цей стандарт після затвердження буде мати інший номер в зв`язку з тим, що він увійде в Систему стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи - СИБИД. Це сьома серія стандартів, тому номер стандарту буде починатися з цифри 7. Назва стандарту залишиться тим же: «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення". Структура стандарту також залишилася колишньою, терміни стандарту представлені в трьох розділах - «Загальні положення», «Діловодство», «Архівна справа», але зміст стандарту змінилося істотно: в стандарт включений ряд нових понять, у багатьох понять уточнені визначення. Зараз стандарт знаходиться в Росстандарта на утвержденіі- є надія, що до кінця року він буде затверджений і вийде його друкарське видання.

Ще рік назад інститутом була завершена робота над словником термінів «Управління документами»: ми сподіваємося, що вдасться видати словник, оскільки питання понятійного апарату і термінології актуальні для всіх, від вчених до фахівців-практиків.

Цього року тематика наукових досліджень інституту в області документознавства визначається декількома важливими темами. В основному це теми так чи інакше пов`язані з проблематикою електронних документів. Перш за все, це доопрацювання рекомендацій по організації зберігання, комплектування, обліку та використання електронних документів в архівах організацій і в державних і муніципальних архівах. Проекти цих документів були підготовлені інститутом в минулому році, на початку цього року проекти рекомендацій були розміщені на сайті Росархіву, пройшли публічне обговорення і зараз допрацьовуються за отриманими зауважень. До кінця року ця робота буде завершена.

Ще однією цікавою темою, якою займається зараз інститут, є розробка вимог до систем електронного документообігу з точки зору методології діловодства та архівної справи.

Відомо, що Мінкомзв`язку Росії своїм наказом у 2011 році затвердив вимоги до систем електронного документообігу, але в плані вимог до функціональної частини СЕД цей документ містить фактично тільки загальні вимоги. Ми сподіваємося, що нам вдасться провести більш глибоке дослідження і сформулювати ці вимоги з позицій методології діловодства та архівної справи.

Протягом ряду років інститут на замовлення Росархіву опрацьовує тему «Моніторинг документообігу в федеральних органах виконавчої влади», з 2011 року в рамках цієї теми ми відстежуємо також, як здійснюється перехід на безпаперовий документообіг, тобто як виконується розпорядження Кабінету Міністрів України від 12.02.2011 № 176-р. За ті роки, що ми ведемо цю роботу, у нас накопичився досить цікавий матеріал.

У минулому році ми почали роботу над словником видів документів, яка триває в цьому році і займе ще весь 2014 рік.

Крім планових тем і тим, які виконуються в рамках ФЦП «Культура Росії», інститут виконує роботи прикладного характеру за договорами з органами влади та організаціями. В основному це розробка відомчих (галузевих) переліків документів зі строками зберігання, інструкцій з діловодства, номенклатур справ та інших нормативних і методичних документів.

За договором з Федеральною податковою службою і Держкорпорацією «Росатом» кілька років тому були розроблені переліки документів для цих організацій, в даний час ведеться робота над переліком документів із строками зберігання для Мінфіну та підвідомчих йому організацій, а за замовленням Росархіву розробляється перелік документів кредитних організацій.

Інститут співпрацює з іншими організаціями. В першу чергу, це компанії-розробники програмного забезпечення: ТОВ «АС Архів», ЗАТ «ЕЛАР» та інші. Зокрема, з компанією «АС Архів» у нас є спільні розробки, хоча форми співпраці можуть бути найрізноманітніші.

Які плани роботи ВНІІДАД в справі вдосконалення ДОУ на другу половину 2013 - 2014 рр.?

