Як оцінити економічну ефективність системи електронного документообігу

Питання, винесене в заголовок цієї статті, протягом багатьох років залишається актуальним для більшості російських компаній, що приступають до впровадження СЕД. Більш того, часто таке питання виникає вже безпосередньо на етапі впровадження системи, коли проект стикається з різними проявами соціально-психологічних чинників - природним опором користувачів змінам, пов`язаним з переходом від паперового документообігу до електронного.

Команді проекту в цей момент як ніколи потрібні додаткові аргументи, здатні переконати найзатятіших скептиків. Нарешті, потреба в оцінці економічної ефективності СЕД з`являється, якщо організація планує замінити одну, вже впроваджену і працюючу систему, на іншу. У цьому випадку питання вибору правильного варіанту (збереження раніше зроблених інвестицій або початок нового інвестиційного проекту) набуває особливої актуальності. Оцінка вигод від впровадження - складне завдання, що вимагає глибокого розуміння тих змін, які відбуваються в організації при впровадженні СЕД. У даній статті ми спробуємо обговорити можливі способи вирішення цього завдання.

Як оцінити економічну ефективність системи електронного документообігуЗ одного боку, на якісному рівні багатьом добре зрозумілі і знайомі типові проблеми організації документаційного управління в його «паперовому» втіленні: тривалий час узгодження документів (до декількох тижнів і навіть місяців), утруднені комунікації між структурними підрозділами, порушення термінів підготовки відповідей на вхідні документи , ризики втрати важливих документів, тривалий час пошуку документів в архівах і т.п. При таких симптомах на інтуїтивному і емоційному рівні зазвичай очевидно, що в компанії назріло перехід до сучасних технологій електронного документообігу. Однак впровадження СЕД є аж ніяк не дешевим задоволенням, і для прийняття відповідного рішення менеджменту велику користь принесуть не тільки і не стільки емоції, скільки чітке економічне обгрунтування проекту.

Читайте по темі в електронному журналі

  • Наскільки важливо вести кількісний облік листів одержуваних документів?
  • Аудит діловодства: коли вигідно залучати аудиторську фірму
  • Контроль виконання документів

Компанії, які розробляють СЕД, все як один обіцяють підвищення виконавської дисципліни, скорочення термінів узгодження документів і поліпшення взаємодії між підрозділами за допомогою їх продуктів. Але їх пропозиції містять в кращому випадку перелік тільки частини тих витрат, які повинна буде понести організація, що впроваджує СЕД, а питання «Як і за рахунок чого інвестиції будуть давати віддачу?», «Які конкретні вигоди в грошовому еквіваленті отримає організація?», « Який термін окупності проекту? »і подібні до них часто залишаються без відповіді. Проблема ускладнюється й тим, що фахівці в області документаційного забезпечення управління далеко не завжди здатні на рівних, «на одній мові» обговорювати економічні питання з фінансовими службами організації.

Більш того, поки взагалі немає явних доказів того, що інформаційні технології завжди і однозначно позитивно впливають на прибуток, одержуваний організацією. Навіть серед ІТ-фахівців існують дві різні точки зору на оцінку економічної ефективності не тільки СЕД, а й взагалі будь-яких корпоративних інформаційних систем.

Прихильники першої стверджують, що оцінювати ефективність ІТ-рішень можна і потрібно. Прихильники другої дотримуються думки, що це безглуздо, оскільки дати однозначну оцінку в грошах отриманим ефектів дуже складно, якщо взагалі можливо. Однак оцінити витрати на впровадження і подальше володіння інформаційною системою можуть і ті, і інші, і результати таких розрахунків будуть вельми переконливі.

Такий підхід називається «Оцінка сукупної вартості володіння», англійською - Total Cost of Ownership (TCO).

Кожна організація, впроваджуючи інформаційну систему, бажає змінити щось на краще в існуючому стані справ: зробити більш ефективними бізнес-процеси, отримати нові можливості для розвитку бізнесу, вирішити якісь проблеми, досягти нової якості. Будь-які зміни в складному організмі сучасної компанії неминуче призводять до зміни економічних показників цієї компанії.

Оцінка видаткової частини бюджету інвестиційного проекту впровадження СЕД

Розглянемо, які інвестиції необхідні організації, приступила до впровадження СЕД.

Як показує практика, загальна вартість впровадження СЕД «під ключ» - від декількох тисяч до десятків тисяч рублів на одне робоче місце, а річна вартість подальшого володіння може досягати 20-30% від початкових інвестицій.

