І в хмарах повинен бути порядок! Засоби організації документів google docs

Відео: Google-документи: Знайомство

При традиційній моделі роботи у нас в розпорядженні крім програми створення документа (наприклад, MS Word) є ще і операційна система, яка і дозволяє нам сформувати папки і «розкласти» в них наші файли.

Очевидно, що такі функції в Google Docs буде не так зручно виконувати, але все ж деякі інструменти для «наведення порядку» це додаток нам надає.

Попередній перегляд

Попередній перегляд часто необхідний для того, щоб вирішити, як вчинити з тим або іншим файлом, не відкриваючи файл і не переглядаючи його цілком.

Щоб налаштувати попередній перегляд, позначте у списку обраний документ галочкою (рис. 1 [1]) і натисніть кнопку Попередній перегляд (Preview) Із зображенням очі (рис. 1 [2]). У правій частині вікна з`явиться панель попереднього перегляду, в якій буде відображено початок документа, а також параметри поділу повноважень (Sharing): кому доступний даний документ (Visibility) і хто є власником (owner) - опис документа (Description), до якої колекції належить даний документ (Collections) і загальна інформація (General info) про час останньої зміни (Modified ...) і часу останнього відкриття файлу (Opened ...).

Тут же можна змінити вказані параметри, натиснувши на значок редагування із зображенням олівця (рис. 1 [4]). Опис (Description) змінюється простим введенням тексту в відкрилося поле, а про те, як працювати з колекціями (Collections), ми поговоримо нижче.

Закривається панель попереднього перегляду точно так же, як і будь-яка інша аналогічна панель - клацанням на хрестику в правому верхньому куті (рис. 1 [3]).

Мал. 1. Попередній перегляд документа (В ілюстраціях до статті представлений оригінальний (англомовний) варіант інтерфейсу (меню, кнопки, команди, вікна і т.п.), оскільки переклад інтерфейсу може відрізнятися при використанні різних версій).

навігаційна панель

Навігаційна панель є якраз тим інструментом, який дозволить організувати роботу з файлами GoogleDocs. Вона емулює функцію структури папок Провідника в операційній системі Windows або, в загальному вигляді, файлового менеджера.

емулювати - імітувати програмними засобами роботу будь-якого фізичного пристрою, процесу, іншого програмного засобу або дій користувача.

Щоб створити колекцію, перейдіть в уявлення Мої колекції (My collections) і натисніть кнопку New collection in My collection із зображенням папки зі знаком плюс (рис. 5): відкриється вікно для введення назви колекції Rename, введіть назву колекції та натисніть кнопку ОК. Створена колекція з`явиться в навігаційній панелі в розділі Мої колекції (My collections).

Відео: Робота з гугл документами

Мал. 5. Створення нової колекції

Тепер, вибравши будь-який з уявлень, в якому є файли (навіть якщо це інша колекція), перетягуйте файли з правої панелі, в якій відображаються документи, на назву колекції в навігаційної панелі.

Додати до колекції роботу можна відразу кілька файлів. Відзначте необхідні файли галочкою (рис. 6) і натисніть кнопку організувати (Organize) над списком відображення файлів - відкриється однойменне вікно (рис.7).

Мал. 6. Вибір файлів і кнопка організувати (Organize)

В даному вікні відзначте галочкою колекцію, в яку слід помістити зазначені файли, і натисніть кнопку Зберегти зміни (Apply changes) (Рис. 7).

Мал. 7. Вікно організувати

У будь-якої колекції можна створювати інші колекції, формуючи ієрархію колекцій (рис. 8, див. Навігаційну панель). Колекцію в колекції можна створити або так, як було описано вище, або через меню колекції, що відкривається при натисканні кнопки із зображенням стрілки праворуч від назви колекції в навігаційної панелі (рис. 8): команда створити (Create) - колекцію (Collection).

Цим же меню слід скористатися, щоб змінити колір маркера колекції. Розкрийте меню і виберіть команду Змінити колір (Change color) - в з`явилася палітрі виберіть колір.

Відео: Навчання CRM - В Google Doc (таблиця Ексель)

Мал. 8. Зміна кольору маркера Колекції в навігаційної панелі

Всю колекцію можна позначити як вибраний, вибравши в цьому ж меню команду Add star. Перейменувати колекцію можна скориставшись командою Rename, а видалити - командою Move to trash.

Пошук і сортування

Корисними бувають також і такі прості засоби, як пошук і сортування.

Щоб знайти потрібний документ, в рядок пошукового запиту, як зазвичай, слід ввести слово або словосполучення. Крім цього, розкривши стрілку в правій частині рядка пошуку, можна уточнити параметри пошуку (Advanced search options), Вказавши:

• тип файлу (Type) - Малюнок (Drawing) або Презентація (Presentation) і т.д. (Див. Рис. 9). В результаті пошуку будуть представлені файли тільки даного типу;
• видимість файлу в Інтернет (Visibility) - ВІДКРИТИЙ в web (Public on the web), Приватний (Private) і т.д. В результаті пошуку будуть представлені файли тільки з вказаною характеристикою типу доступу / відкритості;
• власника (Ownership). Можна зробити пошук лише у власних документах (Owned by me) або в тих, якими поділилися (Shared with me);
• що не входять в колекції (Not in collections) або відкривалися мною (Opened by me).

Мал. 9. Параметри пошуку

Щоб зробити сортування, слід скористатися командами меню кнопки Sort (рис. 10). Відсортувати можна за наступними параметрами:

• останні змінені (Last modified);
• останні відкривалися (Last opened by me), за назвою в алфавітному порядку (Title);
• за обсягом займаної пам`яті (Storage used);
• за пріоритетом - спочатку вибраного, потім все інше (Priority).

Мал. 10. Сортування

Як ми бачимо, незважаючи на те що розглянуті засоби організації інформації в сховищі нечисленні, їх цілком достатньо, щоб підтримувати в ньому зручний для роботи порядок і швидко знаходити необхідну інформацію.

Отже, щоб організувати порядок серед документів в хмарах Google Docs, потрібно вміти:

• Користуватися навігаційною панеллю, щоб вільно орієнтуватися в робочому просторі.
• Створювати колекції і сортувати по ним робочі файли, щоб файловий простір набуло структурний вигляд.
• Здійснювати пошук за різними параметрами, щоб максимально швидко знаходити потрібні документи.
• Налаштовувати зручне графічне оформлення, що візуально підкреслить зручність і функціональність роботи в хмарах Google Docs.