У 2013 році ми повинні завершити ті теми, про які я вже сказала, що ж стосується 2014 р то поки говорити ще рано, оскільки план науково-дослідної роботи на наступний рік ще не затверджений. Точно можна говорити тільки про тих темах, які є триваючими. Зокрема, це вже згадувана мною тема про розробку словника видів документів. Взагалі, потрібно сказати, що актуальність цієї теми дуже висока. Фахівці з документаційного забезпечення постійно звертаються з питаннями, де можна подивитися визначення видів документів, а на сьогоднішній день такого словника чи довідника немає.

Якщо наші пропозиції включать до Плану національної стандартизації, то на наступний рік ми будемо готувати національний стандарт на базі стандарту ІСО 30300 - перший стандарт з серії стандартів ISO на системи управління документами.

Відео: [ARP-B] Edgar Year [Мерія ПП]. Секретар-Робота з документами

Чи планується видання будь-якого нормативного документа, що регламентує порядок організації та ведення діловодства за єдиними правилами в рамках всієї країни, в тому числі для комерційних організацій (типу ГСДОУ, ЕГСД і т.д.)?

Потреба в такого роду документах є завжди. Але потрібно враховувати, що і система державного управління, і система діловодства в той період часу, коли розроблялися і застосовувалися названі вами документи (ЕГСД - 1973 рік, ГСДОУ - 1988), були іншими. По-перше, всі організації в країні були державними, тому держава і думало про всі організаціях. Зараз ситуація інша: у нас створений досить серйозний недержавний сектор економіки, тому розраховувати на те, що будуть розроблятися нормативні документи з діловодства, які будуть поширюватися на всі організації, не доводиться. Крім того, не слід забувати, що і ЕГСД, і ГСДОУ ніколи не були нормативними документами: вони за своїм статусом були рекомендаційними документами, зокрема, ЕГСД була схвалена декількома відомствами, в тому числі Головархівом СРСР, Державним комітетом з науки і техніки та ін ., ГСДОУ була схвалена колегією Головархіву СРСР.

Зараз у нас абсолютно інша ситуація, тому що принаймні для органів влади є нормативний документ - Правила діловодства в федеральних органах виконавчої влади, затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 15.06.2009 № 477, на основі яких органи влади розробляють інструкції з діловодства.

Але в зв`язку з вашим питанням потрібно визнати, що проблема існує, і вона полягає в тому, що багато недержавних компанії ще не усвідомили того, що їм самим потрібно думати про себе, в тому числі самостійно вирішувати питання організації діловодства, формування та зберігання архівних документів та ін.

Кілька років тому один з представників спільноти страховиків запитав, чи не може інститут (маючи на увазі ВНІІДАД) розробити типову інструкцію з діловодства для страхових організацій. На що я сказала, що інститут це цілком може зробити, якщо ви готові укласти договір і профінансувати цю роботу. Потрібно сказати, що моя відповідь викликав деякий подив: мабуть, чоловік вважав, що хтось повинен зробити це просто тому, що в цьому є потреба.

Що в цій ситуації робити недержавним організаціям? Два варіанти: 1) жити за правилами, розробленими для державних організацій або брати їх за основу і з урахуванням положень цих документів розробляти локальні нормативні акти-2) розробляти (самостійно або за договором зі спеціалізованими організаціями) власну нормативну базу, незалежно від нормативної бази органів влади.

Відео: Нардеп Тетяна Чорновіл увірвалася в офіс "Надра Геоцентр" забрала документи і побила секретаря

Чи з`являться найближчим часом нові стандарти або переклади стандартів в галузі управління документами? Що необхідно зробити в галузі стандартизації управління документами?

Фахівці з діловодства знають, що стандарти, які були видані в нашій країні в останні роки, це в основному стандарти Міжнародної організації стандартизації (ISO) з управління документами, які прийняті у нас як національні. Причому, як правило, при розробці наших національних стандартів застосовується так званий метод обкладинки, що означає, що текст національного стандарту ідентичний (це точний переклад) тексту міжнародного стандарту: фактично змінюється лише обкладинка стандарту, яка оформляється відповідно до національних вимог. Такими стандартами є: ДСТУ ISO 15489-1-2007 «СИБИД. Управління документами. Загальні вимоги »- ГОСТ Р ІСО 23081-1-2008« СИБИД. Управління документами. Процеси управління документами. Метадані для документів »- ГОСТ Р ІСО 22310-2009« СИБИД. Інформація та документація. Керівництво для розробників стандартів, що встановлюють вимоги до управління документами ».