прямі витрати

В цілому проект впровадження СЕД в частині інвестицій на етапі впровадження мало відрізняється від проекту впровадження будь-який інший ІТ-системи. Як і в будь-якому іншому проекті, потрібно обладнання, на якому буде працювати система (т.зв. апаратне забезпечення). Для роботи СЕД необхідний, по крайней мере, один сервер, але часто їх потрібно кілька, особливо при наявності територіально віддалених підрозділів або філій. Якщо при впровадженні СЕД автоматизується масове переведення документів в електронний вигляд, буде дуже корисний спеціальний сканер, підтримує режим потокової обробки. Також може знадобитися додаткове обладнання - принтери для друку наклейок зі штрих-кодами, планшети для мобільних робочих місць керівників, обладнання для роботи з ключами електронного підпису і т.п.

Звичайно, цілком можливо, що все перераховане вище вже є в організації (т. Е., Фактично, інвестиції були зроблені раніше) або ж в компанії можуть використовувати обчислювальні потужності, орендовані у зовнішніх організацій, наприклад, в т.зв. хмарної моделі. Однак і в тому і в іншому випадку ми маємо справу не з відміною, а лише з перерозподілом інвестицій на інші тимчасові періоди.

До речі, схоже перерозподіл має місце при впровадженні СЕД на основі вільного програмного забезпечення.

Крім апаратного забезпечення, для впровадження СЕД потрібно системне програмне забезпечення платформного рівня.

Наприклад, це може бути ECM-система, на основі якої будується СЕД (IBM Domino, EMC Documentum, MS SharePoint і т.п.) або СУБД (MS SQL, Oracle, ...).

Зазвичай програмне забезпечення даного класу має безліч найрізноманітніших моделей ліцензування, багато з яких є досить складними для розуміння.

Наприклад, в формули для розрахунку вартості ліцензій може входити число використовуваних для роботи системи серверів і показники їх продуктивності, число зареєстрованих в системі користувачів, число одночасних підключень до системи, кількість документів, оброблюваних за певний період, і т.п.

Більш того, вартість ліцензій може сильно залежати від наявності пакетних угод між організацією та постачальником ПО, а також від виду діяльності організації.

Наприклад, для державних і навчальних організацій багато постачальників пропонують ПО з великими знижками.

Але для завдання розрахунку економічної ефективності СЕД ситуація істотно спрощується, оскільки всі ці складні і трудомісткі розрахунки зазвичай беруть на себе постачальники СЕД, приводячи всі необхідні цифри в своїх техніко-комерційні пропозиції.

Очевидно, що закупівлею апаратного забезпечення і платформного ПО справа не обмежується. Організації, яка впроваджує СЕД, доведеться оплачувати ліцензії самої СЕД і численні роботи по впровадженню: Консалтинг, встановлення та налаштування, кастомизация (модифікація системи під специфічні вимоги замовника), навчання користувачів і технічних фахівців. Після запуску системи в експлуатацію потрібно щорічно оплачувати оновлення ПЗ. Очевидно також, що організації доводиться нести постійні витрати на адміністрування системи і технічну підтримку користувачів.

непрямі витрати

Крім прямих витрат можна виділити також і непрямі витрати, пов`язані як безпосередньо до проекту впровадження, так і до стадії подальшої експлуатації системи. Непрямі витрати на стадії проекту впровадження, як правило, індивідуальні та специфічні для кожного замовника.

Це можуть бути витрати на супутню впровадження СЕД оптимізацію бізнес-процесів, на внесення необхідних змін до внутрішніх нормативних документів компанії, на оновлення ІТ-інфраструктури або внесення ініційованих появою нової системи змін в інші компоненти корпоративного інформаційного ландшафту. Можна врахувати також фінансові втрати, пов`язані з відволіканням від основної діяльності користувачів і технічних фахівців, які навчаються. На стадії експлуатації до непрямих витрат можна віднести, наприклад, витрати на підбір і утримання кваліфікованого персоналу з унікальними або рідкісними компетенціями по використовуваних технологіях.

Розрахунок витратної частини проекту

Оскільки практично всі параметри і організації, і впроваджуваних технологій, і продуктів добре відомі, точність оцінки витрат зазвичай вельми висока. Фактично витратну частину бюджету можна порахувати перед запуском проекту з точністю до десятків тисяч рублів.

Приклад такого розрахунку для організації, в якій працює приблизно 500 співробітників, наведено в табл. 1.

На процедури вибору і закупівлі системи будуть потрібні трудовитрати в обсязі 6 людино-місяців. При середній зарплаті 30000 руб. / Місяць і 100% накладних витратах на утримання одного співробітника (включаючи податки, відрахування, вартість офісної площі і т.п.) загальні витрати за цією статтею становитимуть 360 тисяч рублів. На придбання устаткування буде потрібно 600 тис. Руб. Послуги з впровадження СЕД силами зовнішнього підрядника обійдуться в 6 млн руб. і займуть приблизно три квартали. Вартість ліцензійного ПЗ платформного і прикладного рівня складе 8 млн руб. Супровід СЕД зажадає 20% в рік від вартості ліцензій і складе 400 тис. Руб. в квартал. Адмініструванням і технічною підтримкою користувачів будуть на постійній основі займатися два співробітника, і, отже, витрати на даний вид діяльності складуть 360 тис. Руб. в місяць. Оскільки ми розглядаємо якусь абстрактну організацію, в табл. 1 враховані далеко не всі перераховані вище витрати, проте в разі реальних розрахунків у реальному компанії в подібну таблицю можна і потрібно додавати інші рядки.