Але є приклади розробки оригінальних стандартів: так, наприклад, компанією ЗАТ «Електронні Офісні Системи» був розроблений ГОСТ Р 53898-2010 «Системи електронного документообігу. Взаємодія систем управління документами. Вимоги до електронного повідомлення ». Як я вже говорила, підготовлено нове видання термінологічного стандарту.

У 2014 році ми плануємо почати роботу з підготовки національних стандартів на базі стандартів ISO серії 30300 «Системи управління документами», першим з яких буде стандарт на базі ІСО 30300: 2011 «Інформація та документація. Системи управління документами. Основні положення і словник », другим, як ми плануємо, - стандарт на базі ІСО 30301: 2011« Інформація та документація. Системи управління документами. Вимоги ». Стандарти ISO серії 30300 «Системи управління документами» призначені для формування стратегії управління документами в організаціях і створення єдиної методології застосування систем управління документами.

Яка ситуація з проектом нового Переліку документів, що утворюються в діяльності кредитних організацій, із зазначенням термінів зберігання?

Перелік розробляється, і до кінця року робота над ним буде завершена.

Чи будуть враховані зауваження комерційних банків при підготовці цього Переліку?

Звичайно, всі зауваження будуть оцінюватися розробниками, і, якщо ці зауваження обгрунтовані, вони будуть враховані.

Які реальні заходи стягнення можуть застосовуватися в даний час до організаціям за неналежне зберігання документів, в тому числі по особовому складу? Чи планується внесення відповідних змін до законодавчої та нормативної бази країни, що посилюють відповідальність посадових осіб за збереження подібних документів?

Думаю, всім відомо, що відповідальність за порушення правил зберігання документів встановлено Кодексом про адміністративні правопорушення (КпАП), зокрема, це стаття 13.20 і стаття 13.25, що стосується ряду організацій: акціонерних товариств, пайових інвестиційних фондів та інших організацій. Наведу статтю 13.20:

«Стаття 13.20. Порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів

Порушення правил зберігання, комплектування, обліку або використання архівних документів, за винятком випадків, передбачених статтею 13.25 справжнього Кодексу, - тягне за собою попередження або накладення адміністративного штрафу на громадян у розмірі від ста до трьохсот рублів-на посадових осіб - від трьохсот до п`ятисот рублів ».

Як ви бачите, відповідальність не дуже сувора, але і цю статтю застосувати не дуже просто. Мені поки не відомо, чи будуть вноситися будь-які зміни в бік посилювання. Я взагалі вважаю, що головне, по крайней мере, в роботі з документами, це підвищення загальної культури роботи з ними. Не тільки керівники організацій та працівники організацій повинні розуміти роль і значення документа, але взагалі всі громадяни країни. Австрійському письменникові Францу Кафку належить вислів про те, що кайдани страждаючого людства створені з канцелярського паперу. І це дійсно так. Особливо в наш час ми все це відчуваємо на собі, тому що, на жаль, часто буває так, що якщо ти сам не подбаєш про себе, ніхто інший цього не зробить. Ми живемо в такий час, коли кожен громадянин повинен знати закони, по крайней мере, повинен вміти їх читати, знати, де і як можна знайти те, що тобі необхідно, повинен знати, куди звернутися, якщо порушені права і т.д. А це все пов`язано з документами. Час, коли ми до документа ставилися як до папірця, пройшло: зараз ми розуміємо, що документ - регулятор соціального життя, і дітей зі шкільних років потрібно вчити цьому і виробляти у них розуміння ролі документа в життя.

На початку червня було опубліковано розпорядження Уряду РФ від 11.06.2013 № 953-р «Про затвердження плану заходів (« дорожньої карти ») ...». Що ви думаєте з приводу останніх кроків нашого Уряду щодо активного застосування електронного документообігу?

Прийняте Урядом РФ розпорядження передбачає виконання низки заходів, спрямованих на «масове впровадження електронного документообігу в усіх сферах російської економіки». Звичайно, потрібно дуже активно рухатися в цьому напрямку-головне, щоб ми бачили результати практичної реалізації цих рішень. Оцінюючи в цілому зміст «дорожньої карти», у мене склалося враження, що головний напрямок всіх рішень - це підвищення контролю за бізнесом, вдосконалення звітності. Може бути, ці рішення і полегшують контроль за бізнесом з боку держави, але чи дасть це щось самому бізнесу крім додаткових витрат, - це питання спірне. Нагадаю, що ще років зо два тому було прийнято рішення про перехід до електронних рахунків-фактур (були внесені зміни в Податковий кодекс Російської Федерації і прийняті інші підзаконні акти), проте до цих пір мало хто застосовує електронні рахунки-фактури в своїй діяльності. Основна наша біда, якщо ж говорити про державне управління, це безсистемність прийнятих рішень. Часто буває так: приймається рішення, встановлюються заздалегідь нездійсненні терміни, потім у встановлений термін рішення або не виконується, або виконується формально. Прикладів можна навести безліч.

Наприклад, за розпорядженням Уряду від 12.02.2011 № 176-р модернізацію систем електронного документообігу в органах виконавчої влади слід було провести до червня 2011 р, а безпаперовий документообіг щодо документів, включених до переліків документів, створення, зберігання і використання яких повинно здійснюватися в електронному вигляді, повинен бути реалізований на 1 січня 2012 року - на жаль, це далеко не так.

Навіть не це головне, а головне те, всі ці рішення, пов`язані з електронним документообігом, повинні розроблятися системно, вони можуть реалізовуватися по частинах, але тільки в тому випадку, якщо на державному рівні визначена політика управління документами, є орган влади, відповідальний за реалізацію цієї політики, і т.д.

Чи буде ВНІІДАД брати участь в якихось із намічених в Плані заходів?

В одному з доручень фігурує в якості виконавців Росархів. Це пункт 2 Плану заходів, який передбачає внесення змін до законодавства про можливість архівування документів, обов`язкових для збереження на тривалий термін, в електронному вигляді (у тому числі електронних образів документів, скріплених електронним підписом). Відразу скажу, що в інститут ніяких конкретних доручень від Росархіву поки не надходило, тому важко сказати, чи будемо ми і яким чином брати участь у виконанні цього доручення. З приводу формулювання самого доручення виникають питання. Перш за все, термін «архівування». Цей термін, як правило, використовується фахівцями в області інформаційних технологій: він позначає зберігання електронних документів в системі або в електронному сховищі, яке може бути як частиною системи, так і самостійним. Стосовно до архівного зберігання документів використовуються терміни «зберігання документів в архіві» або «архівне зберігання документів». Оскільки в доручення йдеться про тривалому зберіганні, мова йде, мабуть, саме про архівний зберіганні. Не зрозуміло, навіщо потрібно спеціально обумовлювати можливість зберігання електронних образів, скріплених електронним підписом. А інші документи в електронному вигляді не повинні бути завірені електронним підписом? Тоді це взагалі не офіційні документи, тому що чинним у нас законодавством передбачено тільки один спосіб надання юридичної значимості електронного документа - електронний підпис. Виникають і інші питання, але всі нюанси потрібно буде з`ясовувати вже в тому випадку, якщо нам доведеться брати участь у виконанні цього доручення.

Чи може що-небудь змінитися в ставленні до СЕД з боку бізнесу? Адже ні для кого не є секретом, що СЕД в основному впроваджують приблизно з наступних причин:

1. Хочу, тому що це є у мого друга.