Таблиця 1. Розрахунок витрат по впровадженню проекту 

Як оцінити економічну ефективність системи електронного документообігу

Останній рядок таблиці показує витрати, понесені за всі попередні квартали, тобто наростаючим підсумком. З таблиці видно, що основні витрати організація несе на етапі впровадження системи, а в подальшому, після запуску системи в експлуатацію, щоквартальне фінансування стає істотно менше. Чи окупляться ці витрати? Для того щоб відповісти на це питання, перейдемо до розгляду дохідної частини інвестиційного проекту.

Оцінка дохідної частини бюджету інвестиційного проекту впровадження СЕД (теорія) 

Говорячи про різні фактори підвищення ефективності діяльності організації при впровадженні системи електронного документообігу, необхідно, перш за все, домовитися про те, як визначається ця сама ефективність. Згідно із загальним визначенням будемо розглядати ефективність як досягається результат діяльності, віднесений до витрат на його досягнення:

Ефективність = Результат / Витрати

Як видно з даного визначення, впливати на ефективність діяльності організації можна щонайменше двома шляхами: скорочуючи витрати і / або збільшуючи результат. Хороші системи електронного документообігу дозволяють реалізувати обидва варіанти. Образно кажучи, впровадження таких систем дає організації можливість менше витрачати і більше заробляти.

трансакційні витрати

В економічній теорії ефективність інформаційних систем зазвичай зв`язується зі скороченням в діяльності компанії частки так званих трансакційних витрат. На відміну від трансформаційних витрат, пов`язаних з безпосереднім виробництвом продукції, трансакційні витрати характеризують втрати на управління, комунікації, взаємодія між учасниками виробничих ланцюжків, відпрацювання позаштатних ситуацій і інші подібні дії, що здійснюються в умовах високої невизначеності.

Безпосередні вигоди для організації від впровадження СЕД (і в цілому рішень на основі технологій ECM) можна розділити на три групи:

  • Скорочення різних витрат
  • Зростання бізнесу, обумовлений прискоренням інформаційних потоків і бізнес-процесів, поліпшенням доступу співробітників до необхідної інформації
  • зменшення ризиків

Розглянемо в першу чергу фактори, що сприяють зниженню витрат

Скорочення витрат на паперові документи 

Першим, найбільш наочним і очевидним наслідком впровадження СЕД може стати скорочення витрат на копіювання та розмноження документів. Робота хоча б з частиною документів в електронному вигляді дозволяє істотно скоротити витрати організації на папір, витратні матеріали, на придбання та оновлення копіювально-розмножувального обладнання, на утримання величезних архівів паперових документів. Однак на практиці фактор скорочення витрат такого роду є найменш значущим. Причина цього в тому, що питома вага витрат на підтримку технології паперового документообігу в загальному спектрі витрат сучасної організації відносно невеликий. Більш того, добре відомо, що на перших порах впровадження персональних комп`ютерів і принтерів призводило до зростання обсягу паперового документообігу. Цьому сприяли і відсутність надійних локальних мереж і засобів телекомунікацій, і відома звичка до сприйняття документа в роздрукованому вигляді, і, не в останню чергу, підкуповує легкість перекладу документа з електронного виду в паперовий. Найкваліфікованіша друкарка не могла надрукувати більше сотні сторінок в день, а сучасний лазерний принтер виконував цю роботу за кілька хвилин.

Тільки через деякий час, при зміні звичок основної маси користувачів, при реальному перекладі значної частини документообігу в електронний вигляд, при широкому впровадженні корпоративної електронної пошти відбудеться дійсне скорочення витрат на підтримку паперового документообігу.

Економічний ефект від переходу на електронний документообіг за рахунок скорочення витрат такого роду може бути вельми відчутним лише в досить великих організаціях, в яких споживання паперу може досягати сотень кілограмів в день, а сукупні витрати на ведення паперового документообігу обчислюються сотнями тисяч - мільйонами рублів на місяць. Таким чином, укорінений в суспільній свідомості стереотип «перехід до електронних документів скорочує потреби в папері» на практиці виявляється самим незначним фактором економічної ефективності.

Скорочення витрат непродуктивного вермени співробітників

Іншим прикладом зменшення витрат в діяльності організації після впровадження СЕД є скорочення непродуктивних витрат робочого часу співробітників.