2. Якщо говорять, що треба, купимо, але дешевше.

Не потрібно забувати, що застосування системи електронного документообігу в організації не тільки покращує роботу з документами, але і дозволяє зробити всі процеси з розробки та прийняття рішень прозорими. СЕД дає можливість простежувати процеси прийняття рішень, здійснювати контроль за документами і діяльністю, підвищувати виконавську дисципліну. СЕД підвищує відповідальність не тільки фахівців, але і відповідальність керівництва. Можна сказати, що в умовах застосування СЕД все документовані процеси стають прозорими і контрольованими. Мені здається, що бізнес не завжди зацікавлений в цій прозорості. Не потрібно скидати з рахунків і той факт, що будь-яка автоматизована система, яка використовується організацією, вимагає витрат на її підтримку, а в особливих випадках - модернізацію. Витрати на підтримку системи можуть становити від 10 до 20% від її вартості.

Незважаючи на важливість фінансової складової, бізнес повинен розуміти, що документи - це інформаційний ресурс організації, який є частиною інтелектуального капіталу організації, а значить, це те, що входить в її активи. Якщо буде розуміння цього, то прийде розуміння, що документами потрібно управляти системно, здійснюючи планування цієї діяльності і контроль. СЕД - найкращий інструмент для цього.

Що відбувається в сфері нормативного регулювання організації роботи з електронними документами в органах державної влади?

В даний час Мінкомзв`язку Росії спільно з представниками інших відомств розробляє регламент обміну органів влади електронними документамі- мабуть, найближчим часом буде прийнято рішення про формат архівного зберігання електронних документів.

Ви багато їздите по країні. Яка ситуація з використанням електронних документів в російських регіонах?

Потрібно сказати, що у всіх регіонах, де я бувала, величезний інтерес викликає все, що пов`язано з системами електронного документообігу та електронними документами. Можна навіть сказати, що досить часто люди приходять на семінар тільки потім, щоб отримати конкретну інформацію про те, як і будь СЕД вибрати, що потрібно врахувати при її впровадженні і т.д. Не менший інтерес викликають питання організації ДОУ, особливо місце служби ДОУ в структурі організації, чисельність працівників служби ДОП, посадові обов`язки та ін. Працівники комерційних організацій часто скаржаться на те, що керівництво недооцінює їх діяльність і взагалі звертає увагу на діловодство в останню чергу. Це нерідко позначається і на оплаті праці працівників служб ДОУ.

Ви проводите велику кількість семінарів по всій країні, буваєте в організаціях і на підприємствах. З якими питаннями в області ДОУ до Вас звертаються найчастіше?

Питання найрізноманітніші, але мене завжди дивує те, що завжди буває багато питань, пов`язаних з оформленням документів, починаючи з бланків документів. Здавалося б, питання оформлення у нас детально розроблені, є стандарт на оформлення документів, проте на практиці виникають такі питання, які ніяким стандартом не передбачені. Багато питань зазвичай пов`язане з термінами зберігання документів і застосуванням Переліку типових управлінських документів зі строками зберігання. Багатьох зараз цікавлять питання організації роботи з документами, що містять інформацію конфіденційного характеру, питання організації архіву компанії або організації зберігання архівних документів та інші.

Яке, на Ваш погляд, місце керівника діловодного підрозділу в сучасній організації?

На мій погляд, статус керівника цього підрозділу повинен бути досить високим. Звичайно, багато що залежить від типу організації, кількості структурних підрозділів, обсягу документообігу. В ідеалі керівник служби ДОУ повинен перебувати у віданні заступника керівника, який займається питаннями інформації, документації, архіву.

У жовтні цього року ВНІІДАД традиційно проводить чергову міжнародну науково-практичну конференцію. Яким питанням вона буде присвячена?

Конференція, яка буде проводитися в цьому році, буде двадцятої по рахунку. Нехай це не ювілей, але цифра значна. Вона говорить про те, що конференція «Документація в інформаційному суспільстві» стала традиційним зібранням фахівців в області документації та з кожним роком конференція привертає все більшу кількість учасників. Цього року конференція буде присвячена питанням управління електронними документами, в той же час конференція буде свого роду підбиттям підсумків багаторічної діяльності та обговоренням перспектив на майбутнє. Те, що темою конференції стали питання управління електронними документами, свідчить про те, що це найбільш актуальна на сьогоднішній день тематика.

Ви дуже позитивний і діяльна людина, постійно перебуваєте в розвитку, в пошуку нового. Розкажіть трохи про Ваші плани і проекти (книги, програми семінарів і т.п.) на майбутнє.

Взагалі-то я не дуже організована людина. Звичайно, життя змушує щось планувати, але я намагаюся планування обмежувати роботою. У всьому іншому намагаюся жити, як живуть пташки Божі, - одним днем. Є пропозиції - я працюю, немає - надати ліні, хоча це і буває рідко. У травні цього року авторським колективом з моєю участю було підготовлено підручник «Документознавство» (під ред. М.В. Ларіна) за фахом «Документознавство та архівознавство» для бакалаврату. Зараз підручник вже у видавництві «Академія» - коли він вийде з друку, сказати, звичайно, важко, але я вважаю, що велика частина роботи все-таки вже зроблена, тепер має бути робота з редактором і видання. Крім того, у нас договір на підручник «Технології ДОУ», є й інші плани.

Розкажіть нашим читачам трохи про себе: які книги Ви читаєте, які фільми дивитеся, чи є у Вас хобі?

Я люблю хорошу літературу: напевно, позначається філологічну освіту. У російській літературі у мене на першому місці Пушкін, Єсенін, з прози - Лєсков і Гончаров. З приводу поезії вважаю, що ніхто не написав вірша краще, ніж пушкінське «Що в імені тобі моєму ...». Ілля Ілліч Обломов - мій улюблений герой у російській літературі. Я кілька років поспіль, перебуваючи у відпустці, перечитувала однойменний твір і зрозуміла, нарешті, в чому таємниця російської душі - в багатій внутрішнього життя, адже Обломов - це не нероба, а людина, що живе дуже інтенсивної внутрішнім життям. Це людина, у якого, як може бути ні в кого іншого, працює уява, а робота уяви - це по суті моделювання дійсності. Така людина цікавіше будь-якого практика-прагматика. Взагалі, лінь - це особливий стан душі, коли душа активно працює, а це розвиває особистість.

До сучасній літературі ставлюся по-різному. Якихось письменників не читаю (досить було одного твору) - Акунін, Устинова, вже не кажучи про Донцової (це взагалі з області графоманії). Люблю те, що називається «справжньою літературою». Люблю кіно, наше, але не останніх років, американське, італійське, французьке. Як до американців стався, але кіно вони знімати вміють: є фільми, які можна дивитися нескінченну кількість разів ( «Запах жінки» і «Правосуддя для всіх» з Аль Пачіно, «Зелена миля», «Втеча з Шоушенка» і багато інших) . У нас зараз рідко з`являються стоять фільми. Взагалі я не люблю мистецтво як самовираження: я в цьому сенсі - старомодний людина і вважаю, що мистецтво - це пошук ідеалу, а інакше який в ньому сенс?

Хобі у мене теж є і не одне: по-перше, це дача - я люблю вирощувати квіти, по-друге, люблю тварин - у мене сибірський кіт і пес карело-фінської лайки (обидва на рідкість розумні, не уявляю, що б було , якби їх у мене не було). Є ще одне хобі - люблю вишивати, правда, займаюся цим в час, що залишився від всього іншого час.

Які Ваші побажання читачам нашого журналу?

Побажання короткий: множте знання і бережіть свою безсмертну душу.