Детальні розрахунки такого типу зазвичай виконують за допомогою добре відомих методик функціонально-вартісного аналізу або імітаційного моделювання бізнес-процесів. Дані методики добре відомі і описані в літературі.

Методика функціонально-вартісного аналізу дозволяє виділити операції, час виконання яких при впровадженні СЕД істотно скорочується (або такі операції взагалі усуваються).

Наприклад, впровадження системи дозволяє значно скоротити витрати часу на пошук документів, підготовку звітів, проведення узгодження, контроль виконавської дисципліни.

Всю роботу співробітників з документами можна розділити на дві частини:

Творча, продуктивна частина роботи.

До цієї частини відносяться всі дії, пов`язані з підготовкою змісту нових документів, розглядом питань «по суті», обговоренням з колегами, пошуком і аналізом інформації, підготовкою і прийняттям управлінських рішень, і багато інших.

Рутинна, непродуктивна частина роботи.

Без таких операцій також не обходиться жодна робоча діяльність. Пошук загубилися документів, очікування у приймальнях, кількаразові повторні узгодження, величезна маса непотрібних документів, проблеми, викликані слабкою координацією з діяльністю суміжних підрозділів, багатократне введення і дублювання інформації - ці та багато інших симптомів неефективного управління також добре знайомі.

Для оцінки можливого економічного ефекту від впровадження системи електронного документообігу необхідно знати, який час співробітники організації витрачають на виконання рутинних, непродуктивних операцій над документами. Згідно з оцінками західних консалтингових компаній та практичного досвіду проектів впровадження СЕД на російських підприємствах, частка таких операцій може становити до 20-30% усього робочого часу. Досить точне уявлення про такі витрати можна отримати, провівши дослідження існуючого документообігу та вимірявши відповідні показники.

Візьмемо для прикладу середнє за масштабами промислове підприємство, на якому працює кілька тисяч чоловік. Нехай кількість співробітників, які постійно працюють з документами, складає на такому підприємстві 300 чоловік. Тоді сумарні витрати робочого часу на виконання типових операцій над документами можна уявити в табл. 2:

Таблиця 2. Сумарні витрати робочого часу на виконання типових операцій над документами

Як оцінити економічну ефективність системи електронного документообігу

Як видно з даної таблиці, на виконання перерахованих типових операцій до впровадження системи електронного документообігу співробітники управлінського апарату підприємства витрачали приблизно 4400 умовних людино-днів на місяць.

Правда, треба зауважити, що для виконання окремих операцій може знадобитися більше часу.

Наприклад, реєстрація документа в паперовому журналі часто вимагає меншого часу, ніж у випадку використання електронної системи.

Після впровадження системи витрати на ці ж операції становлять трохи більше 2400 осіб-днів. Значить, впровадження системи дозволило заощаджувати щомісяця 1900 осіб-днів. З огляду на, що сукупні витрати робочого часу приблизно дорівнює 6000 людино-днях (300 співробітників `20 днів у місяці), в процентному відношенні економія робочого часу співробітників склала:

1900/6000 `100% = 32%.

Очевидно, внесок даного чинника в економічний ефект від впровадження системи електронного документообігу в даному випадку прямо пропорційний числу використовують її співробітників організації. Чим більше організація, чим більше число співробітників користуються у своїй роботі системою електронного документообігу, тим масштабніші і значущі результати економії.

Звичайно ж, наведені вище викладки є умовними і наближеними, однак вони ілюструють основні принципи розрахунку. На практиці при використанні даної методики зазвичай потрібна точніша оцінка, що враховує, зокрема, розподіл витрат робочого часу за видами документів, а також різний рівень оплати праці співробітників, що займаються реєстрацією документів або беруть участь в узгодженні або виконують інші операції над документами. А рівень цей, в свою чергу, залежить від характеру роботи, займаної посади, кваліфікації і досвіду роботи співробітника.




Необхідно також звернути увагу ще на один аспект впровадження системи електронного документообігу. Вивільнення резервів робочого часу працівників не означає, що в організації повинно автоматично послідувати скорочення штатів. Набагато більш привабливий інший варіант, при якому силами тих же співробітників буде виконуватися істотно більший обсяг робіт. Причому швидше за все самі співробітники цього і не помітять, як не помічають вони тепер тих секунд і хвилин, які витрачають на звичні операції з паперовими документами. Очевидно також, що досягнута економія робочого часу сама по собі не обов`язково повинна призводити до зростання продуктивності праці - для цього необхідні додаткові управлінські впливи.

Говорячи про недоліки, не забудемо і про зменшення ризиків. Фактично ризики - це витрати, які реалізуються з певною ймовірністю.

Наприклад, існує ненульова ймовірність втрати важливих документів і тих втрат, які організація понесе в цьому випадку. Розрахунок економічних ефектів такого роду завжди сильно залежить від специфіки діяльності конкретної організації і особливостей застосовуваної СЕД.

Перераховані фактори сприяють підвищенню ефективності діяльності організації за рахунок скорочення різного роду витрат. Ці фактори дуже важливі, оскільки організація отримує можливість витрачати менше коштів і ресурсів на забезпечення рутинних процесів і направити інвестиції туди, де вони принесуть максимальну користь.

Але набагато більш істотний вплив на діяльність організації надає такий фактор, як зростання швидкості поширення інформації. Розглянемо, як прискорення інформаційних потоків і бізнес-процесів, поліпшення доступу співробітників до необхідної інформації впливає на результати діяльності даної організації.

Вплив зростання швидкості поширення інформації на результати діяльності організації 2 ур.

У 70-ті роки минулого століття в деяких великих організаціях ряду західних країн впроваджувалися системи пневматичної пошти, призначені для швидкої пересилання документів всередині організації. Документи переміщалися силою стисненого повітря в спеціальних капсулах по розгалуженій системі внутрішніх трубопроводів. Співробітник, якому було потрібно передати документи в інший підрозділ, поміщав їх в капсулу і задавав адресу або код одержувача за допомогою електромеханічного пристрою. Через кілька десятків секунд капсула з документами була на місці, подолавши не одну сотню метрів. При всій складності і невисокою надійності таких систем їх поява була викликана об`єктивною потребою в прискоренні інформаційних потоків всередині організації.

Наприклад, перехід до електронного погодженням документів або автоматизація складного бізнес-процесу за допомогою засобів BPMS дозволяє організації виконувати більше бізнес-транзакцій (а значить, і отримувати більший прибуток!) В одиницю часу.

Від того, наскільки швидко організація здатна обробляти інформацію, що надходить і внутрішню інформацію, залежить, наскільки вона мобільна і динамічна, з якою швидкістю приймаються рішення і як швидко вони реалізуються, наскільки оперативно організація здатна реагувати на зміни зовнішнього середовища і, в кінцевому рахунку, наскільки вона конкурентноздатна .

Для розрахунку ефектів такого роду необхідно розуміти, як вплине впровадження СЕД на метрики бізнес-процесів і, більш широко, на всю взаємопов`язану структуру показників, що характеризує діяльність організації. Для розуміння різних аспектів впливу СЕД на діяльність організації дуже корисна збалансована система показників (BSC). Наявність в організації системи збалансованих показників дає можливість зв`язати стратегічні цілі з різними метриками, в тому числі з метриками, що характеризують бізнес-процеси організації.

Збалансована система показників (ССП) (англ. - Balanced Scorecard (BSC)) - концепція перенесення і декомпозиції стратегічних цілей для планування операційної діяльності та контролю їх досягнення.

Проілюструємо застосування BSC на приватному прикладі і спробуємо оцінити, як швидкість поширення інформації впливає на результат діяльності організації. Для цього розглянемо просту модель, що описує інформаційні взаємодії в деякій організації. Добре відомо, що в процесі діяльності будь-якої організації її співробітники обмінюються між собою найрізноманітнішою інформацією. Інформація передається по декількох інформаційних каналах: по телефону, при безпосередньому особистому спілкуванні співробітників, за допомогою традиційних паперових документів, по електронній пошті і т.п. Кожен такий канал характеризується різним середнім часом затримки при передачі інформації.

При безпосередньому особистому спілкуванні або ж спілкуванні по телефону затримка в поширенні інформації практично нульова. При роботі з паперовими документами затримка може становити кілька днів, а при роботі з електронною поштою - кілька годин.

Оскільки кожен такий інформаційний канал дає ще і різний внесок в обсяг переданої інформації, має сенс ввести комплексний параметр - середню швидкість поширення інформації. Очевидно, якщо середня швидкість поширення інформації впаде до нуля (тобто співробітники взагалі не будуть обмінюватися жодною інформацією між собою), в організації наступить колапс і результат діяльності також буде нульовим.

Розглянемо тепер інший граничний випадок. Уявімо, що вся інформація передається миттєво, тобто швидкість поширення інформації необмежено зростає. Очевидно, що в цьому випадку результат діяльності організації не буде рости настільки ж необмежено, так як він залежить ще і від маси інших факторів - стану зовнішнього середовища організації, наявності виробничих і фінансових ресурсів, продукції, що випускається і т.п. Якісну нелінійну залежність досягається результату від середньої швидкості поширення інформації ілюструє рис.1.

Відео: Презентація системи електронного документообігу

Зміна середньої швидкості поширення інформації на величину DV призводить до зміни результату на величину DR.

Як оцінити економічну ефективність системи електронного документообігу

Рис.1 Вплив швидкості поширення інформації на результат діяльності організації

Крім згаданих вище причин, що перешкоджають необмеженого росту результату при збільшенні швидкості поширення інформації, існує і ще одна об`єктивна причина. Справа в тому, що перед передачею інформації її ще необхідно підготувати, а після отримання - обробити і осмислити. Швидкість виконання цих операцій залежить від людей, їх виконують - від їх знань, досвіду, кваліфікації, здібностей, мотивації. Тому модель інформаційних взаємодій в організації зобов`язана враховувати людський фактор.

Оскільки будь-які, навіть найскладніші процеси документообігу складаються з простих, елементарних дій, розглянемо для прикладу процес передачі документа від одного співробітника іншому (рис. 2).

У цьому процесі інформація передається від одного співробітника іншому у вигляді повідомлення або документа. Можна виділити три етапи: підготовка, передача і отримання документа.

На стадії підготовки співробітник А готує документ, реєструє його, якщо це потрібно, і поміщає в канал передачі. Потім проводиться фізична передача документа співробітникові Б. Співробітник Б отримує документ, реєструє його при необхідності, потім осмислює, приймає рішення і обробляє надійшов документ відповідно до виконуваних бізнес-процесом. Таким чином, трьома етапами процесу підготовки та передачі документа від одного співробітника до іншого відповідають три характерних інтервалу часу: час підготовки документа, час передачі документа і час отримання документа.

Інший варіант елементарного процесу документообігу може бути пов`язаний з пошуком інформації (документа) в будь-якому сховище. Для цього він спочатку формує запит, відправляє цей запит в сховище і отримує результати запиту. Аналогічно попередньому випадку можна виділити час формування запиту, час пошуку та час отримання і осмислення його результатів.

Як оцінити економічну ефективність системи електронного документообігу

Рис.2 Елементарний процес документообігу

За допомогою СЕД можна скоротити практично до нуля час передачі документа, значно знизити час підготовки документа (за рахунок застосування типових шаблонів), скоротити час, необхідний для осмислення отриманого документа і прийняття рішення за рахунок більш чіткого виконання бізнес-процедур і можливості швидкого доступу до будь-якої потрібної інформації.

Аналізуючи ці характерні показники часу, можна ще до впровадження системи сказати, наскільки вагомою буде економічний ефект.

Для великих підприємств і організацій, що мають територіально віддалені підрозділи, дуже цінний внесок в середню швидкість поширення інформації в організації через часті затримок при передачі документів, тому для таких організацій досягається ефект буде найбільш відчутний.

Що стосується ефектів, пов`язаних зі скороченням витрат робочого часу співробітників, ефект прискорення інформаційних потоків є об`єктивно спостережуваних і добре вимірюваних. Взагалі, специфіка аналізу економічної ефективності СЕД полягає головним чином в самому характері використання систем даного класу: як правило, користувачами СЕД є всі співробітники організації, що працюють з інформацією. Іншими словами, якщо у співробітника є комп`ютер на робочому місці, він з високою часткою ймовірності буде користувачем системи електронного документообігу, оскільки йому необхідно буде віддавати і отримувати доручення, виконувати документи, брати участь в процесах узгодження і т.п.

На відміну від СЕД, облікові системи (наприклад, ERP-рішення) використовують тільки окремі функціональні групи користувачів (бухгалтерія, логістика, виробництво і т.п.). Інший важливий фактор, специфічний саме для СЕД і багато в чому зумовлює їх високу економічну ефективність, полягає в тому, що з їх допомогою автоматизуються інформаційні взаємозв`язку між співробітниками організації, а число таких зв`язків залежить від числа користувачів. Інакше кажучи, виникає так званий «мережевий ефект»: коли з СЕД працює вся організація, а разом з цим відбувається максимальне скорочення розглянутих вище трансакційних витрат.

СЛОВНИК

BPMS (Англ. Business ocess Management Suite) - це клас програмного забезпечення для управління бізнес-процесами та адміністративними регламентами. (Використовуються також терміни BPM-система і просто BPM.) Використання BPMS дозволяє організувати ефективну взаємодію між управлінцями та ІТ-фахівцями, краще використовувати існуючі і прискорити розробку нових інформаційних систем.

Непрямі ефекти від впровадження СЕД

До непрямих ефектів від впровадження СЕД можна віднести ті позитивні зміни в корпоративній культурі компанії, якими характеризуються дійсно успішні проекти:

  • Руйнування бар`єрів між структурними підрозділами. Впровадження СЕД призводить до створення більш ефективних ділових комунікацій між підрозділами організації і всередині самих цих підрозділів. Співробітники отримують кращі можливості для обміну досвідом, відбувається поступове накопичення «кращої практики», що в свою чергу допомагає уникнути дублювання робіт і ресурсів.
  • Підвищення привабливості для інвестицій. Той факт, що організація впровадила або впроваджує у себе СЕД, говорить про те, що керівництво даної організації приділяє велику увагу створенню ефективної, прозорої управлінської структури. Це робить організацію більш привабливою з точки зору потенційного інвестора.

Наприклад, відомі випадки, коли впровадження СЕД було однією з вимог для отримання організацією позики Світового банку реконструкції і розвитку.

  • Підвищення якості управлінських рішень. Хороша СЕД дозволяє керівнику одержувати інформацію в потрібний час, в потрібному місці, в потрібному вигляді. Доступна відображена в документах передісторія питання, можна побачити, які події відбувалися раніше і якими документами ці події супроводжувалися.

Представлена в наочному вигляді інформація про стан виконавської дисципліни дозволяє оцінити завантаження співробітників. Все це призводить до важко формалізованих, але реально існуючого інтегрального ефекту - підвищення якості управлінських рішень.

  • Зміна ставлення до праці. Робота в єдиному інформаційному середовищі, створюваної за допомогою СЕД, прищеплює навички ефективної командної роботи, стимулює націленість на результат. Скорочення частки рутинних операцій і підвищення частки творчої компоненти в роботі сприяють розкриттю творчого потенціалу кожної людини. Для ряду користувачів важливим мотивуючим фактором може бути можливість освоїти нові інформаційні технології і підвищити тим самим свою цінність як фахівця.

Кількісно такі непрямі ефекти виміряти складніше, але також можливо.

Наприклад, зміна характеру взаємодії між людьми, функціональними групами і структурними підрозділами легко фіксується по об`єктивно спостережуваних внутрішнім інформаційним потокам повідомлень електронної пошти, телефонних дзвінків і т.п. Виконавську дисципліну можна вимірювати, розраховуючи припадає на одного співробітника середній час затримки у виконанні документів та доручень. Нарешті, існують добре відпрацьовані в соціології методики збору інформації шляхом прямого опитування та анкетування співробітників. Однак переклад отриманих кількісних характеристик в «грошовий еквівалент» є більш складним завданням, що виходить за рамки даної статті.

Оцінка дохідної частини бюджету інвестиційного проекту впровадження СЕД (практика)

Розглянувши теорію, перейдемо до практики. Оцінимо фактори, що дають внесок в дохідну частину бюджету для даної організації (табл. 3). Будемо вважати, що наприкінці проекту всі 500 співробітників організації стануть користувачами системи електронного документообігу. Для розрахунку вкладу від очікуваної економії робочого часу будемо використовувати сильно занижену оцінку: приймемо, що після переходу на електронний документообіг витрати робочого часу скорочуються всього на 5%.

Підкреслимо, що дана оцінка є заниженою, оскільки в реальних проектах більш точні розрахунки за методикою функціонально-вартісного аналізу показують, що загальне скорочення трудовитрат досягає 15-20% навіть з урахуванням того, що з`являються нові види робіт (адміністрування СЕД, підтримка користувачів, сканування документів і т.п.).

Виходячи з середньої вартості одного людино-місяці, що дорівнює 60 тис. Руб., Отримаємо, що щоквартальний внесок у дохідну частину бюджету інвестиційного проекту становитиме:

500 чол. * 60000 тис. Руб. / Міс. / Чол. * 3 місяці / квартал * 5% = 4500 тис. Руб.

Оскільки при впровадженні СЕД існує перехідний період, коли співробітники ще тільки освоюються з новими способами роботи, за квартали 4-6 внесок буде менше, що і відображено в табл. 3.

Як уже зазначалося, впровадження СЕД призводить до прискорення як інформаційних потоків всередині організації, так і тих потоків інформації, за допомогою яких організація взаємодіє зі своїми контрагентами (споживачами, постачальниками, партнерами і т.п.). Наскільки ж прискорюються ці потоки? Виявляється, що, оскільки інформація при взаємодії між людьми передається по самим різним каналам, перехід від паперового документообігу до електронного збільшує середню швидкість передачі інформації в організації всього на кілька відсотків. Але на ці ж кілька відсотків зростає і кількість бізнес-транзакцій, здійснюваних за одиницю часу.

Вже згадана організація здійснює в середньому 120 угод на квартал і отримує від кожної угоди середню прибуток в розмірі 200 тис. Руб. Тоді прискорення інформаційних потоків на 6% призведе до відповідного зростання числа угод і, отже, зростання отриманого прибутку. Саме це і відображено в другій сходинці табл. 3.

Нарешті, в нашій модельній організації за останні кілька років спостерігалися випадки втрати важливих документів. Пов`язані з цим фінансові втрати склали близько 400 тис. Руб. на рік. Оскільки організація твердо розраховує на повне усунення цих ризиків при впровадженні СЕД, в табл. 2 з`являється третя сходинка, що показує внесок даного чинника в дохідну частину інвестиційного бюджету.

Таблиця 3. Фактори, що дають внесок в дохідну частину бюджету для даної організації

Як оцінити економічну ефективність системи електронного документообігу

Аналогічно попередній таблиці, останній рядок в табл. 3 показує доходи наростаючим підсумком, тобто всі доходи, отримані до даного кварталу. Тепер у нас є майже все необхідне для оцінки повернення інвестицій від проекту впровадження і експлуатації СЕД.

Оцінка повернення інвестицій від проекту впровадження СЕД 

Отже, для відповіді на питання, чи окупиться впровадження системи електронного документообігу, залишилося порівняти дохідну і витратні частини бюджету інвестиційного проекту. Для цього з останнього рядка табл. 3 віднімаємо останній рядок табл. 1 (доходи мінус витрати). Результат показаний на рис. 3. Негативні значення фінансового потоку (з першого по восьмий квартали) відповідають інвестицій, позитивні (починаючи з дев`ятого кварталу) - отримується доходу. Видно, що термін окупності проекту впровадження СЕД (перехід графіка через нуль) при всіх зроблених і розглянутих вище припущеннях становить ~ 8,5 кварталів або приблизно 2 роки і 2 місяці. З огляду на, що проект впровадження займає близько одного року, можна сказати, що СЕД окупається на початку другого року промислової експлуатації.

Однак даний розрахунок не є цілком коректним з точки зору економічної науки. Справа в тому, що гроші, які організація має зараз, становлять велику цінність, ніж ті ж гроші, які можуть бути отримані через рік. А гроші, одержувані через рік, в свою чергу, «дорожче» одержуваних через два. Тому більш суворе розгляд бюджету інвестиційного проекту вимагає врахування так званої ставки дисконтування - спеціального коефіцієнта, який пропорційно зменшує дохідну частину і, відповідно, кілька збільшує термін окупності проекту.

Як оцінити економічну ефективність системи електронного документообігу

Мал. 3. Оцінка повернення інвестицій

Підбиваючи підсумки 

Аналіз економічної ефективності проекту впровадження СЕД дозволяє більш чітко і осмислено підходити до вибору системи. З рис. 3. добре видно, що за інших рівних умов перевагами в плані економічної ефективності мають ті системи, які вимагають менших витрат на адміністрування, супровід програмного забезпечення, технічну підтримку користувачів. Навпаки, низькі початкові інвестиції зовсім не означають, що запроваджена СЕД автоматично буде ефективна. Відомі випадки, коли дешеві системи виявляються занадто дорогими в експлуатації. Також не варто економити на якості проекту впровадження, оскільки від того, наскільки повно співробітники організації будуть використовувати нові можливості, безпосередньо залежать одержувані організацією доходи.

На закінчення хотів би зазначити, що, приступаючи до впровадження СЕД, необхідно чітко розуміти, які саме проблеми організація хоче вирішити з її допомогою і які саме показники і характеристики діяльності потрібно поліпшити. Сподіваємося, що розглянуті в статті приклади виявляться корисними для проведення реальних розрахунків.

Романов Д.А., директор з розвитку технологій інформаційного менеджменту, «Логіка Бізнесу 2.0»

вкладені файли

Доступно тільки авторизованим користувачам
  • Таблиця 1. Розрахунок витрат по впровадженню проекта.doc
  • Таблиця 3. Фактори, що дають внесок в дохідну частину бюджету для даної організаціі.doc
Доступно тільки передплатникам
  • Таблиця 2. Сумарні витрати робочого часу на виконання типових операцій над документамі.doc


ІНШЕ

Документообіг в 2017 році фото

Документообіг в 2017 році

Організація документообігу всередині компанії грає одну з найважливіших ролей і допомагає значно підвищити швидкість…

Впровадження документообігу фото

Впровадження документообігу

У кожній організації процес її діяльності відбивається в різних документах. І дуже важливо, щоб ці документи належним…

Види документообігу фото

Види документообігу

Відео: Теорія документообігуІснуючі види документообігу в організації дозволяють не тільки забезпечити її внутрішню і…

Ведення документообігу фото

Ведення документообігу

Ведення діловодства в організації має на увазі не тільки видання документів, але і їх правильне оформлення. Саме від…

Регламент документообігу фото

Регламент документообігу

Документообіг існує в будь-якій компанії, але далеко не всі приділяють увагу його регламентації, хоча з розвитком…

Документообіг фото

Документообіг

Діловодство і документообіг складова частина всіх організаційних бізнес-процесів в будь-якої компанії. Її документообіг…

Система документообігу фото

Система документообігу

Систему документообігу підприємства можна порівняти з системою кровопостачання людського тіла, що забезпечує доступ…

» » Як оцінити економічну ефективність системи електронного документообігу